Qsuite voor informele zorg

Transcriptie

1 Qsuite voor informele zorg De ICT oplossing voor de ondersteuning van mantelzorgers, zorgvragers en vrijwilligers Qsuite biedt het passende vervolg op MezzoRegistratie

2 Informele zorg Informele zorg staat de laatste tijd hoog op de maatschappelijke agenda. Mezzo is de belangenvereniging voor de mantelzorg en vrijwilligerszorg en wil deze informele zorg zo goed mogelijk faciliteren, onder andere door het bieden van eigen registratiesoftware. De veranderingen in de zorg vragen echter om meer mogelijkheden dan de huidige registratiesoftware kan bieden. Daarom heeft Mezzo gekozen voor de Qsuite van Novire als opvolger van MezzoRegistratie, waarbij de lidorganisaties en Novire rechtstreeks in samenwerking de best passende lokale oplossing realiseren. Een kleine greep uit de mogelijkheden» In het automatiseren van processen kan er meer, zodat werkzaamheden gemakkelijker verlopen» In het uitvragen op belasting of kwaliteit kan er meer, zodat er meer zicht is op de kwaliteit van de dienstverlening» In het inzage hebben in persoonlijke dossiers kan er meer, zodat direct contact mogelijk is» In het delen van informatie kan er meer, zodat bijvoorbeeld activiteiten en programma s automatisch gepubliceerd kunnen worden op de website» In het communiceren kan er meer, zodat bijvoorbeeld automatische en persoonlijke nieuwsbrieven verstuurd kunnen worden» In het efficiënter maken van werkwijzen kan er meer, zodat belangstellenden zich automatisch kunnen inschrijven voor activiteiten» In het bij gegevens kunnen op elke plaats, met elk apparaat kan er meer, zodat gegevens ook op mobiele apparaten tijdens huisbezoeken kunnen worden vastgelegd» In het vastleggen van gegevens kan er meer, zodat er binnen een standaard kader veel meer maatwerk mogelijk is» In het flexibel inrichten kan er meer, zodat er ingegaan kan worden op verschillende eisen van verschillende financiers. 2

3 De basis is het belangrijkst De basis van registreren en verantwoorden blijft natuurlijk het belangrijkst. Wanneer een organisatie kiest voor nieuwe mogelijkheden moet gegarandeerd kunnen worden dat de huidige registratie en verantwoording tijdens de overgang gewoon plaats kunnen vinden. Zonder haperingen en zonder risico s. Gegevens moeten het liefst zoveel mogelijk hergebruikt kunnen worden. Van oude naar nieuwe systemen, met een periode van testen en schaduw draaien. Over Novire Novire is een strategisch adviesbureau dat een totaaloplossing biedt in software, service en kennis. Onze diensten zijn gericht op de zorgsector en aanverwante sectoren, zoals informele zorg en onderwijs. Novire bestaat 10 jaar. In die tien jaar heeft het een model ontwikkeld dat de mens als uitgangspunt neemt en de organisatie laat volgen. Novire heeft volgens dit principe een software-as-a-service-oplossing ontwikkeld, waarmee een organisatie haar klanten en medewerkers (mantelzorgers, hulpvragers, medewerkers en vrijwilligers) kan registreren, monitoren en kwalitatief kan begeleiden en uitvragen. Novire is een initiatief van Esther Nieuwenhuizen en Evelien Verkade. Novire heeft acht medewerkers in dienst voor de dagelijkse opvolging van de service. De softwareontwikkeling en het onderhoud heeft Novire bewust uitbesteed aan drie getalenteerde ontwikkelorganisaties zodat technische creativiteit en innovatie altijd van topniveau is. Novire gelooft in het principe van een netwerkorganisatie. Kennismaking met Mezzo Novire en Mezzo zijn met elkaar in gesprek gekomen nadat de leden van Mezzo hebben aangegeven op zoek te zijn naar meer mogelijkheden dan die van het bestaande systeem MezzoRegistratie. Mezzo en Novire hebben vastgesteld dat de softwareoplossing van Novire, de Qsuite, uitstekend geschikt is om de huidige functionaliteiten van MezzoRegistratie over te nemen. Tegelijkertijd biedt de software van Novire meer. Novire is erop gericht om de huidige gebruikers van MezzoRegistratie op een dusdanige wijze te faciliteren dat zij zo min mogelijk last ervaren van de overgang. Tegelijkertijd zal de gebruiker ook een grote meerwaarde ervaren door een vernieuwde software-opzet, nieuwe functionaliteiten en een klant- en servicegerichte organisatie die staat voor kennisdeling en kennisvermeerdering. Novire is specialist in het flexibel inrichten en inzetten van software. In een samenwerking stemmen we continu onze diensten af op uw behoeften. Omdat de omgeving en daarmee uw behoeften blijven veranderen en software dat moet ondersteunen. Dat is onze visie. 3

