Telewerken: de toekomst? Balans & stappenplan

Transcriptie

1 Telewerken: de toekomst? Balans & stappenplan Faculteit Politieke & Sociale Wetenschappen Departement Communicatiewetenschappen Prof. dr. Michel Walrave

2 ICT Milieu & Mobiliteit Wettelijk kader Flexibiliteit & productiviteit Toename cases & events Balans werk/privé

3 1. Wat? 2. Waarom? 3. Hoe?

4 Tijd- en plaatsonafhankelijk werken d.m.v. ICT Werknemer Contract Geen werknemer Individueel Telethuiswerken Mobiel werken (nomadisch) (fre)e-lancer Werkplek Gedeeld Satellietkantoor Telecenter e-services

5 Pro s & contra s? Telewerkers <> niet-telewerkers

6 + Top 3 Privéleven & job?

7 + Plannen privé/werk Balans privé/werk Betere levenskwaliteit

8 verbetert plannen privé-activiteiten verbetert balans werk/privé 59% 71% 72% 70% verbetert levenskwaliteit vervaagt grens werk/privé verhoogt tijd voor kinderen 68% 61% 58% 61% 57% 68% verhoogt vrije tijd 47% 45% vermindert stress 41% 47% positieve invloed op gezondheid vermindert tijd voor gezin 9% 10% 40% 43% Telethuiswerker Niet-telethuiswerker IVOX-MIOS-CRESIS 10/2010, n=1049

9 + Autonomie Concentratie Productiviteit

10 leidt tot beter geconcentreerd werken 50% 74% verhoogt autonomie in het werk verhoogt de productiviteit 42% 59% 78% 77% verhoogt werkmotivatie 47% 39% vermindert social contact collega's 41% 75% vermindert toegang tot bedrijfsinfo 24% 42% leidt tot negatieve reacties collega's vermindert appreciatie collega's vermindert appreciatie manager verlaagt carrièrekansen verhoogt werkdruk 23% 30% 12% 32% 13% 24% 12% 26% 11% 12% Telethuiswerker Niet-telethuiswerker

11 Waarom gestart met telewerk?

12 Belangrijkste motieven? 1. balans werk/privé 2. beter geconcentreerd werken 3. minder pendelen minder pendelen 5% 13% 17% 32% 33% beter geconcentreerd werken 4% 8% 22% 42% 24% balans werk/privé 3% 8% 23% 43% 23% 0 + werkuren kiezen 4% 11% 24% 44% 17% manier van werken kiezen 5% 14% 24% 43% 15% + + opdrachten na de kantooruren 9% 10% 21% 47% 14% meer autonomie in het werk 7% 12% 33% 36% 13% ecologische motieven 13% 25% 34% 21% 6%

13 Belangrijkste veranderingen dankzij telewerk?

14 Belangrijkste veranderingen? productiviteit 1. productiviteit 2. kwaliteit 3. balans werk/privé 0% 50% 50% werkkwaliteit 1% 51% 48% balans werk/privé 6% 50% 44% creativiteit 1% 61% 39% vrije tijd 15% 59% 26% contact met manager 2% 84% 14% werkdruk 26% 67% 8% stress 45% 49% 6% contact met collega's 8% 86% 6%

15 Waarom geen telewerken?

16 Waarom niet telewerken? 1. job niet aangepast 2. werkgever is tegen 3. liever op kantoor werken 64% werknemers is geïnteresseerd 25% bedrijven biedt telewerk aan

17 Projectplan

18 Stappenplan I. Initiatief II. Definitie III. Voorbereiding IV. Implementatie V. Evaluatie

19 I. INITIATIEF: motieven voor vraag Oorsprong vraag? Top-down: mobiliteit decentralisering productiviteit flexibiliteit retentiebeleid kansenbeleid Bottom-up: mobiliteit evenwicht werk/privé productiviteit (storing) Overleg ondernemingsraad, comité preventie & bescherming, werkgroep,

20 II. DEFINITIE: projectcontract Stuurgroep: multidisciplinair team Kerntaken: 1. Formuleren telewerk (piloot)projectplan 2. Uitvoeren (piloot)project: activiteitenclusters 3. Rapporteren over vorderingen/evaluaties aan top

