RESULTAATGERICHT ORGANISEREN

Transcriptie

1 RESULTAATGERICHT ORGANISEREN Hoe de beste resultaten te halen uit uw organisatie, managers en medewerkers. Wat is resultaatgericht organiseren? Resultaatgericht organiseren heeft als doel om organisaties effectiever en efficiënter te laten functioneren en tegelijkertijd medewerkers meer werkplezier te laten hebben. Bij de uitwerking staat het resultaat van de organisatie voor zowel de lange als de korte termijn voorop en wordt dit vertaald in een werkomgeving die managers en medewerkers faciliteert en stimuleert om het beste van zichzelf in hun werk te geven. Welke aspecten zijn van belang bij resultaatgericht organiseren? Allereerst is er de resultaatgerichte organisatie, die bestaat uit een doelstructuur, een resultaatgerichte cultuur plus een set van hulpmiddelen, waaronder training en coaching voor managers en medewerkers. Binnen deze resultaatgerichte organisatie weet iedereen wat er van hem verwacht wordt op korte termijn (resultaatdoelstellingen) en langere termijn (visie, missie en ambitie). Niet alleen op individueelmaar ook op afdelings- en organisatieniveau. Binnen de organisatie wordt goed samengewerkt om de doelstellingen te halen. De resultaatgerichte ICT biedt de middelen om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken en effectief op afstand te kunnen samenwerken. Zodanig dat de doelen efficiënt kunnen worden gerealiseerd. Het resultaatgerichte kantoor zorgt voor een optimale fysieke werkomgeving waar managers en medewerkers goed kunnen werken. Zowel individueel als in teamverband; maar waar ook aandacht wordt besteed aan de onderlinge verbondenheid. Wat is het resultaat van resultaatgericht organiseren? Het resultaatgericht inrichten van een organisatie beoogt een aantal resultaten. Concreet zal het tot substantiële verbeteringen leiden als het gaat om: Klant- of afnemerstevredenheid Omzet en winst Kosten en kostenbeheersing Time-to-market ofwel het sneller implementeren van nieuwe producten en diensten 1 van RGO

2 Daarnaast realiseert resultaatgericht organiseren (RGO) ook: Betere en tevredenere managers en medewerkers Een lager ziekteverzuim Een permanent proces van kwaliteitsverbetering Een betere reputatie De cultuur binnen een resultaatgerichte organisatie. Om mensen de maximale vrijheid te geven bij de invulling van hun werkzaamheden en daarbij ook de gewenste resultaten te halen is er een resultaatgerichte cultuur noodzakelijk die in ieder geval bestaat uit de volgende elementen: Verbondenheid Vrijheid Vertrouwen Verantwoording Heeft RGO effect op het gedrag van medewerkers en managers? De cultuur van een RGO vraagt om een andere manier van functioneren van zowel managers als medewerkers. Zelfstandig functioneren en zelfdiscipline zijn daarbij essentieel om de doelen te halen. Managers moeten de juiste en goede doelen formuleren en hun medewerkers coachen een begeleiden om deze doelen te halen. De praktijk heeft geleerd dat er binnen een RGO-organisatie gericht aandacht nodig is als het gaat om specifiek gedrag. Meer specifiek: Feedback geven en ontvangen Assertiviteit Situationeel leiding geven Gedragsvoorkeuren en communicatie Doelformuleringen Zelfmanagement Gedragskenmerken die steeds in het teken staan van de (gezamenlijk) te behalen doelstellingen. Hoe wordt een resultaatgerichte organisatie gerealiseerd? Een resultaatgerichte organisatie wordt gerealiseerd door de gewenste resultaten van de organisatie op korte en langere termijn vast te stellen en deze doelstellingen toe te wijzen aan de organisatieleiding, de afdelingen, de teams en de medewerkers. Daarbij wordt de effectiviteit en efficiency van de medewerkers centraal gesteld. Zij krijgen - binnen bepaalde grenzen - de ruimte en vrijheid om te bepalen hoe zij tot hun resultaten komen, dat wil zeggen hoe er wordt gewerkt, waar, wanneer en met wie. 2 van RGO