4 Vragen en antwoorden De Qsuite voor informele zorg is zeer geschikt voor organisaties voor informele zorg, maar ook voor formele zorgorganisaties die informele zorg meer willen vorm geven binnen hun klantsituaties. De software is een ultieme match tussen formele en informele zorg. Dat is immers waar een zorgvrager behoefte aan heeft: zorg die in samenhang wordt georganiseerd met de cliënt in het middelpunt. Novire heeft voor de lidorganisaties van Mezzo, die nu gebruik maken van MezzoRegistratie, een speciaal aanbod ontwikkeld. In deze folder lichten we de mogelijkheden en voorwaarden toe. We doen dit aan de hand van vragen en antwoorden. Vragen en antwoorden 1. Wat kunnen wij met de Qsuite doen? 2. Hoe kan de oplossing voor ons passend worden ingezet? 3. Is de Qsuite een standaardoplossing of maatwerk? 4. Heeft Novire ervaring in de informele zorg? 5. Wat zijn de systeemvereisten voor de Qsuite? 6. Hoe komen we tot een goede implementatie? 7. Hoe gaat het met de migratie van de gegevens uit MezzoRegistratie? 8. Hoe is de ondersteuning geregeld? 9. Zijn er trainingen beschikbaar? 10. Kunnen andere systemen gekoppeld worden? 11. Kunnen we onze vrijwilligers, mantelzorgers en/of zorgvragers ook toegang geven? 12. Hoe worden persoonsgegevens beschermd? 13. Hoe is de continuïteit geregeld? 14. Wat zijn de kosten? 15. Wat zijn de voorwaarden? 16. Op welke termijn kunnen we overstappen? 17. Hoe gaat het in zijn werk wanneer we interesse hebben? 18. Waar kan ik met vragen over deze folder terecht? 4

5 1. Wat kunnen wij met de Qsuite doen? Er is veel mogelijk in de Qsuite. De Qsuite voor informele zorg bestaat uit veel verschillende functionaliteiten. Op maat stelt u uw ideale inrichting vast. U kunt gebruikmaken van de verschillende functies, maar dat hoeft niet. U bepaalt zelf uw ideale inrichting die is afgestemd op uw situatie. De verschillende onderdelen zijn: 5

6 Meten zorgvraag, belasting en kwaliteit U kunt zelf bepalen of u aan uw dossiers ook inhoudelijke gegevens wilt toevoegen op een gestructureerde manier. Zodoende kunt u bijvoorbeeld belasting bij mantelzorgers meten en vroegtijdig signaleren of meer of andere inzet gewenst is. Ook kunt u tevredenheid meten bij vrijwilligers, mantelzorgers en zorgvragers. Deze gegevens kunt u gebruiken voor uw eigen managementinformatie, maar ook voor verantwoording aan uw financiers (zie ook het onderdeel maatschappelijk resultaat verantwoorden ). Er is een set aan metingen beschikbaar maar u kunt ook uw eigen metingen ontwikkelen. [1 Allerhande metingen, zoals bijvoorbeeld tevredenheidmetingen of de metingen naar de ervaren druk van mantelzorgers kunnen worden toegevoegd. U kunt zelf aangeven of u deze metingen alleen incidenteel wilt toepassen, of juist periodiek. Wilt u dat dan per half jaar? Per jaar? Of een andere frequentie? Wanneer u dat instelt, zal de Qsuite zelf tijdig herinneren dat nieuwe metingen kunnen worden uitgevoerd.] [2 Uiteraard zijn alle ingevoerde antwoorden snel terug te zien, zodat u de gegevens kunt gebruiken voor uw stuurinformatie ] 6

