P Protocol calamiteitenbeheersing SecureFeed. 1 Introductie. Versie: 0.1 Datum: 13 april 2015

Transcriptie

1 Versie: 0.1 Datum: 13 april 2015 Prtcl calamiteitenbeheersing SecureFeed 1 Intrductie 1.1 Del prtcl Met dit prtcl heeft SecureFeed een werkwijze paraat m snel en adequaat te handelen bij (signalen ver) calamiteiten. De aanpak is gericht p het waarbrgen van de vedselveiligheid en de integriteit en stabiliteit van de diervedersectr. De calamiteitenbeheersing vrkmt en beperkt schade en leidt tt behud en versterking van het vertruwen (in bedrijven) in de sectr en in SecureFeed. Iedere calamiteit is anders; bij de beheersing ervan gaat gedegen analyse vraf aan maatregelen en cmmunicatie. 1.2 Schade Schade kan bestaan uit: - Aantasting van de vedselveiligheid - Aantasting integriteit branche, SecureFeed, haar deelnemers (imag, reputatie) en/f de integriteit van dierveders - Aantasting stabiliteit dierlijke prductieketen Directe en indirecte financiële - schade dr verstring afzet O.m. dr te blkkeren, terug te halen en/f te vernietigen prduct 1.3 Definities - CT = Calamiteitenteam - TC = Technische Cmmissie - wg( en) = werkgrep(en) - RvB = Raad van Bestuur - RvT = Raad van Tezicht - directeur = directeur f dr hem aangewezen plaatsvervanger - ketenpartners = rganisaties die schakels (leveranciers f afnemers) in de afzetketen vertegenwrdigen - externe partijen = andere vertegenwrdigers van belanghebbenden - TelC = telefnische cnferentie - tijdlijn = dcument met weergave van alle feiten, besluiten, acties met bijhrende tijdstippen gedurende de beheersing van de calamiteit; p te stellen dr het secretariaat van SecureFeed 1.4 Signalen Signalen ver (ptentiële) risic s f calamiteiten kmen p diverse manieren binnen. Deelnemers melden signalen telefnisch bij SecureFeed (tel ). s Nachts, in het weekend, bij feestdagen f p andere mmenten waarp SecureFeed niet bereikbaar is, verwijst het antwrdapparaat naar het digitale meldfrmulier p Na invullen en versturen van het frmulier ntvangt de verzender een ntvangstbevestiging. Persnen met piketdienst bij SecureFeed ntvangen per het ingevulde frmulier en per sms een attendering p de digitale melding. Het CT, de TC en de RvB ntvangen maandelijks een verzicht van persnen met piketdienst (incl. secretariële ndersteuning) in de kmende peride. 1.5 Opschaling naar calamiteitenrganisatie Bij signalen ver (ptentiële) risic s f calamiteiten, is dit prtcl van tepassing. Bij verificatie van het signaal f tijdens de afhandeling van het signaal c.q. de risicbeheersing, kan blijken dat sprake is van een (ptentiële) calamiteit. Daarvan kan sprake zijn als verntreiniging van een vedermiddel een afkeurgrens van SecureFeed verschrijdt (zie bijlage 1). In dat geval is een vaste werkwijze vr calamiteitenbeheersing van tepassing. De directeur kan k in andere situaties besluiten tt tepassen van die werkwijze. Bij afwezigheid van de directeur ligt de bevegdheid bij zijn plaatsvervanger (een lid van het prgrammateam van SecureFeed, waarvan cntactgegevens bij het CT, de TC en de RvB bekend zijn). Bij een calamiteit vindt pschaling plaats naar een calamiteitenrganisatie en aanpak. Dan ligt de regie vr het vaststellen en uitveren van maatregelen en cmmunicatie bij het CT. De directeur verzrgt de pstart van de calamiteitenbeheersing en beslist ver te betrekken persnen. Het CT