FUNCTIEBESCHRIJVING Org.nr Plaats in de organisatie De communicatieambtenaar-systeembeheerder werkt onder leiding van de O.C.M.W.-secretaris.

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING Org.nr. 950 DEEL 2: FUNCTIE Fct. nr. AFDELING: DIENST: FUNCTIEBENAMING: SECRETARIAAT COMMUNICATIE-SYSTEEMBEHEER communicatieambtenaar-systeembeheerder 1. Plaats in de organisatie De communicatieambtenaar-systeembeheerder werkt onder leiding van de O.C.M.W.-secretaris. 2. Functie -analyse 2.1. Doelstelling van de functie De communicatieambtenaar-systeembeheerder functioneert in een dubbele functie: Als communicatieambtenaar instaan voor het uitbouwen van het communicatiebeleid, inclusief verzorgen van publicaties en brochures, instaan voor de bewaking van een uniforme huisstijl, toezien dat bestuursdocumenten in correcte en verstaanbare taal zijn opgesteld, instaan voor folderbeheer, algemene rondleidingen verzorgen enz. Als systeembeheerder instaan voor de interne begeleiding van de eindgebruikers van zowel de hardware als de software en adviseren inzake informaticabeleid en onderhouden van de relaties met de leveranciers van hard- en software Inhoud van de functie - tav interne cliënten Als communicatieambtenaar: 1. Waken over de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde diensten, inzonderheid wat de communicatieve aspecten betref o.a. toezien dat bestuursdocumenten in correcte en verstaanbare taal zijn opgesteld, instaan voor het folderbeheer enz. 2. Ontwikkelen van en controleren op het gebruik van een uniforme huisstijl in alle O.C.M.W.-diensten 3. Contacten met de verschillende O.C.M.W.-diensten in het kader van ondersteuning, begeleiding, probleemanalyse en -oplossing, vnl. i.v.m. de aspecten communicatie. Als systeembeheerder: 1. Beheer van de in het O.C.M.W. gebruikte informatica-apparatuur en software: o.a. beveiliging opgeslagen gegevens, nemen van back-ups, gedragscode pc-gebruikers, enz. 2. Installeren software op pc s en netwerken i.s.m. de leveranciers 3. Opstarten nieuwe programma s 4. Ondersteuning van pc-gebruikers in geval van informaticaproblemen 5. Organisatie opleiding personeel, zowel intern als extern i.s.m. vormingsambtenaar, staat zo mogelijk zelf in voor opleiding on-site 6. Coördinatie van interne informatiestromen via de computer 7. Organisatie (intern en extern) 8. Instaan voor het dagelijks beheer en verder uitbouwen van de website van het O.C.M.W. en het Sociaal Huis 1

2 9. Correct en tijdig doorgeven van alle gegevens nodig voor de administratieve verwerking door andere diensten (secretariaat, financiële dienst, ontvangerij, ) 10. Zorgvuldig bijhouden van een geactualiseerde inventaris van de in het O.C.M.W. aanwezige informatica-apparatuur en -toepassingen i.s.m. de econoom-boekhouder 11. Nauw samenwerken met de interne backups-systeembeheer - tav externe cliënten als communicatieambtenaar: 1. De functie van communicatieverantwoordelijke is sterk communicatief gericht en houdt in dat op een vlotte wijze contacten moeten kunnen gelegd worden met externe instellingen en personen, bewonersgroepen, verenigingen, enz. 2. Verzorgen van publicaties en brochures 3. Voorbereiden van persmededelingen en - artikelen 4. Verzorgen van rondleidingen in de O.C.M.W.-diensten als systeembeheerder: 1. Als contactpersoon optreden van leveranciers hard- en software en assistentie verlenen bij interventies ter plaatse 2. Bijhouden en controleren van interventieverslagen - tav O.C.M.W.-secretaris als communicatieambtenaar: 1. Regelmatig overleggen en afstemmen met betrekking tot het gevoerde communicatiebeleid als systeembeheerder: 1. Regelmatig overleggen en afstemmen met betrekking tot het gevoerde informaticabeleid zoals adviseren i.v.m. invoeren nieuwe toepassingen en aankoop en vervanging van nieuwe informatica-apparatuur 2. Een bijdrage leveren bij het beleidsvoorbereidend werk zoals o.a. budgetvoorstellen doen in het kader van de opmaak van het budget en de meerjarenplanning - verruimende bepalingen Op verzoek van de secretaris en in het belang van de goede werking van het O.C.M.W., kan de communicatieambtenaar-systeembeheerder ook belast worden met andere taken, zonder dat zijn/haar hoofdopdracht in het gedrang komt. 2

