Expert/M Plus Facturatie.

Transcriptie

1 Expert/M Plus Facturatie

2 Inhoudsopgave NUTTIGE INFORMATIE... 2 ALGEMEEN... 4 CONFIGURATIE FACTURATIE... 5 Artikelgroepen... 5 Artikels... 6 Facturatie... 7 Tekst per ventilatiecode CREATIEGEGEVENS FACTURATIE Creatie artikelgroepen Creatie artikels Ingave tekst per ventilatiecode FACTURATIE Ingeven facturen Afdrukken facturen Inhoud facturen Centraliseren facturen Verwijderen facturen Overname configuratie en opmaak facturatie tussen Expert/M Plus dossiers Expert/M Plus Facturatie 1

3 Handleiding Nuttige informatie U kunt de online handleiding oproepen via Help, Expert/M Plus online help. Verder kunt u de handleiding oproepen van het programma waarin u werkt door op F1 te drukken. Bv. indien u op F1 drukt bij het ingeven van aankoopfacturen, krijgt u onmiddellijk het hoofdstuk uit de handleiding m.b.t. ingave van de aankopen. Deze handleiding staat online. Hierdoor is deze handleiding steeds up-to-date maar moet u ook over een internetverbinding beschikken om de handleiding te kunnen raadplegen. Service Center, your service Support U kunt 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze Support portal op Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Via MyRequest kunt u vervolgens online (de voortgang van) al uw supportaanvragen bij Kluwer software opvolgen voor al uw producten. MyFAQ Ga naar Geef rechts boven op deze pagina naast MyServices, uw klantnummer en paswoord in en klik op de blauwe pijl. Klik vervolgens op de link Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. Beantwoord de vragen, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers. Via MyFAQ op het klantenportaal MyServices van kunt u een antwoord vinden op de meest uiteenlopende vragen van de door u gebruikte programma's. U verkrijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken. Via MyServices hebt u ook toegang tot een aantal andere online diensten: MyInfo: verifieer, vervolledig of wijzig uw adresgegevens of contactpersonen. MyUpdate: update uw software via het internet en beschik zo steeds over de laatste versie. MyContact: mail ons een commerciële of administratieve vraag. MyTrainingCredits: raadpleeg de status van uw opleidingspakketten Support: log in om snel hulp te zoeken en of uw supportaanvraag te registreren (zie hierboven). Aanvraag remote interventie: verstuur een aanvraag om een interventie van op afstand te laten uitvoeren. Service Desk Voor zowel inhoudelijke als technische vragen kunt u ook terecht bij onze Service Desk medewerkers. Zij staan elke werkdag tot uw dienst en dit van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30. U kunt hen bereiken op het telefoonnummer U selecteert de gewenste optie en geeft vervolgens uw klantnummer in. Expert/M Plus Facturatie 2

