Functie- en competentieprofiel

Transcriptie

1 Functie- en competentieprofiel 1.Identificatiegegevens Functietitel Afdeling Dienst Functiefamilie Niveau Graad Expert informatiebeheer Afdeling ontwikkeling en organisatie Experten B B1-B3 2. Positionering in het organogram Plaats in het organogram Leiding krijgen van Leiding geven aan Afdeling ontwikkeling en organisatie team interne ondersteuning Afdelingshoofd ontwikkeling en organisatie Team van informatiebeheerders 3. Doel van de functie 3.1 Het management en bestuur ondersteunen De archivaris (expert informatiebeheer ) ondersteunt en voert het gemeentebeleid uit. Hij rapporteert aan het managementteam en het gemeentebestuur door helder de eigen werkzaamheden te omschrijven, met inbegrip van de behaalde resultaten, de geplande activiteiten, problemen, uitdagingen, enz. 3.2 De goede bewaring van archief organiseren De archivaris volgt de actieve en passieve conservering van archief op: dit houdt onder meer controle in op de goede verpakking van archiefdocumenten (bijvoorbeeld gebruik van zuurvrije dozen) en op de juiste klimatologische omstandigheden in de archiefbewaarplaats (temperatuur, luchtvochtigheid, ). Daarnaast stelt de archivaris de schadeoorzaken van archiefdocumenten vast, kiest een geschikte behandeling, volgt de uitvoering van die behandeling op en controleert het resultaat. Om de bewaring van digitale archieven te waarborgen, moeten de nodige voorwaarden op voorhand gecreëerd worden zodat digitale archivering op termijn nog mogelijk is. Dit betekent dat er met archiefvormers tijdig afspraken gemaakt moeten worden met betrekking tot de archivering van digitale gegevens gecreëerd in documentbeheersystemen, databanken, enz. Het is aan de archivaris om hierover richtlijnen en maatregelen op te stellen, bijvoorbeeld voor bestandsformaten, naamgeving van documenten en mappenstructuren.

2 3.3 Systeembeheerfuncties uitvoeren De archivaris voert diverse systeembeheerfuncties uit in het geautomatiseerde archiefbeheersysteem. Allereerst controleert hij de goede werking van het systeem, meldt eventuele problemen aan de systeembeheerder en houdt systeemdocumentatie bij. Daarnaast voert hij diverse taken uit binnen het geautomatiseerde archiefbeheersysteem: hij kan gebruikersgroepen instellen, autorisaties verlenen, zoekfuncties gebruiken, updates invoeren en controleren, enz. 3.4 Toezien op documentbeheer bij archiefvormers Dit is een belangrijk onderdeel van het takenpakket van de archivaris. In eerste instantie moet hij archiefvormers sensibiliseren, door aan te duiden welke documenten bijgehouden moeten worden en duidelijk te maken waarom een goede bewaring van deze documenten belangrijk is. Verder geeft hij richtlijnen over hoe het archief op een goede manier bewaard kan worden en controleert hij of de archiefvormer deze richtlijnen ook opvolgt. Daarnaast controleert de archivaris de eigenlijke uitvoering van archiefbeheertaken door de archiefvormer: worden alle voor bewaring aangeduide documenten daadwerkelijk bewaard, worden bewaartermijnen gerespecteerd, worden documenten op een correcte manier geordend, worden er maatregelen getroffen om de bewaring van digitale archieven op lange termijn te waarborgen, enz. Als de archivaris knelpunten in verband met het archiefbeheer bij de archiefvormer vaststelt, moet hij deze signaleren en oplossingen aanreiken. Bij al deze taken dient hij relevante regelgeving en de deontologische code voor archivarissen te respecteren. 3.5 Verwerving, selectie, ordening en ontsluiting uitvoeren De archivaris voert contextueel onderzoek uit naar de archiefvormers. Via archief- en literatuurstudie en interviews verzamelt hij informatie over verschillende aspecten van de instelling(en) waar hij op toeziet: ontstaan, organogram, oprichting en opheffing van verschillende afdelingen, evolutie van het takenpakket, documenten die worden aangemaakt bij de uitoefening van dat takenpakket, bewaring van documenten, enz. Ook stelt de archivaris procedures op voor de selectie, verwerving en vernietiging van archief en past hij deze procedures toe. Het gaat onder meer over het opstellen van archiefbeheerplannen, vernietigingslijsten, ordening van documenten, enz. Voor dat laatste stelt de archivaris een ordeningssysteem op dat in overeenstemming is met het archiefbeheersysteem van de eigen instelling. Tenslotte zal de archivaris verworven archief ontsluiten: door het beschrijven van inhoudelijke en vormelijke aspecten van de documenten, de samenhang binnen het archief, de ordening en plaatsing in het depot, enz. maakt hij het archief toegankelijk voor de archiefgebruikers. 3.6 Instaan voor dienstverlening De archivaris organiseert de publiekswerking. Daarvoor past hij een systeem van interne en externe bruiklenen toe, adviseert en begeleidt hij archiefgebruikers, voert opzoekingen in het archief uit, antwoordt op schriftelijke vragen, enz. Hij heeft ook oog voor vragen en noden van archiefgebruikers en speelt daarop in door nieuwe producten of diensten aan te bieden (bijvoorbeeld scannen of digitaal fotograferen van documenten om vaak geraadpleegde stukken digitaal ter beschikking te kunnen stellen, ). 3.7 Het team van informatiebeheerders coachen De archivaris begeleidt het team van informatiebeheerders bij de concrete taakuitvoering door duidelijke instructies te geven, te motiveren en feedback te geven.

