NewsTime Special TT8. Dienstverband beëindigen. Dashboard

Transcriptie

1 NewsTime Special TT8 Voorwoord Tijdens onze Museum Tour hebben wij de nieuwe versie van TimeTell gepresenteerd. Inmiddels is versie 8 vrijgegeven en via de downloadsectie beschikbaar. We zijn ontzettend trots op deze nieuwe versie. Hij is niet alleen heel mooi, maar biedt ook veel extra functionaliteit. Er is ontzettend hard gewerkt om alles gereed te krijgen. TimeTell 8 is het bewijs, dat het bedrag dat u jaarlijks betaalt voor onderhoud daadwerkelijk goed besteed wordt en uiteindelijk weer naar u toekomt. In deze Special geven we u inzicht in de belangrijkste veranderingen. Jeroen van der Meer, Directeur TimeTell 8 onderscheidt zich van versie 7 op de volgende punten: Gebruik van de nieuwste technologieën & trends (gebruikersinterface) Logische aanpassingen en verbeteringen van de software Vereenvoudiging van de module opbouw Verbeterde rapportagemogelijkheden door de introductie van een dashboard Planningsmodule biedt veel extra mogelijkheden Uw organisatie is contractueel verplicht om binnen één jaar over te gaan aan naar de nieuwe versie. Het is daarom belangrijk om te bepalen wat het juiste moment is voor uw organisatie om te starten met versie 8. Gezien de nieuwe look & feel is het verstandig om uw medewerkers hierover tijdig te informeren. De belangrijkste vernieuwingen zijn in deze nieuwsbrief per paragraaf beschreven. Het is een samenvatting van de release notes, die u misschien al voorbij heeft zien komen, maar wellicht nog niet gelezen heeft. Nieuwe module opbouw Nieuwe interface Nieuwe menu indeling Dienstverband beëindigen Verlof saldi overboeken Dashboard Exchange synchronisatie Vernieuwde Planning module Nieuwe Webclient Nieuwe App Gebruikers portal

2 Nieuwe module opbouw TimeTell 8 heeft een nieuwe module opbouw. Er zijn minder modules met meer mogelijkheden: De Database module bestaat niet meer en is voortaan inbegrepen. De HRM module bestaat ook niet meer en is voortaan inbegrepen in de module Tijdregistratie. Alleen de verlofrechtberekening uit de HRM module zit in de Calculator module. Klanten met de HRM module krijgen de Calculator module bij de update. Ook de overwerkberekening die in de Tijdregistratie module zat, vindt plaats in de Calculator module. Klanten met de Tijdregistratie module krijgen de Calculator module bij de update. De Offline module is vervallen. Via de nieuwe TimeTell 8 App heeft men veel meer functionaliteit beschikbaar onderweg en worden mutaties direct verwerkt in het centrale systeem. Klanten met de Offline module krijgen de App module bij de update. De Receptie module is nu geïntegreerd in de Klok module. De Barcode module is geïntegreerd in de Tijdregistratie module (job registratie). Voor synchronisatie met Outlook en Exchange is zowel de Agenda als de Koppel module nodig. Belangrijk is dat er geen functionaliteit verloren gaat bij het migreren van versie 7 naar versie 8. Nieuwe interface Versie 8 heeft een heel nieuwe look & feel gekregen. Naast de nieuwe witte kleur en iconen zijn er ook tegels toegevoegd. De gebruiker kan zelf tegels configureren in verschillende maten en kleuren en ze groeperen. Een aantal tegels kunnen informatie weergeven als ze als grote tegel worden getoond. Zo kun je bijvoorbeeld zien hoeveel verlofaanvragen of weekstaten goedgekeurd moeten worden. Schermen worden standaard geopend in tabbladen zodat je eenvoudig kunt wisselen. Een tabblad kan losgekoppeld worden en op een ander (2e) scherm worden geplaatst.

3 Nieuwe menu indeling In versie 8 is het hoofdmenu ingedeeld op functionaliteit niet op rol. De verschillende functionaliteiten zijn onderverdeeld in Persoonlijk (voor jezelf) en Organisatie (voor andere medewerkers). Welke opties beschikbaar zijn hangt af van je autorisatie. Er is een nieuwe menu optie Personeel die alle medewerker gerelateerde opties bevat. Hierin vind je naast de HRM gegevens ook de roosters en de saldi. Verder vind je hier twee nieuwe HRM opties: Dienstverband beëindigen en Verlofsaldi overboeken. Deze worden in de volgende paragrafen toegelicht. De Klok & Toegang functionaliteiten staan in een eigen hoofdmenu. Daarin staan ook het receptie overzicht en de nieuwe calamiteitenrapport optie. De term accorderen is omgedoopt in goedkeuren, omdat goed- en afkeuren beter bij elkaar past dan accorderen en afkeuren. Dienstverband beëindigen Als een medewerker de organisatie verliet, moest dat in TimeTell op een aantal plekken worden gemuteerd. Nu kan met de optie beëindig dienstverband met één klik alle relevante informatie worden afgesloten. Naast het beëindigen van het contract en de organisatie kunnen ook roosters en klokpassen worden afgesloten. Verder kan ook het verlofrecht herberekend worden, rekening houdend met de nieuwe einddatum (als de verlofrecht berekening is ingericht). Verlofsaldi overboeken Met deze optie kun je met één klik saldi overboeken van het ene verlofpotje naar de andere. Zo kun je bijvoorbeeld massaal de restwaarde van overwerk overboeken naar verlof.

