WinAbs. Upgrade

Transcriptie

1 WinAbs Upgrade

2 Inhoudsopgave 1 Wijzigingen in WinAbs versie Wetswijziging Andere aanpassingen Word-documenten beheren De plaats waar je documenten staan Maak een verwijzing in word Een document aanpassen Selecteer het document Optimaliseer je werkomgeving Kies de beste presentatie Actualiseer het document Maak de bladwijzers zichtbaar Maak de veldcodes zichtbaar Voer de aanpassingen uit Test het document Opkuisen Aanpassing HUW_HUW Minuut - verwantschap Extra Word-documenten in versie ERK_GWZ Authentieke akte GEB_GEB Collecte bevolking GEB_GEB Partner Erkenner NAT_V13 documenten... 18

3 1 Wiijjziigiingen iin WiinAbs versiie Wetswijziging 1. Wetswijziging betreffende de transseksualiteit. Met de vorige upgrade werd deze wetswijziging reeds toegevoegd. De nodige documenten voor de afhandeling van deze aktevorm waren ook reeds aanwezig. Enkel de definitieve aktevorm bij inschrijving van de "akte houdende vermelding van het nieuwe geslacht" was nog niet aanwezig. Hiervoor werd lang gewacht op een omzendbrief. Wij hebben nu een aktetekst die door Vlavabbs geviseerd is. Dit model is automatisch opgeladen. 1.2 Andere aanpassingen 2. De laatste versie van de documentaire aktemodellen (ADV) is opgeladen. Daarin werden alle opmerkingen en correcties van de stuurgroep integraal toegepast. 3. Bij directe afdruk van documenten werd vroeger enkel een melding getoond als het document mogelijks een fout bevatte. Het document zelf kreeg je niet te zien. Nu wordt het foute document niet meer afgesloten in Word zodat je eventueel een aanpassing kan doen of minstens kan kijken wat er precies fout gaat. 4. Bij een dossier overlijden wordt nu in het IT 191 en IT 194 gezocht naar het actieve rijbewijsnummer om in WinAbs te kunnen aanduiden dat dit vernietigd werd. 5. Er werden een aantal verbeteringen aangebracht in de staat Voor de besturen die de NIS-gegevens van de modellen I IIIc en IIId digitaal doorsturen wordt nu de oorspronkelijke nationaliteit automatisch ingevuld bij het ophalen van de gegevens uit bevolking. 7. Het opzoeken en openen van een gekoppeld Word document kan nu rechtstreeks in de Beheertaken. Indien het Word-document als alleen-lezen gemerkt staat dan wordt eerst deze beveiliging weggehaald. Om de alleen-lezen vlag terug op te zetten moet je zelf naar de correcte plaats navigeren in de verkenner om daar de eigenschappen van het document aan te passen. 8. Bij de alfabetische tabel kan je kiezen om bij het afdrukken één of twee extra witregels te krijgen tussen de verschillende items. 9. De verschillende districten van de stad Antwerpen werden aan de lijst van de gemeenten toegevoegd. Je kan deze eenvoudig terugvinden als je bvb zoekt op "antw". 10. Je mag nu rechtstreeks in de minuut de naam/voornamen ingeven en dan pas op het wereldbolletje klikken. De naam/voornamen worden overgenomen in het basisscherm van de opvraging naar het rijksregister. 11. De test op de regel meer dan 300 dagen apart wonend werd verder verfijnd. Indien de berekening niet eenduidig kan uitgevoerd worden krijg je nu een melding.

