Femda PC-applicaties en consultancy B.V. Handleiding. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 1

Transcriptie

1 Handleiding Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 1

2 Inhoudsopgave 1. Voorwoord 3 2. Installatie van de cd-rom Systeemeisen Installatie Veiligheidskopie 5 3. Importeren gegevens uit vorige versie 6 4. Beschrijving Inleiding Instellingen Nieuwe kaart toevoegen Kaart verwijderen Afwezigheidsregistratiekaart selecteren Afwezigheid invullen Totalen berekenen Bepaald deel van de kaart tonen Achtergrondkleur verwijderen of tonen Kaart afdrukken Overzicht genereren 17 Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 2

3 1. Voorwoord U zult merken dat veel bedieningsmogelijkheden van het programma zich vanzelf wijzen. Leest u echter voordat u begint deze instructie door, dan weet u zeker dat u niets over het hoofd ziet. Wanneer u vragen hebt, dan kunt u op werkdagen tussen 9.00 uur en uur bellen met onze helpdesk, telefoon: +31 (0) , fax: +31 (0) of en: software@kluwer.nl. De adressen van de uitgever en de auteur van Afwezigheidsregistratie 2011 vindt u op het informatiescherm dat u oproept door op het werkblad (Instellingen) op Toon informatiescherm te klikken. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 3

4 2. Installatie van de cd-rom 2.1. Systeemeisen IBM-pc compatibele computer met cd-rom speler Excel 2000 of een latere versie Printer (bij voorkeur een kleurenprinter) 5 MB ruimte op de vaste schijf Scherm met resolutie 1024 x 768 pixels (voorkeur) Voor rapportages aanbevolen: Microsoft Word 2000 of hoger 2.2. Installatie De Afwezigheidsregistratie 2011 bestaat uit een Excel-bestand en verwante documenten die makkelijk voor u kunnen zijn. Deze bestanden moet u vanaf de cd-rom naar een locatie op uw harde schijf of op het netwerk in uw bedrijf kopiëren. 1. Open in Windows de Verkenner en activeer het station waarin de cd-rom ligt. Op de cd-rom vindt u het bestand Afwezig2011.xls en andere bestanden van de Afwezigheidsregistratie Kopieer de bestanden naar een locatie van uw voorkeur op de harde schijf van de computer of op het netwerk in uw bedrijf. 3. Open in de Verkenner de locatie met de bestanden. 4. Selecteer de bestanden (Ctrl+A). 5. Klik rechts en selecteer uit het snelmenu de optie Eigenschappen. Het gelijknamige dialoogvenster verschijnt op het scherm. 6. Zet op het tabblad Algemeen de optie Alleen-lezen uit en klik op OK. 7. Start het bestand index.htm. Uw browser wordt gestart en u kunt de Afwezigheidsregistratie 2011 starten of een van de andere documenten openen. Na het openen van Afwezigheidsregistratie 2011 kan er een melding op uw scherm verschijnen dat het document macro s bevat en de vraag of u die macro s wilt inschakelen. Schakel dan de macro s in door op Macro s inschakelen te klikken. In Excel 2007 of Excel 2010 kan er na het starten bovenaan het werkblad een knop verschijnen, of er kan een melding verschijnen als er in het programma een macro uitgevoerd moet worden. Die melding houdt in dat de macro's uitgeschakeld zijn. Schakel de uitvoering van de macro's in het Vertrouwenscentrum in. 1. Klik op de Microsoft Office-knop (Excel 2007) of open het menu Bestand (Excel 2010) en klik vervolgens op Opties voor Excel. 2. Klik op Vertrouwenscentrum en vervolgens op Instellingen voor het vertrouwenscentrum. 3. Klik op het Instellingen voor macro's. 4. Selecteer de optie Alle macro's inschakelen. 5. Klik op OK - accepteer de instellingen. 6. Klik op OK - voor het verlaten van het optiesscherm. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 4

5 2.3. Veiligheidskopie Met elk document en bestand kan iets misgaan. In dat geval is de enige oplossing dat u terug kunt vallen op een veiligheidskopie van het document. Maak daarom heel regelmatig een veiligheidskopie van het bestand. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 5

