Instructie Waarstaatjegemeente. Handboek voor de uitvoering van de burgerpeiling

Transcriptie

1 Instructie Waarstaatjegemeente Handboek voor de uitvoering van de burgerpeiling Januari 2014

2 COLOFON Samenstelling Ischa van Straaten Druk BMC BMC Postbus HE Den Haag Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie of op welke andere wijze dan ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van BMC. Aan de totstandkoming van deze publicatie is de grootst mogelijke zorg besteed. BMC kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend.

3 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 1 2 Planning 3 3 Trekken van de steekproef 4 4 Printen van de vragenlijsten 6 5 Belangrijke adressen en contactgegevens 7 6 Voorbeeld aankondigingsbrief 8 7 Voorbeeld herinneringsbrief 10 8 Voorbeeld persbericht 12

4 1 Inleiding Uw gemeente neemt deel aan het onderzoek voor Waarstaatjegemeente, volgens de nieuwe standaard die per 2014 geldt. In de Handleiding Burgerpeiling WSJG van KING vindt u al de nodige praktische en methodologische informatie rondom de burgerpeiling en het zelfonderzoek. In dit handboek lichten we nog een aantal zaken toe en vindt u voorbeeldmateriaal dat u in kunt zetten voor de burgerpeiling. We benadrukken dat het van belang is dit handboek en de handleiding van KING goed door te lezen. Op de meeste van uw vragen zult u in een of beide van de documenten het antwoord vinden. Zo niet, dan kunt u altijd bellen met uw contactpersoon bij BMC uiteraard. Wat doet u? Voor de meeste informatie in dit handboek is ervan uitgegaan dat u zelf zorgdraagt voor: - de steekproeftrekking - de verzending van de vragenlijsten en rappelbrieven - een antwoordnummer waar de ingevulde vragenlijsten naar toe worden gestuurd - uiteraard het zelfonderzoek, inclusief aanleveren van de gegevens aan KING Mocht u van deze standaard afwijken, dan vragen we u met uw contactpersoon van BMC af te stemmen wat dit betekent voor de instructies en voorbeeldmaterialen in dit handboek Wat doet BMC BMC verzorgt voor u in ieder geval de volgende zaken en op verzoek nemen we andere taken voor u uit handen: - Samen met u bepalen welke vragen en antwoordopties toegevoegd worden aan de basisvragenlijst - vragenlijst opmaken - vragenlijst online programmeren, inclusief genereren van beveiligde deelnamecodes - u ondersteunen in het opstellen van brieven en persmateriaal (voorbeelden vindt u verderop in dit handboek) - de kwaliteit van het onderzoek bewaken, zodat u aan de standaard van Waarstaatjegemeente voldoet - het scannen van de ingevulde vragenlijsten - het samenvoegen van de data van de papieren vragenlijsten en de online ingevulde vragenlijsten - Het verzorgen van de verwerking van de gegevens en aanlevering aan KING voor publicatie op Waarstaatjegemeente.nl Achtereenvolgens zal worden ingegaan op: SGBO INSTRUCTIE KLANTONDERZOEK KANTELING 1

5 planning steekproeftrekking in een spreadsheetprogramma instructie voor het printen voorbeeldbrieven Apart heeft u van uw contactpersoon een basisvragenlijst gekregen. Zo niet, neemt u dan contact met hem of haar op. BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 2