7 Dossiers en hulpvragen beheren (incl documenten) Uw kernactiviteit is het verlenen van diensten aan mantelzorgers, vrijwilligers en zorgvragers. Dit zijn uw klanten. Wie zijn uw klanten precies? Wat zijn hun gegevens? Welke mantelzorger hoort bij welke hulpvrager? Wat is de achtergrond van de hulpvraag? Welke hulpvragen zijn er allemaal per klant en wat zijn de bijzonderheden? De inhoud van de dossiers kunt u naar gelang uw eigen behoefte indelen. Uiteraard legt u de gegevens vast die u nu al in MezzoRegistratie vastlegt, maar dit is gemakkelijk uit te breiden, al naar gelang uw behoefte. [3 Nieuwe dossiers maakt u in een handomdraai aan. U kiest zelf wie hiertoe de bevoegdheid heeft in uw organisatie.] [4 De indeling van dossiers is geheel flexibel. Van heel strak en licht, tot uitgebreid. Afhankelijk van uw wensen kan de inhoud van de menu s worden bepaald. Hierbij een voorbeeld van een variant van een mantelzorgdossier.] 7

8 [5 Dat geldt voor alle typen dossiers. Of het nu om zorgvragers, mantelzorgers, vrijwilligers of medewerkers gaat. Hierbij een voorbeeld van een variant van een vrijwilligersdossier. In vrijwilligersdossiers kunt u zeer goed de kwaliteit vastleggen. Wensen en kwalificaties van vrijwilligers, maar ook de mate waarin de vrijwilliger tevreden is over de inzet, kan gemakkelijk worden vastgelegd.] Matchen hulpvraag en hulpaanbod Met de Qsuite kunt u hulpvragen en hulpaanbod matchen. Vaak wordt de goede match gevonden op basis van persoonlijke kennis. Maar het kan handig zijn om ter ondersteuning een aantal kenmerken te gebruiken. In dit onderdeel gaat het om de koppeling leggen tussen de hulpvrager en degene die de hulp kan bieden. Dossiers worden zo aan elkaar gelinkt. [ 6 Het matchen van de hupvraag en het hulpaanbod kunt u zelf doen, maar kan desgewenst ook worden ondersteund door matchingscriteria.] 8

9 Activiteiten plannen, roosteren en inschrijven Het aanbieden en organiseren van activiteiten aan gasten, deelnemers of mantelzorgers en vrijwilligers is een belangrijke taak van de organisatie. Activiteiten kunnen worden ingepland en gecommuniceerd (eventueel via een directe koppeling met de eigen website). Op basis van de activiteiten kunnen planningen worden gemaakt, maar ook inschrijvingen worden gedaan. Omdat er per activiteit kwaliteitskenmerken kunnen worden vastgelegd, zoals bijvoorbeeld het aantal deelnemers, signaleert Qsuite zelf wanneer groepen vol zijn. Ook het koppelen van de medewerker of vrijwilliger aan de activiteit is uiteraard mogelijk. [7 U beheert zelf de activiteiten die u aanbiedt. U kunt diverse kwaliteitscriteria aan een activiteit meegeven, zoals bijvoorbeeld het minimaal of maximaal aantal deelnemers of de minimale kwalificaties van degene die de activiteit aanbiedt. Activiteiten kunnen gedurende een zelf in te geven periode actief zijn. Zijn activiteiten niet meer acties, dan kunt u ze niet meer inplannen.] [8 Vervolgens kunt u uw beschikbare activiteiten inplannen. U maakt uw planning voor de komende periode op. Desgewenst zijn deze activiteiten automatisch te publiceren op uw website, zodat uw deelnemers zich ook via dat medium kunnen inschrijven en uw inschrijvingen meteen in de Qsuite zijn opgenomen. Zo kunt u online volgen of de activiteit al bijna vol is, of dat u nog plaatsen beschikbaar heeft.] 9