6 3. Importeren gegevens uit vorige versie Als u gebruik maakt van de vorige versie van dit programma, Afwezig2010.xls, dan kunt u de gegevens van de werknemers uit die versie importeren in de Afwezigheidsregistratie Dit moet u doen voordat u nieuwe gegevens gaat invoeren. Wilt u in Excel 2000 of Excel 2003 (in Office 2007 of Office 2010 treedt de fout niet meer op!) meer dan 42 werknemers overnemen in het nieuwe programma, mailt u dan het nieuwe bestand Afwezig2011.xls en het bestand van vorig jaar, Afwezig2010.xls, naar office@femda.com. Wij stellen het op prijs als u ons de beide bestanden gecomprimeerd, dus gezipt, toezendt. Wij zetten de gegevens voor u over en u ontvangt het nieuwe bestand de volgende werkdag terug. Hebt u in de vorige versie minder dan 42 werknemers of gebruikt u nu Excel 2007 of Excel 2010, dan kunt u de gegevens zelf, volgens onderstaande procedure importeren. 1. Sluit zoveel mogelijk programma's (om zoveel mogelijk intern geheugen beschikbaar te hebben voor het importeren). 2. Start Excel. 3. Open het bestand Afwezig2011.xls. 4. Open het bestand Afwezig2010.xls. 5. Activeer in Afwezigheidsregistratie 2010 het tabblad (Instellingen). 6. Klik op de knop Genereer overzicht en klik bij de volgende vraag op Ja - u wilt het overzicht genereren. In een nieuw werkblad worden nu de gegevens van de vorige versie geplaatst. 7. Druk op de toetscombinatie Alt+F8 of open het menu Extra/ Macro/ Macro's. Het dialoogvenster Macro verschijnt op uw scherm. 8. Selecteer de macro Afwezig2010.xls!ImporteerGegevens Klik op Uitvoeren. De werknemergegevens worden nu aan het bestand Afwezig2011.xls toegevoegd. 10. Het bestand Afwezig2011.xls wordt tenslotte opgeslagen en gesloten. U kunt nu de Afwezigheidsregistratie 2011 configureren. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 6

7 4. Beschrijving 4.1. Inleiding Met de Afwezigheidsregistratie 2011 kunt u per medewerker vastleggen: vakantie-, snipper- en verlofdagen alle vormen van afwezigheid uren of dagen roostervrij en alle vormen van afwezigheid naam en adres-gegevens U kunt in de Afwezigheidsregistratie 2011 aangeven: of u de registratie in dagen of in uren wilt vastleggen welke dagen van de week werkdagen zijn op welke dagen van het jaar in uw bedrijf niet gewerkt wordt. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 7

8 4.2. Instellingen Begin met het invullen van de standaardgegevens op het werkblad (Instellingen). Klik op het bladtab (Instellingen) om dit werkblad te activeren. Registratie in dagen of in uren U kunt in het werkblad de afwezigheid in dagen of in uren vastleggen. Klik op het keuzerondje van uw voorkeur. Vakantiedagen of Vakantie-uren Het basisaantal vakantiedagen dat voor alle werknemers binnen uw bedrijf hetzelfde is vult u in achter Vakantiedagen. Als u bij de optie Registratie in dagen of in uren het keuzerondje Uren hebt geselecteerd, dan heet deze optie Vakantie-uren en vult u natuurlijk het basisaantal vakantie-uren in. De ingevulde waarde verschijnt op elke Afwezigheidsregistratiekaart. Boekjaar Selecteer in de keuzelijst de maand in het jaar 2011 wanneer met het registreren van de afwezigheidsgegevens begonnen wordt. In de meeste bedrijven is dit januari, maar als u werkt met een gebroken boekjaar dan selecteert u een andere maand, bijvoorbeeld april, waardoor de kaart geschikt is voor de periode april maart Werkdagen en feestdagen Activeer het werkblad (Instellingen) en klik op de knop Feestdagen. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 8

9 U ziet dat de algemene feestdagen voor Nederland al staan ingevuld. Gelden er in uw land of voor uw bedrijf andere feestdagen of extra feestdagen, corrigeer dan de lijst. U kunt een datum veranderen, weghalen (selecteer de datum en druk op de toets Delete) of onderaan de lijst toevoegen. Gebruik voor een datum alleen cijfers en een scheidingsteken, bijvoorbeeld Zorg ervoor dat er geen lege regels in de lijst voorkomen. Verschuif of verplaats in dat geval de regels zodat het weer een aaneengesloten lijst wordt. Let op: verwijder geen rijen, omdat u dan ook niet zichtbare gegevens verwijdert - alleen gegevens verschuiven of verplaatsen.! Als u werkt met een gebroken boekjaar, bijvoorbeeld april maart 2012, vermeld onder Feestdagen dan niet alleen de feestdagen van 2011, maar ook de feestdagen van Klik na het wijzigen of het toevoegen van werk- en feestdagen op Zet werkdagen en feestdagen op de registratiekaarten. U krijgt een melding dat eventueel ingevulde gegegens op niet-werkdagen en feestdagen gewist worden. Klik op Ja. Op alle afwezigheidskaarten worden de feestdagen en de niet-werkdagen in blauw aangegeven. U kunt de lijst makkelijk sorteren door een cel in de lijst te selecteren en in de werkbalk Standaard op Oplopend sorteren te klikken. Klik op Home om het bovenste gedeelte van het werkblad (Instellingen) op het scherm te plaatsen. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 9

