Raadsleden van de gemeente Renkum. 29 maart 2005 SSC. Geachte raadsleden,

Transcriptie

1 Generaal Urquhartlaan GG Oosterbeek Postbus HA Oosterbeek Telefoon (026) Fax (026) Internet Raadsleden van de gemeente Renkum Bank BNG Postbank Datum Geachte raadsleden, In de collegevergadering van 29 maart jl. hebben wij het B&W voorstel d.d. 11 maart 2005 inzake samenwerking 3R besproken. Hierin werd voorgesteld in te stemmen met: de verdere voorbereiding van de oprichting van een Shared Service Center voor een nader te bepalen aantal gemeentelijke werkvelden het opstarten van een Shared Service Center voor gemeentelijke belastingen, gericht op een aanvang per 1 januari Wij hebben besloten om niet met dit voorstel in te stemmen. Onderstaand geven wij u de informatie en argumentatie die tot ons besluit hebben geleid. Met de introductie in de jaren negentig van het model Shared Service Center (hierna te noemen: SSC) in de nationale en de internationale profitsector, ontstond er ook binnen de overheid aandacht voor de efficiency van centrale administraties, ondersteunende en transactieverwerkende activiteiten (bij voorbeeld: het verwerken van facturen, het opleggen en verwerken van belastingaanslagen). In 2004 is het boekje Shared Services, nieuwe vormen van krachtenbundeling bij gemeenten aan de raadsleden toegestuurd. Als u meer wilt weten over het fenomeen SSC in het algemeen, dan bevelen wij u aan dit boekje er nog eens bij te pakken. De drie burgemeesters hebben ter uitvoering van collegebesluiten, genomen op 16 september 2003, een intentieverklaring ondertekend. Hierin hebben de 3 R -gemeenten uitgesproken dat zij streven naar een vorm van samenwerking, die de bestuurskracht versterkt en de ambtelijke slagkracht vergroot. Uw brief van Uw kenmerk Behandeld door Bijlagen Gemeente Renkum 3 (026) Verzenddatum deze brief h.aalders@renkum.nl 45113

2 U bent over dit voornemen door de burgemeester geïnformeerd in uw vergadering van 24 september 2003 en in de commissie Bedrijvigheid van 14 januari In eerste instantie zijn medewerkers van de drie gemeenten met elkaar aan de slag gegaan om plannen uit te werken. Kort samengevat was de opdracht: wat kost de samenwerking en wat levert die op? Hoe verhouden zich de kosten bij samenwerking tot de kosten, die elk van de drie gemeenten (zelf) zou moeten maken, als niet tot samenwerking zou worden besloten? In de tweede helft van vorig jaar is besloten de gegevens die op dat moment door verschillende werkgroepen geproduceerd waren door een extern bureau te laten toetsen. Na een selectieprocedure was het Deloitte dat opdracht kreeg een haalbaarheidonderzoek te doen. De opdracht had een tweeledig karakter. Enerzijds diende het onderzoek gericht te zijn op de samenwerking op het werkveld belastingen, anderzijds heeft Deloitte gekeken naar de mogelijkheden en consequenties van samenwerking op een aantal terreinen van bedrijfsvoering. Op hoofdlijnen zijn de conclusies van Deloitte: samenwerking in een SSC zal leiden tot een aanzienlijk schaalvoordeel. er worden substantiële besparingen gerealiseerd in een relatief korte periode. Op de volgende, kernachtig geformuleerde vragen gaan wij hieronder nader in. 1. Waarom samenwerken? 2. Waarom met Rheden en Rozendaal? 3. Hoe is het besluitvormingsproces gelopen? Ad 1 Met samenwerking wordt het volgende beoogd: meer ruimte voor de ontwikkeling en verbreding van specialistische kennis. De medewerkers houden zich allemaal bezig met het werkveld belastingen. Dat komt de continuïteit en daarmee de kwaliteit van de dienstverlening ten goede; betere kennisuitwisseling tussen medewerkers; betere benutting van het arbeidspotentieel ( meer variatie omdat medewerkers breder kunnen worden ingezet, wat de arbeidssatisfactie ten goede komt, met een positief effect op het ziekteverzuim; betere doorgroeimogelijkheden, in eerste instantie binnen het SSC, maar ook extern vermindering van kwetsbaarheid bij de uitvoering van taken als gevolg van een betere onderlinge uitwisselbaarheid. Dat samenwerking tot kostenbesparing leidt, wordt door Deloitte onderschreven (en cijfermatig onderbouwd). In eerste instantie is samenwerking duurder (implementatiekosten, ICT), maar op een zeker moment - voor belastingen in het vierde jaar van samenwerking - 2 van

