NOTULEN ALV MHC BENNEBROEK 13 NOVEMBER 2016

Transcriptie

1 NOTULEN ALV MHC BENNEBROEK 13 NOVEMBER 2016 Aanwezig: 16 leden Aanwezig bestuur: Letty Koopman (vz), Chris Boelen, Talitha Dirven, Ardjan Langedijk, Laur Kirkels, Luuk Kornelius, Jacqueline Wallaart (not) Afwezig met bericht: Ottolien vd Brink, Kees Kranendonk, Marc Leene 1. Opening en welkom Letty Koopman opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen - en in het bijzonder de ereleden, leden van verdienste en bijzondere leden - namens het bestuur welkom. 2. Goedkeuring notulen ALV 22 mei 2017 Naar aanleiding van de notulen heeft Letty de volgende opmerkingen: - Er is een gemeentelijke subsidie van 5000,- ontvangen voor de invalidelift. Deze lift, een plateau waarop zowel mensen als goederen via een railsysteem naar boven kunnen worden gebracht, is inmiddels besteld en zal vermoedelijk in januari kunnen worden geïnstalleerd. - Joost-Jelle Oudemans is voortvarend aan de slag gegaan als nieuwe voorzitter van de scheidsrechterscommissie. Hij heeft een arbitrageplan opgesteld dat is aangenomen door het bestuur en inmiddels hebben dit jaar zo n 80 leden hun scheidsrechterskaart gehaald; complimenten hiervoor! - Er is een bestuurswissel geweest bij SESAR: Edwin Mascini en Peter Mul hebben het stokje overgenomen van Raymond van Schaik, Kees Kranendonk en Lilly Berendsen. Een derde bestuurslid (secretaris) word nog gezocht. Er zijn geen verdere op- en of aanmerkingen. De notulen worden goedgekeurd en daarmee vastgesteld met dank aan de notulist. 3. Ingekomen stukken/mededelingen en behandeling ingekomen vragen Ingekomen stukken/mededelingen - Sportnota: De gemeente Bloemendaal heeft een nieuwe sportnota uitgebracht. Dit beleidsplan borduurt voort op de vorige sportnota en beschrijft hoe de gemeente de komende drie jaar omgaat met bijvoorbeeld de vervanging van velden, communicatie met de omgeving en sporthal De Kooi. Binnenkort zal met de Bloemendaalse hockeyclubs onderling besproken worden welke strategie er vanuit de clubs richting de gemeente wordt ingezet. - Samenwerking omringende hockeyverenigingen: Tijdens de Dubbeldorpenconferentie die dit najaar is gehouden, hebben diverse belanghebbenden bij elkaar gezeten om te brainstormen over wat de mogelijke gevolgen kunnen zijn van de toekomstige nieuwbouwplannen aan de Haarlemmermeerkant van de Ringvaart voor de dorpen aan beide zijden van die Ringvaart. Mbt de hockey werd de optie besproken van het samengaan van De Kikkers en De Reigers om zodoende een regionale topclub te vormen op de huidige locatie van Honkbalclub De Pioniers (nabij sportcomplex Koning Willem Alexander (SKWA)) in Hoofddorp. Dit zou gevolgen kunnen hebben voor het ledenaantal en behoud van kwaliteit bij MHCB. MHCB houdt de regionale ontwikkelingen nauw in de gaten door goed contact houden met omringende hockeyverenigingen en een positioneringsplan op te stellen. Ingekomen vragen: - Van Marc Leene is een drietal vragen ontvangen mbt (1) stijging van de bijdrage zaalhockey van 60 naar 75, (2) de prijzen van hockeykleding bij Intersport Duo vs internet en (3) met welke scenario s rekening wordt gehouden kijkend naar de een mogelijke fusie tussen de Kikkers en de Reigers, de toekomst van MHCB en in hoeverre wordt het aansluiten bij HC Haarlemmermeer daarbij als een rationele optie gezien? Antwoord Ardjan: - 1: De kosten van 75 per zaalhockeylid (enkele jaren geleden waren deze nog 80) zijn op dit moment in goede verhouding met de werkelijke kosten van de zaalhockey voor de vereniging, 1

