WINABS VERSIE

Transcriptie

1 WINABS VERSIE

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon NIEUWE MENUPUNTEN ZOEK DOSSIER WINABS Aktetype Status dossier Status bericht Geen bericht Onvoldoende gegevens Fout bij validering Klaar voor ondertekening Ondertekend Andere zoekcriteria ZOEK DOSSIER DABS NIEUW DOSSIER DABS Tabblad Aktebasis Andere tabbladen Tabblad Bijlagen DABS Tabblad Bijlagen intern Tabblad DABS ONDERTEKENEN DOSSIERS DABS NIEUWE GEBRUIKERSGROEPEN... 14

3 2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD In dit document krijg je een algemeen overzicht van de wijzigingen in versie van WinAbs Hoofdstuk 2: Inleiding Releasenota WinAbs Versie

4 COLOFON Cevi NV Bisdomplein GENT Tel.: (Cevi Contact Center) contactcenter@cevi.be Internet: Ondernemersnummer: BE Programma: Ondersteuning: Team Burgerlijke Stand Hoofdstuk 2: Inleiding Releasenota WinAbs Versie

5 3 NIEUWE MENUPUNTEN Hoofdstuk 3: Nieuwe menupunten Releasenota WinAbs Versie

6 4 ZOEK DOSSIER WINABS 4.1 AKTETYPE Zoek dossier WinAbs is een nieuw scherm dat het menupuntje Zoek bestaand dossier geleidelijk aan zal vervangen. Aangezien er geen registers meer bestaan, kun je nu elk aktetype afzonderlijk aanduiden met de radiobuttons bovenaan het scherm. Juist daaronder kun je zoeken op status, zowel op status van een dossier als op status van een bericht. Het verschil tussen beide wordt hieronder verder uitgelegd. 4.2 STATUS DOSSIER De meeste dossiers hebben maar drie statussen, zoals bijvoorbeeld het dossiertype Aanpassing registratie geslacht. Wanneer je begint aan een dossiertype en gegevens invult zal het dossier zich in de eerste status bevinden. Wanneer alle nodige gegevens voor DABS ingevuld zijn komt het dossier terecht in de status klaar voor DABS. Ten slotte komt het dossier automatisch in een archiefstatus terecht na de digitale ondertekening. Bij een erkenning en een huwelijk heb je meerdere statussen omdat deze dossiertypes beginnen met een aangifte. Wanneer de effectieve erkenning of het huwelijk niet doorgaat kan je deze aangiften manueel archiveren. In het andere geval klik je op Klaar voor erkenning of Klaar voor huwelijk. Hoofdstuk 4: Zoek dossier WinAbs Releasenota WinAbs Versie

7 5 4.3 STATUS BERICHT Geen bericht Een dossier kan pas een bericht hebben wanneer je manueel klikt op de knop <Mag naar DABS>. Met deze knop heb je zelf de controle wanneer een dossier naar DABS wordt gestuurd ter validatie. Wanneer je nog niet op deze knop hebt geklikt heb je de mogelijkheid om het dossier te schrappen, daarna niet meer Onvoldoende gegevens Het dossier dat je naar DABS verstuurt, wordt automatisch gevalideerd. In het geval dat er gegevens zouden ontbreken kun je dubbelklikken op Onvoldoende gegevens om te zien welke gegevens je nog moet aanvullen Fout bij validering Wanneer je wel alle nodige gegevens hebt ingevuld kan het zijn dat je toch een validatiefout terugkrijgt van DABS. Door te dubbelklikken op Fout bij validering kun je zien waarom het bericht niet werd aanvaard. Hoofdstuk 4: Zoek dossier WinAbs Releasenota WinAbs Versie

