Het privacyreglement voor gegevens van personeel verbonden aan de organisatie is verwerkt in het privacyreglement Personeel en Organisatie.

Transcriptie

1 VIT-hulp bij mantelzorg Privacyreglement VIT-hulp bij mantelzorg hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van de bij haar geregistreerde mantelzorgers en diens zorgvragers, vrijwilligers, cliënten en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd in lijn met de relevante wetgeving in het kader van de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacyreglement staat beschreven hoe de organisatie gegevens van mantelzorgers, zorgvragers, vrijwilligers, cliënten en andere externe relaties registreert, verwerkt en bewaart. Het privacyreglement voor gegevens van personeel verbonden aan de organisatie is verwerkt in het privacyreglement Personeel en Organisatie. 1. Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. Organisatie: VIT-hulp bij mantelzorg b. Persoonsgegevens: alle gegevens waarmee een persoon herleid kan worden c. Betrokkene: de persoon waarvan de gegevens verwerkt worden d. Verwerker: personen die persoonsgegevens verwerken binnen de organisatie e. Mantelzorger: de persoon aan wie mantelzorgondersteuning wordt verleend f. Zorgvrager: de persoon die zorg ontvangt van de mantelzorger g. Vrijwilliger: de persoon die vrijwillige zorg biedt bij cliënten thuis h. Cliënt: de persoon aan wie de vrijwillige zorg wordt verleend 2. Aard en doel van de verwerking van de persoonsgegevens De organisatie verwerkt persoonsgegevens van mantelzorgers, zorgvragers, vrijwilligers en cliënten en andere externe relaties met als doel een passende dienstverlening te bieden. Daarnaast worden gegevens vastgelegd om te kunnen voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van de activiteiten. Gegevens van personen die via de website of telefonisch informatie aanvragen over de organisatie en haar activiteiten, worden vastgelegd om aan die informatieverstrekking te kunnen voldoen en daarna vernietigd, tenzij anders is overeengekomen met de personen. De organisatie legt namen en adressen vast voor het verzenden van digitale nieuwsbrieven. Ieder die ingeschreven wordt ontvangt automatisch een E-Nieuwsbrief met daarbij gelijk de mogelijkheid om zich hiervoor af te melden. Voor het vastleggen van de persoonsgegevens wordt uitdrukkelijk toestemming gevraagd aan betrokkenen. Indien er sprake is van een schriftelijke overeenkomst tussen personen en organisatie geldt deze als basis voor het vastleggen van persoonsgegevens.

2 3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt? De registratie van gegevens van zorgvragers wordt gevoerd op naam van de mantelzorger; bij mantelzorgers, vrijwilligers en cliënten op hun eigen naam. Alleen persoonsgegevens die nodig zijn om goede mantelzorgondersteuning te kunnen verlenen worden verwerkt. De organisatie heeft in de procedure gegevensregistratie mantelzorgondersteuning en de procedure gegevensregistratie vrijwillige zorg vastgelegd welke gegevens dit kunnen zijn. Deze procedures zijn op te vragen bij de verantwoordelijke genoemd onder 4. De persoonsgegevens van mantelzorger en vrijwilliger worden door hen persoonlijk verstrekt tijdens een intakegesprek. De gegevens van zorgvragers en cliënten worden door henzelf of mogelijk door de naasten verstrekt. Daarnaast kunnen gegevens verstrekt worden door andere zorgverleners, zoals de huisarts en de medewerkers van de thuiszorgorganisatie, Wmo-consulenten en leden van wijkteams. Dit gebeurt echter alleen na toestemming van de betrokkenen. Naast gegevens van de cliënt kunnen (contact)gegevens van naasten geregistreerd worden. Ook deze worden door de cliënt en/of naaste zelf verstrekt. Van personen die informatie aanvragen bij de organisatie kunnen die gegevens vastgelegd worden die nodig zijn voor de verzending van deze informatie. Na verzending worden deze gegevens verwijderd. Van personen die alleen de E-Nieuwsbrief ontvangen worden naam en -adres vastgelegd en vanuit welke hoedanigheid deze personen de nieuwsbrief willen ontvangen: professional, mantelzorger, vrijwilliger of andere belangstellende. 4. Verantwoordelijke van de gegevensverwerking De organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Binnen de organisatie is een medewerker aangewezen die contactpersoon is en beslissingsbevoegd ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van mantelzorgers, zorgvragers cliënten, naasten en andere externen. Dit is mevrouw H. Wubben, coördinator, tel. (0544) , 5. Toegang tot de gegevens binnen de organisatie Het verwerken van persoonsgegevens is binnen de organisatie belegd bij de mantelzorgconsulenten, de vrijwillige coördinatoren en het secretariaat. Gegevens mantelzorgers en zorgvragers De mantelzorgconsulenten leveren de gegevens aan bij het secretariaat die zorgen voor een verwerking daarvan. Van de zorgvrager worden de gegevens geanonimiseerd. Deze gegevens zijn inzichtelijk voor het secretariaat, coördinator en mantelzorgconsulenten. De mantelzorgconsulent maakt bij individuele ondersteuning van een mantelzorger een dossier aan met een inhoudelijke beschrijving van het ondersteuningsproces. Deze wordt bijgehouden door de betrokken mantelzorgconsulent, die ook als enige inzicht heeft in dit dossier. Alle gegevens worden digitaal opgeslagen en zijn alleen bereikbaar via een wachtwoord.