3 2.3. Aard van de functie Verantwoordelijkheidsdomein - De communicatieambtenaar-systeembeheerder is verantwoordelijk voor de coördinatie van de taken en opdrachten behorende tot zijn werkgebied en staat in voor een kwalitatieve uitbouw en optimalisatie van het communicatiebeleid en het systeembeheer Specifieke moeilijkheidsgraad van de functie - Kunnen omgaan met verschillende zaken tegelijk Voornaamste contacten in de functie De contacten in deze functie liggen op verschillend vlak. Intern: collega s andere O.C.M.W.- diensten, O.C.M.W.-secretaris, O.C.M.W.-ontvanger (financieel beheerder), O.C.M.W.-voorzitter, Extern: diverse diensten en organisaties waaronder leveranciers hard- en software, personen die een rondleiding wensen, lokale pers,... enz. 3

4 2.4. Functieprofiel Uitvoering van de taak - Vakkennis: Grondige kennis van de onderrichtingen m.b.t. informatie en communicatie, openbaarheid van bestuur e.d.m. Grondige kennis van de werking en de organisatie van de verschillende O.C.M.W.-diensten (organogram, uitgeoefende taken,...), het Sociaal Huis en overheidsinstellingen (organisatie, bevoegdheidsverdeling,...) Basiskennis van de O.C.M.W.-wet en het administratief toezicht Talenkennis : correct Nederlands, basiskennis Frans en Engels (schrijven en spreken) Volgen van de bestuurlijke actualiteit en het lokaal verenigingsleven. Grondige praktische kennis van informatica en netwerkbeheer in een O.C.M.W.-context - Technische vaardigheden: De aangehaalde vakkennis kunnen toepassen in de dagelijkse praktijk Instaan voor het systeem- en netwerkbeheer van de O.C.M.W.-computerinstallatie Hanteren van administratief-technische vaardigheden, o.a. mondeling en schriftelijk vlot en correct kunnen communiceren en verslag uitbrengen - Gebruik van uitrusting en/of materieel: Tekstverwerking, rekenblad en presentaties op PC (Word, Excel, Powerpoint,...) Vaardig omgaan met computersystemen (Windows, bestandsbeheer, printer, ) Kunnen gebruiken van andere softwareprogramma s (Excel, Access, Dreamweaver, ) en O.C.M.W.-gebonden softwareprogramma s - Probleemoplossing: Kunnen analyseren, oplossen en voorstellen formuleren n.a.v. complexe problemen Dagdagelijkse problemen zelfstandig kunnen oplossen - Systematiek in het werk: Efficiënte en effectieve organisatie en planning van het uit te voeren werk (respecteren van redelijke termijnen m.b.t. de afhandeling van dossiers, goed kunnen inschatten van de mate van prioriteit, evenwichtige werkverdeling, e.d.m.) Persoonlijke vaardigheden in de functie - Zelfstandigheid : De toevertrouwde taken zelfstandig kunnen uitvoeren (cfr. opstellen van artikelen informatieblad, persmededelingen, brochures, ontwerpen O.C.M.W.- huisstijl, verzorgen van rondleidingen of updaten van website enz.). Complexe dossiers volledig zelfstandig tot een goed einde kunnen brengen. - Verantwoordelijkheid: Bekommerd zijn om de goede organisatie en werking, de voortgang van de werkzaamheden en de resultaten van zowel het communicatieluik als het luik systeembeheer De optimale invulling van de functie ter harte nemen Opdrachten die eigen zijn aan de functie niet doorschuiven of afschuiven op anderen (b.v. verantwoordelijkheid opnemen bij het vaststellen van problemen inzake interne en externe communicatie) - Aanpassingsvermogen: Flexibiliteit inzake schommelingen in de werkdruk (tijdsgebonden afwerking, piekbelas- 4

5 ting,...) Stressbestendig zijn Kunnen omgaan met positieve en negatieve feedback Flexibiliteit inzake nieuwe functie-inhouden of nieuwe beleidsopties die van invloed zijn op de functie Vreemde materie voldoende vlug kunnen instuderen voor bvb. het voorlichten van pers en bevolking - Nauwkeurigheid: Opdrachten zorgvuldig en correct kunnen uitvoeren (zonder fouten, volledig, enz.): o.a. zorgvuldig bijhouden en behandelen van te publiceren berichten, zorgvuldig bijhouden en controleren van interventieverslagen van leveranciers hard- en software, enz.) Een punt maken van perfect afgeleverde producten en diensten - Werktempo: De functie uitvoeren met een behoorlijk en regelmatig werktempo In staat zijn om tijdens een periode van hogere werkdruk het normale werktempo op te drijven - Initiatief: Zeer creatief zijn: mogelijkheden aanbrengen ter verbetering van de interne organisatie, de werking van de eigen dienst (meer efficiënte en/of gebruikersvriendelijke systemen en werkmethodes in de aangeboden dienstverlening) Zeer dynamisch zijn: geen afwachtende houding aannemen, maar starten of actie nemen Personeel stimuleren voor beter gebruik van de informaticamiddelen, voor een open vorm van communicatie Zich niet louter beperken tot opgelegde taken - Professionele ontwikkeling: Groeien aan bekwaamheid, maturiteit, charisma in de functie Leren uit de eigen werkervaring Bereid zijn om zich verder bij te scholen (opvolgen van de wetgeving, verplichte vorming in het kader van de functionele loopbaan, bijwonen van en verslag uitbrengen over studiedagen,...) Klantgerichte aspecten in de functie - Gericht op klantentevredenheid: Voorwaarden creëren voor een klantvriendelijke dienstverlening (intern + extern) Een vriendelijke, beleefde, hulpvaardige houding aannemen ten aanzien van de klant. De klant trachten tevreden te stellen (binnen het kader van een correcte en objectieve toepassing van de geldende voorschriften) Indien de gestelde vraag niet kan beantwoord worden, de klant doorverwijzen naar een andere dienst of instantie (binnen of buiten het O.C.M.W.) - Inlevingsvermogen in de wereld van de klant: Zich inleven in de noden en behoeften van de klanten (intern + extern) Zeer grote luisterbereidheid bij uiteenzetten van probleem, klachten,... door de klant Vragen aan de klant opvolgen bij ontbrekende of onvolledige antwoorden - Respect voor de opvattingen van de klant: De eigen opvattingen en waarden van de klant respecteren en zich onthouden van discussie omtrent deze waarden Met andere maatschappelijke opvattingen en culturen kunnen omgaan De nodige discretie t.o.v. de individuele klant/individuele dossiers in acht nemen 5

