FUNCTIEBESCHRIJVING AMBT ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

Transcriptie

1 Instelling: FUNCTIEBESCHRIJVING AMBT ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Opgemaakt op Naam:... Adres: Stamboeknummer:... Opdrachtbreuk:.../36 Vast benoemd: Ja / Neen Datum Eerste indiensttreding binnen het schoolbestuur Eerste indiensttreding binnen de scholengemeenschap Eerste TADDaanstelling Andere opdrachten waarvoor aparte functiebeschrijvingen bestaan: NAAM EERSTE EVALUATOR:. Werkzaam op het niveau school:.../36 scholengemeenschap:.../36 HET PEDAGOGISCH PROJECT EN DE OPDRACHTEN VAN DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Van de administratief medewerker wordt verwacht dat hij net zoals alle andere personeelsleden een bijdrage levert aan de realisatie van het opvoedingsproject van de school. Dat wil onder andere zeggen dat hij zich loyaal opstelt ten aanzien van de levenbeschouwelijke grondslag van de school, en in het algemeen ten aanzien van de grondslagen van de katholieke (basis)school. Het opvoedingsproject van de school staat omschreven in (per school in te vullen), en wat de katholieke school in het algemeen betreft, staan de opdrachten geformuleerd in de Opdrachtsverklaring van het katholiek onderwijs in Vlaanderen (VSKO,1994) en in het Opvoedingsconcept voor de katholieke basisschool in Vlaanderen (2000). Van de administratief medewerker wordt ook verwacht dat hij de bepalingen respecteert die met betrekking tot de uitvoering van zijn opdracht geformuleerd staan in het Algemeen reglement van het personeel van het katholiek onderwijs (Centraal Paritair Comité van het Katholiek Onderwijs) en in het arbeidsreglement van de school. De administratief medewerker die een specifieke taak heeft of die werkzaam is op het niveau van de scholengemeenschap respecteert de pedagogische projecten van de scholen van de scholengemeenschap en de bepalingen van het Algemeen reglement van het personeel van het katholiek onderwijs in Vlaanderen.