bestaat uit: vrzitter en directeur van SecureFeed, vicevrzitter TC en een cmmunicatieadviseur. Bij afwezigheid van de vrzitter van SecureFeed is de vicevrzitter zijn vervanger. Is de directeur afwezig, dan ligt de bevegdheid bij zijn vervanger. Is de vicevrzitter van de TC afwezig f met het bedrijf direct bij de calamiteit betrkken, dan wijst de directeur een vervanger aan als lid van het CT. De vicevrzitter van de TC zrgt vr de verbinding met de TC. Een betrkken bedrijf kan niet als lid f adviseur in het CT f de TC ptreden; wel kan dit bedrijf wrden gehrd ver de calamiteit en genmen maatregelen. Bij twee f meer betrkken leden van de TC, blijft de samenstelling van de TC ngewijzigd, tenzij de directeur anders besluit. Cnfrm de bestuurlijke gvernance van SecureFeed heeft de TC een adviserende functie, het CT beslist p gedelegeerd mandaat van het bestuur. Het CT kan zich laten adviseren dr een jurist, afkmstig van een kantr waar SecureFeed vaste afspraken mee heeft. Het CT werkt vanuit het crisiscentrum bij SecureFeed p kantr f verlegt per TelC. Werkgrepen en de TC verleggen in principe per TelC. Bijeenkmsten vinden plaats bij SecureFeed p kantr. Pagina: 1/6

2 2 Strmschema Pagina: 2/6

3 3 Stappenplan calamiteitenbeheersing SecureFeed 1: ntvangst signaal, de directeur registreert de melding - Registratie dr de directeur. Dit mvat: - Gegevens van de melder: naam, cntactgegevens, relatie tt (ptentiële) risic f calamiteit - Vr zver al bekend: Betrkken deelnemer(s) P Aard en rzaak (ptentiële) risic f calamiteit Infrmatie ver de situatie: verdachte partij(en), leverancier(s); cntaminant: welke en gemeten waarde; heveelheid (verdacht) prduct; tijdsperide verntreiniging en/f uitlevering; srt dierveder(s), vr welke diersrt(en); getrffen afnemers (aantal, verspreiding) - Bij wie (ptentiële) risic f calamiteit al bekend (gemaakt) is 2: de directeur verifieert de melding - Verificatie dr de directeur. Dit mvat: - Eventuele cntrle brn; na melding via bijv. (scial) media - Verzamelen beschikbare infrmatie, eventueel pstarten tijdlijn Weergave feiten (incl. tijdsverlp) Eerste inschatting impact, mede.b.v. actie- en afkeurgrenzen SecureFeed en referentielijst met ketenpartners - Als het buiten het werkterrein van SecureFeed valt, zrgen vr zrgvuldige verdracht - Indien afkeurgrens SecureFeed is verschreden: TelC met de wg Leveranciersberdeling - Vaststellen f melding te kwalificeren is als (ptentiële) calamiteit, mede p basis van expertise uit de werkgrepen - Indien nee, afhandelen als risic dr de directeur Zie stappenplan (in hfdstuk 7) - Indien ja, afhandelen als calamiteit Melden registratie en start tijdlijn bij TC, CT, RvB, RvT en deelnemers; aankndigen TelC bij TC Vertruwelijke melding vrinfrmatie bij ketenpartners en externe partijen, cnfrm vaste afspraken Start actieve(re) mnitring (scial) media 3: verleg TC - Vlgens aankndiging, met vaste agenda (zie hfdstuk 4) en met secretariële ndersteuning - Aanvullen tijdlijn - Met verder beschikbare inf,.m. met behulp van betrkken deelnemer(s) - Analyse situatie, prblemen en (mgelijke) scenari s - Vaststellen f sprake is van (dreigende) calamiteit; berdeling mede p basis van actie- en afkeurgrenzen - Indien nee: Afhandelen als risic dr de directeur Melden afhandeling bij CT, RvB en (cnfrm vaste afspraken) bij ketenpartners en externe partijen - Indien