4 Belt u buiten de kantooruren of zijn de lijnen bezet, registreer dan uw vraag of probleem via onze Support portal op of laat een boodschap na met uw klantnummer, naam en telefoonnummer. Wij bellen u dan gegarandeerd op. Interventies en opleidingen Ons Interventie & Training Team komt graag bij u langs voor installatie, implementatie, opleiding en technische bijstand. Een groot deel van deze activiteiten komt ook in aanmerking voor een interventie op afstand. Op de pagina Aanvraag remote (interventie op afstand) van onze website vindt u hier de nodige informatie over en kunt u rechtstreeks uw aanvraag registreren. Sommige opleidingen worden niet via groepscursussen aangeboden door de specificiteit van bepaalde programma s en modules (bv. Budgetten, Analytische module). Wenst u toch een opleiding over een van die specifieke programma s of modules, dan kan dit steeds bij u ter plaatse. Consulteer onze Product Catalogue op voor een volledig overzicht van onze producten en de nodige informatie wat betreft vereiste en aanbevolen opleidingen, systeemvereisten e.d. Wenst u meer informatie over onze groepsopleidingen, dan kunt u steeds terecht op Onder de titel Service (rechts) vindt u het onderdeel Opleidingen. U vindt daar de cursuskalender en inhoud van de groepsopleiding terug en u kunt er uzelf en uw collega s inschrijven. Voor meer info of een afspraak belt u gerust naar Na de taalkeuze selecteert u 4 Interventie & Training Team. Evaluatieformulier Onze groepsopleidingen worden periodiek geëvalueerd en bijgeschaafd waar nodig. Deze evaluatie gebeurt mede op basis van de door u ingevulde evaluatieformulieren. Wij zouden u dan ook willen vragen om het elektronische formulier in te vullen. U vindt het icoontje terug op het bureaublad nadat u alle programma s hebt afgesloten. Kmo-Portefeuille (vroeger BEA) Kmo-Portefeuille (vroeger BEA of Budget voor Economisch Advies) is de naam voor de geïntegreerde subsidiemaatregel waarmee kleine en middelgrote ondernemingen met steun van de Vlaamse overheid de ondernemerschapsbevorderende diensten zoals opleiding, advies, kennis en mentorschap kunnen inkopen. Kluwer software is erkend als opleidingsverstrekker voor Kmo-Portefeuille. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website Ondernemend Vlaanderen Qfor Kluwer software is Qfor gecertificeerd. Qfor is een kwaliteitsmodel dat specifiek is afgestemd op organisaties die training, consulting en andere knowledge based services aanbieden. Het model is het resultaat van een Europese samenwerking tussen verschillende landen. Het wordt in België toegepast onder toezicht van de vzw Comité van Toezicht. Meer info op Expert/M Plus Facturatie 3

5 Algemeen U hebt de mogelijkheid om eenvoudige facturen op te maken met Expert/M Plus. Expert/M Plus voorziet een standaard factuurlay-out die u zelf kunt aanpassen (Configuratie, Lay-outs, Factuuropmaak) of, indien u dit verkiest, tegen betaling door onze diensten kunt laten opmaken. Om uiteindelijk te kunnen factureren, moet u minstens 1 artikel aanmaken. Meer informatie over het wijzigen van een lay-out vindt u onder het menupunt Help, Expert/M Plus online help: Werken met Expert/M Plus, Lay-outs. Het is ook mogelijk om via de facturatie ubl-bestanden en pdf-bestanden aan te maken. Vanaf 1 januari 2013 is de elektronische facturatie evenwaardig aan de papieren facturatie. Deze ubl-bestanden kunnen in de boekhouding van de klant geïmporteerd worden indien de klant over dergelijke applicatie beschikt. Wanneer u beschikt over de nieuwste versie van onze software, kunt u een factuur aanmaken in een ubl 2.0 formaat volgens het e-fff protocol ( met bijhorende pdf. Via de klantenfiche (veld Elektronisch factureren) en het afdrukken van documenten (veld Elektronisch factureren) bepaalt u wat er bij de afdruk van de facturen moet gebeuren met de facturen: ofwel de documenten gewoon afdrukken, ofwel een mail aanmaken met de ubl- en pdfbestanden van de facturen voor een bepaalde klant ofwel een mail aanmaken met enkel de pdfbestanden voor een bepaalde klant. De ubl- en pdf-bestanden worden ook bewaard op de plaats die is aangeduid in de configuratie van de facturatie. Expert/M Plus Facturatie 4

6 Configuratie facturatie Via het menupunt Configuratie, Facturatie bepaalt u hoe u de ingave van de artikelgroepen, de artikels, de facturatie en de tekst per ventilatiecode wenst te doen en in welke talen. Artikelgroepen Configuratie - Facturatie Artikelgroepen Kopiëren omschrijving Wijziging en creatie: zowel de nieuwe creatiegegevens als de wijzigingen worden automatisch gekopieerd naar de andere talen. Creatie: alleen de nieuwe creatiegegevens worden gekopieerd naar de andere talen, niet de wijzigingen. Opzoeken van alle gegevens Hiermee bepaalt u of u de gegevens wenst te op te zoeken met <*> + <Enter> of niet. Alfacode Omschrijving Niet uniek: dit betekent dat u verschillende artikelgroepen met eenzelfde alfacode kunt creëren. Uniek: dit betekent dat iedere artikelgroep een unieke alfacode moet hebben. Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van de artikelgoep, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz. U duidt de velden aan die moeten worden weergegeven bij de artikelgroepen. Expert/M Plus Facturatie 5