2 incl. zaalhuur, kosten trainers en kosten materialen. 2: Dat hockeyrokjes en andere hockeymaterialen in webshops goedkoper kunnen zijn dan in winkels zoals Intersport Duo is niet bijzonder. In de winkel ontvangt de klant service, kan kleding worden gepast en makkelijk worden geruild. Met betrekking tot vraag drie: zie eerder in deze notulen. 4. Financieel Jaarverslag Penningmeester Ardjan Langedijk presenteert de financiële gegevens over het boekjaar: 1 juli 2016 t/m 30 juni vs V&W Resultaat Inkomsten Uitgaven Operationeel Resultaat Nieuwe shirts Rentelasten Nettowinst (3%) Resultaat Inkomsten Uitgaven Operationeel Resultaat Nieuwe shirts Rentelasten Nettowinst (6%) Inkomsten: Sponsoring Contributies Barresultaat Verhuur velden Eenmalige baat 0 Totaal V&W Inkomsten: Sponsoring Contributies Barresultaat Verhuur velden Eenmalige baat Totaal Zoals in de ALV van mei reeds aangekondigd zijn de inkomsten iets lager en de uitgaven iets hoger uitgevallen dan begroot. Dit komt vooral door: een kleine terugval van het aantal leden (7%), lagere baropbrengsten en een abusievelijk te hoge inschatting van de sponsorinkomsten. - De eenmalige baat in 2015/2016 betreft de subsidie van de WOZ. Uitgaven: Training/materiaal Zaalhockey Huur SESAR Accommodatie Bedrijfsvoering Afschrijving Bankkosten Evenementen 934 Totaal V&W Uitgaven: Training/materiaal Zaalhockey Huur SESAR Accommodatie Bedrijfsvoering Afschrijving Bankkosten Evenementen Totaal

3 - Afschrijvingen zijn gestegen door de aanschaf van een vriezer, pin-terminal en kast in de bestuurskamer; - De bankkosten in 2015/16 waren aanzienlijk hoger vanwege taxatiekosten; - De stijging van de accommodatiekosten is te verklaren doordat het energieverbruik tijdens de verbouwing van het clubhuis tijdelijk hoger was en de energieleverancier de totale maandlasten daardoor heeft verhoogd. Dit zal volgend jaar worden rechtgetrokken. Er zijn inmiddels afspraken gemaakt met sportstroom waardoor de energieprijs met 20% omlaag gaat. Trainingskosten en materialen Seniorenselectie Overige Senioren Juniorenselectie, Overige junioren + Jongste Jeugd Totaal JEUGD Materialen Algemeen 175 Totaal V&W Seniorenselectie Overige Senioren Juniorenselectie, Overige junioren + Jongste Jeugd Totaal JEUGD Materialen Algemeen 780 Totaal De uitgaven voor trainingen en materialen zijn licht gestegen, hetgeen met name kan worden toegewezen aan het verbeteren van de kwaliteit van de jeugdtrainingen volgens beleid en een stijging van de materiaalkosten. De kosten voor senioren zijn onder budget gebleven onder andere doordat de trainerswisseling bij Heren 1 gedurende het seizoen geleid heeft tot lagere kosten dan begroot. Om meer grip te houden op de uitgaven voor materialen word vanaf seizoen 2017/18 ook voor deze post gewerkt met een budget. Vraag Joop Wortelboer: Betreffen de kosten die worden gemaakt voor de seniorenselectie die van Heren en Dames 1? Antwoord Letty: Het betreft de kosten voor trainingen en wedstrijden van de selectieteams en een klein deel Heren 2. Balans Per Activa Materiële vaste activa Overlopende activa Liquide middelen Totaal Per Activa Materiële vaste activa Overlopende activa Liquide middelen Totaal De materiële vaste activa betreft met name de velden en het clubgebouw. Geactiveerd op de balans zijn de aanschaf van materiaal: een vriezer, een pin-terminal en een kast in de bestuurskamer. 3