8 Klaar voor ondertekening Wanneer een bericht zich in de status Klaar voor ondertekening bevindt moet het alleen nog worden ondertekend door de ambtenaar of de gemachtigde beambte. Deze dossiers kun je ook terugvinden in een apart menupunt. Naast de status Klaar voor ondertekening zie je een vinkje Enkel geweigerde dossiers. Dit wordt verder uitgelegd in het punt Ondertekenen dossiers DABS Ondertekend De allerlaatste status van een bericht is Ondertekend. Wanneer de ambtenaar het dossier ondertekent met zijn/haar eid komt het dossier automatisch terecht in een archiefstatus en kan er niets meer worden gewijzigd aan het dossier. 4.4 ANDERE ZOEKCRITERIA Verder kan er ook nog gezocht worden op: * datum registratie van een dossier * datum van ondertekening van een dossier * Rijksregisternummer, naam, voornaam, geslacht, geboorte- en overlijdensdatum van de personen in een dossier * DABS nummer * Fedict nummer voor ebirth-dossiers * volgnummer van WinAbs Hoofdstuk 4: Zoek dossier WinAbs Releasenota WinAbs Versie

9 5 ZOEK DOSSIER DABS Dit is een volledig nieuw zoekscherm, waarmee alle akten die zich in DABS bevinden kunnen worden opgezocht en opgevraagd. Ook hier zijn er verschillende zoekcriteria aanwezig. Met alle akten bedoelen wij dus niet enkel de akten die door het eigen bestuur werden opgeladen maar wel alle akten die door om het even welk bestuur werden opgenomen in de DABS. Als je zoekt op DABS-nummer hoef je geen andere zoekcriteria in te geven. Aangezien het DABS-nummer uniek is zul je ook maar één resultaat te zien krijgen. Zoeken op Type dossier of aktetype : daarbij ben je verplicht om nog een ander zoekcriterium op te geven namelijk of een Rijksregisternummer of een naam en geboortedatum. Zoeken op Rijksregisternummer : als je enkel een Rijksregisternummer van een persoon ingeeft, zul je de verschillende aktes waarin die persoon voorkomt te zien krijgen in de resultaten. Hoofdstuk 5: Zoek dossier DABS Releasenota WinAbs Versie

10 8 Zoeken op Naam : als je wilt zoeken op naam (en voornaam) ben je verplicht om ook een geboortedatum in te geven. Zoeken op Geboortedatum : dit zoekcriterium moet je altijd in combinatie met naam (en voornaam) opgeven. Als je niet de exacte geboortedatum zou weten kun je bijvoorbeeld op jaartal zoeken door 00/00/jjjj in te vullen met de aanduiding Op jaar. Wanneer je de exacte geboortedatum ingeeft, duid je na de geboortedatum Op dag aan. Besturen met taalfaciliteit kunnen aanduiden in welke taal ze het afschrift of het uittreksel willen oproepen. De resultaten worden op de volgende manier weergegeven: Bij Type zul je het type van het dossier te zien krijgen, geboorteakte, overlijdensakte, erkenningsakte Plaats duidt de plaats van opmaak van de akte aan. De Datum is de datum van het gebeuren, dus de geboortedatum bij een geboorteakte, de huwelijksdatum bij een huwelijksakte, de overlijdensdatum bij een overlijdensakte. Bij de andere aktetypes is dat de datum van digitale ondertekening omdat het gebeuren pas geldig is vanaf de ondertekening bv. de nieuwe voornaam bij een voornaamswijziging. Hoofdstuk 5: Zoek dossier DABS Releasenota WinAbs Versie

