Kluwer Office Backoffice: Creatie van sjablonen (templates)

Transcriptie

1 Kluwer Office Backoffice: Creatie van sjablonen (templates) C-KO15/01

2 Inhoudstafel NUTTIGE INFORMATIE... 2 BACKOFFICE: TEMPLATE... 4 INLEIDING... 4 CONFIGURATIE... 4 Parameters... 4 Documentprofiel... 8 CREATIE VAN EEN SJABLOON Inleiding Activering van het tabblad Ontwikkelaar Activering Macro Aanvulling Easy_BO voor Word en Excel Creatie van een Word sjabloon (template) Creatie van een Excel sjabloon (template) Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 1

3 Nuttige informatie Service Center, your service Support U kunt 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze Support portal op Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Via MyRequest kunt u vervolgens online (de voortgang van) al uw supportaanvragen bij Wolters Kluwer opvolgen voor al uw producten. MyFAQ Ga naar Klik rechts boven op deze pagina op Login, geef uw klantnummer en paswoord in en klik op Aanmelden. Klik vervolgens op de link Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. Beantwoord de vragen, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers. Via MyFAQ op het klantenportaal MyServices van kunt u een antwoord vinden op de meest gestelde vragen van de door u gebruikte programma's. U krijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven via Login) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken. Via MyServices hebt u ook toegang tot een aantal andere online diensten: MyInfo: verifieer, vervolledig of wijzig uw adresgegevens of contactpersonen. MyUpdate: update uw software via het internet en beschik zo steeds over de laatste versie. MyContact: mail ons een commerciële of administratieve vraag. MyTrainingCredits: raadpleeg de status van uw opleidingspakketten Support: log in om snel hulp te zoeken en of uw supportaanvraag te registreren (zie hierboven). Aanvraag remote interventie: verstuur een aanvraag om een interventie van op afstand te laten uitvoeren. Service Desk Voor zowel inhoudelijke als technische vragen kunt u ook terecht bij onze Service Desk medewerkers. Zij staan elke werkdag tot uw dienst en dit van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30. U kunt hen bereiken op het telefoonnummer U selecteert de gewenste optie en geeft vervolgens uw klantnummer in. Belt u buiten de kantooruren of zijn de lijnen bezet, registreer dan uw vraag of probleem via onze Support portal op of laat een boodschap na met uw klantnummer, naam en telefoonnummer. Wij bellen u dan gegarandeerd op. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 2

4 Interventies en opleidingen Ons Interventie & Training Team komt graag bij u langs voor installatie, implementatie, opleiding en technische bijstand. Een groot deel van deze activiteiten komt ook in aanmerking voor een interventie op afstand. Op de pagina Aanvraag remote (interventie op afstand) van onze website vindt u hier de nodige informatie over en kunt u rechtstreeks uw aanvraag registreren. Sommige opleidingen worden niet via groepscursussen aangeboden door de specificiteit van bepaalde programma s en modules (bv. Budgetten, Analytische module). Wenst u toch een opleiding over een van die specifieke programma s of modules, dan kan dit steeds bij u ter plaatse. Consulteer onze Product Catalogue op voor een volledig overzicht van onze producten en de nodige informatie wat betreft vereiste en aanbevolen opleidingen, systeemvereisten e.d. Wenst u meer informatie over onze groepsopleidingen, dan kunt u steeds terecht op U vindt er de cursuskalender en inhoud van de groepsopleidingen terug onder Bekijk hier alle opleidingen en u kunt er uzelf en uw collega s inschrijven. Voor meer info of een afspraak belt u gerust naar Na de taalkeuze selecteert u 4 Opleidingen en Planning. Evaluatieformulier Onze groepsopleidingen worden periodiek geëvalueerd en bijgeschaafd waar nodig. Deze evaluatie gebeurt mede op basis van de door u ingevulde evaluatieformulieren. Wij zouden u dan ook willen vragen om het elektronische formulier in te vullen. U vindt het icoontje terug op het bureaublad nadat u alle programma s hebt afgesloten. Kmo-Portefeuille (vroeger BEA) Kmo-Portefeuille (vroeger BEA of Budget voor Economisch Advies) is de naam voor de geïntegreerde subsidiemaatregel waarmee kleine en middelgrote ondernemingen met steun van de Vlaamse overheid de ondernemerschapsbevorderende diensten zoals opleiding, advies, kennis en mentorschap kunnen inkopen. Wolters Kluwer is erkend als opleidingsverstrekker voor Kmo-Portefeuille. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website Ondernemend Vlaanderen Qfor Wolters Kluwer is Qfor gecertificeerd. Qfor is een kwaliteitssjabloon dat specifiek is afgestemd op organisaties die training, consulting en andere knowledge based services aanbieden. Het sjabloon is het resultaat van een Europese samenwerking tussen verschillende landen. Het wordt in België toegepast onder toezicht van de vzw Comité van Toezicht. Meer info op Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 3