4 - Overlopende activa betreft debiteurenkosten die vooruit zijn betaald of nog ontvangen moeten worden, zoals 10K sponsorgeld van de Rabobank (is overigens heden ontvangen) en een sponsorfactuur van Sport N Styles a 9K die verrekend is met aankopen van materiaal; - Op 50,- na zijn alle contributiegelden binnen; - De liquide middelen zijn gestegen met 60K, hier moet echter ook nog iets van betaald worden. Het werkelijk ontvangen bedrag is dan ook ruim 36K. Per Passiva Eigen Vermogen/Reserves Voorzieningen 0 Langlopende Leningen Overlopende Passiva Totaal Per Passiva Eigen Vermogen/Reserves Voorzieningen 0 Langlopende Leningen Overlopende Passiva Totaal Met betrekking tot het Eigen vermogen en de Reserves merkt Ardjan op dat het bestuur voornemens is om jaarlijks in samenwerking met Sesar een veldplan op te stellen. Dit om inzicht te krijgen in wat de actuele kosten zijn voor de vervanging van velden, welk bedrag hiervoor is gereserveerd en wat er geleend moet worden bij vervanging; - Er staan nog 3 leningen uit die jaarlijks met ongeveer 30K worden afgelost; - Overlopende passiva zijn geen openstaande schulden maar betreft onder andere de opgeschorte huur aan Sesar. 5. Verslag van de kascommissie Alvorens het verslag van de kascommissie uit te brengen meldt Charles Baak dat Alex ter Sluis bereid is gevonden als derde lid toe te treden tot de kascommissie. Vanwege verblijf in het buitenland is hij er helaas niet bij. Hidde Koopman leest vervolgens het verslag voor van de kascommissie en het advies aan de ALV om de jaarrekening vast te stellen. Letty vraagt de ALV om goedkeuring van de financiële stukken die het boekjaar betreffen. De ALV verleent deze goedkeuring en strekt daarmee het bestuur tot decharge. Letty dankt de penningmeester, het administratiekantoor Kas & Kroost en de kascommissie. 6. Bekrachtiging en (her)benoeming kascommissie Volgens de statuten (artikel 13.5) dienen de drie leden van de kascommissie jaarlijks te worden (her)benoemd. De benoeming is voor een periode van drie jaar, waarbij de leden aftreden volgens een door de ALV vastgesteld rooster. Het volgende rooster van aftreden wordt gepresenteerd aan de ALV: Aangetreden (Her)benoeming/ Aftreden voor Boekjaar bekrachtiging ALV Boekjaar Ch.F. Baak H. Koopman A. ter Sluis Ch.F. Baak H. Koopman A. ter Sluis

5 Voor (her)benoeming worden voorgedragen: Alex ter Sluis, Charles Baak en Hidde Koopman. De ALV gaat akkoord en bekrachtigt de samenstelling van de kascommissie en het rooster van aftreden, waarmee aan de statuten wordt voldaan. 7. Begroting versus Begroting Resultaat Inkomsten Uitgaven Operationeel Resultaat Kosten shirts Rentelasten Nettowinst (3%) Begroting Inkomsten Uitgaven Operationeel Resultaat Kosten shirts Rentelasten Nettowinst (2%) - De verwachting is dat de inkomsten stijgen maar dat de uitgaven nog harder toenemen door: Aanschaf van nieuwe shirts voor zowel de spelers als de keepers. Deze zijn voor drie jaar ingekocht, terwijl een deel van de afdracht pas in de komende twee seizoenen zal plaatsvinden, namelijk wanneer de nieuwe leden hun shirts betalen. Er is een