3 Gegevens vrijwilligers De gegevens van de vrijwilligers worden aangeleverd door de vrijwillige coördinatoren. Het secretariaat verwerkt deze gegevens. De gegevens zijn inzichtelijk voor het secretariaat, de vrijwillige coördinatoren, de mantelzorgconsulenten en de coördinator. Deze gegevens worden zowel in papiervorm in mappen bewaard in een afgesloten kast, als ook in een digitale omgeving, bereikbaar via een wachtwoord. Gegevens cliënten De gegevens van de cliënten en mogelijk naasten worden aangeleverd door de vrijwillige coördinatoren of de mantelzorgconsulent en verwerkt door het secretariaat. De gegevens zijn inzichtelijk voor het secretariaat, de vrijwillige coördinatoren, de mantelzorgconsulenten en de coördinator. Deze gegevens worden zowel in papiervorm in mappen bewaard in een afgesloten kast, als ook in een digitale omgeving, bereikbaar via een wachtwoord. Alle betrokkenen hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens. Voor vrijwilligers is dit vastgelegd in het Informatieboekje Vrijwillige Zorg. 6. Verwerkers in opdracht van de organisatie De organisatie kan andere partijen inschakelen en die toegang verlenen tot persoonsgegevens met het doel de organisatie in haar activiteiten te ondersteunen. Als deze partijen hierbij ook persoonsgegevens verwerken, worden zij verwerkers genoemd. Deze verwerkers zullen in een verwerkersovereenkomst worden verplicht de AVG na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerkers zich maximaal inspannen de persoonsgegevens te beschermen. De organisatie maakt gebruik van de volgende verwerkers: - Steentjes ICT: helpdeskfunctie voor de applicatie waarin alle betrokkenen geregistreerd staan: mantelzorgers, zorgvragers, vrijwilligers, cliënten en andere relaties. - Ebbersmedia: helpdeskfunctie voor de website inclusief registratie abonnees VIT E-Nieuwsbrief. 7. Verstrekking van gegevens aan derden Gegevens van betrokkenen worden niet verstrekt aan derden als zij geen rol hebben bij de zorg van de geregistreerde. Verstrekking van gegevens aan personen die wel betrokken zijn bij de zorg, zoals bijvoorbeeld de thuiszorg en de huisarts, vindt alleen plaats als dit in het belang is van de zorg aan betrokkene en dan alleen als deze laatste persoonlijk, of zijn/haar naaste, hiervoor toestemming heeft verleend. Ten behoeve van onderzoek of statistiek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens worden verstrekt. Deze gegevens zijn nooit te herleiden naar een persoon. Slechts de verantwoordelijke functionaris genoemd onder punt 4 is bevoegd te beslissen over het verstrekken van geanonimiseerde gegevens aan derden.

4 8. De rechten van betrokkenen Personen hebben op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. De organisatie handelt in lijn met deze wettelijke verplichting: Betrokkene wordt bij de start van de dienstverlening gevraagd toestemming te verlenen voor het verwerken van gegevens; Betrokkene heeft op elk moment het recht om de gegevens die worden geregistreerd in te zien; Betrokkene heeft het recht om gegevens aan te passen en/of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting is voor het bewaren van de gegevens. Betrokkene kan voor alle vragen betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens contact opnemen met de medewerker genoemd onder 4. Betrokkene kan schriftelijk (per post of per ) een verzoek tot één of meerdere rechten indienen. Ter verificatie vraagt de organisatie van betrokkene een kopie van het identificatiebewijs; deze wordt vernietigd na inzage. 9. Beveiligingsmaatregelen: De organisatie heeft alle technische en organisatorische maatregelen genomen die passend zijn om de geregistreerde persoonsgegevens te beveiligen. Technische maatregelen die genomen zijn: Beveiliging van de kantoorinfrastructuur door middel van beveiligingssoftware. Encryptie bij het transporteren/versturen van persoonsgegevens passen we niet toe. Er wordt zorg gedragen voor passende beveiliging van gegevens opdat ze niet toegankelijk zijn voor derden. Organisatorische maatregelen: Beperking in toegang van de gegevens. Vrijwilligers en medewerkers hebben alleen toegang tot de voor hen relevante informatie. Dit is vastgelegd bij punt 5 van dit reglement en in de interne procedure gegevensregistratie Mantelzorgondersteuning en de gegevensregistratie Vrijwillige Zorg. Toegang tot applicaties vindt alleen plaats via een gebruikersnaam en wachtwoord. Papieren dossiers staan achter slot en grendel. 10. Bewaartermijnen De organisatie houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen. Wanneer er geen wettelijke bewaarplicht van toepassing is, bepaalt de organisatie zelf de bewaartermijn. Hierbij wordt uitgegaan van het uitgangspunt dat niets langer wordt bewaard dan noodzakelijk. Concreet betekent dit dat gegevens van alle geregistreerde personen bewaard worden totdat aan de plicht van anonieme rapportages aan gemeenten, ter verantwoording van de subsidie, is voldaan. Daarna worden alle gegevens van betrokkenen die in het voorafgaande jaar zijn uitgeschreven verwijderd, uiterlijk voor 1 juli van het jaar daaropvolgend.

5 Namen en -adressen nodig voor de verzending van de E-Nieuwsbrief worden automatisch verwijderd bij afmelding hiervoor. 11. Protocol datalekken Een datalek wordt binnen 72 uur na ontdekking gemeld bij de autoriteit Persoonsgegevens. Deze meldingsplicht geldt niet als er geen risico s voor (natuurlijke) personen uit voortkomen. Het datalek wordt intern vastgelegd en gedocumenteerd waarbij de gevolgen en de genomen maatregelen ook worden vermeld. Toegang tot documenten en relevante ict-toepassingen kan enkel middels gebruikersnaam en persoonlijke log-in. Mocht een laptop vermist worden dan wordt dit terstond gemeld aan de ICT-beheerder. 12. Wijzigingen De organisatie behoudt te allen tijde het recht om dit privacyreglement te wijzigen. Het geldende beleid wordt altijd gepubliceerd op de website van de organisatie (