Notulen Algemene Ledenvergadering

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering Datum: Type meeting: Algemene Ledenvergadering Aanwezigen: 12 leden Voorzitter: Flip Keijzer Secretariaat VvR Agenda ITEM NR. BESCHRIJVING 01 Opening 02 Ingekomen stukken en mededelingen 03 Vaststellen notulen ALV 26 november Jaarverslag Financieel jaarverslag Décharge bestuur beleid Mutaties bestuursleden 08 Behandeling binnengekomen vragen en rondvraag 09 Sluiting PAGINA 1

2 1. Opening Voorzitter Flip Keijzer (FK) opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom op deze eerste Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Registrars (VvR) van FK geeft aan dat hij Erik Logtenberg heeft opgevolgd als voorzitter van de VvR. FK vraagt goedkeuring voor de aanwezige externen (Margreth Verhulst, directeur VvR en secretariaat VvR). De vergadering gaat akkoord met de aanwezigheid van deze externen. Opgemerkt wordt dat het vreemd is dat voor de directeur iedere keer toestemming gevraagd dient te worden. FK is het hiermee eens, maar geeft aan dat dit statutair zo is bepaald. De agenda wordt doorgenomen en vastgesteld. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken en/of mededelingen. 3. Vaststelling notulen ALV 26 november 2015 De notulen van 26 november 2015 worden zonder op- en/of aanmerkingen goedgekeurd. 4. Jaarverslag 2015 FK geeft een toelichting. FK geeft aan dat in februari een overleg met het bestuur en alle commissies heeft plaatsgevonden, welke door de aanwezigen wederom als zeer positief werd ervaren. Net als voorgaande jaren zal ook in 2016 dit overleg tweemaal plaatsvinden. FK geeft aan dat in november 2015 de relatiedag van SIDN heeft plaatsgevonden met voorafgaand een ALV van de VvR. Tijdens deze ALV is een uitgebreide toelichting gegeven op de gerealiseerde en lopende zaken van Hiervan is ook uitgebreid verslag gedaan in de notulen. Deze zaken worden dan ook niet verder behandeld. FK geeft aan één dossier wel graag extra onder de aandacht te brengen, te weten het terhandstellen van de algemene voorwaarden van SIDN. SIDN heeft namelijk opgemerkt dat bij het verkopen van een domeinnaam een registrar verplicht is de algemene voorwaarden van SIDN ter hand te stellen, maar dat dit in de praktijk bijna nooit wordt gedaan. SIDN heeft dan ook aangegeven te willen gaan handhaven. De VvR is echter van mening dat indien het merendeel van de registrars de algemene voorwaarden van SIDN niet ter hand stelt dat er dan meer aan de hand PAGINA 2

3 is en dat dan eerst gezocht moet worden naar een oplossing. Na diverse overleggen met SIDN is begin dit jaar een oplossing gevonden die erin ligt om in de eigen algemene voorwaarden van een registrar bepaalde bepalingen op te nemen. Deze oplossing wordt nu juridisch getoetst en ergens komend half jaar zal het definitieve besluit gecommuniceerd worden. FK geeft aan dat gelet op het belang van dit onderwerp het bestuur deze informatie al wel graag wilde delen met de leden. 5. Financieel verslag 2015 Penningmeester Norbert van der Knaap (NvdK) geeft een toelichting op het jaarverslag van NvdK geeft aan dat de VvR al enkele jaren bespaart op de uitgaven, zodat binnen de begroting zelf ruimte is gecreëerd om een directeur aan te stellen. Ook in 2015 is er sterk op de kosten gelet, waardoor enkele posten van de begroting voor 2016 naar beneden toe konden worden bijgesteld. Zoals tijdens de ALV op 26 november 2015 gepresenteerd, blijft de totale begroting voor 2016 gelijk. De verlaging van enkele posten wordt gebruikt om de post communicatie te verhogen, aangezien dit één van de speerpunten is uit het strategisch plan van de VvR. SIDN heeft aangegeven zeer tevreden te zijn met de wijze waarop de VvR met de begroting omgaat. Wij zijn dan ook in 2015 opnieuw ruim binnen de begroting gebleven. Het signaal dat de VVR hiermee heeft afgegeven aan SIDN, wordt door de ALV als positief ervaren. NvdK geeft een toelichting op de cijfers van de balans en de staat van baten en lasten. Voor 2015 is er een door een accountant goedgekeurde jaarrekening afgegeven. Er is een negatief operationeel resultaat van ,-, hetgeen conform de afspraken is met SIDN. Onze buffer (het EV) is namelijk hoger dan de afgesproken buffer van 20% van de begroting. Wij hebben in 2015 in overleg met SIDN een gecorrigeerde kwartaalvergoeding in rekening gebracht om gedurende het jaar in te teren op onze ruimer dan afgesproken buffer. Het negatieve resultaat was dus conform afspraak en verwachting. Ondanks het negatieve operationele resultaat is er nog ruim voldoende buffer aanwezig. Daarom zal er ook in 2016 een gecorrigeerde kwartaalvergoeding richting SIDN zijn. De kwartaalvergoeding voor 2016 is gesteld op ,-. Dat betekent dat wij ook in 2016 een negatief operationeel resultaat gaan krijgen. Desgevraagd geeft NvdK aan dat indien het EV weer in verhouding is, de normale kwartaalvergoeding in rekening gebracht gaat worden. De kascommissie, bestaande uit Vince van Domburg en Mark Scholten, heeft in het bijzijn van de accountant de jaarrekening en de administratie gecontroleerd. NvdK geeft een inhoudelijke toelichting op enkele opmerkingen/adviezen vanuit de kascommissie. NvdK geeft daarbij aan dat hij de adviezen heeft overgenomen, de PAGINA 3