eenmalig verlies van overgebleven oude shirts en rokjes/broekjes (met blauwe streep). Deze worden nog met korting verkocht via de club; het uiteindelijke restant zal worden geschonken aan een goed doel. Inkomsten: Contributies Sponsoring Barresultaat Verhuur velden Totaal Begroting Inkomsten: Contributies Sponsoring Barresultaat Verhuur velden Totaal Er is een hoger bedrag opgenomen voor sponsorinkomsten. De hoop is dat dat een aanmoediging is voor de sponsorcommissie. Overigens is deze commissie sterk onderbezet (slechts twee man) en wordt er gezocht naar versterking. Deze verstrekking is ook nodig voor bijv de organisatie van de sponsorloop, een belangrijke inkomstenbron voor de club en reeds begroot! Vragen: - Met betrekking tot het begrote barresultaat attendeert Noud Wortelboer het bestuur en de ALV erop dat de inkoopprijzen de komende tijd zullen stijgen en, zoals het er nu naar uitziet de btw ook. Om het begrote resultaat te behalen zullen de prijzen omhoog moeten. Hidde Koopman haakt daarop aan dat hij, in navolging van andere clubs, graag ziet dat er ook gezondere producten worden aangeboden. 5

6 Antwoord: Talitha: binnen het bestuur is al gesproken over mogelijke prijsverhoging. Gezondere producten aanbieden is wenselijk maar brengt ook het risico van kannibalisme met zich mee: op gezonde producten wordt minder verdiend dan op bijv. tosti s. Talitha zal het bestuur tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering een voorstel voor assortimentswijzigingen en prijsverhoging voorleggen. Uitgaven: Training/materiaal Zaalhockey Huur SESAR Accommodatie Bedrijfsvoering Afschrijving Bankkosten Evenementen 934 Totaal Begroting Uitgaven: Training/materialen Zaalhockey Huur SESAR Accommodatie Bedrijfsvoering Afschrijving Bankkosten Evenementen 500 Totaal De kosten voor trainingen/materialen worden goed bewaakt; het is een grote kostenpost maar ook een hele belangrijke aangezien het direct hockey gerelateerd is. Dit seizoen is ook een inhaalslag gemaakt mbt de scheidsrechters: 80 leden hebben een scheidsrechterskaart gehaald (kosten 7,50 per persoon); - De kosten voor bedrijfsvoering stijgen omdat er iets meer gebruik wordt gemaakt van het administratiekantoor en de verzekeringskosten stijgen. Met betrekking tot de verzekeringen zal berekenen worden of deze goedkoper kunnen. Door samenwerking hierin met andere clubs zijn mogelijk ook kosten te besparen. Vragen: - Charles Baak merkt op dat de kascommissie geen oordeel heeft geveld over de begroting maar dat hij het bestuur wil attenderen op het streven de nettowinstmarge tussen de 5-10% te laten uitkomen. Afgelopen jaar was dat 3%, in wordt 2% verwacht. De ervaring is dat de uiteindelijke nettowinstmarge lager uitvalt dan begroot; hij adviseert dan ook deze marge op minimaal 5% te houden in de begroting om onzekerheden op te vangen. Dit betekent meer inkomsten generen, dan wel minder uitgaven te doen. Antwoord: de volgende suggesties worden door de ALV en het bestuur gedaan: kosten van training en materialen bewaken, inkomsten genereren door sponsoring (in dit kader wordt ook de organisatie van de sponsorloop benadrukt), energiebesparende maatregelen zoals zonnepanelen (mogelijkheid deze te sponsoren?) en ledverlichting (mogelijke gemeentelijke subsidie omdat dit ook prettiger is voor omwonenden?). Het bestuur bedankt Charles voor het signaal en onderschrijft het belang van het aanhouden van de nettowinstmarge van minimaal 5%. Het neemt alle adviezen mee en zal zijn uiterste best doen nogmaals te bezien waar ruimte is in de begroting om uit te komen op de 5% waarbij de realiteit niet uit het oog moet worden verloren. Cashflow & Verwachting - In seizoen is het werkkapitaal gestegen met 36,5K. 6