21 II. DEFINITIE: Activiteitenclusters ICT LEGAL HR Facilitymanagement Kantoorinnovatie Hardware Bestaande situatie Bijkomende hardware? Software Op pc of op server? Toegang tot bronnen Verbindingen Kabel/ADSL, VPN Beveiliging Helpdesk/advies Site/telefoon Cursus CAO 85 Arbeidscontract Bestaande situatie Addendum (voorwaarden, kosten) Arbeidsreglement Bestaande situatie Aanpassingen Verzekeringen Uitbreiding? Voorwaarden Telework policy Afspraken veiligheid bereikbaarheid controle gebruik ICT Telewerkbaarheid Criteria Methode Communicatieplan Management Telewerkers Niet-TWers Selectie Intakegesprek Aanvraagprocedure Test Trainingen MBO Timemanagement Software Evaluaties Survey Interviews

22 III. VOORBEREIDING: Telewerkbaarheid Aandachtspunt: objectiveren telewerkbaarheid 1. Geschiktheid functie Job hoofdzakelijk informatieverwerking alle nodige data online? Job met voldoende zelfstandigheid weinig supervisie, face-to-face interactie? Job met meetbare output kwantitatieve en/of kwalitatieve meting? Job vereist mobiliteit en/of is lokatie-onafhankelijk off-site werk combineren met telewerk?

23 III. VOORBEREIDING: Telewerkbaarheid 2. Competenties Hard skills: omgaan met ICT en software Soft skills: e-communicatie, werkattitude, timemanagement, remote management, 3. Karakteristieken Autonoom & resultaatgericht Zelfdiscipline & motivatie Betrouwbaar & stipt

24 III. VOORBEREIDING: Selectie Selectiemethode telewerkers: Aanvraagprocedure: schriftelijk formulier t.a.v. stuurgroep/ leidinggevende (eventueel self-assessment) Interview: Manager/afdelingshoofd/HR-teamlid Survey: Voor start telewerkproject: attitudes/ervaringen/verwachtingen

25 IV. IMPLEMENTATIE: kick-off & opvolging Invoering: startvergadering (kick-off meeting) Concreet voorstellen van de (gewenste) doelstellingen Uitleg over de basisaspecten: ICT, metingen Uitleg over concrete richtlijnen: Telework policy ICT-users policy Getuigenissen telewerkers/managers (intern/extern) Bijkomende informatiebronnen (intranet/brochures)

26 IV. IMPLEMENTATIE: kick-off & opvolging Interne media: informatie (niet-) telewerkers Intranet: missie project, fasen, faq, forum, helpdesk (e-)brochures: tips voor managers/telewerkers (inrichting thuiskantoor, ergonomie, advies veiligheid, ) Trainingen/workshops: omgaan met ICT (vaardigheden & ICT policy) collaborative tools (samenwerken vanop afstand) timemanagement (zelfdiscipline & organisatie werkdag) management by objectives Buddy-systeem: Duo ervaren telewerker & starter

27 V. EVALUATIE: meten resultaten Tussentijdse evaluaties Survey (online) bij telewerkers/niet-telewerkers en managers Diepte-interviews en/of focusgroep(en) Eindevaluatie pilootproject Compilatie van de resultaten (diverse meetmomenten) Laatste survey omtrent evaluatie project Diepte-interviews en/of focusgroep(en) Nagaan drop-out (exit-interview) Conclusies omtrent kosten/baten Rapportering van projectteam Voortzetting/uitbreiding/stopzetting?

28 Valkuilen Weerstand (cultuur, controle) Discrepantie verwachtingen Gebrek afspraken frequentie, doelen, bereikbaarheid & aanwezigheid Vervagen grens werk/privé Kinderziektes project (ICT) Gebrek informatie aan niettelewerkers & werkbelasting Gebrek centrale online info Onduidelijkheid gevolgen loopbaan & opleidingskansen Succesfactoren Kosten/baten analyse Multidisciplinaire voorbereiding Objectiveren telewerkbaarheid Objectieve selectiecriteria Opstellen telework policy Informeren, adviseren, trainen Vertrouwen & meten Integreren in HR-beleid

29 Telewerk Handleiding voor managers en medewerkers: Anders Werken ESF-Agentschap Vlaanderen Markant-Cezov, NITO & Universiteit Antwerpen Vragen?