ja, verder met (mgelijke) plssingen Melden calamiteit bij CT en aankndigen TelC / bijeenkmst - Berdelen vr (zwaarwegend) advies aan CT van: - (mgelijke) plssingen - vereiste maatregelen (leidraad: zie hfdstuk 5) - gewenste nadere inf en prblemen van latere rde - te betrekken experts, deelnemers, televeranciers, ketenpartners en externe partijen 4: directeur start calamiteitenrganisatie p - Bepaalt lcatie verleg; zrgt indien ndzakelijk vr beschikbaarheid crisiscentrum bij kantr SecureFeed - Geeft pdracht vr start te nemen (eerste) maatregelen - Meldt start CT bij RvB, RvT, deelnemers en (cnfrm vaste afspraken) bij ketenpartners en externe partijen 5: CT peratineel - Overleg vlgens aankndiging, met vaste agenda (zie hfdstuk 4) - Aanvullen tijdlijn - Met verder beschikbare inf, nder meer m.b.v. experts - Vaststellen welke inf ng gewenst / ntbreekt - Analyse situatie: prblemen, (mgelijke) scenari s en plssingen - Maatregelen: berdelen vrtgang lpende en uitvering geven aan vereiste aanvulling - Besluiten ver cmmunicatie (leidraad: zie hfdstuk 6) - Vaststellen restprblemen ( van latere rde ) - Besluit vervlgprcedure, incl. indien aan de rde vereiste afstemming met (betrkken) deelnemers, ketenpartners en externe partijen - Vaststellen tijdstip vervlgverleg, tt CT besluit (met advies van TC) dat afschaling naar nazrg verantwrd is - Infrmeren (betrkken) deelnemers en eventueel betrkken televeranciers ver stand van zaken en vereiste maatregelen - Rapprteren stand van zaken bij TC, RvB, RvT en (cnfrm vaste afspraken) ketenpartners en externe partijen 6: nazrg dr de directeur, inclusief evaluatie - Start fase nazrg dr de directeur - Drlpende activiteiten verdragen naar staande rganisaties, incl. inf-uitwisseling met betrkken bedrijven en rganisaties - Op basis van infrmatiebehefte - Effect activiteiten (maatregelen / cmmunicatie) mnitren, indien vereist aanpassen - Evaluatie van de calamiteitenbeheersing (binnen twee weken na afschalen calamiteitenrganisatie) - De evaluatie mvat: Orzaak en aanleiding calamiteit De calamiteitenbeheersing (initiatie / registratie en verificatie melding, maatregelen en cmmunicatie) Lessen vr de tekmst - Evaluatierapprt binnen SecureFeed bespreken en met ketenpartners en externe partijen - Bijstellen prtcl p bevindingen, inplannen en pvlgen vervlgstappen - De directeur dcumenteert en archiveert afgeslten tijdlijn en evaluatierapprt Pagina: 3/6

4 4 Vaste agenda s Overleg TC 1. Welkm en pening 2. Prcesafspraken - aanleiding, delstelling, duur, verslaglegging verleg 3. Beeldvrming a. Situatieanalyse - Beeld uit tijdlijn, aanvullende feitelijke infrmatie - Overzicht (nderzek) rzaak, prblemen, mgelijke scenari s en verwacht tijdsverlp b. Analyse netwerk en mgeving - Overzicht netwerk aan actren, hun acties en gewenste afstemming c. Pririteren - Opstellen lijst met prblemen (dilemma s/thema s); urgentie bepalen; pririteren 4. Oplssingen benemen - Per prbleem: inventarisatie (mgelijke) maatregelen - Berdelen vrtgang lpende maatregelen en vereiste aanvullingen - Berdelen vereiste afstemming - Met (betrkken) deelnemer(s), (betrkken) leveranciers, ketenpartners en externe partijen 5. Advies - Per (gepririteerd) prbleem: advies ver vereiste maatregelen en afstemming pstellen - Vaststellen welke aanvullende infrmatie / expertise gewenst en resterende prblemen 6. Tetsen resultaat