3 3.8 Intern communiceren De archivaris ondersteunt de interne beleidsvoorbereiding en evaluatie door zijn aanwezigheid, inbreng en voorbereiding op het dienstoverleg. 3.9 De eigen deskundigheid opbouwen en uitbreiden Het opvolgen van nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied en het uitbreiden van de eigen deskundigheid doet de archivaris door het raadplegen van vakgerichte informatiebronnen (vakliteratuur, tijdschriften, reeksen, websites,...), door het bijwonen van studiedagen, congressen en colloquia en door het volgen van specifieke opleiding en bijscholing Welzijn op het werk Instaan voor welzijn op het werk betekent in de eerste plaats zorgen voor de eigen veiligheid en die van collega s/derden door het naleven van veiligheidsregels en instructies. Het betekent ook zorgen voor de eigen gezondheid en die van collega s/derden door onder meer aandacht te hebben voor voldoende arbeidshygiëne en ergonomisch handelen. Dit vertaalt zich in algemene competenties zoals veiligheidsbewust werken en gezondheids- en hygiënebewust werken. 4. Kernresultaatsgebieden 1. Ontwikkelen en stimuleren van samenwerkingsverbanden en instaan voor de vertegenwoordiging van de afdeling met het oog op een optimale externe communicatie o Stimuleren en ontwikkelen van samenwerkingsverbanden met het OCMW, buurgemeenten o Deelnemen aan diverse werkgroepen buiten het gemeentebestuur o Fungeren, op vlak van de werkdomeinen als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties 2. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn o Organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of evenement o Ervoor zorgen dat iedere informatiebeheerder over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren o Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de werking van de (sub)dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten, o Verzorgen van top-down en bottom-up communicatie tussen de overlegfora (bvb. werkoverleg en diensthoofdenoverleg) 3. Informeren, helpen en begeleiden van de klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening o Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier

4 o Geven van inlichtingen o Doorverwijzen van de klant indien nodig o Uitleg geven omtrent de procedure o Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures o Afleveren van de vereiste documenten o Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt o In het bijzonder, de publiekswerking organiseren: interne en externe bruiklenen organiseren archiefgebruikers adviseren, begeleiden en indien nodig doorverwijzen archiefopzoekingen uitvoeren antwoorden op schriftelijke vragen 4. Realiseren van een collegiale samenwerking o Fungeren als aanspreekpunt o Het team van informatiebeheerders begeleiden bij de taakuitvoering o Geven van duidelijke uitleg aan collega s 5. Voorbereiden, plannen, uitvoeren, opvolgen en bijsturen van de strategische en operationele planning zodat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden o Op basis van indicatoren, wetenschappelijk onderzoek en maatschappelijke evoluties, beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsorganen o Bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening o Regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig o Aanbrengen van nieuwe beleidsitems o Op regelmatige tijdstippen een evaluatie opstellen met het oog op vernieuwing/optimalisering van de werking en het gevoerde beleid 6. Uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen zodat de beleidsdoelstellingen van de (sub)dienst/afdeling gerealiseerd worden o Analyseren van relevante signalen uit het werkveld o Beleidsvoorbereidende dossiers en nota s opmaken voor de beleidsverantwoordelijken o Spontaan beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota s o Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid 7. Ontwikkelen, (laten) implementeren en opvolgen van de organisatie van interne controleprocedures en kwaliteitsprojecten teneinde doelgerichte en kwaliteitsvolle diensten en producten af te leveren. o Toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening De goede bewaring van archief organiseren Systeembeheerfuncties uitvoeren Toezien op documentbeheer bij archiefvormers Verwerving, selectie, ordening en ontsluiting uitvoeren o o Implementeren en opvolgen van kwaliteitszorg Concepten, producten en diensten ontwikkelen voor gebruikersondersteuning