7 - Exclusief de aanleg van een invalidenlift (5K), de beoogde renovaties aan de Pauwenren en eventueel andere investeringen (mogelijk 5K voor ledverlichting veld 1) in activa zal het werkkapitaal in in de huidige begroting stijgen met 24,4K. Daarin is opgenomen een netto-kasuitgave van 13K voor de nieuwe shirts, waar tegenover zal staan een nettokastoename van 5K per jaar in de seizoenen en Uitdagingen in de begroting - Sponsoring minimaal op peil houden, we zoeken leden voor de sponsorcie! - De kosten training & materialen beheersbaar houden. Dit is de grootste uitgavepost. De mensen die hierbij betrokken zijn maken goede afspraken, maar het blijft een uitdaging. Vragen: Hidde Koopman merkt op dat als MHCB een concurrerende positie wil blijven behouden een volledig waterveld op niet al te lange termijn een must is. Ook voor de jeugd: als kinderen vroeg leren hockeyen op een waterveld geeft dit resultaat. Antwoord: Letty meldt dat hier binnen het bestuur ook over wordt gesproken. In samenwerking met Sesar zal er een meerjarenplan worden gemaakt waarbij ook slim gebruik dient te wordt gemaakt van de huidige velden, bijvoorbeeld de toplaag van veld 1 te verleggen naar veld 2. En mogelijk zijn delen van de toplaag van veld 2 weer herbruikbaar voor de Pauwenren. Er is gespaard voor vervanging van velden en watervelden zijn de afgelopen jaren betaalbaarder geworden, maar het blijven uitgaven waarvoor ook geleend moet worden en waarvoor we met elkaar bereid moeten zijn deze aan te pakken. 8. Terugblik seizoen , vooruitblik seizoen Terugblik seizoen Sportieve prestaties en andere zaken - Jeugdteams MD1 sportploeg 2017 (3 x kampioen en geen enkele wedstrijd verloren); MB1, Super B; Kampioenen: JF1, JF3, M8E1, MD1, JC1, JC2, MD1, MC4, MC5, MB3, MB4, MB6, MA1. - Senioren Dames 4: zaal- en veldkampioen. Dames 2 promoveert naar reserve 1 e klasse; Heren 1 Silver Cup. Actiepunten MHC Bennebroek Samen méér dan hockey alleen - Extra aandacht heren/jongenslijn: ondanks alle inspanningen blijft dit een aandachtspunt; - Dinsdag trimmers behouden voor de club: zijn nu maandag trimmers geworden; - Professionalisering van de trainersstaf; - Opstellen coachboekje; - Vrijwilligersbeleid: is opgesteld en ingevoerd, wordt geëvalueerd; - Sportiviteit& Respect (10 Gouden Pauwen regels, acties nav ongewenst gedrag): nog werk te verrichten; - Nieuwe sponsorcontracten/shirts: de sponsorcommissie heeft ontzettend veel werk verricht met als resultaat veel nieuwe sponsorcontracten die het afhaken van hoofdsponsor Rabobank opvangen. Het bestuur is erg blij dat Michiel Van Maanen als hoofdsponsor MHCB blijft steunen. 7