7 Artikels Configuratie - Facturatie Artikels Kopiëren omschrijving Wijziging en creatie: zowel de nieuwe creatiegegevens als de wijzigingen worden automatisch gekopieerd naar de andere talen. Creatie: alleen de nieuwe creatiegegevens worden gekopieerd naar de andere talen, niet de wijzigingen. Opzoeken van alle gegevens Hiermee bepaalt u of u de gegevens wenst op te zoeken met <*> + <Enter> of niet. Alfacode Niet uniek: dit betekent dat u verschillende artikels met eenzelfde alfacode kunt creëren. Uniek: dit betekent dat ieder artikel een unieke alfacode moet hebben. Uniek en sleutelveld: dit betekent dat de alfacode van het artikel, uw sleutelveld wordt i.p.v. het nummer voor het opzoeken, consulteren enz. Ventilatie volgens U kunt kiezen of u deze wenst in te geven met: een numerieke code (sneller) een tekst (duidelijker) Expert/M Plus Facturatie 6

8 Facturatie Configuratie - Facturatie Facturatie Tekstblok U geeft het nummer van een vaste tekstblok in die, indien gewenst, steeds zal worden afgedrukt op de documenten van de facturatie. Tekstblokken kunt u creëren via Ingave, Basisgegevens, Tekstblokken. Direct afdrukken U duidt aan of het document bij het aanvaarden, al dan niet afgedrukt mag worden. BTW inclusief Dit veld vinkt u aan indien uw documenten inclusief btw gefactureerd moeten worden. 0-bedragen verblanken Wanneer u dit aanvinkt en in de velden Aantal, Eenheidsprijs en Bedrag op de factuuringave is een 0 ingevuld, dan worden deze 3 velden niet afgedrukt op uw factuur. Op deze manier kunt u tekst ingeven bij de omschrijving van uw artikel zonder dat er een bedrag mee wordt afgedrukt. Ventilatie volgens Via deze configuratie kunt u bepalen welke ventilatiecode er voorgesteld moet worden: deze uit de artikelfiche of deze uit de klantenfiche. Indien u hier kiest voor Artikel zal de ventilatiecode van het artikel altijd worden voorgesteld ongeacht de ventilatiecode die werd ingevuld bij de klant. Er is wel 1 uitzondering. Indien er voor het artikel geen ventilatiecode werd ingevuld, maar wel voor de klant, zal deze van de klant voorgesteld worden. Uiteraard blijft het tijdens het aanmaken van de facturen mogelijk de ventilatiecode nog aan te passen. Expert/M Plus Facturatie 7