4 openstaande punten heeft opgepakt en de vragen van de kascommissie heeft beantwoord. Mark Scholten doet namens de kascommissie verslag. Hij geeft aan dat de processen en controles goed verlopen. Uit de steekproef is bovendien gebleken dat de administratie deugdelijk en correct was en de posten waar vragen over waren voldoende zijn beantwoord door de penningmeester dan wel zijn gecorrigeerd. Het geheel is netjes verzorgd en ziet er prima uit. NvdK geeft desgevraagd aan dat er ruimte in de begroting was gecreëerd voor het aanstellen van een directeur en dat de ruimte nog steeds aanwezig is om deze functie aan te kunnen houden. De kascommissie stelt de leden van de VvR voor om het bestuur van de VvR en haar penningmeester in het bijzonder décharge te verlenen over het boekjaar Onder applaus wordt er unaniem décharge verleend aan het bestuur en in het bijzonder aan de penningmeester over het boekjaar (Besluit) FK dankt de kascommissie voor haar werkzaamheden. De kascommissie voor 2016 bestaat uit Xander Slootweg en Tjeu Meulendijks. (Besluit) 6. Décharge bestuur beleid 2015 Onder applaus wordt er unaniem décharge verleend aan het bestuur over het beleid van Mutaties bestuursleden FK geeft een toelichting op enkele bestuurswijzigingen: - Martijn Kamphuis heeft de functie van secretaris overgenomen van FK, daar FK voorzitter van de VvR is geworden. Met het vertrek van Erik Logtenberg betekent dat hiermee een vacature voor een bestuursfunctie is vrijgekomen. De vacature is reeds gedeeld met de achterban via de nieuwsbrief. FK geeft aan dat het bestuur in gesprek is met enkele kandidaten, maar verzoekt de aanwezigen indien zij zichzelf kandidaat willen stellen of iemand kennen die hiervoor geschikt is, dit door te geven aan het bestuur. - Peter Dost is tijdens de ALV van 26 november 2015 conform het aftreedschema afgetreden uit het bestuur van de VvR. Peter Dost heeft onlangs in PAGINA 4

5 overleg met Jaime Boogaers de functie van voorzitter van de JurCom van Jaime Boogaers overgenomen. - Tijdens de ALV van 26 november 2015 is er door de ALV gevraagd of NvdK niet door zou kunnen gaan tot 1 april Het bestuur geeft aan dat NvdK zal aftreden conform het aftreedschema. - Het bestuur presenteert het aftreedschema: - De vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van Ewout de Graaf tot bestuurslid van de VvR. (Besluit) 8. Behandeling binnengekomen vragen en rondvraag - Gevraagd wordt naar de overeenkomst tussen de houder en SIDN. Het bestuur geeft aan dat tussen SIDN en een houder formeel een overeenkomst tot stand moet komen, maar dat dit veelal niet wordt ingeregeld door registrars. Vandaar dat SIDN en de VvR hierover in gesprek zijn voor een oplossing. Gevraagd wordt of hierbij ook de positie van resellers wordt meegenomen. Aangegeven wordt dat dit het geval is. Gevraagd wordt of ook naar andere landen wordt gekeken op welke manier zij dit hebben ingericht. Het bestuur geeft aan dat dit het geval is en dat zij ook de voorbeelden vanuit het buitenland bekijkt. - Opgemerkt wordt dat registrars soms last ondervinden bij het overzetten van domeinnamen aangezien sommige registrars de domeinnamen op eigen naam hebben gezet. Opgemerkt wordt dat SIDN in dit soort gevallen behulpzamer zou moeten zijn. 9. Sluiting Handtekening voor akkoord: De Voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun aandacht en inbreng en sluit de vergadering. Flip Keijzer Voorzitter Martijn Kamphuis Secretaris PAGINA 5