verleg - Tets genmen besluiten p delstellingen verleg - Prcesevaluatie (leren vr de vlgende vergadering) 7. Afsluiting - Afspraken ver tussentijds infrmeren - Tijd en plaats vlgende bijeenkmst; time-check Overleg CT 1. Welkm en pening 2. Prcesafspraken - aanleiding, delstelling, duur, verslaglegging verleg 3. Beeldvrming a. Situatieanalyse - Beeld uit tijdlijn, aanvullende feitelijke infrmatie - Overzicht (nderzek) rzaak, prblemen, mgelijke scenari s en verwacht tijdsverlp b. Analyse netwerk en mgeving - Overzicht netwerk aan actren, hun acties en gewenste afstemming - Media-analyse c. Pririteren - Lijst met prblemen (dilemma s/thema s), urgentie en priritering vaststellen, mede.b.v. advies TC 4. Oplssingen benemen - Per prbleem: (mgelijke) maatregelen vaststellen - Berdelen vrtgang lpende maatregelen en vereiste aanvullingen - Vaststellen vereiste cmmunicatie - Met betrkken deelnemer(s), (betrkken) leveranciers, ketenpartners en externe partijen - Met media 5. Besluiten - Per (gepririteerd) prbleem: vaststellen vereiste maatregelen en cmmunicatie - Vaststellen welke aanvullende inf / expertise gewenst - Vaststellen strategie cmmunicatie, bdschap / statement, Q&A, cntactpersnen - Vaststellen resterende prblemen 6. Tetsen resultaat verleg - Tets genmen besluiten p delstellingen verleg - Prcesevaluatie (leren vr de vlgende vergadering) 7. Afsluiting - Afspraken ver tussentijds infrmeren - Tijd en plaats vlgende bijeenkmst; time-check 5 Leidraad vr maatregelen Het pakket aan maatregelen die de TC kan vaststellen, mvat.m.: - Bij verdachte partijen vedermiddelen, mengveders en tevegingsmiddelen: - Vrraden blkkeren; bij betrkken deelnemer(s) - Beëindigen ntvangst verdachte prduct; bij betrkken deelnemer(s) - Recall van geleverde verdachte prduct; dr betrkken deelnemer(s) In verleg met de autriteiten (NVWA en/f FAVV) - Aanpassen risicprfiel en/f berdeling verdachte prduct en/f leverancier - Prduct-leverancier-cmbinatie p rd zetten Bij betrkken deelnemer(s) en leverancier(s) betrkken prduct(en) Inclusief vrwaarden vr verkrijgen status ranje f gren - Tracking and tracing - In kaart brengen herkmst verdachte vedermiddelen en peride verntreiniging Met betrkken deelnemer(s) en leverancier(s) betrkken prduct(en) In afstemming met ketenpartners en NVWA - In kaart brengen getrffen afnemer(s) Met betrkken deelnemer(s), ketenpartners en externe partijen - Intensivering mnitring vr nadere analyses - Incl. bemnsteringsplan (met.m. prduct, systematiek en labratria) - Extra audits, bij betrkken deelnemer(s) en/f betrkken leverancier(s) 6 Leidraad vr cmmunicatie - Afstemming ver en aankndigen van maatregelen - Gelet p psitie SecureFeed en afspraken met betrkken deelnemer(s), ketenpartners en externe partijen - Vaststellen afspraken eigen dcumentatie, inventarisatie, infrmatie, tijdlijn, uitwisseling met (betrkken) deelnemer(s), ketenpartners en externe partijen - Vaststellen strategie cmmunicatie - Evt. na afstemming met betrkken deelnemer(s) en rganisaties - Vaststellen bdschap / statement / Q&A-lijst - Vaststellen betrkken partijen / delgrepen - Inclusief afspraken wie welke delgrep infrmeert Betrkken deelnemer(s): Infrmeert altijd eigen afnemers en - in verleg met SecureFeed leveranciers O.b.v. vastgesteld statement Vult altijd zelf Meldwijzer NVWA in Infrmeert GMP+ Internatinal en eigen CI - Bij p rd