10 Rapporteren en registreren Bij het uitvoeren van activiteiten moeten de deelnemers worden geregistreerd. Wie heeft zich aangemeld en komt daadwerkelijk? Wie is toch verhinderd? En wie is er gekomen zonder inschrijving vooraf? Deelnemers kunnen eventueel ook anoniem worden geregistreerd. Met eenvoudige handelingen worden de deelnemers per activiteit vastgelegd, zodat rapportages gemakkelijk opgemaakt kunnen worden. Maar het is ook mogelijk om iedere deelnemer een evaluatie over de activiteit te zenden. Zodoende wordt kwaliteit aantoonbaar en kwaliteitsverbetering makkelijker. [9 Voert u een activiteit uit, dan wilt u graag registreren wie daarbij aanwezig zijn. Uw aangemelde deelnemers ziet u op een rij, zodat u deze met een druk op de knop als aanwezig kunt registreren. Niet aangemelde deelnemers kunt u alsnog toevoegen (of eventueel als anoniem registreren).zo heeft u ook in de rapportages goed overzicht over uw aanmeldingen en de daadwerkelijk aanwezigen per activiteit]. 10

11 Relatiemanagement Al uw dossiers zijn vastgelegd in de Qsuite. Of het nu gaat om uw mantelzorgers, zorgvragers, vrijwilligers, medewerkers of gasten. Deze klanten hebben hun eigen netwerk. Ze hebben mogelijk zorg van formele zorgaanbieders. Door de verbinding te leggen tussen de netwerken en contacten uit deze dossiers, naar uw contacten op organisatieniveau, kunt u heel gericht relatiemanagement uitvoeren. In hoeveel klantsituaties is uw contact betrokken? U kunt snel signaleren wanneer zich nieuwe contacten voordoen met wie u nog geen kennis heeft gemaakt. Andersom geldt ook: u heeft op dossierniveau snel inzichtelijk welke afspraken u met wie heeft gemaakt op organisatieniveau. Uiteraard hebben ook uw financiers en leveranciers een plaats. Het verzenden van mailings of het uitzetten van evaluaties is heel gemakkelijk. Alles is met elkaar verbonden en binnen handbereik. [10 Uw relatiebeheer wordt zeer eenvoudig. U kunt alle relevante gegevens kwijt op iedere plaats waar de relaties ertoe doen. Of dat nu in de individuele dossiers is van de zorgvragers, mantelzorgers of vrijwilligers, of als dat is op organisatieniveau, waar u uw samenwerkingsrelaties beheert]. 11

12 Contract-, product- en budgetbeheer U beschikt over subsidies en heeft contracten gesloten. U dient de besteding te monitoren en te verantwoorden. In de Qsuite kunt u vastleggen wat de omvang is van deze financiering en wat de afspraken zijn die bij deze financiering horen. Zo kunt u indien gewenst monitoren in hoeverre contracten al benut zijn en worden en waar mogelijk knelpunten optreden in de toekomst. [11 U kunt uw contractafspraken met financiers vastleggen. Hier ziet u afspraken op basis van uren, maar het kunnen uiteraard ook afspraken zijn op basis van aantallen of anderszins]. 12

13 Dashboards en rapportages Rapporteren is een uitermate belangrijk onderdeel van de Qsuite. Alles wat in de software is vastgelegd moet daar ook weer uit komen. Met alle gegevens in het systeem kunnen zelf rapportages worden gemaakt. Gegevens worden in tabellen en grafieken weergegeven. Instellingen kunnen worden opgeslagen zodat de rapportages bewaard zijn. Alle data is ook te exporteren. Dat kan om het printen van een simpele grafiek gaan maar ook om het exporteren van grote datasets naar Microsoft Excel. Deze stap is cruciaal, want tijdens de implementatie van een nieuw systeem moeten alle gegevens voor financiers en toezichthouders wel op ieder moment op te leveren zijn. [12 Alle gegevens worden op dezelfde manier ontsloten. Alles wat u vastlegt, heeft u op deze manier inzichtelijk. Altijd de data bij hand, met door u samen te stellen grafieken en tabellen. Uiteraard zijn alle gegevens ook naar Excel te exporteren zodat u gemakkelijk uw eigen bewerkingen kunt uitvoeren. ] 13