9 De volgende velden uit de configuratie facturatie hebben betrekking op het mailen van facturen in ubl en/of pdf. Deze ubl-bestanden kunnen eventueel in de boekhouding van de klant geïmporteerd worden indien de klant over dergelijke applicatie beschikt. Wanneer u beschikt over de nieuwste versie van onze software, kunt u een factuur aanmaken in een ubl 2.0 formaat volgens het e-fff protocol ( met bijhorende pdf. Via de klantenfiche (veld Elektronisch factureren) en het afdrukken van documenten (veld Elektronisch factureren) bepaalt u wat er bij de afdruk van de facturen moet gebeuren met de facturen: ofwel de documenten gewoon afdrukken, ofwel een mail aanmaken met de ubl- en pdfbestanden van de facturen voor een bepaalde klant ofwel een mail aanmaken met enkel de pdfbestanden voor een bepaalde klant. Keuze map De ubl- en pdf-bestanden worden bewaard op de plaats die is aangeduid in de configuratie van de facturatie. Standaard is de dossiermap ingevuld. Map Dossiermap: de afdrukken in pdf-formaat en ubl-formaat komen terecht in de Kluwerdatamap, onder de dossiermap van het desbetreffende dossier. Gemeenschappelijke map: de afdrukken in pdf-formaat en ubl-formaat komen allemaal in dezelfde opgegeven hoofdmap terecht voor alle dossiers. Bij de keuze Gemeenschappelijke map geeft u de map in of kiest u via Bladeren waar de pdf- en ublbestanden moeten worden opgeslagen. Onderliggende structuur Er kan nog een onderliggende structuur van submappen aangemaakt worden op basis van parameters die dynamisch worden ingevuld. De lijst met parameters is: - [dossiercode]: Code van het dossier - [LIJST]: Naam van de lijst - [BOEKJAAR_ALFA]: Alfacode van het boekjaar - [BOEKJAAR_VANDAT_TOTDAT]: Van-datum + + tot-datum van het boekjaar - [BOEKJAAR_VANDAT]: Van-datum van het boekjaar - [BOEKJAAR_TOTDAT]: Tot-datum van het boekjaar - [BOEKJAAR_VANJAAR]: Het jaartal van de van-datum van het boekjaar - [BOEKJAAR_TOTJAAR]: Het jaartal van de tot-datum van het boekjaar - [BOEKPER_VANDAT_TOTDAT]: Van-datum + + tot-datum van de boekhoudperiode(s) - [BOEKPER_VANDAT]: Van-datum van de (van-)boekhoudperiode - [BOEKPER_TOTDAT]: Tot-datum van de (tot-)boekhoudperiode - [BOEKPER_VANJAAR]: Het jaartal van de van-datum van de (van-)boekhoudperiode - [BOEKPER_TOTJAAR]: Het jaartal van de tot-datum van de (tot-)boekhoudperiode - [BTWPER_VANDAT_TOTDAT]: Van-datum + + tot-datum van de btw-periode(s) - [BTWPER_VANDAT]: Van-datum van de (van-)btw-periode - [BTWPER_TOTDAT]: Tot-datum van de (tot-)btw-periode - [BTWPER_VANJAAR]: Het jaartal van de van-datum van de (van-)btw-periode Expert/M Plus Facturatie 8

10 - [BTWPER_TOTJAAR]: Het jaartal van de tot-datum van de (tot-)btw-periode Tekstblok mail onderwerp Als u een factuur mailt, kunt u, indien u dit wenst, het onderwerp van de mail reeds in een tekstblok meegeven zodat bij de aanmaak van de mail, dit onderwerp automatisch ingevuld wordt. Tekstblok mail detail U kunt ook het detail van de mail in een vaste tekstblok meegeven zodat die tekst automatisch ingevuld wordt in het detail van de mail bij de aanmaak ervan. Expert/M Plus Facturatie 9

11 Tekst per ventilatiecode Configuratie - Facturatie Tekst per ventilatiecode Kopiëren omschrijving Wijziging en creatie: zowel de nieuwe creatiegegevens als de wijzigingen worden automatisch gekopieerd naar de andere talen. Creatie: alleen de nieuwe creatiegegevens worden gekopieerd naar de andere talen, niet de wijzigingen. Opzoeken van alle gegevens Hiermee bepaalt u of u de gegevens wenst op te zoeken met <*> + <Enter> of niet. Omschrijving U duidt de velden aan die moeten worden weergegeven bij de ingave tekst per ventilatiecode. Expert/M Plus Facturatie 10

12 Creatie artikelgroepen Creatiegegevens facturatie Ingave - Facturatie Artikelgroepen Nummer en Alfacode Het nummer van de artikelgroep en de alfacode zijn verplicht in te vullen gegevens. Omschrijving De naam van de artikelgroep kan worden ingevuld. Expert/M Plus Facturatie 11

