Doc-it-Easy Handleiding Connector.

Transcriptie

1 Doc-it-Easy Handleiding Connector

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 3 DOELSTELLING:... 3 WAT U VOORAF MOET WETEN:... 3 Benodigde schrijfruimte:... 4 Vereisten:... 4 Extra info:... 4 Belangrijk!... 5 INSTALLATIE... 7 Voorbereidende installatie:... 7 Installatie Adapter: Installatie Monitor op andere locatie: Installatie Monitor simultaan met installatie Adapter GEBRUIK EXTRA INFO Service starten Aanmelden Aparte login NUTTIGE INFORMATIE Doc-it-Easy Handleiding Connector 2

3 Inleiding Doelstelling: Doel van deze handleiding is de Tax Advisors een uitleg te geven over: Wat is het nut van de connector Hoe gebeurt de installatie van de connector Wat moet ik meer weten over de connector Wat u vooraf moet weten: Tip: Het kan aangewezen zijn de installatie te laten uitvoeren door uw IT-beheerder. Doc-it-Easy connector is bedoeld voor de Tax Advisor zodat de documenten aangemaakt via Doc-it-Easy lokaal gedownload kunnen worden en ter beschikking gesteld worden voor de importfuncties in zijn boekhoudpakket. De connector bestaat uit een adapter en een monitor. De adapter verzorgt de service. Via de monitor zal de service opgevolgd kunnen worden. De download van de documenten gebeurt altijd voor alle administraties binnen 1 omgeving, Alle documenten worden per administratie en per type document onder éénzelfde map opgeslagen. Deze mapnamen worden standaard bepaald en mogen onder geen beding gewijzigd worden. De adapter zal altijd lokaal geïnstalleerd moeten worden op de dataserver. Het is niet mogelijk deze te installeren op een netwerkpartitie op de server. De downloads zullen op dezelfde locatie gebeuren (zie verder). De monitor zal het downloadproces bewaken en zal daarom geïnstalleerd worden op een door de klant te bepalen locatie, zodat deze vlot opgestart kan worden. Dit kan op dezelfde locatie zijn als de adapter, al dan niet onder het profiel van een bepaalde gebruiker, als op een werkpost. Er kunnen meerdere monitors geïnstalleerd worden. Al die monitors bewaken een en dezelfde adapter. De locatie waar de monitor gestart wordt, heeft dus geen invloed op de download. De adapter maakt gebruik van een aparte login, die u door onze diensten wordt gecommuniceerd en die enkel voor de monitor gebruikt kan en mag worden. U kunt dan via elke monitor inloggen op de adapter. 3 Doc-it-Easy Handleiding Connector

4 Benodigde schrijfruimte: - Enkel installatie adapter: ongeveer 100 Mb - Enkel installatie monitor: ongeveer 100 Mb - Installatie adapter en monitor: ongeveer 100 Mb - Voldoende ruimte voor gedownloade documenten (data: logfiles en downloads van bestanden: afhankelijk van gebruik) Vereisten: - Windows omgeving -.Net Framework of hoger op elke post waarop een installatie zal worden uitgevoerd. 1. Indien niet geïnstalleerd zal deze tijdens de procedure geïnstalleerd worden. 2. Ga vooraf na of uw operating system nog compatibel is en of er geen conflicten kunnen optreden met bestaande programma s die u gebruikt (bv. Windows Server 2003 laat installatie van.net Framework niet toe. U kunt dan opteren alles op een werkpost te installeren). 3. Vanaf Windows 8 is deze standaard geïnstalleerd. 4. Andere programma s zullen bij installatie afgesloten moeten worden. Opgelet: na installatie zal een heropstart vereist zijn. - Administrator rechten - Opgelet met antivirus-programma s en/of beperkingen betreffende internetsites. Voor deze beperkingen verwijzen wij u door naar uw it-beheerder. Extra info: - Gevaarlijke bestanden zoals.exe en.zip worden niet toegestaan om up te loaden in Doc-it-Easy en zullen dus ook niet gedownload kunnen worden. - Om veiligheidsredenen wordt de adapter slechts beperkt in de tijd geactiveerd. Via de monitor bepaalt u zelf wanneer de adapter zal downloaden. U bepaalt dus zelf de frequentie van de downloads. - Om veiligheidsredenen wordt een beveiligde poort gebruikt. Doc-it-Easy Handleiding Connector 4