3 Hoe ver is mijn organisatie als het gaat om resultaatgericht organiseren? Om te bepalen hoe ver een organisatie is als het gaat om het resultaatgericht functioneren is er een specifieke en gestructureerde doorlichting ontwikkeld, die aangeeft waar de organisatie staat ten aanzien van de verschillende onderdelen. Deze doorlichting wordt uitgevoerd door een onafhankelijke adviseur. Het resultaat is: Een onderbouwd RGO-cijfer Bevindingen van het kwantitatieve en kwalitatieve onderzoek Aanbevelingen voor toekomstige aandacht in ontwikkeling van resultaatgericht organiseren. Deze thermometer kan als nulmeting worden gebruikt. Ook wordt deze ingezet als jaarlijkse of periodieke evaluatie als het gaat in hoeverre de organisatie nog resultaatgericht functioneert. Er wordt onder andere gekeken naar: Gedragenheid en aanwezigheid van een missie en visie De waardeketen Klantgerichtheid Doorvertaling van de missie in doelstellingen Doorvertaling van afdelingsdoelstelling naar individuele doelstellingen (ook kwalitatief) Indeling organisatie en de relatie met de doelstellingen en de processen Klant/afnemerstevredenheid Medewerkerstevredenheid Noodzakelijke en aanwezige kennis en vaardigheden Toepassen van een plan-do-check-actcyclus Gebruik ICT toepassingen Informatiebeveiliging Effectiviteit inrichting werkplekken Er wordt rekening gehouden met specifieke omstandigheden. De doorlichting wordt gebaseerd op interviews, vragenlijsten en inventarisatie van aanwezige documentatie. De investering in een RGO-meting. Om de RGO nulmeting of temperatuur meting zoals hierboven uit te voeren zijn twee elementen van invloed op de benodigde investering in tijd en geld: de omvang van de organisatie of het organisatie-onderdeel dat deelneemt aan de meting de mate van kennis-intensiteit en daaraan gerelateerd de omvang van gebruikte hulpmiddelen in ICT (applicaties, hardware, data) en werkomgeving. Bij het uitvoeren van een relatief korte, maar intensieve RGO-meting kunt u rekenen op een doorlooptijd van drie tot vier weken. Binnen die periode worden diverse interviews afgenomen en vragenlijsten aan betrokkenen gestuurd. De gemiddelde investering kan als volgt worden ingeschat: organisatie met < 50 medewerkers en ongeveer drie teams 1.995,- organisatie met < 150 medewerkers en ongeveer vijf tot zeven teams 3.995,- organisatie met < 500 medewerkers en meerdere managementlagen 7.995,- organisatie met > 500 medewerkers en meerdere managementlagen op maat 3 van RGO

4 Een RGO-certificaat. Organisaties waarbij een doorlichting (nulmeting) is uitgevoerd krijgen een RGO-certificaat. Dit certificaat geeft aan in hoeverre men goed op weg is als het gaat om resultaatgericht organiseren. Hierbij kunnen de volgende graduaties worden onderkend: Begonnen met RGO Tussen de 40 en 60 punten punten punten punten Een gecertificeerde RGO-organisatie. Organisatie s die actief bezig willen blijven met resultaatgericht werken, managen en organiseren kunnen zich aansluiten bij RGO.nu. Deze organisatie s abonneren zich daarmee op de volgende diensten: Tweejaarlijkse doorlichting. Half jaarlijkse intervisie-bijeenkomsten mbt resultaatgericht werken, managen en organiseren (max. vier deelnemers). Een afgeschermde website met relevante methoden, technieken, artikelen en testen als het gaat om resultaatgericht werken, managen en organiseren. Vermelding op de site RGO.nu van de status als RGO-organisatie en deelnemers aan het programma. Indien ervoor wordt gekozen om het abonnement op RGO in gang te zetten kunt u gebruik maken van bovenstaande diensten voor het volgende tarief: organisatie met < 50 medewerkers 145,- per maand organisatie met < 150 medewerkers 195,- per maand organisatie met < 500 medewerkers 295,- per maand organisatie met > 500 medewerkers 395,- per maand Het abonnement is per twee maanden opzegbaar. Het abonnementsbedrag wordt jaarlijks in rekening gebracht. Ondersteuning bij het invoeren van resultaatgericht organiseren? Het invoeren van resultaatgericht kent vele aspecten en valkuilen. Daarom is het raadzaam om het proces te laten begeleiden door specialisten. Specialisten die bij uw eigen organisatie werkzaam zijn en hiervoor zijn gelicenseerd door RGO of specialisten die u inschakelt vanuit een andere organisatie. Vooral Werkgidsen zijn ook interne medewerkers die hiertoe zijn opgeleid. Om resultaatgericht organiseren daadwerkelijk in te voeren kunnen de volgende specialisten worden onderkend: 1. Programmamanagers. Dit zijn projectmanagers met de kennis en ervaring op het niveau van IPMA-certificering als het gaat om leiden van projecten en aanvullend een RGO-licentie als het gaat om de invoering van Resultaatgericht Organiseren. Zij kunnen worden ingezet voor: Inleidende presentaties RGO Verkennende workshops RGO RGO Kick-off RGO Quickscan RGO Second opinion RGO Calculator RGO Programmamanagement 4 van RGO