5 Backoffice: Template Inleiding De functie Backoffice maakt deel uit van de module DMS (Document Management System). Met deze functie creëert u templates van documenten in Word of Excel. De templates of sjablonen kunnen nadien onmiddellijk gebruikt worden vanuit de contactfiche. Het gecreëerde document wordt automatisch gearchiveerd in een profiel en in de betrokken contactfiche. Via een systeem van variabelen, verbonden aan de database Kluwer Office, kunnen de meeste contactgegevens in een sjabloon geïntegreerd worden. Standaard werden enkele sjablonen geconfigureerd in Kluwer Office. Deze zijn klaar voor gebruik maar het spreekt voor zich dat u ze, indien u dat wenst, kunt aanpassen door bijvoorbeeld een hoofding, voettekst of zelfs het logo van uw bedrijf toe te voegen. Configuratie De functie Backoffice is geïntegreerd in de CRM (op voorwaarde dat de module DMS geactiveerd is). Er is dus geen specifieke configuratie vereist om de functie te activeren. Parameters Om naar de verschillende parameters van Backoffice te gaan, gaat u in de CRM naar het menu Parameters Configuratiescherm DMS. Instelling Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 4

6 Categorie backoffice Het startnummer van het dossier: elk document uit de Backoffice krijgt een uniek referentienummer. Vul hier het nummer in waarmee u wilt beginnen. Als u al een document aangemaakt hebt, is deze optie niet beschikbaar. De waarde waarmee het dossiernummer verhoogd wordt: duid hier de waarde aan die gebruikt wordt om het documentnummer te verhogen bij de creatie van een nieuw Backoffice document. Ondertekenaar: hiermee kunt u de lijst van ondertekenaars beperken volgens een aan een werknemer gelinkt attribuut. KIX code afdrukken op het document: niet activeren, optie voorbehouden voor Nederland. Office 2007 functie gebruiken indien mogelijk: deze optie moet geactiveerd blijven. In Backoffice en etiketten, filteren op contactpersoon: wordt niet gebruikt. Optimalisatie van de paden naar het DMS profiel:??? Root directory van de sjablonen: pad naar de beschikbare sjablonen (Templates). Root directory van de standaarddossiers: pad naar de directory met de documenten. Sjabloon Hier kunt u uw nieuwe sjablonen linken aan Kluwer Office. Zodra u een nieuw Word of Excel sjabloon geconfigureerd en opgeslagen hebt, moet u ze immers in de sjablonen van Kluwer Office integreren. De structuur is als volgt: De lijnen met het symbool komen overeen met de verschillende categorieën van sjablonen maar ook, bij voorkeur, met de aangemaakte directories in de root directory van de sjablonen (via Windows Explorer). De volgende nodes (categorieën) zijn standaard voorzien: Algemene correspondenties/correspondances diverses Directe belastingen/fiscalité directe Nieuwe klant/nouveau client Personeel/Personnel Kantoororganisatie/Organisation bureau Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 5

7 Om een nieuwe sjabloon te creëren klikt u op de knop Toevoegen en selecteert u vervolgens de optie. Een nieuwe node wordt gecreëerd en u kunt de beschrijving ingeven die u eraan wilt geven. Wij raden u aan om uw sjablonen op dezelfde wijze te categoriseren in de root directory van de sjablonen als in Kluwer Office. Als u bijvoorbeeld een sjabloon creëert voor de boekhouding, maak dan ook een directory «Boekhouding» aan in de root directory van de sjablonen \Kluwerdata\finfisc\Alure\Documents\Templates\ en voeg een nieuwe «hogere node» toe aan de parameters van het DMS menu Sjabloon van Kluwer Office. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 6