11 9 Bij Persoon zie je de rol van elke persoon in dat dossiertype: Kind, Moeder, Vader/Meemoeder, Partner 1, Partner 2, Overledene, Aanvrager De kolom Rrnr geeft het Rijksregisternummer weer. Daarna zie je de Naam en voornamen van de personen. Als er meerdere betrokkenen zijn in een akte zullen alle personen onder elkaar weergegeven worden. Bijvoorbeeld bij een erkenningsakte (na de geboorte) zul je het kind zien, de moeder en de erkenner. Ten slotte heb je nog drie knoppen <XML>, <AF> en <UIT>. De knop <XML> toont alle doorgestuurde gegevens van dat dossier. Met de knop <AF> kun je een afschrift ophalen en met de knop <UIT> kun je een uittreksel opvragen. De knop <XML> toont het overzicht van een dossier met alle gegevens die naar de DABS worden gestuurd. Bij een overlijdensakte is de <XML> omgezet naar een duidelijk leesbare lay-out als voorbeeld. Voor de definitieve vorm wordt nog de publicatie afgewacht van het KB. Hoofdstuk 5: Zoek dossier DABS Releasenota WinAbs Versie

12 6 NIEUW DOSSIER DABS De volgorde die hierbij gevolgd wordt is alfabetisch op aktetype. Hieronder bespreken we enkele tabbladen. 6.1 TABBLAD AKTEBASIS Wanneer je een nieuw dossier aanklikt kom je terecht op tabblad Aktebasis. De DABS verwacht van elke akte die wordt opgemaakt de basis van de akte. Zo heb je de mogelijkheden aangifte, proces verbaal, rechterlijke beslissing en buitenlandse akte. De keuzes die niet mogelijk zijn voor een type akte zijn reeds uitgegrijsd. Naargelang de gemaakte keuze verdwijnen of komen er tabbladen bij. Bij meerdere aktetypes vind je op dit tabblad een aanvinkvak procedure en/of documenten. Aangezien deze tabbladen niet vaak werden gebruikt tonen we deze niet meer standaard. Als je die tabbladen wilt gebruiken, moet je deze keuzes aanvinken. 6.2 ANDERE TABBLADEN Het invullen van de velden is grotendeels gelijk gebleven. Naast het wereldbolletje voor opvragingen van bevolkingsgegevens zie je nu een knop DABS. Wanneer je bijvoorbeeld een huwelijk wilt ingeven, moet je eerst na te gaan of de geboorteaktes van de partners die willen huwen aanwezig zijn in DABS. Door het Rijksregisternummer in te geven en op de knop <DABS> te klikken, zoek je rechtstreeks in DABS. Als de geboorteakte niet verschijnt in de resultaten, moet je eerst en vooral de geboorteakte van die persoon opmaken. Naast de knop DABS vind je nu ook een aanvinkvak met de vermelding van de tekst Niet-verblijfhouder. Dat dient voor personen zonder Rijksregisternummer aangevinkt te worden in combinatie met de geboortedatum en de nationaliteit. Er zullen dus geen fictieve rijksregisternummers meer kunnen worden gebruikt. Deze knop zorgt ervoor dat Hoofdstuk 6: Nieuw dossier DABS Releasenota WinAbs Versie

13 11 er voor die persoon op het moment van de opname van de akte in de DABS, automatisch een Rijksregisternummer in het Rijksregister wordt aangevraagd. Alle personen die opgenomen worden in een akte in de DABS moeten immers beschikken over een uniek identificatienummer. 6.3 TABBLAD BIJLAGEN DABS Op dit tabblad moeten de verplichte documenten opgeladen worden die DABS verwacht. De DABS accepteert enkel de volgende bestandsformaten: PDF, PNG, JPG en JPEG. Bij elk bestand moet je een type aanduiden, namelijk: * Buitenlands * Oud document * Ander Naast het document dat je hebt opgeladen heb je nog een informatief veld. Dat kan ingevuld worden voor intern gebruik. De inhoud hiervan wordt niet doorgestuurd naar DABS. 6.4 TABBLAD BIJLAGEN INTERN Dit tabblad is momenteel nog leeg, maar zal in een volgende versie worden uitgewerkt per dossiertype. Zowel alle verplichte documenten die de ambtenaar aan de burger afgeeft als de documenten die de burger moet voorleggen kunnen hier opgeladen worden. 6.5 TABBLAD DABS Wanneer je dossier is afgewerkt en ondertekend en wanneer je dit dossier opnieuw wilt raadplegen, zul je rechtstreeks op tabblad DABS terechtkomen. Op dit tabblad zie je door wie en wanneer de akte is ondertekend. Ook de eigen gemeentenaam is daar zichtbaar. Hoofdstuk 6: Nieuw dossier DABS Releasenota WinAbs Versie