13 Creatie artikels Ingave - Facturatie Artikels Nummer en Alfacode Het artikelnummer en de alfacode zijn verplicht in te vullen gegevens. Omschrijving De naam van het artikel kan worden ingevuld. Tijdens de ingave is het steeds mogelijk de artikelnaam aan te passen. Verkooprekening U duidt aan op welke opbrengstenrekening de verkoop van het artikel geboekt moet worden. De verkooprekening moet bij de creatie van het artikel worden ingevuld. Eenheidsprijs Een vaste artikelprijs kan worden ingevuld, maar is niet verplicht. Bij het factureren kan de artikelprijs worden ingegeven of aangepast. Ventilatie U kunt werken met de volgende ventilaties: 0% (1), 6% (2), 12% (3), 21% (4), Medecontractant (21) en Diversen buiten BTW (22). Opmerking: Afhankelijk op welke klant u boekt (Belg, EU, niet-eu), is er ook de mogelijkheid om tijdens de ingave van facturen te boeken op andere ventilatiecodes zoals: Marge (24), 0% (artikel 44) (44), ICL goederen (51), ICL maakloon (52), ICL montage (53), ICL afstand (54), ICL diensten (55), ICL driehoek a-b-c (56), ICL diensten B2B (57), export niet-eu (70), onrechtstreekse uitvoer (71). De ventilaties Busreizen (101) en Export via EU (102) kunnen ook gebruikt worden indien deze velden werden geconfigureerd in de ingave van het verkoopdagboek dat u gebruikt voor de facturatie (Ingave, Basisgegevens, Verkoopdagboeken). Expert/M Plus Facturatie 12

14 Artikelgroep Elk artikel kan aan een artikelgroep worden gekoppeld. Het is mogelijk om een artikel te creëren dat u enkel gebruikt om tekst te voorzien op de factuur. Bv. u creëert artikel 999 met als alfacode Tekst en omschrijving Tekst. Bij de verkooprekening geeft u een rekening in die u nooit gebruikt, bv. u creëert De eenheidsprijs laat u op 0,0000 staan en ook de ventilatie laat u standaard op 0 Geen ventilatie. Via Configuratie, Facturatie, Facturatie vinkt u de mogelijkheid 0-bedragen verblanken aan. Als dit veld werd aangevinkt en voor de velden Aantal, Eenheidsprijs en Bedrag in de ingave van de facturen werd een 0 ingevuld, dan worden deze 3 velden niet afgedrukt op uw factuur. Op deze manier kunt u tekst ingeven bij de omschrijving van uw artikel zonder dat er een artikelnummer en bedrag mee wordt afgedrukt. Enkel de tekst uit de omschrijving wordt afgedrukt. Expert/M Plus Facturatie 13

15 Ingave tekst per ventilatiecode Ingave - Facturatie Tekst per ventilatiecode Bij het gebruik van welbepaalde ventilatiecodes zal er een tekst i.v.m. btw-vrijstellingen afgedrukt worden op uw verkoopfacturen. Sommige teksten werden reeds standaard voorzien door Expert/M Plus. Via dit menupunt is het mogelijk om per ventilatiecode en per soort document (factuur/ereloonnota debet of creditnota/ereloonnota credit) te kiezen of deze teksten afgedrukt moeten worden of niet en kunt u zelf een tekst ingeven of wijzigen. U selecteert Factuur of Creditnota bij het veld Soort. In het tabblad Overzicht duidt u de lijn aan waarvan u de tekst wilt toevoegen of wijzigen en vervolgens klikt u op het tabblad Detail. U kunt ook dubbelklikken op de lijn waarvan u de tekst wilt aanpassen. Hier kunt u dan bepalen of de tekst al dan niet afgedrukt moet worden a.d.h.v. het vinkje Gebruiken. De tekst zelf vult u in of past u aan door in het veld Omschrijving, de gewenste tekst in te geven. Expert/M Plus Facturatie 14