6 2 Planning Wat Wie Wanneer Start WSJG Week 0 Toezenden per mail - handleiding KING, planning, BMC Week 1 voorbeeldvragenlijst, etc. Afstemmen extra vragen BMC en gemeente Week 1 Opstellen begeleidende brief, rappelbrief en Gemeente Week 2 persberichten (in 1 keer) o.b.v. voorbeeld in handboek Begeleidende brief, rappelbrief en persberichten Gemeente Week 3 sturen naar BMC voor check Documenten retour met opmerkingen BMC Week 3 Papieren vragenlijst opnieuw opgemaakt BMC Week 3 Online vragenlijst gereed BMC Week 3 Trekken steekproef GBA Gemeente Week 3 Inlogcodes naar gemeente BMC Week 3 Drukken/printen brieven en enquêtes Gemeente Week 4 Correctielijst GBA gegevens overleden personen, Gemeente Week 4 betreffende begeleidende brieven verwijderen Samenvoegen en verzenden enquêtes Gemeente Week 5 Verzending vrijdag Looptijd enquête Week 6 tm 9 Opzet rappelbrief afgestemd met BMC Gemeente Week 6 Afhankelijk van de respons drukken en verzending Gemeente Vrijdag week 7 rappelbrief Definitieve sluitingsdatum enquête BMC Zaterdag week 9 Enquêtes uitgepakt en plat in doos naar Scanbureau Gemeente Maandag Week 11 Scannen enquêtes Scanbureau Week 12 Dataverwerking BMC Week 13 en week 14 Aanleveren data aan KING BMC Week 15 Eventuele acties bij uitbesteden drukken/ verzenden Versturen steekproefbestand naar drukker Gemeente Vrijdag Week 3 Enveloppen en briefpapier gemeente naar drukker Gemeente Week 3 Correctielijst GBA gegevens overleden personen, betreffende begeleidende brieven verwijderen Gemeente/ drukker Week 4 In bovenstaand overzicht is de doorlooptijd van het onderzoek te zien. Vanaf de start van het onderzoek moet gerekend worden op een doorlooptijd van ongeveer 15 weken. Voor aanvang van het onderzoek bespreekt uw contactpersoon bij BMC met u of er aanpassing van de planning noodzakelijk is. BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 3

7 3 Trekken van de steekproef Voor de uitvoering van Waarstaatjegemeente in 2014 is het noodzakelijk dat u 2200 burgers aanschrijft voor deelname. Indien u nog uitsplitsing wil naar subgroepen (bijvoorbeeld dorp) dient u dit aantal per subgroep te hanteren voor betrouwbare resultaten. Voor kleinere aantallen per kern dient u met BMC te overleggen. De steekproeftrekking dient willekeurig ( aselect ) te gebeuren. In de handleiding Handleiding uitvoering burgeronderzoek Waarstaatjegemeente.nl van KING vindt u een instructie over de steekproeftrekking. Voor het specifiek trekken van de steekproef via Excel (of ander spreadsheetprogramma), vindt u hieronder een beschrijving. Steekproef in spreadsheetprogramma Veel spreadsheetprogramma s (bijvoorbeeld MS Excel) hebben een functie die willekeurige getallen kan generen. Veelal heet die functie ASELECT/RANDOM of WILLEKEURIG. Hierna geven wij stapsgewijs aan hoe in MS Excel een steekproef te trekken is. 1. Maak een Excel-bestand met naam en adresgegevens van alle klanten (u kunt vanuit de GBA een export-file maken hiervoor). Bijvoorbeeld kolom A = naam, kolom B = adres, kolom C = postcode en kolom D = woonplaats. 2. In de eerste lege kolom kan een aselect nummer worden aangeroepen. Dat gaat als volgt: a. Selecteer het veld waar het eerste aselecte getal moet worden ingevoegd. Als wij het voorbeeld blijven volgen zou dat veld E2 moeten zijn. b. Typ in de functiebalk =ASELECT() en geef ENTER. Nu is een willekeurig getal tussen 0 en 1 weergegeven in het geselecteerde veld (zie hierboven). 3. Vervolgens kopieert u het veld waarin het willekeurige getal is weergegeven naar de onderstaande velden: klik op rechter muisknop en kies kopiëren. Selecteer vervolgens alle velden (tot het eind van het adressenbestand) onder het geselecteerde veld en klik op de rechter muisknop en kies nu voor plakken. Nu staat er een kolom willekeurige getallen naast bij de NAW-gegevens. BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 4

8 4. Het adressenbestand moet nu gesorteerd worden op de kolom met de willekeurige getallen. Dat gaat als volgt: a. Selecteer het hele Excel-blad. Dit gaat het makkelijkst door het vakje boven de 1 van de eerste rij en links naast de A van de eerste kolom aan te klikken. b. Ga vervolgens in het menu naar Data en kies sorteren en geef aan op welke kolom het adressenbestand gesorteerd moet worden (in ons voorbeeld kolom E: nummer) en klik OK. Hieronder een voorbeeldscherm: 5. Het adressenbestand is nu willekeurig gesorteerd en u kunt nu het aantal klanten (afhankelijk van de omvang van het gehele klantenbestand) selecteren als steekproef. Denk nog om het volgende: - Per huishouden mag maar 1 persoon meedoen. Dat betekent dat u achteraf de dubbele huishoudens eruit haalt en het aantal weer verder aanvult tot 2200 op basis van het willekeurige getal (zie hierboven). Het is niet de bedoeling om vooraf (vóór de steekproeftrekking) al de dubbele huishoudens eruit te halen, omdat dan kleine huishoudens meer kans maken om mee te doen. - Het gaat enkel om inwoners van 18 jaar en ouder, die daarbij níet in een verpleeg-/verzorgingshuis of instelling wonen. BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 5