4 12. De werkwijze bij het selecteren van de gemeente waar het document naartoe gestuurd wordt is verbeterd. De OK knop is nu niet langer de standaard als je de returntoets gebruikt. 13. In de geboorteminuut is er nu ook een tabblad "PartnerVader". Met het wegvallen van de homologatievereiste is de erkenning door een man, gehuwd met een andere persoon dan de moeder, nu wel toepasbaar in de geboorteakte zelf. De gegevens op dit tabblad worden gebruikt om de partner aan te schrijven. Het document kan je vinden onder \\applshare\cevi\winabs\ Word of Dit kan je toevoegen aan WinAbs. (applshare is de share waarop in uw bestuur de applicaties staan) 14. De documenten voor nationaliteit op basis van art 16 werden aangepast om de opdeling tussen art16.2 en art 16.3 (huwelijk 3 jaar of huwelijk 6 maand) mogelijk te maken. Deze documenten moeten manueel toegevoegd worden. Je kan ze na de upgrade vinden in de map \\applshare\cevi\winabs\ Word 15. In het document ERK_VNA Echtgenote Erkenner is nog sprake van de homologatieprocedure. Je kan dit document zoals vermeld in puntje 7 oproepen en aanpassen. Hoe je dit concreet doet staat ook in bijlage vermeld. 16. Voor alle besturen is de werkwijze bij een artikel 80 sterk vereenvoudigd. Indien je een documentair aktemodel overschrijft hoef je geen VT-aktetekst meer op te laden. Het artikel 80 verschijnt automatisch in documentaire vorm. Wie nog protocollair werkt mag de overschrijving van een protocollaire akte ook in documentaire vorm uitvoeren. Artikel 80 verplicht je immers enkel om de ontvangen overlijdensakte "in de registers in te schrijven". Wil je desondanks een andere tekst in de overschrijving dan kan je wel nog steeds gebruik maken van de VT-aktetekst of desgewenst een aktefragment opladen. 17. Elk datumveld dat verwijst naar een kracht van gewijsde heeft een aanvinkvakje gekregen. Dit aanvinkvakje staat standaard actief en duidt op een verplicht in te vullen datum. Indien je een dossier hebt waar geen datum kracht van gewijsde nodig is kan je dit uitvinken.

5 2 Word-documenten beheren In dit hoofdstuk staat beschreven hoe je de locatie van alle WinAbs Word-documenten als snelkoppeling in Word kunt toevoegen. Op het eind van dit hoofdstuk beschik je in Word over een extra verwijzing waarmee je in de toekomst direct naar de bestandenmap kunt navigeren zonder ingewikkeld zoekwerk. De procedure die hier beschreven wordt geldt NIET voor Office 2007 (Vista) 2.1 De plaats waar je documenten staan Aangezien WinAbs in zijn databank de exacte locatie van de Word-documenten heeft staan, kan je via Beheertaken deze locatie bereiken. Hierna wordt een bestaand document geopend om een extra verwijzing in Word toe te voegen. Het document zelf wordt niet gewijzigd. 1) Start Beheertaken op en meld je aan Indien je onvoldoende gebruikersrechten hebt in deze toepassing dan voer je deze acties uit met assistentie van een collega die wel voldoende rechten heeft. 2) Klik dubbel op "Documenten" 3) Klik dubbel op het item "Documentbeheer" in de rubriek "Documenten" en kies in de subgroep "<voor alles geldig>" het document "ALL_ALL Afschrift.doc". 4) Open de documentgegevens met de knop

6 5) Bemerk dat er rechts van het veld Word-naam een knop staat met een Word-icoon. 6) Klik eenmaal op die knop om het document te openen. 7) Het document wordt geopend in Word. 8) Wijzig niks in het document zelf. 2.2 Maak een verwijzing in word Volgende acties maken een verwijzing in Word zodat je niet telkens weer moet gaan zoeken naar de locatie van de WinAbs Word-documenten. Het bestand "" staat nog steeds geopend in word. 1) Kies de opdracht "opslaan als" in het menu-item "Bestand" 2) Kies nu de opdracht "Toevoegen aan Mijn locaties" in het menu-item "Extra" (Je bevindt je nog steeds op het scherm "Openen"!) 3) Om de nieuw toegevoegde locatie wat meer in het vizier te krijgen (ze wordt immers onderaan de lijst toegevoegd) kan je in de werkbalk "Mijn locaties" (nog steeds in het scherm "Openen"!) de plaats en de naam van de verwijzing aanpassen.