2 A. TAKEN VAN DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (gebeuren in opdracht van en onder supervisie van de directeur of het schoolbestuur) A.1: De leerlingenadministratie uitvoeren A1T1 A1T2 A1T3 A1T4 A1T5 A1T6 A1T7 A1T8 A1T9 A1T10 A1T11 A1T12 A1T13 A1T14 A1T15 De inschrijvingsgegevens van de nieuwe leerlingen via het softwareprogramma invoeren. Het administratief dossier van de leerlingen elektronisch up to date houden. Het stamboekregister correct bijhouden. Klaslijsten opmaken voor intern en extern gebruik. Het leerlingenarchief bijhouden. Gegevens over leerresultaten van leerlingen ingeven in het outputdossier en deze gegevens archiveren. De leerlingenkenmerken administratief verwerken in het kader van het gelijke kansenbeleid en de financiering. Documenten, na overleg met de directeur, op een correcte manier naar AGODI verzenden. De gegevens m.b.t. de afwezigheden van de leerlingen verwerken. De vereiste documenten bij schoolverandering opmaken en verzenden. Het getuigschrift of attest basisonderwijs voor de rechthebbende leerlingen opmaken. Het proces verbaal van de getuigschriften basisonderwijs opmaken en klasseren. Op verzoek van de directeur, andere formulieren en attesten opmaken voor leerlingen of oud-leerlingen. Het leerlingenvervoer administratief verwerken en opvolgen. Het leerlingenvervoer bij allerhande uitstappen of buitenschoolse activiteiten mee organiseren. A.2: De personeelsadministratie uitvoeren A2T1 A2T2 A2T3 A2T4 A2T5 A2T6 A2T7 A2T8 A2T9 A2T10 A2T11 A2T12 De personeelsgegevens van nieuwe collega's via het softwareprogramma invoeren. De personeelsgegevens elektronisch up to date houden. De personeelsdossiers bijhouden. In opdracht van de directeur externe instanties tijdig van de correcte personeelsgegevens voorzien. Op vraag van de directeur,de noodzakelijke formulieren voor de personeelsleden in het kader van het decreet rechtspositie opmaken. Het personeelsarchief bijhouden. In opdracht van de directeur de loonstaten voor contractuele personeelsleden opmaken en doorsturen naar het sociaal secretariaat. De maandelijkse weddenlistings en loonfiches controleren. Voor wat betreft het werkgeversgedeelte de personeelsdossiers in het kader van pensioen, zwangerschap, arbeidsongeval, fietsvergoeding, opmaken en opvolgen. Na overleg met de directeur de BaO- of BKL-formulieren invullen en doorsturen. De dienstbrieven en de gegevens m.b.t. het lestijdenpakket vergelijken met de doorgestuurde gegevens. De noodzakelijke gegevens aan de centrale administratie van de scholengemeenschap doorgeven. A.3: De financiële administratie uitvoeren A3T1 A3T2 A3T3 A3T4 A3T5 Op regelmatige tijdstippen de facturen voor de leerlingen opmaken, naar de ouders verzenden en opvolgen. Onder leiding van de directeur de boekhouding van de school verzorgen. In opdracht van de directeur of het schoolbestuur betalingen vanuit de werkingsmiddelen of vanuit de eigen middelen uitvoeren. Het correct gebruik van de maximumfactuur naar de ouders opvolgen. De nodige bankverrichtingen uitvoeren: o.a.. cash geld storten en/of afhalen, uittreksels opvolgen A.4: De interne communicatie ondersteunen A4T1 A4T2 A4T3 A4T4 A4T5 A4T6 A4T7 A4T8 A4T9 Ouders, leerlingen en personeel op een correcte manier te woord staan. Nieuwe ouders de afgesproken informatie bezorgen wanneer zij informatie over de school inwinnen. Bij de inschrijving van nieuwe leerlingen logistieke en administratieve ondersteuning bieden. In afspraak met de directeur de nodige informatie verspreiden naar leerkrachten en leerlingen. Leerlinggebonden signalen zoals pesten en problematische afwezigheden, melden. Op vraag van de personeelsleden toelichtingen geven bij de administratieve verwerking van hun persoonlijk dossier. Het schoolbestuur, op eigen vraag of in afspraak met de directeur correcte informatie verstrekken. Informatie voor de schoolwebsite voorbereiden en up to date houden. Actief meewerken aan de communicatie binnen de scholengemeenschap.

