Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van onze leden vragen:

Transcriptie

1 Privacyreglement Genootschap 800 Het Genootschap 800 hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit document is het privacyreglement vastgelegd van onze vereniging waarin we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de privacy van onze leden te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met hun persoonsgegevens. Het Genootschap 800 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt onder andere met zich mee dat wij in ieder geval: de persoonsgegevens van onze leden verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacyreglement. verwerking van de persoonsgegevens van onze leden beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. vragen om uitdrukkelijke toestemming -als wij deze nodig hebben- voor de verwerking van de persoonsgegevens van onze leden, behoudens in de gevallen die overeenkomstig het doel zijn, dan wel rechtstreeks voortvloeien uit de wet, akte of reglement. passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden gewaarborgd is. geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit de wet, akte of reglement. op de hoogte zijn van de rechten van onze leden omtrent hun persoonsgegevens en deze respecteren. Als Genootschap 800 zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van onze leden. Indien een lid na het doornemen van ons privacyreglement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:: Genootschap 800: Bestuurssecretaris Mozartstraat BA Molenhoek Lb Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens De persoonsgegevens van onze leden worden door Genootschap 800 verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden: Het bevorderen van de algemene ontwikkeling van de leden, casu quo het doen toenemen van en bekendheid met de verschillende maatschappelijke sectoren die door de leden worden gerepresenteerd en het onderhouden respectievelijk bevorderen van vriendschappelijke relaties tussen de leden. In het kader van dit doel is het bestuur van de vereniging op grond van de toepasselijke reglementen verplicht een register aan te leggen van leden. Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van onze leden vragen: Voornaam Achternaam Volledig adres Geboortedatum (dag-maand-jaar) adres Telefoonnummer, vast en/of mobiel Een eventuele functie in onze vereniging (lid van een commissie, bestuurslid) Een pasfoto of andere geschikte foto, zodat leden elkaar snel kunnen leren kennen.

2 Datum ingang lidmaatschap Datum beëindiging lidmaatschap Reden beëindiging lidmaatschap Voornaam en achternaam partner/echtgenoot (-genote) Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van het bestuur en zijn voor leden in te zien op de website van Genootschap 800. Verstrekking aan derden De gegevens die leden aan ons hebben verstrekt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, dan wel verplicht is op grond van de wet, akte of reglement. Wij als Genootschap 800 geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Minderjarigen Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar). Medische gegevens Indien aan het bestuur medische gegevens worden verstrekt in het kader van de behartiging van het belang van een of meer leden, dan worden deze medische gegevens niet bewaard, tenzij het belanghebbende lid daartoe verzocht heeft. In elk geval worden medische gegevens na 12 maanden verwijderd. Bewaartermijn Genootschap 800 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Gedurende de periode van lidmaatschap van Genootschap 800 worden de persoonsgegevens bewaard. Na beëindiging van dit lidmaatschap worden de persoonsgegevens nog 12 maanden bewaard. Dit kan ook langer zijn, indien het betreffende lid daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Beveiliging Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van de leden te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen; De gegevens bevinden zich op de website van de vereniging. Daar zijn de persoonsgegevens opgeslagen achter een beveiliging met gebruikersnaam en wachtwoord. In een enkel geval kan een bestuurslid deze gegevens ook op zijn computer hebben staan. Ook dan zijn deze beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. De verbinding met de website is een beveiligde https-verbinding. Wij hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld

3 zijn om automatisch updates op te halen en te installeren. Daarnaast is d.m.v. diverse software de mogelijkheid voor hacken zo klein mogelijk gemaakt. Er wordt met grote regelmaat een back-up gemaakt van deze gegevens Bestuursleden hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend voor de persoonsgegevens waarover zij beschikken. Voor de leden is in de Toestemmingsverklaring een geheimhoudingsplicht opgenomen. Rechten omtrent de gegevens van de leden Leden hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke we van hen hebben, voor zover dat niet in strijd is met enige wettelijke bepaling of een bepaling welke voortvloeit uit de oprichtingsakte en/of huishoudelijk reglement. Tevens kan een lid bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook heeft een lid het recht de door hem verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan henzelf of direct aan een andere partij, indien gewenst. Klachten Mocht een lid een klacht hebben over de verwerking van zijn persoonsgegevens vragen we dat lid hierover met ons contact op te nemen. Komt het betreffende lid hier niet met ons uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Een lid heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als u naar aanleiding van onze privacyreglement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op! Informatie Nieuwe leden zullen door het bestuur of in opdracht van het bestuur op de hoogte worden gebracht van dit privacyreglement door verstrekking van dit reglement of verwijzing naar de website waar dit document is in te zien. Tevens dienen nieuwe leden de toestemmingsverklaring, welke dient als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens te ondertekenen. Deze toestemmingsverklaring is als bijlage aan dit reglement opgenomen.

4 Toestemmingsverklaring verwerking van persoonsgegevens Met dit formulier geef ik.. (naam) wonende op.. (straat en huisnummer), postcode. te.. (woonplaats) het Genootschap 800 toestemming om gegevens over mij te verwerken en te publiceren op de website van het Genootschap 800, zodanig dat uitsluitend de leden van dit genootschap hier kennis van kunnen nemen. Tevens verklaar ik strikte geheimhouding te betrachten ten aanzien van alles wat mij bekend wordt van leden van het Genootschap 800. De toestemming betreft de volgende gegevens waarvoor ik toestemming geef. Naam en voornaam Volledig adres Geboortedatum (dag-maand-jaar) Telefoon (mobiel en vast) adres Welke functie ik bekleed in de vereniging (bestuurslid of lid van enige commissie) Een pasfoto of andere geschikte foto, zodat leden elkaar snel kunnen leren kennen. Datum ingang lidmaatschap Datum beëindiging lidmaatschap Reden beëindiging lidmaatschap Voornaam en achternaam partner/echtgenoot (-genote) Ik geef toestemming onder navolgende voorwaarden: Mijn toestemming tot verwerking geldt alleen voor de hieronder beschreven redenen: o Verwerkingen: innen contributie, informatieverstrekking, vergaderingen, bijeenkomsten en overige verwerkingen op grond van de statuten en het huishoudelijk reglement. o Verwerkt door: het bestuur van het Genootschap 800. Voor nieuwe gegevensverwerkingen vraagt het Genootschap 800 mij opnieuw om toestemming. Het Genootschap 800 informeert mij over de gegevens die over mij worden uitgewisseld en de gegevens die over mij worden geregistreerd. Als bepaalde gegevens niet (meer) noodzakelijk zijn zal het Genootschap 800 deze niet registreren, dan wel verwijderen. Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken, voor zover de statuten en het huishoudelijk reglement niet anders bepaalt. Deze toestemming geldt zo lang ik lid ben van het Genootschap 800, als mede een periode van 12 maanden na beëindiging van dit lidmaatschap, behalve als ik hieronder expliciet toestemming heb gegeven deze gegevens voor het historisch archief te bewaren zo lang het Genootschap 800 functioneert. 1 Ik geef hierbij nadrukkelijk toestemming aan het Genootschap 800 mijn gegevens na beëindiging van mijn lidmaatschap te bewaren voor een historisch archief. Deze toestemming geldt zo lang het Genootschap 800 functioneert of tot ik deze toestemming intrek. Datum:.... Plaats: Aankruisen indien akkoord

5 Uw handtekening