7 4) Gebruik hiervoor de rechter muisknop om het menu op te roepen en kies met de linker muisknop "Naam wijzigen" om de naam van de verwijzing aan te passen. Een goede naamkeuze is bvb "WinAbs Word". Gebruik dezelfde muisacties om de verwijzing omhoog te schuiven zodat ze beter beschikbaar is bij het openen van het venster. 5) Sluit nu het geopende Word-document, uiteraard zonder eventuele wijzigingen te bewaren. 6) Het is nuttig om in dit stadium de Wordtoepassing volledig af te sluiten zodat deze instelling definitief wordt bewaard. 7) Open Word opnieuw en kies de opdracht "Openen" in het menu-item "Bestand". 8) Een eenvoudige klik op de verwijzing "WinAbs word" brengt je direct op de correcte locatie.

8 3 Een document aanpassen Voor je het document begint aan te passen is het noodzakelijk om eventuele verborgen informatie zichtbaar te maken EN de presentatie van het document zodanig in te stellen dat je de veldcoderingen en veldtesten te zien krijgt. Zonder deze voorzorgmaatregel kan je ongewild cruciale onderdelen van je document verwijderen. Indien je nog niet beschikt over de actie "WinAbs Word" in de favorieten van Word dan kan je deze verwijzing toevoegen. zie "De plaats waar je Word-documenten staan" Voor je wijzigingen aanbrengt in een Word-document kan het ook nuttig zijn om een reservekopie te maken. 3.1 Selecteer het document Open het Word-document... In dit voorbeeld selecteer je het document "ERK_VNA Echtgenote erkenner.doc" via beheertaken Open het Word-document met de knop uiterst rechts naast de Word-naam. 3.2 Optimaliseer je werkomgeving Kies de beste presentatie Gebruik de menubalk en kies de opdracht "Afdrukweergave" in het menu-item "Beeld".

9 Vervolgens kies je de instelling "Breedte" in het werkbalk-item "in/uitzoomen" Actualiseer het document Het document bevat een aantal bladwijzers die verwijzen naar het bestand "variabelen.doc". Enkel bij de opdracht AfdrukSamenvoegen wordt deze link door Word geactualiseerd. Bij oplevering heeft het Word-document nog steeds de instellingen die wij op Cevi gebruikt hebben om het document op te bouwen. Zie je het Cevi-logo staan dan werden de externe verwijzingen nog niet geactualiseerd. Gebruik de toetscombinatie <Ctrl+A> om het volledige document te selecteren Druk vervolgens op de functietoets <F9> om de bladwijzers te actualiseren. Het document krijgt nu de lay-out die in uw bestuur van toepassing is. In ons voorbeeld symbolisch weergegeven met het logo van FOD-binnenlandse zaken.

10 3.2.3 Maak de bladwijzers zichtbaar Zie je de tekens [ en ] van de bladwijzers niet dan kan je ongewild bepaalde verwijzingen verwijderen. Kies daarom in de menubalk het item "Extra" en de opdracht "Opties..." Op het tabblad "Weergave" vink je de optie "Bladwijzers" aan Controleer ook even of de optie "Alles" in de rubriek "Niet-afdrukbare tekens" aangevinkt staat. Tip: Je kan de niet-afdrukbare tekens ook aan/uit schakelen met de knop standaard werkbalk van Word. in de Maak de veldcodes zichtbaar Je kan dit op hetzelfde tabblad door de optie "Veldcodes" aan te vinken. Sta je met de cursor in het document dan gebruik je de toetscombinatie <Alt-F9>. Het resultaat oogt niet netjes maar alle coderingen worden wel zichtbaar : Helemaal op het eind van de wijzigingen verbergen we terug de veldcodes door opnieuw dezelfde opdracht <Alt+F9> te gebruiken.