5 Belangrijk! De adapter zal altijd lokaal geïnstalleerd moeten worden op de dataserver. Het is niet mogelijk deze te installeren op een netwerkpartitie op de server. De downloads zullen op dezelfde locatie gebeuren. Het is belangrijk dit voorafgaand aan de installatie na te gaan! Hoe weet u of de locatie een netwerkschijf is of een lokale schijf? Via de Windows Verkenner zult u de locatie kunnen bepalen waar het programma betreffende de adapter moet worden geïnstalleerd. U kunt via rechtermuisklik op de schijf kiezen voor Properties (eigenschappen): Enkel indien op deze schijf local disk wordt vermeld, kan de installatie van de adapter correct gebeuren. 5 Doc-it-Easy Handleiding Connector

6 Indien er Network Drive staat mag de installatie op deze locatie niet gebeuren: Doc-it-Easy Handleiding Connector 6

7 Installatie De installatie gebeurt via de SetupDoc-it-Easy.exe. Indien de locatie van de adapter niet dezelfde is als de locatie van de monitor, kopieert u dit bestand op beide locaties. Voorbereidende installatie: U lanceert SetupDoc-it-Easy als administrator en maakt uw taalkeuze: Vervolgens klikt u op Volgende waarna de voorbereiding van de setup gestart wordt: 7 Doc-it-Easy Handleiding Connector

8 U laat deze lopen tot u volgend scherm krijgt: Doc-it-Easy Handleiding Connector 8

9 U klikt op Volgende. 9 Doc-it-Easy Handleiding Connector

10 U klikt op Ik ga akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst, die u ook kunt afdrukken. Vervolgens klikt u op Volgende. Doc-it-Easy Handleiding Connector 10

11 Vervolgens zult u de locatie bepalen waarin de installatiebestanden (programma) opgeslagen zullen worden. Standaard zal de map C:\Program Files (x86)\kluwer\finfisc voorgesteld worden. Indien deze map niet bestaat, en u gaat door, zal deze map aangemaakt worden. U kunt de locatie wijzigen via Bladeren. Tip: Het programma zal tijdens de installatie automatisch een submap Doc-it-Easy aanmaken. Als u op Volgende klikt, krijgt u volgend scherm: 11 Doc-it-Easy Handleiding Connector

12 Hier bepaalt u welk programmaonderdeel u wenst te installeren: - Adapter (altijd op al dan niet Terminal - server of standalone!) - Monitor (op werkpost, standalone, profiel gebruiker, ) - Adapter én monitor (server of standalone) U vinkt de gewenste programmaonderdelen aan en klikt op Volgende. Tip: Er moet ALTIJD een adapter én een monitor geïnstalleerd worden, maar deze moeten niet noodzakelijk op dezelfde locatie gebeuren. Het programma zal vervolgens geïnstalleerd worden volgens deze keuze waarna u volgend scherm krijgt: Doc-it-Easy Handleiding Connector 12

13 Als u op Voltooien klikt wordt de volgende fase opgestart: 13 Doc-it-Easy Handleiding Connector

14 Installatie Adapter: Tip: U ziet links of u met de installatie van de adapter dan wel met de monitor bezig bent. Er zal een connectie gemaakt worden met Doc-it-Easy om de documenten te downloaden op uw server. Hiervoor zal een poort bepaald moeten worden die zal voorbehouden worden voor deze connectie. Gelieve hier de gewenste poort in te geven. Gebruik hiervoor een poort die nog niet in gebruik is. Standaard wordt de poort 5454 gekozen. Tip: Indien de poort reeds in gebruik is en de naam van de service komt niet overeen met Wolters Kluwer Doc-it-Easy Adapter Interface zal het programma melden dat deze poort al in gebruik is en bevestiging vragen of u deze poort wenst te gebruiken. Doc-it-Easy Handleiding Connector 14