6 - Samenwerking met de klant: Een goede werkrelatie hebben met de klant: zaken samen bespreken, overleg plegen, gemaakte afspraken nakomen, enz. Spontaan informatie verstrekken of de nodige toelichting verschaffen, maar vermijden om ongevraagd overbodige informatie te verstrekken (om verwarring te voorkomen) - Spreken op niveau van de klant: Een taal gebruiken (schriftelijk en mondeling) die aangepast is aan het niveau, de leeftijd en de achtergrond van de klant/doelgroep (bevolking, pers, mandatarissen, personeel,...) Gebruik van vreemde taal indien noodzakelijk en mogelijk Organisatieaspecten in de functie - Aangepast voorkomen en gedrag: Het voorkomen en het gedrag aanpassen aan de functie (kledij, verzorging, algemene omgangsvormen,...) Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie, inzonderheid met personeels- en persoonsgebonden gegevens en ontwerpen (van nog niet officieel genomen) beslissingen Voorzichtigheid bij het verstrekken van gegevens (dubbel checken) Respect hebben voor de deontologie van de functie - Bijdrage tot samenwerking/teamgeest: Een goede werkrelatie hebben met leidinggevende, en collega s: zaken samen bespreken, overleg plegen, gemaakte afspraken nakomen, respect hebben voor het geleverde werk, enz. Een constructieve bijdrage leveren tot een goede samenwerking en teamgeest - Werkverdeling met collega s: Kunnen samenwerken met andere O.C.M.W.-diensten, indien nodig zelf bepaalde administratieve taken overnemen Bezorgdheid om het globaal functioneren van de organisatie (intern + extern) - Zorg voor werkmaterieel: Bezorgdheid om het economisch en zorgzaam gebruik en het periodiek onderhoud van het beschikbaar materieel - Engagement in de organisatie: Zich zeer loyaal opstellen t.o.v. het O.C.M.W.-bestuur Geëngageerd meewerken aan de verdediging en de uitvoering van de genomen beslissingen, niet alleen naar de letter maar ook naar de geest Zeer grote bezorgdheid om het positief imago van het O.C.M.W. 3. Aanwervings- en benoemingsvoorwaarden Deze functie wordt begeven bij aanwerving of bij bevordering: - Bij aanwerving: - houder zijn van het diploma van gegradueerde communicatiebeheer (optie bedrijfscommunicatie, optie pers en voorlichting of optie public relations) - slagen in een niet-vergelijkend aanwervingsexamen. - Bij bevordering: 6

7 - Toeganggevende graden: alle administratieve graden van niveau C met minimum 4 jaar niveauanciënniteit in niveau C - Houder zijn van het diploma van gegradueerde communicatiebeheer (optie bedrijfscommunicatie, optie pers en voorlichting of optie public relations) - vast benoemd zijn - voldoen aan de nationaliteitsvereisten zoals voorzien bij de aanwervingsvoorwaarden onder artikel 5 van het administratief statuut - zich in een administratieve toestand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden - De titularissen van een deeltijds ambt, die aan de gestelde voorwaarden voldoen, komen slechts in aanmekering voor bevordering tot deeltijdse of voltijdse ambten op voorwaarde dat hun prestaties bij het bestuur en er buiten een voltijdse prestatie niet overtreffen. - Voor de bevordering van een lager naar een hoger niveau moet het personeelslid: 1. de minimaal vereiste anciënniteit hebben; 2. gunstig geëvalueerd zijn bij de laatste evaluatie; 3. slagen voor het bevorderingsexamen waarvan het programma gelijkwaardig moet zijn aan het wervingsexamen; 4. Functiewaarderingsniveau - Niveau : B - Weddenschaal : B1-B3 5. Specifieke beoordelingscriteria Eerste beoordelaar: Tweede beoordelaar: Criterianummers: Secretaris Geen 7