8 De lijnen met het symbool of stemmen overeen met een Word of Excel sjabloon. Deze worden respectievelijk gerangschikt volgens hun inhoud. Zo zal een sjabloon dat over fiscaliteit gaat, bij voorkeur aan dezelfde categorie (hogere node in Kluwer Office) gelinkt zijn. Er zijn al verschillende sjablonen standaard ter beschikking, waaronder die met betrekking tot de anti-witwaswet. Om een nieuw sjabloon te koppelen, moet u zich eerst op de node zetten waaraan u het sjabloon wilt toevoegen. Klik vervolgens op de knop Toevoegen en vervolgens op de optie «Subknoop». Een nieuwe lijn verschijnt dan in de node van waaruit u het nieuwe sjabloon hebt toegevoegd («Lagere node»). Voor dit nieuwe sjabloon moet u het veld Omschrijving en het veld Sjabloon invullen. Verder moet u dit vak ook aanvullen met het pad naar de root directory van de sjablonen, de directory van de node en ook de naam van het sjabloonbestand (zie hieronder). Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 7

9 De root directory van de sjablonen wordt weergegeven door de volgende variabele: INST(DMS,SjabloonDirectory)]. Dit met het oog op het eventuele verplaatsen van de bestanden omdat u dan slechts een pad moet wijzigen, nl. dat van de root directory van de sjablonen dat u in de parameters kunt configureren (zie hierboven) en om de dagelijkse back-up te garanderen. Voorbeeld van een pad naar een sjabloonbestand met de naam «document.docx» opgeslagen in de directory «Diverse correspondentie» van de root directory van de sjablonen. x :\kluwerdata\finfisc\alure\documents\templates\diverse correspondentie\document.docx Het vak Deel van, bevat de node waarin het sjabloon opgenomen is. Documentprofiel Standaard voorziet Kluwer Office een apart profiel voor Backoffice voor elk profiel. Hiermee kunt u zowel standaardkenmerken als specifieke kenmerken koppelen aan het archiveren van een document via Backoffice. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 8

10 Bijvoorbeeld, een document dat via Backoffice gecreëerd werd zal niet standaard op status «Gearchiveerd» staan maar eerder op status «In bewerking» omdat het na de creatie nog zou kunnen wijzigen. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 9

11 In de parameters van het profiel in het tabblad Sjablonen, kunt u, indien u dat wenst, de toegang tot de sjablonen beperken. Zo zijn enkel de sjablonen die toegelaten zijn voor het desbetreffende profiel, beschikbaar bij de creatie van een document ia Backoffice. Hieronder bijvoorbeeld zijn enkel de sjablonen met betrekking tot de directe belastingen toegankelijk voor het profiel Directe belastingen. Opgelet, indien de optie sjablonen beperken aangevinkt is, zult, na de creatie van elk nieuw sjabloon, het sjabloon ook moeten toevoegen aan de lijst met sjablonen van het betrokken profiel. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 10

12 Creatie van een sjabloon Inleiding Alvorens over te gaan tot de meer technische kant willen we u eerst enkele tips geven om de creatie van sjablonen te vereenvoudigen. Inderdaad, uw mailings en brieven zijn een spiegel van uw organisatie en professionaliteit. De presentatie ervan moet dan ook strak en genormaliseerd zijn. Neem om te beginnen zeker voldoende tijd om een standaard op te stellen van uw kop- en voettekst. Een uniform lettertype voor alle documenten is ook aanbevolen. Wij raden u ook aan om verschillende basissjablonen te maken (afhankelijk van uw behoeften) die als basis zullen dienen om andere sjablonen te creëren. Bijvoorbeeld een sjabloon voor een particulier of een eenmanszaak waarin de ontvanger ook de contactpersoon is. En ander sjabloon is dan voor een bedrijf en bevat dan zowel de naam van het bedrijf als de contactpersoon als ontvanger. Er zijn verschillende manieren om sjablonen te maken. De eerste methode bestaat erin zelf de velden in de documenten te integreren. U kunt een lijst van de beschikbare velden downloaden van onze website. De tweede methode bestaat erin om de aanvulling Easy_BO te gebruiken. Beide methodes worden later in deze handleiding beschreven. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 11