9 4 Printen van de vragenlijsten We gaan ervan uit dat u zelf de vragenlijsten print. Daarbij hanteert u de volgende procedure en aantallen (aantallen gelden niet indien u uitsplitsingen naar wijken, kernen of doelgroepen wil maken): 1. De gemeente ontvangt van BMC een *.pdf document van de vragenlijst 2. De gemeente print 2270 vragenlijsten om te versturen naar de burgers, 50 voor onvoorziene omstandigheden (bijvoorbeeld burgers die de vragenlijst alsnog toegezonden willen krijgen) en 20 extra exemplaren voor BMC 3. De gemeente print alles op dezelfde printer achter elkaar, dubbelzijdig. 4. De gemeente stuurt 20 vragenlijsten naar BMC BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 6

10 5 Belangrijke adressen en contactgegevens De belangrijkste contactgegevens voor dit onderzoek zijn: BMC (voor algehele coördinatie) Korte Houtstraat 20a-b 2511 CD Den Haag Scan Serv (voor het scannen van de vragenlijsten) Hofweg XD Nootdorp BakkerBaarn (huisdrukker van BMC) Postbus AC Baarn BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 7

11 6 Voorbeeld aankondigingsbrief «REGEL1» «REGEL2» «REGEL3» deelnamecode: «CODE» Datum: Betreft: Onderzoek onder inwoners van [Gemeentenaam} «AANHEF» Wat vindt u van de voorzieningen in de gemeente {Gemeentenaam}? Betrekt de gemeente u voldoende bij het maken van plannen? Voelt u zich veilig in uw eigen buurt? Wij horen hierover graag uw mening. Uw mening helpt ons Wij werken steeds aan het verbeteren van de dienstverlening van de gemeente. Daarom laten we nu een onderzoek uitvoeren onder de inwoners van {Gemeentenaam}. Uw mening helpt ons u beter te betrekken bij het maken van gemeentelijke plannen en onze dienstverlening beter af te stemmen op uw behoeften. Zo hebben we bijvoorbeeld na de eerdere onderzoeken Onafhankelijk onderzoeksbureau Voor dit onderzoek heeft de gemeente ervoor gekozen de standaard van Waarstaatjegemeente.nl te gebruiken. Hierdoor kunt u straks online zien hoe wij als gemeente presteren en of wij het beter of minder goed dan andere gemeenten. We laten het onderzoek uitvoeren door een onafhankelijk onderzoeksbureau, genaamd BMC. Bij dit onderzoek is uw privacy gewaarborgd. Alleen BMC ziet uw antwoorden. Zo doet u mee Om mee te doen heeft u twee mogelijkheden: 1) U gaat naar onderzoek.bmc.nl en klikt vervolgens op {Gemeentenaam}. Vervolgens moet u de deelnamecode die bovenaan deze brief staat invoeren om te starten met de vragenlijst. 2) U heeft samen met deze brief een vragenlijst ontvangen. Deze kunt u invullen en in de bijgeleverde antwoordenvelop kosteloos terugsturen naar de gemeente. Zorg ervoor dat de deelnamecode die bovenaan deze brief staat vermeld, ook op de laatste pagina van de vragenlijst bij vraag {vraagnummer} genoteerd wordt. Het invullen van de vragenlijst duurt ongeveer 10 minuten. De resultaten In {maand} {jaar} zijn de resultaten van het onderzoek bekend. We zullen erover publiceren in het en op de gemeentelijke website. Ook kunt u enkele weken daarna de resultaten terugvinden op Waarstaatjegemeente.nl. Wanneer u meer wilt weten over dit onderzoek, neemt u dan contact op met van de gemeente {Gemeentenaam} (tel..). BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 8