14 7 ONDERTEKENEN DOSSIERS DABS Alle dossiers/berichten die in status Klaar voor ondertekening staan komen in dit overzicht terecht. Helemaal bovenaan zie je een keuzelijst met de namen van de ambtenaren of gemachtigde beambten. Wanneer je daarin een naam selecteert worden de dossiers getoond die door de geselecteerde ambtenaar of gemachtigde beambte dienen ondertekend te worden. Je kunt bij het opmaken van een dossier op tabblad DABS aanduiden door welke ambtenaar of gemachtigde beambte dat dossier ondertekend moet worden. Als je daar niets invult zal in de kolom te ondertekenen door geen naam verschijnen. Deze selectie is niet bindend en bij afwezigheid van een ambtenaar of gemachtigde beambte kan iemand anders in de plaats ondertekenen. De effectieve ondertekenaar verschijnt in de akte. Wanneer de ambtenaar of de gemachtigde beambte een dossier wil tekenen kan hij/zij ofwel dubbelklikken op de geselecteerde lijn ofwel links onderaan op <Tekenen> klikken. Dan komt hij/zij terecht op de kaft van het dossier waar onderaan nog eens op <Tekenen> geklikt moet worden. Hoofdstuk 7: Ondertekenen dossiers DABS Releasenota WinAbs Versie

15 13 Er wordt een scherm geopend waarin de volledige akte te zien is. Onderaan rechts zijn er drie knoppen te zien: <Sluit>, <Weiger> en <Onderteken>. Als je klikt op <Sluit> zal dit scherm afgesloten worden en de akte zal niet ondertekend worden. Het dossier zal nog te zien zijn in het overzicht Ondertekenen dossiers DABS. De ambtenaar kan ook weigeren om een akte te ondertekenen, bijvoorbeeld wanneer die een fout heeft opgemerkt. Wanneer je klikt op <Weiger> opent een pop-upscherm waarin de reden van weigering ingevuld moet worden. Dat is een interne boodschap en wordt niet naar DABS doorgestuurd. In het overzicht van te ondertekenen dossiers is duidelijk te zien welk dossier is geweigerd. In de kolom te tekenen door zal in plaats van de naam van de ambtenaar/gemachtigde beambte in het rood geweigerd staan. Door op het plus-tekentje te klikken kan de reden van weigering worden geraadpleegd. Wanneer je dubbelklikt op het lijntje kom je terecht op de kaft van het dossier. De reden van weigering is ook te zien op de kaft van het dossier. Na rechtzetting van de fout kan het dossier opnieuw beschikbaar gesteld worden voor ondertekening door op <Weigering opheffen> te klikken. Hoofdstuk 7: Ondertekenen dossiers DABS Releasenota WinAbs Versie

16 8 NIEUWE GEBRUIKERSGROEPEN In Beheertaken van WinAbs zijn er twee nieuwe gebruikersgroepen beschikbaar. Een gebruiker die alleen verantwoordelijk is voor het aanmaken van dossiers zonder de machtiging om te tekenen moet de gebruikersgroep WinAbs: DABS aanmaak dossiers krijgen. De ambtenaar die enkel de akte zal ondertekenen zonder enige rechten om wijzigingen aan te brengen moet de gebruikersgroep WinAbs: DABS ondertekenen krijgen. De gemachtigde beambte die zowel dossiers zal aanmaken als ondertekenen moet beide gebruikersgroepen krijgen. Hoofdstuk 8: Nieuwe gebruikersgroepen Releasenota WinAbs Versie