3 wordt het breakeven punt bereikt. Indien de eenmalige frictiekosten van ,00 niet over de 3R gemeenten verdeeld kunnen worden dan zal de terugverdientijd van Renkum langer worden. Vanaf dan is samenwerking voordeliger dan dat elk voor zich op de huidige voet verder zou gaan. Ad 2 Dat samenwerking is onderzocht tussen Renkum, Rozendaal en Rheden is voor een deel vanuit de historie te verklaren. In 1997 verscheen het in opdracht van Arnhem opgestelde rapport Grootstedelijke uitdagingen: integraliteit zonder polariteit. Het betrof een onderzoek naar de effectiviteit van gemeentelijke herindeling stedelijke zone rond Arnhem. De gemeentebesturen van Duiven, Renkum, Rheden, Rozendaal en Westervoort gaven vervolgens opdracht aan prof. mr. dr. E.F. ten Heuvelhof een onderzoek te doen naar alternatieve bestuurlijke oplossingen voor de regionale en grootstedelijke problematiek. Tevens zou de rapportage fungeren als een wetenschappelijk verantwoord antwoord op de door Arnhem impliciet voorgestelde gemeentelijke herindeling. De nu beoogde samenwerking past in de uitkomsten van het onderzoek van prof. Ten Heuvelhof. Al eerder is door een extern bureau (PWC) onderzoek gedaan naar nut en haalbaarheid van het opzetten van een gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie ( in hedendaagse terminologie: een SSC). De gemeentebesturen van Duiven, Renkum, Rheden, Rozendaal en Overbetuwe hebben daartoe in 2001 opdracht gegeven. Duiven zag om politieke redenen af van verdere uitwerking, in de gemeente Overbetuwe werden i.v.m. de herindeling andere prioriteiten gesteld. Het rapport heeft dus niet direct effect gehad, maar met het gedachtengoed zijn wij samen met Rozendaal en Rheden later wel verder gegaan. Het onderstreept dat wij ons bij het zoeken van partners in samenwerking niet hebben willen beperken tot Rheden en Rozendaal. Zonder daarmee een uitspraak te doen over onze verstandhouding met andere gemeentebesturen, geldt dat er zeker tussen Rheden en Renkum op verschillende niveaus een goede onderlinge verstandverhouding bestaat. Regelmatig wordt over en weer op elkaars kennis en ervaringen een beroep gedaan. Dat betekent niet dat de samenwerking zich exclusief tot dit drietal gemeenten zou moeten beperken. Voor een aantal werkvelden is dat nu onderzocht en doorgerekend. Enkele voorbeelden van samenwerking met andere gemeenten zijn: Met de gemeenten rondom Arnhem in MRA-verband ( milieusamenwerking), Met de gemeente Overbetuwe wat betreft de vestiging van Renkumse bedrijven op het industrieterrein Poort van midden Gelderland- Zuid ; Met Ede en Wageningen in de Permar 3 van

4 Met Ede en Wageningen in de afvalcombinatie De Vallei PPO De Link met Wageningen en Rhenen Gelders Archief met Arnhem en de Provincie. Voor uitgebreidere informatie over samenwerkingsverbanden verwijzen wij u naar hetgeen daarover in paragraaf 6 verbonden partijen van de Begroting 2005 is gesteld. Ad 3 Eerst een korte terugblik: Nadat de intentieverklaring is ondertekend, heeft de burgemeester de gemeenteraad in diens vergadering van 24 september 2003 geïnformeerd. In die vergadering is een motie aangenomen, waarin ons is opgedragen een inhoudelijke discussie voor te bereiden en te voeren. Vervolgens heeft de burgemeester in het kader van de actieve informatieplicht in de commissie Bedrijvigheid van 14 januari 2004 mededelingen gedaan over de door het Ministerie toegezegde Inaxsis-subsidie van ,00 om de mogelijkheden van samenwerking in 3Rverband nader te onderzoeken. Omdat er in die vergadering zowel fracties voor als tegen waren om deze samenwerking voor de eerstvolgende raadsvergadering te agenderen, is de kwestie naar het presidium doorverwezen. In het presidium is de aandacht kennelijk verslapt met gevolg dat het niet meer voor bespreking in de raad is geagendeerd. Invoering van een SSC betreft op de keper beschouwd een bedrijfsvoeringsaangelegenheid. Het gaat er immers om een aantal uitvoeringstaken op efficiënte wijze te ( laten) verrichten. Altijd geldt als leidraad: optimale dienstverlening aan de burgers tegen de laagst mogelijke maatschappelijke kosten. Wij zijn na afweging tot het besluit om niet verder te gaan met een SSC gekomen doordat: 1. er sprake is van een te lange terugverdientijd, waardoor de opbrengsten van de samenwerking in relatie tot de financiële risico s mager zouden zijn. 2. het erg moeilijk zou worden om in een later stadium nog uit het samenwerkingsverband te stappen. 3. De mogelijkheid bestaat de regie teveel te verliezen wanneer het SSC wordt opgericht, wat een vermindering van de bestuurskracht zou betekenen. Wij zijn niet tegen samenwerking in het algemeen en willen ook in de toekomst de deur open houden voor efficiënte en goedkopere oplossingen voor de gemeentelijk organisatie. Ter informatie hebben wij voor u bijgevoegd: de rapportage van Deloitte en het B&W voorstel d.d. 11 maart 2005 met bijlage (reactie op vragen en opmerkingen). 4 van

5 BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN RENKUM de secretaris, de burgemeester, mr. Elizabeth S.P. den Dekker P.M. Bruinooge 5 van