12 Gebruik deze kans om uw mening te laten horen! Wij hopen dat u aan dit onderzoek meewerkt. Daarvoor alvast hartelijk dank. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van {Gemeentenaam}, de secretaris, de burgemeester, <titel en naam> <titel en naam> BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 9

13 7 Voorbeeld herinneringsbrief «REGEL1» «REGEL2» «REGEL3» deelnamecode: «CODE» Datum: Betreft: Herinnering onderzoek onder inwoners van {Gemeentenaam} «AANHEF» Twee weken gelden ontving u van ons een uitnodiging voor deelname aan een onderzoek onder de inwoners van {Gemeentenaam}. Met dit resultaten van dit onderzoek wil de gemeente haar dienstverlening en beleid verbeteren. Wij hopen dat u de vragenlijst voor dit onderzoek reeds (via internet of op papier) heeft ingevuld en retour gestuurd. Zo ja, dan willen we u enorm bedanken voor uw tijd en moeite. Zo niet, dan vragen we u dat alsnog te doen. Uw mening is namelijk belangrijk voor ons. Uw mening helpt ons u beter te betrekken bij het maken van gemeentelijke plannen en onze dienstverlening beter af te stemmen op uw behoeften. Zo doet u mee Als u nog niet heeft meegedaan, heeft u twee mogelijkheden: 1) U gaat naar onderzoek.bmc.nl en klikt vervolgens op {Gemeentenaam}. Vervolgens moet u de deelnamecode die bovenaan deze brief staat invoeren om te starten met de vragenlijst. 2) U heeft samen met de vorige brief een vragenlijst ontvangen. Deze kunt u invullen en in de bijgeleverde antwoordenvelop kosteloos terugsturen naar de gemeente. Zorg ervoor dat de deelnamecode die bovenaan deze brief staat vermeld, ook op de laatste pagina van de vragenlijst bij vraag {vraagnummer} genoteerd wordt. Heeft u geen papieren vragenlijst en wilt u deze alsnog ontvangen, bel dan met de contactpersoon van de gemeente (zie hieronder). Het invullen van de vragenlijst duurt ongeveer 10 minuten. Vragen of ondersteuning Wanneer u nog praktische vragen heeft over dit onderzoek, neemt u dan contact op met van de gemeente {Gemeentenaam} (tel..). Wij hopen dat u alsnog aan dit onderzoek meewerkt. Daarvoor alvast hartelijk dank. BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 10

14 Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van {Gemeentenaam}, de secretaris, de burgemeester, <titel en naam> <titel en naam> BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 11

15 8 Voorbeeld persbericht Waar staat de gemeente {gemeentenaam}? Wat vinden de inwoners van {gemeentenaam} van de voorzieningen in de gemeente? Betrekt de gemeente hen voldoende bij het maken van plannen? Voelen zij zich veilig in hun eigen buurt? Om op die vraag het antwoord te krijgen neemt de gemeente {gemeentenaam} deel aan het onderzoek Waar Staat Je Gemeente. Waar Staat Je Gemeente wordt voor de gemeente uitgevoerd door BMC inwoners, van 18 jaar en ouder, ontvangen deze week thuis een enquêteformulier. De onderwerpen waar de gemeente graag de mening over wil weten, zijn: Het algemene oordeel over de gemeente Veiligheid De relatie tussen de gemeente en haar inwoners Individuele dienstverlening Woon- en leefklimaat Lokale economie Arbeidsparticipatie en werkgelegenheid Gezondheid, zorg en welzijn De gemeente hoopt dat zoveel mogelijk inwoners de vragenlijst zullen invullen, zodat de gemeente een goed beeld heeft hoe de inwoners over de woonomgeving en de dienstverlening denken. De vragenlijst kan tot {datum} aanstaande worden ingevuld, ook online. Doordat meerdere gemeenten meedoen aan het onderzoek, biedt dat de mogelijkheid de resultaten met elkaar te vergelijken. Zo krijgt de gemeente niet alleen de mening van de inwoners over de algemene dienstverlening, maar kan ook geanalyseerd worden hoe de resultaten zich verhouden tot die van de andere deelnemende gemeenten. Waar de gemeente {gemeentenaam} staat, wordt in {maand} bekend. De resultaten worden gepubliceerd op internetsite www. {gemeentenaam}.nl en op BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 12

16 BMC HANDBOEK WAARSTAATJEGEMEENTE 13