13 Activering van het tabblad Developer Om sjablonen te creëren in Microsoft Word moet u het tabblad Developer activeren. Dit zal u toelaten om databasevelden van Kluwer Office toe te voegen. De procedure om te activeren hangt af van de versie van Microsoft Office die u gebruikt. Hieronder vindt u de verschillende methodes in functie van de gebruikte versie. Office Klik op de knop Microsoft Office. 2. Klik vervolgens op Opties voor Word. 3. In de linkerkolom klikt u op de rubriek Standaard. 4. In het rechtergedeelte van het scherm vinkt u vervolgens de volgende optie aan: Tabblad Developer op het lint tonen. 5. Klik op OK om te bevestigen. Office 2010 en Klik op het tabblad Bestand. 2. Klik op Opties. 3. Klik op Aanpassen lint. 4. In het rechtergedeelte van het scherm, onder Aanpassen lint en Hoofdtabs, vinkt u de optie Developer aan. 5. Klik op OK om te bevestigen. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 12

14 Activering Macro Afhankelijk van het beveiligingsniveau van Word en Excel is het mogelijk dat de macro's niet uitgevoerd kunnen worden. U vindt hieronder de links naar de procedures om macro's te activeren in functie van uw versie van Office. Hoe macro's activeren met Office 2007: Ga naar de Microsoft Office support site via het onderstaande adres: 174f-47e efe4f860b12?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL Hoe macro's activeren met Office 2013: Ga naar de Microsoft Office support site via het onderstaande adres: Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 13

15 Aanvulling Easy_BO voor Word en Excel Dankzij de macro Easy_BO voor Word en Excel kunt u sjablonen creëren maar vooral ook gemakkelijker velden toevoegen. U vindt het bestand met deze macro op onze website Log in met uw klantnummer en paswoord en selecteer Aanvullingen Kluwer Office». Vervolgens vindt u het bestand Easy_BO.zip in de rubriek Backoffice. Dit bestand moet worden gedownload en uitgepakt onder x:\ KluwerData\FinFisc\Alure\Documents\Templates\. Eenmaal uitgepakt in de directory Template, zal de directory «Tools» met de bestanden met macro's beschikbaar zijn. Easy_BO_Word.dotm: macrobestand voor Word template. Easy_BO_Excel.xltm: macrobestand voor Excel template. EasyField_BO.xls: bevat de lijst met de velden van Kluwer Office. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 14

16 Creatie van een Word sjabloon (template) Vertrek, om een nieuw sjabloon aan te maken, steeds vanuit een standaarddocument met een vooraf gedefinieerd lettertype en waarin de hoofd- en voettekst van uw bedrijf al toegevoegd zijn. In dit document kunt u ook al de plaats en de automatische datum aangegeven hebben dankzij het automatisch toevoegen van de datum, enz. (zie Inleiding). Via het tabblad Ontwikkelaar van Word De Backoffice Word van Kluwer Office werkt met de content control van Microsoft Word. U kunt ze manueel toevoegen via het tabblad Ontwikkelaar van Word. U kunt vervolgens de eigenschappen van de content control aanpassen. In het vak «Tag», moet u de naam van het veld ingeven waarin de informatie staat die u op het document wilt zien. In het vak «Titel», geeft u een label in voor het veld. Dit is louter informatief. U vindt de lijst van de velden die in het sjabloon opgenomen kunnen worden in het bestand «Velden Backoffice.pdf» op onze website onder de rubriek Aanvullingen Kluwer Office. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 15