10 Afwezigheidstypen In het programma Afwezigheidsregistratie 2011 kunt u maximaal 20 vormen van afwezigheid vastleggen. Welke vormen van u afwezigheid u gebruikt kunt u aangeven op het werkblad (Instellingen). Activeer het werkblad (Instellingen) en klik op de knop Afwezigheidstypen. Een aantal veel voorkomende typen is reeds ingevuld. De kolomkleuren mag u niet veranderen, de omschrijvingen wel, en de bestaande omschrijvingen kunt u verwijderen met de toets Delete en zelf een lijst typen. In de derde kolom van het overzicht typt u N als de vorm van afwezigheid geen verloftype is, en J als de afwezigheid een vorm van verlof is. In de laatste kolom typt u een afkorting voor de omschrijving van het verlof. Deze afkorting vindt u terug bovenin de registratiekaarten en in het overzicht. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 10

11 Maximaal 10 van de 20 afwezigheidstypen kunt u als verlof aanmerken. Markeert u meer dan 10 afwezigheidstypen als verlof, dan verschijnen de extra typen niet in het verlofoverzicht bovenaan de kaart, en de verloftotalen worden niet in de verlofberekening betrokken. Klik op Home om het bovenste gedeelte van het werkblad (Instellingen) op het scherm te plaatsen Nieuwe kaart toevoegen Voor elke medewerker voegt u een model aan de Afwezigheidsregistratie 2011 toe. Het toevoegen gaat via het werkblad (Instellingen). Klik op Voeg kaart toe voor medewerker. Het dialoogvenster Nieuwe kaart verschijnt op het scherm. Vul de gevraagde gegevens in. In het onderste deel van het dialoogvenster verschijnt de tekst zoals die op de bladtad wordt geplaatst. U kunt voordat u op Toevoegen klikt de naam voor de bladtab aanpassen. Ook kan het zijn dat u gevraagd wordt de naam van de bladtab aan te passen. Dat gebeurt als de tekst al op een bladtab voorkomt (twee medewerkers met dezelfde naam?) of als de tekst langer is dan 32 tekens. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 11

12 Klik op Toevoegen. De kaart wordt toegevoegd. Naast de achternaam en voorletters kunt u in het blauwe gedeelte van de kaart ook andere gegevens voor de medewerker invullen. Het invullen van bijvoorbeeld het adres is niet strikt noodzakelijk, wel de gegevens over afwezigheid. Noteer alleen gegevens in de blauwe cellen die voorzien zijn van een kader. Roostergegevens De roostergegevens aan de rechterzijde zijn numerieke gegevens. Typ hier alleen cijfers, met uitzondering van de cel Functie-eenheid. Daar kan een cijfer of een breuk ingevuld worden. Afhankelijk van de cijfers worden subtotalen en het saldo automatisch berekend. Functie-eenheid Bij een medewerker met een volledig dienstverband typt u in de cel Functie-eenheid het getal 1. Werkt de medewerker in deeltijd, dan typt u de breuk die het aantal uren aangeeft. Bijvoorbeeld bij een dienstverband van 20 uur bij een werkweek van 36 uur typt u 20/36 (weergegeven als 5/9). Bij een dienstverband van 30 uur bij een werkweek van 32 typt u 30/32 (weergegeven als 15/16). Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 12

13 Extra basisdagen of -uren Voor elke medewerker kunt u drie extra basisvormen van verlof opgeven. Typ de omschrijving in de gekaderde cellen onder Basis vakantierecht en typ de waarde in de gekaderde cel in de cijferkolom. De waarden vormen met de andere waarden het Subtotaal verlof Kaart verwijderen Om een kaart definitief en onherroepelijk te verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer boven het bladtab van de kaart die u wilt verwijderen. Vervolgens klikt u rechts en selecteert u uit het menu de optie Verwijderen. Op het scherm verschijnt een melding van uw actie en u moet bevestigend antwoorden om de kaart definitief te verwijderen Afwezigheidsregistratiekaart selecteren U selecteert een Afwezigheidsregistratiekaart van een medewerker door op het bladtab met de naam van de medewerker te klikken. Als u meer dan twee kaarten hebt kunt u ook op de groene knop bovenin de kaart klikken. Op het scherm verschijnt dan het dialoogvenster Selecteer kaart. In het venster ziet u de namen van alle medewerkers. Door dubbelklikken op een bepaalde naam of door aanklikken van de naam en op de knop Selecteren te klikken, activeert u de kaart van de bewuste medewerker. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 13