15 Extra info : De poort moet op de firewall niet naar buiten toe opengezet worden. De adapter is een service die draait op een server binnen het netwerk van het boekhoudkantoor. Deze service maakt gebruik van het "gewone" internet om de API van Twinfield aan te spreken. Hiervoor moeten geen wijzigingen aan de firewall gebeuren. De monitor communiceert met de adapter intern in het netwerk van het boekhoudkantoor. Dit is dus tussen één of meerdere PC's in het netwerk en de server waar de adapter draait. De monitor controleert de status van de adapter. De communicatie tussen monitor en adapter verloopt over poort 5454 binnen het netwerk. Het is dus enkel in de locale windows firewall waar de monitor draait dat er een poort geopend wordt. Klik vervolgens op Volgende. 15 Doc-it-Easy Handleiding Connector

16 Geef de locatie op waar de documenten zullen worden gedownload. Houd hierbij in gedachten dat u deze locatie best zo bepaalt dat uw medewerkers deze map kunnen benaderen vanuit uw boekhoudpakket. Via de 3 puntjes kunt u deze locatie bepalen en eventueel een nieuwe map aanmaken. Het is ook aangewezen deze map aan te maken op een locatie zodat deze: 1. Meegenomen wordt in de back-up procedure 2. Mee overgenomen wordt bij een herinstallatie U kunt hiervoor bv. opteren de download van de documenten te laten gebeuren in de kluwerdata map of in de map Top\Data. Doc-it-Easy Handleiding Connector 16

17 17 Doc-it-Easy Handleiding Connector

18 Eens de downloadlocatie correct bepaald werd, klikt u op Volgende. Doc-it-Easy Handleiding Connector 18

19 19 Doc-it-Easy Handleiding Connector

20 Als u weer op Volgende klikt, krijgt u na de installatie volgend scherm: U krijgt volgende informatie die belangrijk is voor verdere verwerking: - Bevestiging van de download map: deze zal moeten worden gecommuniceerd met uw medewerkers. - Adapter URL en Adapter Port: deze zult u nodig hebben als u de monitor op een andere locatie wenst te installeren. U moet dan deze gegevens noteren om ze bij die installatie te kunnen ingeven. Klik op Volgende. Doc-it-Easy Handleiding Connector 20

21 Indien enkel de adapter werd geselecteerd, krijgt u volgend scherm: De installatie van de adapter is voltooid. Zo niet krijgt u meteen het scherm onder Installatie Monitor simultaan met installatie Adapter. 21 Doc-it-Easy Handleiding Connector

22 Installatie Monitor op andere locatie: Doet u de installatie apart, dan zult u de voorbereidende installatie opnieuw doorlopen tot u de keuze krijgt voor Adapter en/of Monitor: En zult u op Volgende moeten klikken. Doc-it-Easy Handleiding Connector 22

23 U klikt dan ook nog op Voltooien waarna het volgende scherm wordt opgestart. 23 Doc-it-Easy Handleiding Connector

24 Installatie Monitor simultaan met installatie Adapter Bij simultane installatie van Adapter en Monitor krijgt u onmiddellijk volgend scherm: U geeft hier de Adapter URL en de Adapter poort in zoals u hebt genoteerd tijdens de installatie van de Adapter. Doc-it-Easy Handleiding Connector 24

25 Opgepast bij veranderlijk IP-adres! Bij de automatische install van de adapter en de monitor wordt het IP-adres van de computer waarop de adapter geïnstalleerd is, opgehaald. Dit IP-adres moet bij de installatie van de monitor ingegeven worden zodat die naar de juiste server verwijst. Als de monitor en de adapter op dezelfde computer worden geïnstalleerd, en die computer heeft een variabel IP-adres (DHCP), zal de monitor de adapter niet vinden zodra het IP-adres wijzigt (bv. doordat de computer in een ander netwerk wordt gezet). Dit kan worden voorkomen door bij de installatie van de monitor en als de monitor zich op dezelfde computer bevindt als de adapter bij de Adapter URL de waarde localhost in te vullen. U klikt vervolgens op Volgende. U bepaalt zelf of u een snelkoppeling op uw bureaublad wenst (zeker aangewezen!) en of de monitor onmiddellijk gestart zal mogen worden nadat de configuratie is afgerond. 25 Doc-it-Easy Handleiding Connector

