FUNCTIEBESCHRIJVING. Plaats in het organogram

Transcriptie

1 FUNCTIEBENAMING Administratieve graad : deskundige administratie en communicatie brandweerzone Noord-Limburg Weddeschaal : B1-B3 Te begeven volgens : werving Plaats in het organogram FUNCTIEBESCHRIJVING De deskundige administratie en communicatie staat rechtstreeks onder de leiding van de zonecoördinator en geeft ondersteuning aan zijn medewerkers. Hoofddoel van de functie Op zijn niveau en/of met zijn vakkennis bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de prezone. Instaan voor een correcte, efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening op het vlak van de administratie van de prezone (inventarisatie gegevens, dossieropvolging, opmaak verslagen, voorbereiding en verslaggeving vergaderingen, opvolging begroting en facturatie, ) Daarnaast zal deze deskundige ook een sleutelrol spelen in de administratieve coördinatie van de preventieopdrachten en de opvolging en administratieve ondersteuning van de zonale brandpreventieadviseurs. Deze persoon is verantwoordelijk voor de uitbouw van de interne en externe communicatiekanalen tussen beleid en medewerkers enerzijds, en tussen beleid, medewerkers en burgers anderzijds. Zijn/haar positie situeert zich op de voornaamste kruispunten van communicatielijnen. In deze functie moet hij/zij de communicatie sturen en bewaken. Met het oog op een objectieve en duidelijke voorlichting van het publiek door de brandweerzone Noord-Limburg is de communicatiedeskundige bezig met de ontwikkeling en realisatie van het informatiebeleid voor de hele Noord-Limburgse bevolking alsook met de interne communicatie binnen de brandweerzone zelf. Functie-inhoud t.a.v. de burgers Blijft in alle omstandigheden hoffelijk en vriendelijk, stelt zich steeds vriendelijk en behulpzaam op Zorgt dat de klanten steeds goed geïnformeerd zijn Draagt er zorg voor dat de burgers snel en op een klantvriendelijke manier worden opgevangen en geholpen Licht de burgers op een zo volledig mogelijke manier in over het verloop van de dossiers die hun aanbelangen Inschrijven, behandelen en beantwoorden van de briefwisseling Regelen van afspraken en het opvolgen van afgesproken procedures Kan luisteren naar klachten en doet alternatieve voorstellen ter verhelping van een klacht (klachtenmanagement) Aannemen, registreren en administratief afhandelen van aanvragen binnen het BPA verhaal (brandpreventieadviseur) t.a.v. externe personen en instanties Contactpersoon tav de toezichthoudende overheden, openbare diensten en particuliere organisaties Vertegenwoordigt de brandweerzone mbt de toegewezen taken

2 De communicatiedeskundige is het uithangbord van de brandweerzone (public-relations functie) Professionele aanpak van externe communicatie-initiatieven Organisatie van voorlichting en inspraak Organisatie en coördinatie van perscontacten Toezicht en actualisering van de website Correct ingeven van gegevens in geautomatiseerde bestanden Afspraken maken met andere diensten in opdracht van de zonecoördinator t.a.v. medewerkers van de eigen diensten en posten in de zone Actief opbouwend participeren aan werkoverleg Doorgeven van nuttige kennis en informatie Verantwoordelijke voor de te ontwikkelen zonale huisstijl Klasseren en archiveren van documenten zone en onderhouden van het zonale archief Administratieve ondersteuning van zonale medewerkers Administratieve opvolging van zonale preventieopdrachten Post- en mailbeheer Beheer en voortdurende updating van mailing- en adressenbestand Zelfstandig een antwoord kunnen formuleren op eenvoudige administratieve vragen Op de hoogte zijn van de werkinhoud van de collega s Opdrachten van de technische commissie, zone college en raad en zone-coördinator juist interpreteren en uitvoeren Zelfstandig een efficiënte en relevante oplossing kunnen zoeken in probleemsituaties Coördineren en opvolgen van uit te voeren diensten/werkzaamheden Correct inbrengen van gegevens in geautomatiseerde bestanden t.a.v. de zonecoördinator en stafpersoneel Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen, beslissingen en dossiers volledige administratieve/financiële dossieropvolging en coördinatie Het rapporteren van de status van de toebedeelde taken en te bereiken doelstellingen Opmaak, begeleiding van uitvoering en evaluatie van het informatiebeleidsplan Verrichten van beleidsvoorbereidend werk Behandelt klachten van burgers en stelt oplossingen voor Coördinatie met andere brandweerdiensten binnen de zone Beleidsadviezen formuleren op het vlak van communicatie Treedt vanuit de eigen deskundigheid op als adviseur naar de zonecoördinator toe secretariaatswerk, agenda en selectie post van zone optimaliseren van de bestaande dienstverlening en mee uitdenken en realiseren van nieuwe initiatieven signaleert en rapporteert de vastgestelde noden en behoeften van de gebruikers en het personeel met betrekking tot dienstverlening en de interne samenwerking administratieve ondersteuning, agenda en selectie post van staf Verruimende bepalingen Het verrichten van ondersteunende taken t.a.v. collega s van de eigen of andere gemeentelijke of brandweerdiensten, op vraag van de zonecoördinator. Participatieve grondhouding ontwikkelen ten aanzien van het zonale beleid. Middelen en methodes Voornaamste te hanteren middelen