8 Bestuur - Veel gesproken over financieel gezond blijven ook in de toekomst en over het verduurzamen van de club. Door het optuigen van het actieve vrijwilligersbeleid lukt het het bestuur steeds beter om te besturen; - Professionalisering van de trainersstaf. Niet alleen voor kwaliteitsverbetering maar ook het zelf oplossend vermogen van de trainersstaf verbeteren. Vooruitblik seizoen Actiepunten: MHC Bennebroek Samen méér dan hockey alleen - Arbitrageplan, opgesteld door Joost-Jelle Oudemans; - Nieuwe website; wordt aan gewerkt; - Actieplan Sportiviteit, Veiligheid & Respect (oa: Gedragscode, incl Gouden Pauwenregels, VOG, Beleid voor diverse doelgroepen); - Ledenbehoud en -werving: onder andere behouden/terughalen jonge heren en A en B junioren; - Opstellen Veldplan ism Sesar; - Sportnota en samenwerking Bloemendaalse hockeyclubs; - Samenwerking clubs Bollenstreek; - Contacten met de politiek; - Hoe gaan we ons positioneren als dorp op de rand van Bloemendaal, de Bollenstreek en de Haarlemmermeer denktank nodig. Letty heeft de afgelopen tijd met veel omringende clubs gesproken. Uitdaging is hoe wij als club op de rand van drie regio s (Bloemendaal/Heemstede, Haarlemmermeer, Bollenstreek) ons kunnen/willen positioneren. Een groepje mensen met clubhart zal zich hierover de komende tijd beraden. 9. Vrijwilligersbeleid Talitha en Mariëlle zijn aan de slag gegaan met het implementeren van het actieve vrijwilligersbeleid en tevreden over het resultaat: het lijkt erop dat het beleid zijn doel bereikt en dat het merendeel van de ouders/leden een bijdrage levert aan de club. Het aantal barsupervisors is gestegen van 7 naar 19. Mede dankzij Joost-Jelle is het scheidsrechterscorps enorm uitgebreid, met zowel jeugdleden als ouders van jeugdleden, en hoeven de senioren niet meer zoveel te fluiten op zaterdag. In maart zal het beleid worden geëvalueerd en worden bekeken hoe het het volgende seizoen wordt ingezet. 10. Sesar Is reeds besproken bij agendapunt Bestuurssamenstelling Laur Kirkels neemt na vijf jaar afscheid van het bestuur. Letty heeft uitgerekend hoeveel vrije tijd Laur ongeveer heeft besteed aan vergaderingen als portefeuillehouder Bar & Accommodatie: 6 hele werkweken. Daarnaast waren er nog alle andere werkzaamheden, zoals de rennovatie van het clubhuis, barbevoorrading, evenementenbegeleiding, alarmbeheer, contacten met buurtbewoners en SESAR etc. Belangrijker nog dan de tijdsbesteding vindt Letty de wijze waarop Laur dit alles heeft gedaan: Laur heeft de gave de goede mensen om zich heen te verzamelen, straalt rust uit, luistert goed en neemt weloverwogen besluiten. Dit heeft geresulteerd in een mooi nieuwe clubhuis in goede samenwerking met kluscommissie en een goedlopende bar. Als niet-hockeyer heeft hij ook een belangrijke bijdrage geleverd aan de bestuursvergaderingen door de juiste vragen te stellen en het clubbelang altijd bovenaan te zetten. Kortom: hij zal zeer gemist worden. Laur dankt op zijn beurt het bestuur en de leden voor de leuke tijd die hij heeft gehad en het vertrouwen dat in hem is gesteld: We hebben het met z n allen gedaan. Aangezien hij zijn vrijwilligerspunten moet blijven verdienen heeft hij zich al gemeld bij de kluscommissie. Talitha zal een deel van de portefeuille van Laur overnemen: de bar. De ALV stemt daarmee in. 8

9 Daarmee zijn er twee vacatures binnen het bestuur ontstaan: bestuurslid Senioren en bestuurslid Accommodatie en Externe Betrekkingen. Er wordt al met een aantal mensen gesproken over de opvulling van deze vacatures, maar er is nog niets concreet en eenieder is welkom hierop te solliciteren. 12. Sluiting Letty sluit de vergadering om uur. 9