16 Facturatie Ingeven facturen Dagboeken - Facturatie - Ingave facturen Via Dagboeken, Facturatie, Ingave facturen kunt u de facturen opmaken. De ingave is gelijkaardig aan de verkoopketting. Met volgende uitzonderingen: 1) naast facturen en creditnota s zijn er ook de documenten Ereloonnota debet en Ereloonnota credit toegevoegd. 2) Het totaalbedrag van de factuur wordt samengesteld door de artikels. Voor elk artikel wordt er bij het factureren een aantal en een prijs opgevraagd. Het bedrag van de lijn wordt dus steeds bekomen door: aantal x prijs. 3) U kunt elke factuur onmiddellijk laten afdrukken via het aanvinken van Direct afdrukken. Drukt u de facturen niet onmiddellijk af en wenst u bepaalde facturen later nog eens af te drukken, dan kan dit steeds via Dagboeken, Facturatie, Afdrukken facturen. Het invullen van de hoofding is gelijkaardig aan het verkoopdagboek. Document De documenten zijn: factuur (F), creditnota (C), ereloonnota debet (ED) en ereloonnota credit (EC). Direct afdrukken Bij de ingave beslist u of het document bij aanvaarden zal worden afgedrukt of niet. Expert/M Plus Facturatie 15

17 Vooraleer u het document afdrukt, kunt u een afdrukvoorbeeld op het scherm bekijken door op de icoon te klikken. Het is ook mogelijk om de factuur te mailen in pdf- en/of ubl-formaat (zie hoger bij Configuratie, Facturatie, Facturatie en zie lager bij Dagboeken, Facturatie, Afdrukken facturen). Wanneer u beschikt over de nieuwste versie van onze software, kunt u een factuur aanmaken in een ubl 2.0 formaat volgens het e-fff protocol ( met bijhorende pdf. Via de klantenfiche (veld Elektronisch factureren) en het afdrukken van documenten (veld Elektronisch factureren) bepaalt u wat er bij de afdruk van de facturen moet gebeuren met de facturen: ofwel de documenten gewoon afdrukken, ofwel een mail aanmaken met de ubl- en pdfbestanden van de facturen voor een bepaalde klant ofwel een mail aanmaken met enkel de pdfbestanden voor een bepaalde klant. U kunt ook de documenten afdrukken via het rechtermuisknopmenu. U roept het document op en in het rechtermuisknopmenu kiest u voor Afdrukken. Bedrag Het factuurtotaal wordt automatisch berekend door het aantal artikels te vermenigvuldigen met de eenheidsprijs, eventueel verhoogd met de btw (ventilatie). Voorschot Het is mogelijk om een voorschot in te geven. Het werken met dit voorschot beperkt zich enkel tot de afdruk van de factuur (mits u de nodige parameters voorziet bij de factuuropmaak). Er wordt geen verdere boekhoudkundige verwerking aan gekoppeld. Expert/M Plus Facturatie 16

18 Gestruct. mededeling U kunt een gestruct. mededeling ingeven. Deze kan worden gebruikt bij de verwerking van de financiële verrichtingen om de openstaande documenten te zoeken via de gestructureerde mededeling en bij het verwerken van de verkoopdocumenten aanwezig in de CODA-bestanden. Tabblad Intrastat Het tabblad Intrastat wordt enkel getoond als u via Intrastat, Configuratie Intrastat aangeduid hebt dat u Intrastatplichtig bent voor de uitvoer. Expert/M Plus Facturatie 17