3 gebruik maken van geautomatiseerde systemen voor administratie alle moderne communicatiemiddelen Voornaamste geëigende methodes administratieve en geautomatiseerde technieken technieken van beleidsvoorbereiding en rapportering FUNCTIEPROFIEL Kennis en vakkennis Algemene werking van de zone en gemeentebesturen en basiswetgeving Kennis van de werking en functie van de brandweer- en gemeentediensten Kennis over de moderne communicatiemiddelen Kennis van de mediawereld Technieken van beleidsvoorbereiding en rapportering Grondige kennis van MS Office Belangrijkste moderne administratieve- en kantoortechnieken Zeer goede kennis van het Nederlands Basiskennis van Frans, Engels en Duits Kennis zwijgplicht en spreekrecht en notie van wet op de privacy Vaardigheden Leidinggevende vaardigheden Administratieve opvolging van preventieopdrachten Verantwoordelijke en coördinator van het communicatiebeleid Interne en externe vertegenwoordiging van de zonale informatiedienst Een projectmatige aanpak kunnen opzetten en begeleiden Analytisch vermogen Communicatieve vaardigheden Mondelinge en schriftelijke taalvaardigheid aan de dag kunnen leggen Beheerst vergadertechnieken Rapporteren en synthetiseren van vergaderingen, overlegmomenten, Klantvriendelijk optreden, kunnen omgaan met de meest verschillende mensen en culturen Empathie en assertiviteit Diplomatisch kunnen optreden Overige vaardigheden Zich loyaal kunnen opstellen als deel van een dienst en tov de zone In teamverband kunnen werken Eigen werkzaamheden kunnen organiseren, plannen en systematisch aanpakken Taken zelfstandig, correct en snel kunnen afwerken Gevoel voor timing hebben en stiptheid kunnen etaleren Probleemsituaties zelfstandig kunnen oplossen Optimaal gebruik maken van de ter beschikking gestelde hulpmiddelen en materiaal in functie van de uitvoering van de opgedragen taken Wetten, reglementen en voorschriften zich snel eigen kunnen maken en juist kunnen interpreteren Voldoende en constant concentratievermogen Logisch denkvermogen Zin tonen voor initiatief Redactionele en rapporteringsvaardigheden

4 Heeft goede organisatorische kwaliteiten Heeft goede sociale vaardigheden Doelstellingen en prioriteiten kunnen bepalen Groot oplossend en analystisch vermogen Beoordelingsvaardigheden bezitten Attitudes Zelfstandigheid Neutrale opstelling en geest Discretie en tact Luisterbereidheid Klantvriendelijkheid Flexibel zijn, zeker ook in de werkuren Vlotheid in de omgang Zin voor orde en netheid, stiptheid en timing Verzorgd voorkomen Doorzettingsvermogen Loyaliteit Verantwoordelijkheidszin Positief kritische houding tegenover jezelf en anderen Bereidheid om zich permanent bij te scholen in functie van de specifieke vereisten van de toegewezen dienst (neemt deel aan studiedagen, volgt seminaries, ) Goede kennis van de actualiteit en breed interesseveld bezitten Andere persoonskenmerken Kunnen werken onder tijdsdruk Kunnen objectiveren Formele vereisten Aanwervingsvoorwaarden houder zijn van één van de volgende diploma s : - hoger onderwijs korte type of hiermee gelijkgesteld diploma voldoen aan de voorwaarden zoals bepaald in artikel 5 en 6 van het reglement van contractuelen van de Stad Lommel: ik dacht dat de zone deze persoon gaat aanwerven of is het de stad Lommel Examenprogramma en -jury Examenprogramma : 1. schriftelijke proef bestaande uit: -synthese en kritisch commentariëren van een tekst uit het vakgebied (25pnt) -dossierbehandeling in de vorm van een case (25pnt) 2. mondelinge proef : een gesprek over de persoonlijkheid, motivatie, vaardigheden en beroepskennis van de kandidaat (50 punten) Examenjury : 1 germanist Minstens 1 deskundige administratie of deskundige communicatie 1 psycholoog Minstens 1 brandweerofficier uit de zone Zonecoördinator

5