zetten LPC meldt SecureFeed dit bij betreffende leverancier, incl. vastgestelde vrwaarden m weer status ranje f gren te krijgen (evt. k aanvullende vrwaarden, m te vrkmen dat (verdachte) partijen alsng elders in keten terugkmen) - Afspraken ver cntactpersnen en wrdvering - Cntactpersn vr (andere) deelnemers - Cntactpersn vr ketenpartners en externe partijen Natinale tezichthuders en GMP+ Internatinal GMP+ infrmeert buitenlandse schemahuders Nevedi, Hisfa en andere FND-rganisaties, Fefac CI s Verzekeringsmaatschappijen Ketenpartners afnemers De (individuele) afnemers en leveranciers Eventuele andere betrkken partijen - Wrdverder vr vakpers en/f vr algemene media SecureFeed maakt geen bedrijfsnamen bekend, uit het gpunt van privacy en aansprakelijkheid(sclaims) Betrkken deelnemer(s) verwijzen naar SecureFeed Verzekering kan betrkken bedrijven verplichten geen uitlatingen aan derden (media) te den, tenzij vraf vereenstemming bestaat ver de inhud - Afspraken ver mnitring (scial) media - Inclusief mnitren impact statement en reacties in (scial) media - Inclusief bijstellen en/f aanvullen cmmunicatieacties p reacties Instructies vr inbellen telefnische cnferenties - Inbelnummer vanuit Nederland: +31 (0) Inbelnummer vanuit België: +32 (0) De vergadercde is: Pagina: 4/6

5 7 Stappenplan risicbeheersing SecureFeed 1: ntvangst signaal, de directeur registreert de melding - Registratie dr de directeur. Dit mvat: - Gegevens van de melder: naam, cntactgegevens, relatie tt (ptentiële) risic f calamiteit - Vr zver al bekend: Betrkken deelnemer(s) Aard en rzaak (ptentiële) risic f calamiteit Infrmatie ver de situatie: verdachte partij(en), leverancier(s); cntaminant: welke en gemeten waarde; heveelheid (verdacht) prduct; tijdsperide verntreiniging en/f uitlevering; srt dierveder(s), vr welke diersrt(en); getrffen afnemers (aantal, verspreiding) - Bij wie (ptentiële) risic f calamiteit al bekend (gemaakt) is 2: de directeur verifieert de melding - Verificatie dr de directeur. Dit mvat: - Eventuele cntrle brn; na melding via bijv. (scial) media - Verzamelen beschikbare infrmatie, eventueel pstarten tijdlijn Weergave feiten (incl. tijdsverlp) Eerste inschatting impact, mede.b.v. actie- en afkeurgrenzen SecureFeed en referentielijst met ketenpartners - Als het buiten het werkterrein van SecureFeed valt, zrgen vr zrgvuldige verdracht - Indien afkeurgrens SecureFeed is verschreden: TelC met de wg Leveranciersberdeling - Vaststellen f melding te kwalificeren is als (ptentiële) calamiteit, mede p basis van expertise uit de werkgrepen - Indien nee, afhandelen als risic dr de directeur en vaststellen f sprake is van nieuw risic en/f nieuwe feiten Indien nee, naar 3-a Indien ja, naar 3-b en aankndiging TelC met te betrekken expertise (alleen als ng geen TelC heeft plaatsgevnden van de wg Leveranciersberdeling f als aanvullende infrmatie vereist is) - Indien ja, afhandelen als calamiteit Zie stappenplan calamiteitenbeheersing 3-a: (bij bekende situatie) directeur handelt risic af - Cnfrm eerder afgesprken maatregelen en cmmunicatie - Samen met de betrkken deelnemer(s) - In afstemming met betrkken ketenpartners en externe partijen, cnfrm afspraken 3-b: (bij nieuw risic en/f nieuwe feiten) TelC met experts uit wg en - Aanvullen tijdlijn - Met verder beschikbare inf,.m. met behulp van betrkken deelnemer(s) - Analyse