5 8. Coördineren van de werking van projecten met het oog op een efficiënte en effectieve dienstverlening o Vertalen van strategie en beleid naar concrete doelstellingen, acties o Zorgen voor de aan- en bijsturing van processen en projecten o Bewaken en opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten en indien nodig acties nemen om bij te sturen o Waken over een effectieve en efficiënte aanpak van het project o Organiseren en leiden van vergaderingen met medewerkers naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dossier of behandeling van een probleem of knelpunt o Afstemmen van systemen, procedures, middelen, tijd en mensen o Instaan voor budgetbeheer en controle van het project in functie van een financieel gezond beleid 9. Instaan voor de praktische organisatie van projecten, manifestaties, colloquia, evenementen of andere bijeenkomsten. o Inwinnen van informatie o Uitvoeren van onderzoek, bvb. op vlak van reglementering, of detecteren van behoeften bij klanten o Opmaken van planningen/draaiboeken en initiëren en opvolgen van samenwerking met anderen o Uitvoeren van allerlei formaliteiten of procedures o Verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor als tijdens het project of het evenement (intern, leveranciers, ) o Reserveren van accommodaties, materiaal en materieel o Bewaken van de voortgang van het project of het evenement 10. Instaan voor het beheren en autonoom afhandelen van dossiers in het kader van de toepassing van (een beperkte reglementering of een duidelijk afgebakend kennisdomein). o Onderzoek uitvoeren op basis van de reglementering o Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier o Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling o Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten o Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk, bvb. collegedossiers) o Controleren en klasseren van afgewerkte dossiers 11. Indien de werking en dienstverlening dit vereisen kunnen bijkomende taken en verantwoordelijkheden opgenomen worden Algemene beroepskennis: wetgeving en juridische kaders technieken en theoretische kaders m.b.t. archivering het eigen vakgebied publiekswerking hard- en softwaretoepassingen met betrekking tot archief- en hedendaags documentbeheer

6 5. Gedragscompetenties Expertfunctie Kerncompetentie Integriteit Discreet handelen Neemt verantwoordelijkheid voor eigen werk en komt open uit voor fouten Gaat zorgvuldig en discreet om met gevoelige of vertrouwelijke informatie Houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is Toont voorbeeldgedrag in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid Inzet Werkt met enthousiasme en gedrevenheid Stelt zich positief op Neemt het werk ter harte Durft verantwoordelijkheid te nemen Zet door, ook wanneer het moeilijker gaat of bij tegenslagen Klantgerichtheid Actief meedenken, inspelen op vragen van de klant Leeft zich in de situatie van klanten Speelt in op vragen van klanten en houdt zich aan de regels of afspraken Denkt spontaan mee met de klant Zoekt naar oplossingen bij problemen Neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten Samenwerken Creëren van samenwerkingsverbanden met en tussen andere diensten Werkt actief aan het creëren van een vertrouwensband met andere diensten Creëert structuren om de samenwerking met andere afdelingen te verbeteren Creëert een draagvlak voor problemen of beslissingen die de eigen afdeling overschrijden Draagt samenwerking als een belangrijke waarde uit en spreekt anderen hierop aan Essentiële competentie Adviseren Complexe analyses maken, bevorderen van het omgevingsbewustzijn, kennis produceren Ziet grote lijnen, tilt vragen op een hoger abstractieniveau Brengt complexe, soms tegenstrijdige informatie, tot de kern terug Kadert zijn advies in een lange termijnbeleid Ondersteunt en stimuleert anderen om informatie en adviezen uit te wisselen Kwaliteitsvol werken Streven naar continue kwaliteitsverbetering, anderen hiertoe stimuleren, kwaliteitsborging Ontwikkelt en benoemt kwaliteitscriteria Stimuleert de kwaliteitsvolle uitvoering van taken en projecten en volgt de (tussentijdse) resultaten op Stelt de geleverde kwaliteit regelmatig ter discussie en spreekt anderen aan op de kwaliteit van het geleverde werk Stimuleert verbeteringsvoorstellen

7 Plannen en organiseren Structuur aanbrengen in eigen werk en dat van anderen, coördineren Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen: plant taken en projecten Bepaalt objectieven en prioriteiten (korte/middellange termijn) Past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen, ook voor anderen Zet mensen en middelen op de best mogelijke manier in Plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig Verzekert continuïteit van het werk en behoudt overzicht Belangrijke competentie Onderhandelen Onderhandelen in complexere situaties, verenigen van belangen Weerlegt de mening of bezwaren van anderen door middel van argumenten Brengt uiteenlopende visies, behoeften en standpunten samen Zoekt actief naar gemeenschappelijke belangen Hanteert argumenten die zoveel mogelijk aansluiten bij de belangen van de ander Ondernemen Ondernemerschap, verbeteringsgericht en vernieuwend handelen, anderen ondersteunen Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten Betrekt personen (binnen of buiten de eigen dienst) die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering Stimuleert en ondersteunt anderen om verbeteringsgericht en/of vernieuwend te werken Resultaatgericht werken Sturen op resultaat, anderen ondersteunen Formuleert doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen (ook buiten de eigen afdeling) Maakt afspraken met alle betrokkenen om de gestelde doelstellingen te bereiken Realiseert verbeteringen in werkzaamheden en randvoorwaarden, zowel binnen als buiten het eigen werkgebied Ondersteunt anderen of neemt obstakels voor anderen weg