4 Dashboard In versie 8 is de Rapport module uitgebreid met een dashboard functionaliteit. Hierin kan de gebruiker zijn eigen dashboards samenstellen uit verschillende rapportages. Er zijn een aantal standaard dashboard rapportages toegevoegd aan de map Dashboard in de rapport verkenner. Uiteraard kunt u ook eigen rapportages toevoegen aan een dashboard. Exchange synchronisatie In versie 8 is het mogelijk om te synchroniseren via Exchange Webservices i.p.v. via Outlook. Verder zijn synchronisatieprofielen toegevoegd waarmee dit per groep kan worden ingesteld. Hiermee is het ook mogelijk om de agenda s te synchroniseren met Office365. Vernieuwde Planning module In versie 8 is de Planning module flink onderhanden genomen. Plantaken Centraal in de planning zijn de plantaken waarin de geplande werkzaamheden (taken) vastgelegd kunnen worden per project, klant of activiteit. Deze taken hoeven dus niet meer altijd gebonden te zijn aan projecten. Deze taken kan men nu ook direct zelf alloceren via het planbord, maar het is ook mogelijk om resources te vragen aan andere afdelingen.

5 De plantaken bevatten eigenlijk de werkvoorraad, waarvoor capaciteit wordt aangevraagd. In dit scherm kun je ook zien wat de status is, wie er op zijn ingepland en wat de realisatie is. Projectplanning Het is ook mogelijk om plantaken met afhankelijkheden vast te leggen in het projectplanning scherm met GANTT charts. Dit scherm is flexibeler geworden en bevat veel meer mogelijkheden. Zo kan men bijvoorbeeld zelf de volgorde van de taken bepalen en is het mogelijk om in plaats van een einddatum de duur op te geven. De einddatum wordt dan berekend desgewenst, rekening houdend met weekenden en feestdagen. Planbord Het inplannen van mensen gebeurt in het planbord. Daarin is de beschikbaarheid van medewerkers met afdelingen en competenties direct zichtbaar.

6 Onderin kan gepland worden op week- en/of dagniveau. Het is ook mogelijk om eerst grof te plannen op weekniveau en dit daarna in het planbord te verfijnen naar dagniveau. In het planbord kan men ook allocaties afkomstig van plantaken of projectplanning muteren. Het is hierbij ook mogelijk om mensen te alloceren buiten de originele taakperiode als er bijvoorbeeld geen mensen beschikbaar zijn in gevraagde periode. Bij de taak wordt dit direct zichtbaar met een speciaal icoon waarna men bijvoorbeeld de taakperiode kan laten aanpassen of de allocatie buiten de periode kan afwijzen. Een taak kan ook een vaste periode krijgen waarbij het niet mogelijk is om buiten deze periode mensen te alloceren. Beschikbaarheid De beschikbaarheid kan worden opgevraagd op basis van tijd en competentie. Planning kolom in weekstaat (realisatie) Omdat veel mensen bij de urenverantwoording graag inzicht hebben in de planning kan in de weekstaat een kolom met geplande activiteiten worden opgenomen.

7 Nieuwe Webclient TimeTell 8 heeft een hele nieuwe webclient met veel meer mogelijkheden waarvan er hieronder een paar worden toegelicht. De weekstaat is volledig vernieuwd en bevat meer functionaliteit voor de eindgebruiker. Het is nu mogelijk om weekstaten en projectboekingen goed te keuren vanuit de Webclient. Naast een optie voor dynamische rapportage geeft de rapportverkenner toegang tot alle statische TimeTell rapportages. De vakantieplanning is beschikbaar en verlof kan worden goedgekeurd vanuit de Webclient. Er is nog veel meer functionaliteit beschikbaar zoals het inzien en bewerken van de agenda s.

8 Nieuwe App Voor TimeTell 8 is een hele nieuwe App gebouwd met veel meer functionaliteit. Via het sidemenu van de App kan men eenvoudig wisselen tussen de functionaliteiten. Bij een urenboeking kunnen nu ook onkosten geboekt worden. Hierbij kunnen gegevens uit de nieuwe rittenregistratie worden gebruikt. Zowel de persoonlijke agenda als de agenda van collega s is beschikbaar. Deze agenda s kunnen worden geraadpleegd of gemuteerd. De beschikbare functionaliteit in de App wordt bepaald door de beschikbare modules en de autorisatie in TimeTell. Gebruikers portal In versie 8 is onder het menu Help de toegang tot het gebruikers portal geplaatst. Dit portal is nieuw en is bestemd voor gebruikers die extra informatie over en van TimeTell willen. Wij zien deze mensen, die vaak niet de applicatiebeheerders zijn, als ambassadeurs van onze software. Ze vinden hier allerlei interessante informatie, zoals release notes, brochures, de kwartaal nieuwsbrief en de wekelijkse TimeTell Tip. Het is een nieuw initiatief en we denken dat het in een behoefte zal voorzien Indien onze nieuwsbrief op een foutief adres binnen uw organisatie terechtgekomen is, horen wij dit graag. Mocht u zich willen aan- of afmelden voor onze nieuwsbrief dan kunt u een sturen naar nieuwsbrief@timetell.nl.