17 Via de aanvulling Easy_BO_Word Aangezien deze aanvulling gemaakt is om de creatie van sjablonen te vereenvoudigen, raden wij u ook aan om ze te gebruiken. Open het bestand x:\ KluwerData\FinFisc\Alure\Documents\Templates\Tools\Easy_BO_Word.dotm. Na het openen van het bestand wordt een tabblad «Kluwer Office» toegevoegd aan het standaardmenu van Word. Dit menu is enkel toegankelijk via het bestand Easy_BO_Word.dotm. Wanneer u Word normaal opent of u een ander document opent, verschijnt het menu «Kluwer Office» niet. Er zijn vijf knoppen: De knop «Sjabloon kopiëren» om een bestaand sjabloon te dupliceren om een nieuw sjabloon te creëren op basis van het geselecteerde sjabloon. Het nieuwe sjabloon moet dan natuurlijk onder een andere naam opgeslagen worden via de knop «Sjabloon opslaan» (verplicht). Standaard wordt deze opgeslagen onder de naam «Copy_naam van het gekopieerde sjabloon.docx». Wanneer u een bestaand sjabloon wilt wijzigen, moet u deze knop gebruiken. Vervolgens moet u het sjabloon opslaan via de knop «Sjabloon opslaan» (verplicht). De knop «Sjabloon opslaan» laat toe om het sjabloon zonder de macro op te slaan. Dit om de link naar de macro in de Backoffice documenten niet te behouden. Daarom is het belangrijk dat u het sjabloon met deze knop opslaat e niet met de gebruikelijke knop om op te slaan. Eens het sjabloon opgeslagen is, wordt bovendien het onderstaande bevestigingsbericht weergegeven op scherm. Hiermee wordt de variabele met het pad van het sjabloon opgeslagen in het klembord. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 16

18 Nadat u op OK geklikt hebt, hoeft u enkel nog het pad (via CTRL + v) in het configuratiescherm van de sjablonen te plakken. De knop «Veld toevoegen» geeft u toegang tot het selectieformulier van de velden. Zet u eerst op de plaats waar u de gegevens van dit veld wenst te zien alvorens op de knop te klikken. U kunt verschillende types van velden toevoegen aan een sjabloon. Hieronder vindt u de verschillende beschikbare velden: 1. Contact: Velden beschikbaar op de contactfiche van waaruit het document wordt aangemaakt. 2. KMK: Attributen beschikbaar op de contactfiche van waaruit het document wordt aangemaakt. 3. ACK: Velden en attributen beschikbaar in de relatie tussen de contactfiche en de ontvanger die geselecteerd werd in het derde tabblad Backoffice. 4. AWK: Attributen beschikbaar in de relatie tussen de contactpersoon en de ontvanger die geselecteerd werd in het derde tabblad Backoffice. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 17

19 5. CKM: Velden en attributen beschikbaar in de relatie tussen de contactpersoon van de contactfiche en de contactfiche die geselecteerd werd in het tweede tabblad Backoffice. 6. BACK: Velden beschikbaar in het eerste tabblad Backoffice. 7. ORG: Velden gelinkt aan de organisatieniveaus van de contactfiche. 8. CLIENT: Velden gelinkt aan het tabblad Klant van de contactfiche. 9. OWNER: Velden gelinkt aan de eigenaar van het Backoffice document. 10. SIGN: Velden gelinkt aan de ondertekenaar van het Backoffice document. 11. EMPL: Velden gelinkt aan de ingelogde werknemer. Selecteer het type veld en vervolgens het veld dat u op het document wenst op te nemen en klik dan op de knop. Nadat u op de knop geklikt hebt, verschijnt het veld op de gewenste plaats op het document. Deze knop wordt gebruikt om het versienummer weer te geven. De selectie van het veld kan ook bepaald worden op basis van het tabblad waarin het veld zich bevindt. Bijvoorbeeld: het veld Geldig tot die de geldigheidsdatum van een identiteitskaart weergeeft bevind zich op het tabblad Identificatie. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 18

20 Creatie van een Excel sjabloon (template) Vertrek, om een nieuw sjabloon aan te maken, steeds vanuit een standaarddocument met een vooraf gedefinieerd lettertype en waarin de hoofd- en voettekst van uw bedrijf al toegevoegd zijn. In dit document kunt u ook al de plaats en de automatische datum aangegeven hebben dankzij het automatisch toevoegen van de datum, enz. (zie inleiding). Via het «name zone» De Backoffice Excel van Kluwer Office werkt met de «name zone» van Microsoft Excel. In het «name zone» van een cel moet u de naam van het veld ingeven waarin de informatie staat die op het document wilt zien. In het vak «Formule», geeft u een label in voor het veld. Dit is louter informatief. U vindt de lijst van de velden die in het sjabloon opgenomen kunnen worden in het bestand «Velden Backoffice.pdf» op onze website onder de rubriek Aanvullingen Kluwer Office. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 19