5 Ontwerp resultaatgerichte organisatie Implementatie RGO RGO evaluatie 2. ICT-specialisten Leveranciers die ICT (bewezen) oplossingen bieden voor een optimale elektronische werkplek die het mogelijk maakt om secure en op afstand samen te werken. Of leveranciers die aan ICT en Control gerelateerde diensten verlenen om secure en zorgvuldig met data om te gaan. 3. Architecten Het komt vaak voor dat anders organiseren ook tot gevolg heeft dat er een andere manier van kantoorgebruik wenselijk is. Meer een activiteit-gerichte indeling van het kantoor in plaats van persoonlijke werkplekken. Er zijn RGO-architecten die zich hierin hebben gespecialiseerd. 4. Trainers Trainers zijn diegenen die managers en medewerkers nieuwe kennis en vaardigheden bijbrengen als het gaat om resultaatgericht werken, managen en organiseren. Dit zijn trainers met licentie. 5. Werkgidsen Werkgidsen ondersteunen managers en medewerkers bij het het ontwikkelen van resultaatgericht werken en managen. De werkgids kent alle RGO-instrumenten en technieken, weet deze toe te passen, over te dragen en mensen daarbij te coachen. Ook werkgidsen hebben een licentie als het gaat om RGO-vaardigheden. Om intern werkgidsen ter beschikking tot uw hebben kunt u deze mensen hun RGO-werkgids licentie laten behalen. Hiertoe is het volgende traject in te zetten: 1. Zes-daagse leergang die de volgende elementen bevat: RGO, theorie RGO, de manager aansturen en coachen RGO, cases RGO, de medewerker en doelstellingen RGO, de toepassing in mijn organisatie 2. Deelname aan half jaarlijkse intervisie bijeenkomsten ter onderhoud van de licentie. 3. Toegang tot de RGO afgeschermde kennissite van de organisatie en persoonlijke gelegenheid tot het delen van kennis en/of stellen van vragen. 4. Jaarlijkse (schriftelijke) RGO evaluatie waarin de RGO gerelateerde activiteiten worden gedeeld en door RGO worden beoordeeld. De kosten die aan deze licentie verbonden zijn, zijn als volgt: Initiële investering voor de aanvangstraining 3.995,- Jaarlijkse bijdrage licentie verlenging, incl. half jaarlijkse deelname aan RGO bijeenkomst, afgesloten site informatie (kennis van RGO partners) en toegang tot forum ten behoeve van vragen 995,- per jaar. 5 van RGO

6 Wie kunnen het invoeren van RGO op een kwalitatief goede manier ondersteunen? Op RGO.nu is een lijst te vinden met adviseurs en bedrijven die een licentie hebben als het gaat om het ondersteunen bij het invoeren van resultaatgericht organiseren. De genoemde bedrijven en personen hebben aantoonbare ervaring met het invoeren en begeleiden van (delen van) Resultaatgericht Organiseren. Daarnaast: Onderhouden zij hun kennis daadwerkelijk door middel van het uitwisselen van ervaringen Volgen aanvullende opleidingen Hebben een (jaarlijks te meten) klanttevredenheid van 7,5 of hoger Specifiek voor werkgidsen geldt dat zij ook werkzaam kunnen zijn bij een organisatie die bezig is met het invoeren van resultaatgericht organiseren. Meer informatie? Voor meer informatie over: Inleidende presentaties RGO Verkennende workshops RGO RGO Kick-off RGO Quickscan RGO second opinion RGO Calculator RGO Programmamanagement Ontwerp resultaatgerichte organisatie Implementatie RGO RGO evaluatie RGO doorlichting (thermometer) Specifieke training op het gebied van Resultaatgericht Organiseren Licentiëring als: RGO-programmamanager RGO-werkgids RGO-vaardigheidstrainer kunt u contact opnemen via of een mail sturen [email protected] 6 van RGO