14 2. Hoe kan de oplossing voor ons passend worden ingezet? Iedere organisatie is uniek. Onderdelen van werkwijzen zijn hetzelfde, maar de focus kan net anders liggen. Qsuite heeft een harde kern en een brede flexibele schil. Deze flexibele schil maakt het mogelijk om gegevens, klantgroepen, menu s en bijvoorbeeld rapportages op maat toe te snijden naar uw eigen situatie. Het systeem bestaat uit een groot aantal legoblokjes die u wel of niet kunt gebruiken. Uiteraard kan de software op ieder gewenst moment aangepast of uitgebreid worden. 3. Is de Qsuite een standaardoplossing of maatwerk? Qsuite is zo ontwikkeld dat we maatwerk kunnen bieden binnen een standaardoplossing. Geen extra kosten dus die anders bij maatwerk horen, maar wel de voordelen van een applicatie die zich naar uw wensen voegt. Wanneer u optimaal van de voordelen van dit mogelijke maatwerk gebruik wilt maken, is het belangrijk om de initiële inrichting zorgvuldig uit te voeren. Wanneer wij uw werkwijzen goed kennen, kunnen we de software maximaal bij u laten aansluiten. Dat geldt uiteraard voor de eerste inrichting maar ook voor de samenwerking daarna. De omgeving om u heen blijft in beweging en de eisen die aan u gesteld worden veranderen continu. De eisen die u aan de software stelt zijn daarom ook aan verandering onderhevig. Op basis van een goede samenwerkingsrelatie kunnen wij blijven ontwikkelen en u blijvend passend ondersteunen. 4. Heeft Novire ervaring in de informele zorg? Novire bestaat op dit moment tien jaar. Esther Nieuwenhuizen en Evelien Verkade zijn Novire in 2005 gestart nadat zij zelf al een heel aantal jaren in de zorg werkzaam waren. In deze periode hebben zij een nieuwe visie op zorg ontwikkeld. Daarbij is niet de organisatie het vertrekpunt, maar de klant. De klant als burger maar vooral als mens. Met een netwerk om zich heen waar ook informele zorg deel vanuit maakt. Juist de informele zorg staat als eerste schil om deze mens heen. Daarna pas de formele zorg. Vanuit deze filosofie heeft Novire in de afgelopen tien jaar een set aan instrumenten en software ontwikkeld. Maar de set voldoet ook aan alle eisen en richtlijnen die aan de formele zorg worden gesteld. Novire heeft een zeer brede expertise en heeft ook zeer veel ervaring opgebouwd. Zij is daarom bij uitstek geschikt om organisaties van informele zorg te faciliteren in de huidige tijd en de tijden en veranderingen die er nog aankomen. 14

15 5. Wat zijn de systeemvereisten voor de Qsuite? De Qsuite is een SaaS-oplossing. SaaS staat voor Software as a Service en dat betekent dat u door middel van internet op iedere locatie van de applicatie gebruik kunt maken. Wij beheren de servers voor u. U hoeft geen software lokaal te installeren. Voor een goed gebruik van de applicatie gelden wel de volgende systeemvereisten: Minimale systeemvereisten:» Internet Explorer 10, Firefox 12, Chrome 18 of Safari 5, waarbij Javascript en cookies aanstaan;» Een schermresolutie van 1280 x 960;» 2 Gigabyte werkgeheugen;» Een actuele virusscanner;» Een goede internetverbinding (de prestaties van de applicatie worden beïnvloed door de kwaliteit van de internetverbinding);» Microsoft Office;» Adobe Reader. 6. Hoe komen we tot een goede implementatie? Omdat de initiële inrichting zo belangrijk is, hebben we een workshopprogramma ontwikkeld om te komen tot een gedegen besluitvorming en een zorgvuldige inrichting Workshop 1 Intake en kennismaking Deze workshop vindt plaats met de key-users en de aankomende beheerder van de applicatie. De volgende onderwerpen komen aan de orde:» Inventarisatie huidige werkwijzen» Inventarisatie wensen voor de toekomst» Inventarisatie naar huidige gegevens in MezzoRegistratie en opstellen plan voor migratie» Ontwikkelen ontwerp voor best passende inrichting van de Qsuite» Opstellen test- en implementatieplan» Maken werkafspraken Na deze workshop zal Novire een proof-of-concept inrichten. 15