21 Via de aanvulling Easy_BO_Excel Aangezien deze aanvulling gemaakt is om de creatie van sjablonen te vereenvoudigen, raden wij u ook aan om ze te gebruiken. Open het bestand x:\kluwerdata\finfisc\alure\documents\templates\tools\easy_bo_excel.xlsm. Na het openen van het bestand wordt een tabblad «Kluwer Office» toegevoegd aan het standaardmenu van Excel. Dit menu is enkel toegankelijk via het bestand Easy_BO_Excel.xlsm. Wanneer u Excel normaal opent of u een ander document opent, verschijnt het menu «Kluwer Office» niet. Er zijn vijf knoppen: De knop «Sjabloon kopiëren» om een bestaand sjabloon te dupliceren om een nieuw sjabloon te creëren op basis van het geselecteerde sjabloon. Het nieuwe sjabloon moet dan natuurlijk onder een andere naam opgeslagen worden via de knop «Sjabloon opslaan» (verplicht). Standaard wordt deze opgeslagen onder de naam «Copy_naam van het gekopieerde sjabloon.docx». Wanneer u een bestaand sjabloon wilt wijzigen, moet u deze knop gebruiken. Vervolgens moet u het sjabloon opslaan via de knop «Sjabloon opslaan» (verplicht). De knop «Sjabloon opslaan» laat toe om het sjabloon zonder de macro op te slaan. Dit om de link naar de macro in de Backoffice documenten niet te behouden. Daarom is het belangrijk dat u het sjabloon met deze knop opslaat e niet met de gebruikelijke knop om op te slaan. Eens het sjabloon opgeslagen is, wordt bovendien het onderstaande bevestigingsbericht weergegeven op scherm. Hiermee wordt de variabele met het pad van het sjabloon opgeslagen in het klembord. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 20

22 Nadat u op OK geklikt hebt, hoeft u enkel nog het pad (via CTRL + v) in het configuratiescherm van de sjablonen te plakken. De knop «Veld toevoegen» geeft u toegang tot het selectieformulier van de velden. Zet u eerst op de plaats waar u de gegevens van dit veld wenst te zien alvorens op de knop te klikken. U kunt verschillende types van velden toevoegen aan een sjabloon. Hieronder vindt u de verschillende beschikbare velden: 12. Contact: Velden beschikbaar op de contactfiche van waaruit het document wordt aangemaakt. 13. KMK: Attributen beschikbaar op de contactfiche van waaruit het document wordt aangemaakt. 14. ACK: Velden en attributen beschikbaar in de relatie tussen de contactfiche en de ontvanger die geselecteerd werd in het derde tabblad Backoffice. 15. AWK: Attributen beschikbaar in de relatie tussen de contactpersoon en de ontvanger die geselecteerd werd in het derde tabblad Backoffice. 16. CKM: Velden en attributen beschikbaar in de relatie tussen de contactpersoon van de contactfiche en de contactfiche die geselecteerd werd in het tweede tabblad Backoffice. 17. BACK: Velden beschikbaar in het eerste tabblad Backoffice. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 21

23 18. ORG: Velden gelinkt aan de organisatieniveaus van de contactfiche. 19. CLIENT: Velden gelinkt aan het tabblad Klant van de contactfiche. 20. OWNER: Velden gelinkt aan de eigenaar van het Backoffice document. 21. SIGN: Velden gelinkt aan de ondertekenaar van het Backoffice document. 22. EMPL: Velden gelinkt aan de ingelogde werknemer. Selecteer het type veld en vervolgens het veld dat u op het document wenst op te nemen en klik dan op de knop. Nadat u op de knop geklikt hebt, verschijnt het veld op de gewenste plaats op het document. Deze knop wordt gebruikt om het versienummer weer te geven. De selectie van het veld kan ook bepaald worden op basis van het tabblad waarin het veld zich bevindt. Bijvoorbeeld: het veld Geldig tot die de geldigheidsdatum van een identiteitskaart weergeeft bevind zich op het tabblad Identificatie. Kluwer Office : Creatie van Back Office sjablonen (KOF15/01) 22