BUNGALOWPARK DE EGELSHOEK 1

Transcriptie

1 VERENIGING VAN EIGENAARS Graaf Floris V weg 32 BUNGALOWPARK DE EGELSHOEK NB HOLLANDSCHE RADING PRIVACY REGLEMENT De vereniging van eigenaars Bungalowpark de Egelshoek 1 vindt de bescherming van de persoonsgegevens van de leden en gebruikers belangrijk. In dit document is het privacy beleid vastgelegd van onze vereniging waarin heldere en transparante informatie wordt gegeven over hoe de vereniging omgaat met persoonsgegevens. De administrateur e/o penningmeester doen er alles aan om de privacy van de leden te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De vereniging van eigenaars bungalowpark De Egelhoek1 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt onder andere met zich mee dat de vereniging in ieder geval: de persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid. de verwerking van de persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. om de uitdrukkelijke toestemming vraagt -als de vereniging deze nodig heeft- voor de verwerking van de persoonsgegevens, behoudens in de gevallen die overeenkomstig het doel zijn, dan wel rechtstreeks voortvloeien uit de wet, akte of reglement. passende technische en/of organisatorische maatregelen zijn genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is. geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, dan wel voortvloeit uit de wet, akte of reglement. op de hoogte zijn van de rechten van het lid omtrent zijn/haar persoonsgegevens, je hier op willen wijzen en deze respecteren. Als Vereniging van eigenaars is zij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens: Vereniging van Eigenaars Bungalowpark de Egelshoek 1 t.a.v. de administrateur Graaf Floris V weg 32 vve 3739 NB Hollandsche Rading administateur@vve-egelshoek.org Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens De persoonsgegevens van de leden en gebruikers worden door administrateur e/o penningmeester verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

2 Het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de leden en het beheer over het gemeenschappelijk bezit. In het kader van dit doel is de administrateur e/o penningmeester van de vereniging op grond van de toepasselijke reglementen verplicht een register aan te leggen van eigenaars en gebruikers. Voor de bovenstaande doelstellingen kan de vereniging de volgende persoonsgegevens vragen: Eigenaar partner 1 / 2 Naam * Verplicht volgens splitsingsakte ** Adres * Verplicht volgens splitsingsakte ** Woonplaats * Verplicht volgens splitsingsakte ** Telefoon ** Aanbevolen voor noodzakelijk persoonlijk contact ** * Enkel voor facturering en verplichte mededelingen ** Geslacht ** Om te weten hoe we u moeten aanspreken. ** Beroep / ** Alleen om in voorkomende gevallen van de kennis ** Kennisgebied van het lid/gebruik te kunnen maken Slagboompas * Alleen voor beveiliging en administratief gebruik Parkeerkaart gehandicapten * Alleen wanneer een vergunning voor parkeren op de eigen kavel gewenst is ** Gegevens verstrekking aan derden Op dit moment worden geen gegevens aan derden verstrekt. Indien dit noodzakelijk wordt voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, dan wel verplicht is op grond van de wet, akte of reglement kunnen de persoonsgegevens aan derde partijen worden verstrekt. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens opvraagt. In een dergelijk geval dient de vereniging i.c. de administrateur e/o penningmeester medewerking te verlenen en is dan ook verplicht deze gegevens af te geven. De vereniging heeft geen extern beheer, die noodzakelijkerwijs moet beschikken over de persoonsgegevens van de leden. Mocht dat wijzigen, dan zullen deze persoonsgegevens enkel doorgegeven worden aan die partij waarmee de vereniging een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten. Met deze partij (verwerker) worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Tevens kan de administrateur e/o penningmeester persoonsgegevens van een lid delen met derden indien het betreffende lid hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Minderjarigen De vereniging heeft geen overeenkomst met minderjarigen. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien dit noodzakelijk is vanuit wet en regelgeving. Medische gegevens Indien aan het bestuur medische gegevens worden verstrekt in het kader van de behartiging van het belang van een of meer eigenaars, dan worden deze medische gegevens niet bewaard, tenzij de