26 Gebruik Eens de installatie voltooid zult u rechts onderaan volgende melding krijgen: Dit blijft niet zichtbaar. U kunt dit ook oproepen via Show hidden icons: Vindt u dit niet terug, dan kunt u de monitor ook opstarten via de snelkoppeling op uw bureaublad: Door dubbelklik op het icoon van de monitor krijgt u bij eerste gebruik volgend aanmeldingsscherm: Doc-it-Easy Handleiding Connector 26

27 U logt hier aan met de aanloggegevens van de adapter die u van onze diensten hebt ontvangen! U krijgt volgend scherm (eventueel verborgen, kunt u weer aanklikken via Hidden icons): 27 Doc-it-Easy Handleiding Connector

28 Het eerste bolletje moet groen zijn (connectie met adapter is ok). Na enige tijd wordt het 2 e bolletje ook groen: de connectie is op dat moment een feit en als er documenten te downloaden zijn, zullen deze in de opgegeven map worden opgeslagen. U kunt de vooruitgang op dit scherm volgen: Doc-it-Easy Handleiding Connector 28

29 De download gebeurt voor ALLE dossiers onder uw omgeving op de door u opgegeven locatie. De mapnaam zal standaard de administratiecode en de dossiernaam bevatten. Bij het afsluiten van het scherm via het kruisje wordt de applicatie geminimaliseerd en blijft de toepassing op de achtergrond draaien. Zolang de applicatie werkt is het icoontje groen. Is het rood, dan zult u de nodige stappen moeten ondernemen. 29 Doc-it-Easy Handleiding Connector

30 Extra info Service starten Om onbepaalde reden kan het zijn dat de bolletjes niet groen worden. Het eerste bolletje wijst op het gebruik van de service. Is dit niet het geval, dan kan het noodzakelijk zijn de services te herstarten. Op de server klikt u hiervoor op de startknop en zoekt u het programma Services. Doc-it-Easy Handleiding Connector 30

31 U zult in de lijst van de Services, de service Doc-it-Easy Adapter Service vinden. Deze moet een status Started hebben. Is dit niet het geval, dan kunt u op de service klikken met de rechtermuistoets en kiezen voor Starten. Is de service gestart maar ondervindt u problemen, dan kunt u opteren om te kiezen voor Restart. 31 Doc-it-Easy Handleiding Connector

32 Aanmelden Om veiligheidsredenen blijft de adapter niet continu aangemeld. Het is dus noodzakelijk om regelmatig aan te melden. U bepaalt de frequentie van het aanmelden. U kunt dit bv. dagelijks of maandelijks doen. Belangrijk is dat bij het aanmelden alle documenten worden gedownload die werden aangemaakt sinds de laatste aanmelding, en dit voor alle administraties die gekoppeld zijn aan uw omgeving. Als u dit dus dagelijks doet, bv. 's morgens bij opstart, worden alle documenten van alle administraties van de vorige dag gedownload. Er kan slechts 1 keer aangemeld worden. Zodra een 2 e maal aangemeld wordt met dezelfde gegevens, wordt de eerste aanmelding ongedaan gemaakt. Aparte login De afzonderlijke login en paswoord voor de connector zijn nodig om de effectieve gebruikers niet te blokkeren. Doc-it-Easy Handleiding Connector 32

33 MyFAQ Nuttige informatie Via MyFAQ op het klantenportaal MyServices van kunt u een antwoord vinden op de meest gestelde vragen van de door u gebruikte programma's. U krijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven via Login) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken Support U kunt 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze Support portal op Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Ga naar Klik rechts boven op deze pagina op Login, geef uw klantnummer en paswoord in en klik op Aanmelden. Klik vervolgens op de link Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. Geef zo veel mogelijk informatie mee, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers. 33 Doc-it-Easy Handleiding Connector