16 Workshop 2 Test Deze workshop vindt plaats met de key-users en de aankomende beheerder van de applicatie. De volgende onderwerpen komen aan de orde:» Presentatie proof-of-concept» Test door key-users» Vaststellen eventueel nog wenselijke aanpassingen» Opstellen actielijst» Maken afspraken bredere testperiode desgewenst» Maken werkafspraken Na deze workshop zal Novire de gewenste aanpassingen verwerken en zal er tussentijds al communicatie zijn, zodat aanpassingen ook getest kunnen worden. Ook zal in deze fase in overleg met Xsarus de migratie van de gegevens vanuit MezzoRegistratie naar Qsuite plaatsvinden. Workshop 3 Oplevering en training Deze workshop vindt plaats met de key-users en de aankomende beheerder van de applicatie. Desgewenst kunnen er meerdere medewerkers aan de training deelnemen. De volgende onderwerpen komen aan de orde:» Training aan gebruikers» Training aan beheerder» Oplevering en instructie ten aanzien van de servicedesk Na deze workshop is de applicatie opgeleverd. De doorlooptijd van dit programma is rond de 6 8 weken. Dit is ook afhankelijk van de door de organisatie gewenste duur van de testperiode en eventueel gewenste periode van schaduwdraaien. Hierover worden in workshop 1 nadere afspraken gemaakt. Bij urgente situaties kunnen over het verkorten van deze doorlooptijd eventueel nadere afspraken worden gemaakt. De kosten voor dit programma bedragen 3.500,-. Het is eventueel ook mogelijk om met drie organisaties tegelijk het traject uit te voeren. De kosten kunnen zo beperkt worden tot 1.500,- per organisatie. De sessies zullen plaatsvinden op onze locatie te Scherpenzeel. In deze variant zal er meer van standaardinrichtingen moeten worden uitgegaan. 16

17 7. Hoe gaat het met de migratie van de gegevens uit MezzoRegistratie? Binnen het implementatietraject kijken we nadrukkelijk naar de migratie van de gegevens. Het is belangrijk om gegevens schoon van de ene database naar de andere database om te zetten. Uit onze vooronderzoeken is duidelijk geworden dat niet iedereen dezelfde gegevens op dezelfde plaats registreert in MezzoRegistratie. Ook is gebleken dat wensen verschillen: niet alle gegevens hoeven mee te gaan naar de nieuwe database. Om de juiste import van uw gegevens uit MezzoRegistratie nadrukkelijk onderdeel van het implementatietraject. Novire rekent hiervoor geen extra kosten. U dient uw data aan Novire beschikbaar te stellen. Desgewenst kunnen wij daarover namens u met Xsarus afstemmen. 8. Hoe is de ondersteuning geregeld? Novire beschikt over een servicedesk. Deze servicedesk is via een knop ondersteuning in de software te bereiken maar ook per telefoon. Waar mogelijk helpen we u direct verder. Op deze servicedesk is de ServiceLevelAgreement (SLA) van toepassing die onderdeel uitmaakt van de licentieovereenkomst. 9. Zijn er trainingen beschikbaar? In het initiële implementatietraject is training opgenomen in de laatste workshop. Daarna organiseert Novire trainingen per maand, waarop deelnemers zich kunnen inschrijven. Bij voldoende deelname (minimaal 6 inschrijvingen) zal de training worden gegeven. De kosten voor de training bedragen 115,- per persoon. De training wordt gegeven op onze locatie in Scherpenzeel en duurt van uur tot uur. Het is ook altijd mogelijk om in-company trainingen aan te vragen bij Novire. Hieraan zijn kosten verbonden van 480,- per dagdeel, exclusief reiskosten en exclusief BTW. 10. Kunnen andere systemen gekoppeld worden? Qsuite is een systeem dat koppelingen toestaat. De meest gevraagde functie tot nu toe is de koppeling met de eigen website van de organisatie. Zodoende kunnen bijvoorbeeld activiteitenplanningen en inschrijvingen via de website worden afgehandeld. De Qsuite stelt een webpagina beschikbaar waarop de activiteitenplanning vanuit de agenda in de Qsuite wordt gepubliceerd. Uw eigen websiteontwikkelaar kan de data vanaf deze pagina integreren in uw applicatie. Daarnaast stelt de Qsuite pagina s beschikbaar waarop inschrijvingen kunnen worden gedaan. Andere koppelingen zijn ook mogelijk, maar daarvoor is nader onderzoek nodig en daarom zijn er ook kosten aan verbonden. 17