19 Afdrukken facturen Dagboeken - Facturatie - Afdrukken facturen Via dit programma kunt u de niet onmiddellijk afgedrukte documenten in een keer afdrukken of reeds afgedrukte documenten opnieuw afdrukken. Wanneer de selectie slechts één document bevat, bv. Van document 1 Tot document 1, kunt u ook een afdrukvoorbeeld op het scherm vragen. Er is keuze om de facturen af te drukken met een sortering op documentnummer en sortering op klant. Bij sortering op klant wordt de afdruk van de facturen eerst per klant gesorteerd en dan op factuurnummer. Indien u wenst dat er een begeleidende tekst wordt afgedrukt op uw verkoopfacturen bij gebruik van bepaalde ventilatiecodes, dan kunt u deze zelf instellen. In het menu Ingave, Facturatie, Tekst per ventilatiecode geeft u een tekst in, en dat per soort document: factuur (ereloonnota debet )of creditnota (ereloonnota credit) (zie hoger bij Ingave, Facturatie, Tekst per ventilatiecode). Elektronisch factureren Vanaf 1 januari 2013 is elektronische facturatie evenwaardig aan papieren facturatie. Na de integratie van ubl import in Expert/M Plus is het nu ook mogelijk om via de facturatie ubl-bestanden aan te maken. Deze ubl-bestanden kunnen vervolgens in de boekhouding van de klant geïmporteerd worden indien de klant over dergelijke applicatie beschikt. Wanneer u beschikt over de nieuwste versie van onze software, kunt u een factuur aanmaken in een ubl 2.0 formaat volgens het e-fff protocol ( met bijhorende pdf. Via de klantenfiche (veld Elektronisch factureren) en het afdrukken van documenten (veld Elektronisch factureren) bepaalt u wat er bij de afdruk van de facturen moet gebeuren met de facturen: ofwel de documenten gewoon afdrukken, ofwel een mail aanmaken met de ubl- en pdfbestanden van de facturen voor een bepaalde klant ofwel een mail aanmaken met enkel de pdfbestanden voor een bepaalde klant. De ubl- en pdf-bestanden worden ook bewaard op de plaats die is aangeduid in de configuratie van de facturatie. Bij de afdruk van documenten (Dagboeken, Facturatie, Ingave facturen/afdrukken facturen) bepaalt het veld Elektronisch factureren of het nieuwe (mailen van een pdf of een pdf met een xml-bestand) of het oude systeem (enkel afdrukken) moet gebruikt worden. Indien u de documenten gewoon op de printer wilt afdrukken, vinkt u het veld Elektronisch factureren niet aan. Concreet voorbeeld: Indien u naar uw klant een mail wilt sturen met een pdf-bestand en een ubl-bestand (xml-bestand) in bijlage, dan selecteert u in de klantenfiche van die klant ubl-formaat (veld Elektronisch factureren). Als u bij de afdruk van de facturen van die klant kiest voor Elektronisch factureren, dan zal er een mail aangemaakt worden met in bijlage, de factuur in pdf-bestand en in xml-bestand gericht aan het mailadres dat in de klantenfiche werd ingevuld. Expert/M Plus Facturatie 18

20 Inhoud facturen Dagboeken - Verkopen - Afdruk verkoopdagboek Een inhoudsoverzicht opvragen kan via de verkoopketting omdat gefactureerde documenten onmiddellijk in het verkoopdagboek worden opgenomen, ook als ze niet gecentraliseerd zijn. Centraliseren facturen Dagboeken - Facturatie - Centralisatie facturen Hiermee kunt u de facturen definitief in de boekhouding opnemen. Gecentraliseerde verkoopdocumenten kunnen niet meer verwijderd worden. Na centralisatie kunnen wel nog bepaalde velden van het verkoopdocument aangepast worden, nl. Datum, Vervaldatum, Onze en Uw referte, Toestand document en Intrastatgegevens. Verwijderen facturen Dagboeken - Verwijderen documenten - Verwijderen facturen U kunt hier meerdere niet-gecentraliseerde documenten in één beweging verwijderen. Verwijderen van facturen kan ook via het ingavescherm van de facturatie of de verkopen. Via het tabblad Overzicht vraagt u de geboekte documenten op die u wenst te verwijderen. Expert/M Plus Facturatie 19

21 Overname configuratie en opmaak facturatie tussen Expert/M Plus dossiers Extra Importeren Kluwer software Ander dossier Zowel de factuuropmaak als de factuurconfiguratie kunnen tussen Expert/M Plus dossiers worden overgenomen. Hiervoor vinkt u en aan. Let wel: alle configuraties en alle lay-outs (aanmaningen, btw-brieven ) worden overgenomen. Expert/M Plus Facturatie 20