3 A.5: De externe communicatie ondersteunen A5T1 A5T2 A5T3 A5T4 A5T5 Bezoekers (o.a. vertegenwoordigers) onthalen en hen doorverwijzen naar de passende personen. Telefonische oproepen correct behandelen (zelf behandelen en doorverwijzen). Correcte professionele contacten onderhouden met de verantwoordelijke ambtenaar van het werkstation waarmee de school verbonden is. Binnenkomende s, conform de interne afspraken, adequaat behandelen. Postverrichtingen uitvoeren: o.a. de binnenkomende post sorteren, post versturen, pakketten afhalen/ontvangen... A.6: Andere administratief medewerkers en of stagiairs begeleiden A6T1 A6T2 Nieuwe collega-administratief medewerkers ondersteunen bij de uitoefening van hun taak. Stagiairs begeleiden in het kader van hun opleiding als administratief medewerker. A.7: De directeur in zijn beleidstaken ondersteunen A7T1 A7T2 A7T3 A7T4 A7T5 A7T6 A7T7 A7T8 A7T9 In samenspraak met de directeur de aanwendingsmogelijkheden van het lestijdenpakket voorbereiden. Om de dossiers tijdelijke aanstelling van doorlopende duur, vacantverklaring en vaste benoeming correct te kunnen uitvoeren, de nodige administratieve info voor de directeur opzoeken en verzamelen. Aanvragen voor korte vervangingen doorsturen naar de beheerder van de vervangingseenheden en het dossier korte vervangingen opvolgen door het contingent vervangingseenheden bij te houden. Het convenant in het kader van de korte vervanging in de eigen school administratief toepassen. Prijsoffertes opvragen, prijzen vergelijken en mogelijke leveranciers zoeken. In samenspraak met de directeur de verzekeringsadministratie uitvoeren. De sollicitatiedatabank binnen de school/scholengemeenschap bijhouden en de directie de noodzakelijke informatie bezorgen. Op vraag van de directeur de nodige documenten voorbereiden in functie van de schooldoorlichting en/of het bezoek van de verificateur. De lln.-gegevens die op niveau van de scholengemeenschap relevant zijn,ter beschikking stellen van de coördinerend directeur. A.8: De directeur logistiek ondersteunen bij de schoolorganisatorische en pedagogische taken A8T1 A8T2 A8T3 A8T4 A8T5 A8T6 A8T7 A8T8 A8T9 In overleg met de directeur logistieke ondersteuning bieden bij activiteiten georganiseerd door de school. Op verzoek van de directeur of het schoolbestuur bestellingen plaatsen. Controle uitoefenen op de geleverde bestellingen en de leveranciers indien nodig contacteren. De gemaakte afspraken rond het afsluiten van lokalen naleven. De inventaris van benodigdheden op schoolniveau bijhouden en na samenspraak met de directeur aanvullen. Regelmatige de inhoud van het EHBO-kastje controleren. In samenspraak met de directeur het EHBO-kastje aanvullen. past elementaire EHBO toe bij een kind dat zich verwond heeft. De inventaris van het didactisch materaal en het schoolmateriaal op schoolniveau opmaken en bijhouden. B. SPECIFIEKE BEROEPSCOMPETENTIES VAN DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER De administratief medewerker: AC1-1 AC1-2 AC1-3 AC1-4 AC1-5 AC1-6 AC1-7 AC1-8 AC1-9 beheerst de administratieve ict-toepassingen die specifiek zijn voor de uitoefening van zijn taak. beheerst elementaire onderwijsregelgeving om de eigen taak goed te kunnen uitvoeren. kan vlot de technische apparaten van het schoolsecretariaat bedienen zoals computer, telefoon, fax, modem, kopieermachine, printer, scanner e.a. communiceert intern en met externen in een vlotte en beschaafde taal. kan goed verstaanbare schriftelijke boodschappen in een correcte spelling opstellen. kan op een vlotte manier informatie opzoeken in de passende informatiebronnen, waaronder het Internet. beheerst de basisprocedures van de schoolboekhouding. is vaardig in het onthaal van schoolbezoekers. kan eenvoudige boodschappen in één van de andere landstalen of in het Engels begrijpen en beantwoorden.

4 C. ALGEMENE BEROEPSATTITUDES VAN DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER De administratief medewerker: AC2-1 AC2-2 AC2-3 AC2-4 AC2-5 AC2-6 AC2-7 AC2-8 AC2-9 AC2-10 is communicatievaardig en kan goed samenwerken met het personeel van de school, de directeur en het schoolbestuur. werkt nauwgezet, ordelijk en stipt. gaat in het kader van het ambtsgeheim discreet om met de informatie over leerlingen, over personeelsleden en over de school als organisatie. kan zich met het oog op de efficiënte dienstverlening flexibel aanpassen aan wisselende werkomstandigheden. toont zin voor initiatief. Hij kan vooruit denken en stappen ondernemen om het werk efficiënter te laten verlopen. is gericht op 'leren' op professioneel vlak. respecteert de verschillende verantwoordelijkheden van, en de hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende geledingen binnen de school en de scholengemeenschap. is loyaal ten opzichte van de doelstellingen die de school voor haar werking vooropstelt en ten aanzien van de daarbij aansluitende algemene werkafspraken. werkt en denkt actief mee. Hij werkt systematisch, dat betekent o.a. dat hij prioriteiten kan stellen. draagt bij tot het positief imago van de school. Dat betekent ondermeer dat hij positief is ingesteld.

5 en, verduidelijkingen, aanvullingen... Nr. Inhoud Datum Handtekening eerste evaluator, Voor kennisname, Handtekening personeelslid,