18 11. Kunnen we onze vrijwilligers, mantelzorgers en/of zorgvragers ook toegang geven? In deze huidige tijd waarin ICT steeds toegankelijker wordt via internet kan het heel interessant zijn om een registratie- en kwaliteitssysteem niet alleen zelf te gebruiken, maar juist ook als persoonlijk dossier door uw klanten te laten gebruiken. U kunt zo sneller informatie delen, maar ook onderdelen van dossiers door uw klanten zelf laten invullen. Deze toegang is per dossieronderdeel in te stellen en is mogelijk door het gebruik van de mobiele variant van de Qsuite. Het zou interessant kunnen zijn om met een pilot te starten en te ondervinden of er animo is voor deze vorm van dienstverlening. 12. Hoe worden persoonsgegevens beschermd? Wanneer u persoonsgegevens registreert over personen die identificeerbaar zijn, dan is de Wet Bescherming Persoonsgegevens op u van toepassing. Omdat u dat binnen de Qsuite doet, bent u er verantwoordelijk voor om deze gegevens zorgvuldig te registreren en te bewaren. Dat betekent dat er technische maatregelen genomen zijn om de gegevens goed te beveiligen. Dat doet de Qsuite door een dubbele authenticatie (door kennis een inlognaam en wachtwoord, en door bezit een token of een code). Hier hoort bij dat er alleen persoonlijke accounts worden uitgegeven. Zodoende herleidbaar wie wat in de applicatie heeft gedaan. Tenslotte bent u verantwoordelijk voor de gegevens, maar bewerkt de Qsuite de gegevens voor u. Bewerkingen zijn technische handelingen zoals opslaan, weergeven en exporteren. Om ook hierin zorgvuldig te handelen sluit u met Novire een bewerkersovereenkomst. U machtigt Novire om de gegevens zorgvuldig te bewerken. Dit is een steeds belangrijker onderwerp, omdat het College Bescherming Persoonsgegevens door de politiek in staat wordt gesteld hogere boetes op te leggen bij onzorgvuldig handelen. 18

19 13. Hoe is de continuïteit geregeld? Novire bestaat al 10 jaar en er is daarom veel geïnvesteerd in de Qsuite en de organisatie eromheen. Bovendien is de ontwikkeling van Qsuite volledig uit eigen middelen gefinancierd. Desondanks moeten er maatregelen getroffen worden die van kracht worden in een situatie waarin Novire toch haar diensten niet kan continueren. U moet er zeker van kunnen zijn dat ook in zo n geval uw software in de lucht blijft en de dienstverlening wordt voortgezet. Vanuit het oogpunt van Good Governance biedt Novire daarom een escrowregeling voor haar softwareproducten. De escrowregeling verzekert de klanten van Novire van de continuïteit van hun software en de daarmee verwerkte gegevens. De regeling is vanwege onze kwaliteitseisen een standaardonderdeel van de dienstverlening van Novire. Elke klant van Novire neemt dus verplicht deel. De escrowregeling is getroffen bij stichting Software Borg. Deelname aan de escrowregeling vindt plaats door het afsluiten van een gebruikersovereenkomst met Software Borg. De jaarlijkse kosten voor deelname bedragen 2% van het bedrag dat u jaarlijks aan Novire betaalt, met een minimum 500,-. Meer informatie over de regeling kan worden opgevraagd bij Novire. 14. Wat zijn de kosten? De Qsuite biedt meer functionaliteiten dat uw huidige MezzoRegistratie. De basisfuncties van MezzoRegistratie bieden we u voor dezelfde prijs als uw huidige licentie van MezzoRegistratie. De overige mogelijkheden zetten we hierbij overzichtelijk op een rij. Software-as-a-service Qsuite Met de in deze folder beschreven functionaliteiten. Deze applicatie is beschikbaar op vaste pc s en laptops die met het internet zijn verbonden. Conform uw huidige prijsstructuur van MezzoRegistratie, gebaseerd op het aantal gebruikers. Deze prijsstructuur ligt dicht tegen de prijsstructuur die Novire zelf hanteert. Voor organisaties die overstappen van MezzoRegistratie naar Qsuite heeft Novire besloten de bestaande prijs te handhaven. Een token om daarmee een persoonlijke code te genereren en daarmee beveiligde toegang tot de Qsuite te krijgen (verplichte beveiligingsmaatregel persoonsgegevens) 22,50 per token (per persoon). De garantietermijn voor het gebruik van deze token is twee jaar. Ervaring leert inmiddels dat deze tokens een levensduur hebben die langer is dan deze 2 jaar. Mobiele versie van de Qsuite De mobiele versie is te gebruiken op de tablet en smartphone. Onderdelen van uw totale dossier kunt u zichtbaar maken. U kunt zo mantelzorgers, vrijwilligers en/of zorgvragers de beschikking geven over hun eigen dossier en zij kunnen ook weer leden van hun netwerk uitnodigen. Voor het gebruik van de mobiele versie wordt een bijdrage gevraagd in verband met de toenemende belasting op de servers. Deze prijs is 30% van de licentiekosten. 19