situatie, prblemen en (mgelijke) scenari s - Bevestigen: sprake van risic, geen (ptentiële) calamiteit Indien bevestigd: afhandelen als risic Indien alsng berdeeld als (ptentiële) calamiteit: afhandelen via stappenplan calamiteitenbeheersing - Vaststellen vereiste maatregelen - Waarnder (nader) nderzek naar aard en rzaak van het risic - Er kan sprake zijn van aanvullende maatregelen Bij nieuwe feiten bij bekend risic - Vaststellen gewenste nadere inf en prblemen van latere rde - Vaststellen te betrekken experts, deelnemers, ketenpartners en externe partijen 4: traceren rzaak risic, uitveren maatregelen en cmmunicatie - Om escalatie en/f herhaling te vrkmen - Melden afhandeling risic bij deelnemers, wg en, RvB en (cnfrm afspraken) bij ketenpartners en externe partijen 5: evaluatie afwikkeling risic in wg( en) - Berdelen in het licht van: - Werkwijze risicbeheersing SecureFeed - Afspraken met ketenpartners en externe partijen 6: bevindingen archiveren en verwerken - Resultaat evaluatie: - Archiveren - Verwerken in risic-aanpak en cmmunicatie SecureFeed - Melden bij en bespreken met ketenpartners en externe partijen P Pagina: 5/6

6 BIJLAGE 1 Actie- en afkeurgrenzen SecureFeed Afkeurgrens Actiegrens Prducten Tenzij anders vermeld: Tenzij anders vermeld: - vedermiddelen - vedermiddelen - tevegingsmiddelen - tevegingsmiddelen - vrmengsels - vrmengsels Cntaminanten - mengveders Alle cntaminanten genemd in bijlage 1 van Richtlijn Wettelijke afkeurgrens 75% van de wettelijke afkeurgrens 2002/32/EG m.u.v.: - Dixinen, DL PCB s en nn-dl PCB s - Aflatxine B1 (nrmen: k in GMP+ BA1 f GMP OVOCOM BT01) Dixinen, DL PCB s en nn-dl PCB s Wettelijke afkeurgrens Wettelijke actiegrens (Richtlijn 2002/32/EG) (m.u.v. dixinen in leghennen(pfk)veders) Dixinen in leghennen(pfk)veders Wettelijke afkeurgrens 0,4 ng WHO PCDD/F-TEQ/kg Aflatxine B1 in melkveeveders (mengveders en 5 ppb 2,5 ppb enkelvudige aflevering aan veehuders) Aflatxine B1 in verige diervederprducten Wettelijke afkeurgrens 75% van de wettelijke afkeurgrens Wettelijke afkeurgrens Pesticiden zals mschreven in Richtlijn 2002/32/EU en Verrdening (EG) Nr. 396/ Bvenwettelijke nrmen zals vastgelegd in GMP+ BA1 f GMP OVOCOM BT01 (m.u.v. ph, natrium, kalium, chlride en sulfaat) DON, Zearalenn, Ochratxine A In mengveders en vedermiddelen (geleverd aan de veehuder vr directe vervedering) (GMP+ BA1 f GMP OVOCOM BT01) DON In vedermiddelen vr verwerking in mengveders Zearalenn In vedermiddelen vr verwerking in mengveders Ochratxine A In vedermiddelen vr verwerking in mengveders Fumnisine FB1 + FB2 T2 + HT2 Salmnella Actiegrens Securefeed gelijk aan wettelijke afkeurgrens GMP afkeurgrens GMP actiegrens Indien deze ntbreekt: 75% van de GMP afkeurgrens GMP afkeurgrens - Aanwezigheid in 25 g van de sertypen: - Enteritidis - Typhimurium 2,5 mg/kg 0,25 mg/kg 0,125 mg/kg 15 mg/kg Maalderijprd. haver: µg/kg Overige graanprd.: 500 µg/kg Mengveders: 250 µg/kg Aanwezigheid in 25 g (alle sertypen dienen gemeld te wrden). Melde n aan Secur F d Mel den aan Salmnella; verige maatregelen Vr Belgische bedrijven geldt dat iedere cnstatering van Salmnella aan het FAVV met wrden gemeld. Zie hiervr tevens: Wat te den als nrm ntbreekt? Vr cntaminanten in prducten waarin deze niet zijn genrmeerd, wrdt de nrm afgeleid van vergelijkbare prducten waarvr wel een nrm bestaat. Pagina: 6/6