3 belanghebbende eigenaar daartoe verzocht heeft. In elk geval worden medische gegevens na 12 maanden verwijderd. Bewaartermijn De Vereniging van eigenaars Bungalowpark de Egelshoek 1 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Gedurende de periode van eigendom of gebruik van een appartementsrecht en worden de persoonsgegevens bewaard. Na beëindiging van de eigendom of gebruik worden de persoonsgegevens niet langer dan 12 maanden bewaard. Alleen in het kader van de financiële administratie geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Beveiliging de administrateur en penningmeester hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen; De gegevens worden bewerkt en beheerd door de administrateur e/o penningmeester op een computer bij hem/haar thuis. Hiervoor gebruikt hij/zij de software van de firma,s Microsoft en Bullguard. Alle programma s worden door de leveranciers regelmatig geüpdatet. De gegevens worden in een cloud opgeslagen. Maandelijks wordt er een backup gemaakt op een externe schijf Camera toezicht Op het vve-terrein zijn geen camera s van de vereniging in gebruik. De camera s op het hele terrein zijn eigendom van Egelshoek Park BV. Deze zijn uitsluitend te gebruiken ter beveiliging van de eigendommen waarop ze gericht zijn of voor de algehele beveiliging van het terrein. Slagboompas Voor de slagboompas is een ondertekende gebruikersverklaring nodig. De persoonsgegevens (naam en bungalow) op deze verklaring worden enkel voor beveiliging en administratieve doeleinden gebruikt. Rechten omtrent uw gegevens Elk lid/gebruiker heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die vereniging heeft voor zover dat niet in strijd is met enige wettelijke bepaling of een bepaling welke voortvloeit uit de akte en/of (model)reglement. Tevens kan het lid/gebruiker bezwaar maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (of een deel hiervan) door de vereniging. Klachten Mocht een lid/gebruiker een klacht hebben over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, wordt hij/zij verzocht hierover met de administrateur contact op te nemen. Komt hij/zij hier niet met de vereniging uit dan vindt de vereniging dit natuurlijk erg vervelend. Het lid heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Indien er naar aanleiding van onze privacy policy nog vragen zijn of opmerkingen hebt, neemt u dan contact met de administrateur op.

4 Informatie Nieuwe eigenaars en gebruikers zullen door de administrateur of in opdracht van administrateur op de hoogte worden gebracht van dit privacy beleid, door verstrekking van dit reglement. Tevens dienen nieuwe eigenaars en gebruikers de toestemmingsverklaring, welke dient als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens te ondertekenen. Deze toestemmingsverklaring is als bijlage aan dit reglement opgenomen.

5 (toestemming als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens) Met dit formulier geef ik.. eigenaar/gebruiker van appartementsrecht (adres. de [Vereniging van Eigenaars X] en/of [Beheerder X]toestemming om gegevens over mij te verwerken. Hieronder kruis ik voor welke gegevensverwerkingen ik toestemming geef. Naam Adres Woonplaats Telefoon adres Ik geef toestemming onder navolgende voorwaarden: Mijn toestemming tot verwerking geldt alleen voor de hieronder beschreven redenen: o Verwerkingen: (financiële) administratie, innen (voorschot)bijdragen, informatieverstrekking, vergaderingen, verzekeringen, gebruik, beheer en onderhoud en vervreemding van het gebouw/appartementsrecht, register van eigenaars en gebruikers en overigens verwerkingen op grond van de akte en/of het (model)reglement. o Verwerkt door: bestuur en/of [beheerder X] van de [Vereniging van Eigenaars X]. Voor nieuwe gegevensverwerkingen vraagt de [Vereniging van Eigenaars X] en/of [beheerder X] mij opnieuw om toestemming. De [Vereniging van Eigenaars X] / [beheerder X] informeert mij over de gegevens die over mij worden uitgewisseld en de gegevens die over mij worden geregistreerd. Als gegevens niet (meer) noodzakelijk zijn zal de [Vereniging van Eigenaars X] en/of [beheerder X] deze niet registreren dan wel verwijderen. Ik mag mijn toestemming op elk moment intrekken, voor zover de akte van splitsing en het daarin opgenomen (model)reglement niet anders bepaalt. Deze toestemming geldt zo lang ik eigenaar/gebruiker ben van een appartementsrecht, als mede een periode van 12 maanden na beëindiging van de eigendom of het gebruik. Mijn gegevens mogen (verder) worden gedeeld met: Bedrijf X: De gegevens :. Deze gegevens zijn nodig omdat:. ( )