11 3.3 Voer de aanpassingen uit In ons voorbeeld moeten we de tekst van de brief wat aanpassen om de vermelding "homologatie" weg te laten. In de tekst van de brief komen een aantal veldcodes voor. In ons voorbeeld zonder veel erg want de tekst die we selecteren omsluit deze codes volledig. Selecteren doe je het makkelijkst met deze acties : * plaats de tekstaanwijzer aan het begin van de tekst die je wil selecteren * hou de <Shift> toets ingedrukt en plaats de tekstaanwijzer op de laatste positie van de tekst die weg moet

12 druk op de <Delete> toets Na je wijzigingen kan je de veldcodes uitschakelen met de opdracht <Alt+F9>. Om de presentatie terug zoals voorheen te schakelen gebruik je de opdrachten : * <Ctrl+A> om alles te selecteren en * <F9> om de synchronisatie uit te voeren. Bewaar en sluit het document

13 3.4 Test het document Om het document te testen gebruik je de opdracht in het drukmenu van WinAbs. 3.5 Opkuisen Is je test succesvol : vergeet dan niet om het Word-document als "Alleen lezen" te zetten. Doe dit gewoon via Word waar je het document selecteert maar niet opent. Gebruik de rechter muisknop om het snelmenu op te roepen en kies met de linker muisknop de opdracht "Eigenschappen". Op het scherm kan je de eigenschap "Alleen lezen" aanvinken.

14 4 Aanpassiing HUW_HUW Miinuut - verwantschap In beheertaken kies je "Documentbeheer" Vervolgens selecteer je de subgroep "Huwelijken" In deze groep kies je de minuut "HUW_HUW minuut.doc" Gebruik de knop "wijzigen" om de documentdefinitie op te roepen : Rechts naast de "word naam" zie je een knop met een vage afbeelding van het Wordembleem. Klik op deze knop om het document te openen Navigeer in het document naar de plaats waar de veldinstructies staan voor de verwantschap van getuige 1 en 2. selecteer respectievelijk het invoegveld "Getuige1Verwant", "Getuige2Verwant" : Gebruik de knop "Samenvoegveld invoegen" in de werkbalk "AfdrukSamenvoegen"

15 kies respectievelijk het invoegveld "Getuige1VerwantMINUUT" ; "Getuige2VerwantMINUUT" Het resultaat is een substitutie van beide velden : Sluit en bewaar het Word-document

16 5 Extra Word-documenten iin versiie Met deze upgrade zijn een aantal standaard documenten aangepast of toegevoegd. Je vindt deze in de applicatiemap van WinAbs ofwel in de map "protocollair" of "ADV", afhankelijk van de aktemodellen waarmee je werkt. Werk je reeds met ADV dan vind je een zevental documenten in de map "Word_ADV" Wie nog met protocollaire akten werkt kijkt in de map "word-protocollair" 5.1 ERK_GWZ Authentieke akte Dit Word-document voeg je toe in de rubriek "Vermelding nieuw geslacht". In de praktijk gebruik je dit document als afdruk van de authentieke akte op los A4-blad cfr circulaire. De aanvrager tekent samen met de ambtenaar van de burgerlijke stand. Kies in Beheertaken de rubriek "Documentbeheer"

17 Selecteer de subgroep "Vermelding nieuw geslacht" Klik op de knop scherm. onderaan op het Selecteer het aanvinkvakje "Word-document" en vul verder aan zoals hierboven aangegeven. Gebruik de knop Bewaren om de parameters vast te leggen.

18 Bepaal de ordening in het drukmenu antwoord bij voorkeur met "Nee" op de AutoPrint vraag 5.2 GEB_GEB Collecte bevolking Dit document bestaat reeds. Je kan de bestaande versie vervangen door dit aangepaste model. Is je huisstijl sterk afwijkend dan is het aangewezen om enkel de kern van het document over te nemen. 5.3 GEB_GEB Partner Erkenner Document bedoeld om de partner van de erkenner te verwittigen bij een erkenning tijdens de geboorteaangifte. Voeg dit document toe cfr NAT_V13 documenten De volledige set documenten voor nationaliteit ( ) werd aangepast om het onderscheid tussen en 2 mogelijk te maken. Je kan de bestaande documenten vervangen door deze aangepaste versie. Is je huisstijl sterk afwijkend dan is het aangewezen om voor elk van deze documenten enkel de kern over te nemen.