20 over hun eigen dossier en zij kunnen ook weer leden van hun netwerk uitnodigen. De prijs per maand bedraagt per licentie-categorie: , , , , , , , , ,50 Daarnaast moet u rekening houden met de kosten voor de authenticatie. Door middel van een app op een smartphone wordt een code gegenereerd. Deze code is nodig voor een veilige toegang en beveiliging van de persoonsgegevens. Indien men geen smartphone heeft, kan eventueel ook een sms-code worden afgegeven. De kosten bedragen 15 dollarcent per gebruiker per maand. Wanneer de sms wordt gebruikt, zijn de kosten per sms nog eens 5 dollarcent. Inrichtingstraject Zie punt 6 uit deze brochure: Hoe komen we tot een goede implementatie? 3.500,- voor een traject met optimale aandacht voor uw eigen organisatie en situatie ,- voor een traject dat met drie organisaties gelijktijdig wordt uitgevoerd. De kosten voor de migratie van de gegevens vanuit MezzoRegistratie naar Qsuite zijn voor wat betreft de kosten van Novire opgenomen in deze kosten voor het inrichtingstraject. Koppelingen naar websites of andere systemen Qsuite stelt standaard pagina s en datafiles beschikbaar. Wanneer meer maatwerkwensen aanwezig zijn, dan moet er nader overlegd worden over wat de wensen zijn en wat er voor nodig is om deze te realiseren. Escrow Service 500,- per jaar Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW. Wanneer we u op locatie bezoeken dan bedragen de reiskosten 70,- per uur. 20

21 15. Wat zijn de voorwaarden? U sluit met Novire een licentieovereenkomst voor het gebruik van de software. Bij deze licentieovereenkomst hoort ook een bewerkersovereenkomst waarmee u Novire machtigt voor het bewerken van de persoonsgegevens waar u verantwoordelijkheid voor draagt. Ook maakt een servicelevelagreement (SLA) onderdeel uit van de overeenkomst. Hierin ziet u welk niveau van service u kunt verwachten zoals bijvoorbeeld de termijn waarin u antwoord kunt verwachten van onze servicedesk. Op de overeenkomsten zijn de algemene voorwaarden van Novire van toepassing, welke u ook op onze website vindt. 16. Op welke termijn kunnen we overstappen? Xsarus heeft de toezegging gedaan dat MezzoRegistratie tot en met 2016 beschikbaar zal blijven. Tot en met eind 2015 wordt de applicatie nog ondersteund. In 2016 wordt zij niet meer ondersteund, maar is zij nog wel beschikbaar voor gebruik. Novire is in staat om per maand met nieuwe organisaties te starten. We hechten er grote waarde aan de trajecten zorgvuldig en van hoog kwaliteitsniveau uit te voeren. Om die reden is er een limiet gesteld op het aantal inschrijvingen per maand. We zullen de organisaties inplannen op volgorde van inschrijving en uiteraard in overleg. U kunt zich intekenen voor kwartaal , kwartaal , kwartaal , kwartaal , kwartaal of kwartaal Hoe gaat het in zijn werk wanneer we interesse hebben? We kunnen ons voorstellen dat de beëindiging van MezzoRegistratie veel effect heeft op uw organisatie. We hopen u met ons alternatieve aanbod een passende oplossing aan te reiken die niet alleen de continuïteit van uw huidige gebruik regelt, maar ook veel potentie en mogelijkheden heeft in de toekomst. Overeenkomst en planning Wanneer u interesse heeft, kunt u zich intekenen voor het traject en de migratie. Wij stellen vervolgens de licentie-overeenkomst en de implementatieovereenkomst op. Wanneer we deze ondertekend (samen met een bewerkersovereenkomst en een servicelevelagreement) retour hebben ontvangen, zullen we in overleg met u de planning definitief maken en de workshops plannen. Vervolgens starten we het traject zoals in deze folder beschreven. 21