14 Via dit scherm kunt u ook het werkblad (Instellingen) activeren door op de knop Instellingen te klikken Afwezigheid invullen Het invullen van de dagen of uren afwezigheid van een medewerker is het makkelijkste deel van het programma. 1. Stel vast welk soort verlof u wilt invoeren en welke letter daarbij hoort. Aan de rechterkant van de kaart ziet u de 20 kleuren en de letters. Als u op een letter klikt verschijnt boven aan de lijst de omschrijving van het afwezigheidstype. 2. Selecteer met de muisaanwijzer de cel (de dag) waar u de waarde wilt invullen. 3. Typ de waarde én de letter van het afwezigheidstype (aan elkaar, zonder spatie). Voorbeelden: 8A, of 4,5D. 4. Druk op Enter. U kunt ook negatieve waarden invullen. Belangrijk is dan dat de cel eerst de juiste kleur krijgt, wat alleen met een positieve waarde kan. 1. Typ positieve waarde en letter van het type, bijvoorbeeld: 8A. 2. Typ de waarde nogmaals, nu met het negatiefteken, dus bijvoorbeeld: -8. Meerdere cellen tegelijk invullen Voor het invullen van één waarde typt u een waarde, de letter van het type afwezigheid en drukt u op de toets Enter. Maar u kunt ook eenzelfde waarde in meerdere cellen tegelijk invullen. 1. Druk op de toets Ctrl en houd deze toets ingedrukt. 2. Selecteer met de muisaanwijzer alle cellen waar u dezelfde waarde wilt invullen. 3. Typ de waarde én de letter van het afwezigheidstype (aan elkaar, zonder spatie). 4. Druk op de toetscombinatie Ctrl+Enter. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 14

15 4.7. Totalen berekenen Na het invullen van de dagen of uren afwezigheid op de kaart wordt het totaal niet automatisch berekend. De totalen worden berekend: 1. als u de de kaart van een medewerker op het scherm plaatst, of 2. als u op de kaart op de knop Bereken Totalen klikt. Onder de knop Bereken Totalen ziet u wanneer het totaal voor de laatste keer berekend is. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 15

16 4.8. Bepaald deel van de kaart tonen Bovenste deel van de kaart verbergen In het middelste deel van de kaart staat het model waarin u de uren afwezigheid invult op een bepaalde dag. Door op de gele knop te klikken bovenin de kaart wordt het blauwe gedeelte verborgen en wordt het model bovenin het scherm geplaatst. Door op de blauwe knop te klikken wordt het blauwe gedeelte weer getoond. Overzicht totalen tonen In het onderste deel van de kaart staat het model waarin de uren afwezigheid getotaliseerd worden weergegeven. Door op de oranje knop te klikken bovenin de kaart wordt het blauwe gedeelte verborgen en wordt het model bovenin het scherm geplaatst. Door op de blauwe knop te klikken wordt het blauwe gedeelte weer getoond. Datum en weeknummer in de statusbalk Selecteer in het model een witte cel. Invoer in blauwe cellen is niet mogelijk. In de statusbalk staat aangegeven welke datum u geselecteerd hebt en het weeknummer waarin de datum valt. Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 16

17 4.9. Achtergrondkleur verwijderen of tonen De algemeen blauwe achtergrondkleur kunt u verwijderen voor het afdrukken. Dat scheelt inkt als u een kleurenprinter gebruikt. U verwijdert de achtergrondkleur door rechts bovenin het scherm op de blauwe knop te klikken. Door opnieuw op de knop te klikken wordt de blauwe achtergrond weer getoond Kaart afdrukken De afwezigheidsregistratiekaart van een bepaalde medewerker drukt u af door: 1. de kaart van de medewerker op het scherm te plaatsen, en 2. rechtsboven bovenin het scherm op de gele of de oranje knop te klikken. Met de gele knop drukt u alleen het bovenste deel van de kaart af, met de oranje knop het hele model (inclusief de totalen) Overzicht genereren Alle gegevens van alle medewerkers in het blauwe gedeelte van de Afwezigheidsregistratiekaart, dus zowel de NAW-gegevens als de afwezigheidsgegevens, kunt u uitvoeren naar een nieuw werkblad. U hebt dan een overzicht van een bepaald moment. Voor het genereren Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 17

18 van het overzicht activeert u het tabblad (Instellingen) en klikt u op Genereer overzicht. Het overzicht op zich is al informatief, maar u kunt met het overzicht ook een samenvoegdocument opstellen in Word. U kunt dan bijvoorbeeld iedere medewerker een brief sturen met gegevens van de Afwezigheidsregistratie. (einde handleiding) Handleiding Afwezigheidsregistratie 2011 Blz. 18