NOTULEN ALV MHC BENNEBROEK 28 MEI 2018

Transcriptie

1 NOTULEN ALV MHC BENNEBROEK 28 MEI 2018 Aanwezig: 24 leden Aanwezig bestuur: Letty Koopman (vz), Chris Boelen, Talitha Dirven, Luuk Kornelius, Ardjan Langedijk, Hans de Vries, Jacqueline Wallaart (not) Afwezig met afmelding: Marjan Koopman, Kees Kranendonk, Marc Leene, Roderick Lommerse, Sandra Ponfoort 1. Opening en welkom Namens het bestuur heet voorzitter Letty Koopman de aanwezigen en in het bijzonder de ereleden mw. Gré Koopman en dhr. Henk van den Barselaar en de aanwezige leden van verdienste, van harte welkom en opent de vergadering om uur. 2. Notulen vergadering 13 november 2017 Charles Baak: Pagina 4, derde aandachtsstreepje van boven vervalt het zinsdeel: hier moet echter [.] dan ook ruim 36K. De notulen worden goedgekeurd en daarmee vastgesteld, met dank aan de notulist. 3. Ingekomen stukken, mededelingen en behandeling binnengekomen vragen Alvorens dit agendapunt te behandelen bedankt de voorzitter alle vrijwilligers en met name de barcommissie, Talitha Dirven, Noud Wortelboer en Hans de Vries voor het mogelijk maken van de Heren 1 Play Off wedstrijd MHCB-Berkel en Rodenrijs in Bennebroek, de eerste PO-wedstrijd in de geschiedenis van MHCB voor een plek in de Overgangsklasse. Achter de schermen is veel werk verzet om aan het dikke draaiboek dat we voor deze wedstrijd van de KNHB ontvingen, te voldoen. Ingekomen stukken: Rapport Onderzoekscommissie seksuele intimidatie en misbruik In dit 233 pagina s tellende rapport wordt geconcludeerd dat 12% van alle sporters te maken krijgt met grensoverschrijdend gedrag. Een aantal getallen: 44% daarvan gebeurt door medesporters; 76% is jonger is dan 16 jaar. Bekend is dat een groot aantal gevallen van grensoverschrijdend gedrag niet wordt gemeld. Ook bij MHCB zijn we ons ervan bewust dat dergelijk zeer ongewenst gedrag kan voorkomen en dat daar serieus mee moet worden omgegaan. Letty attendeert de ALV erop dat MHCB een VertrouwensContactPersoon (VCP), Danielle van den Hoogen, heeft. Leden, ouders, en vrijwilligers die zorgen hebben op dit gebied kunnen bij haar terecht om dit te melden. Zij kan mensen evt doorsturen naar de VCP bij de KNHB. De komende tijd zal er vanuit het bestuur meer aandacht worden besteed aan het bevorderen van het gevoel van veiligheid en communicatie daarvan, ook om de betrokkenheid van leden, ouders en vrijwilligers hierin te vergroten. Denk daarbij aan het attenderen op de Gedragscodes en het Tuchtrecht van de KNHB, waar alle leden aan onderworpen zijn. Het bestuur staat open voor suggesties ter verbetering van ons veiligheidsbeleid. In dit kader is ook vermeldenswaardig dat op initiatief van Alliance een regioprojectgroep is opgestart om meer bekendheid en openheid te geven aan lesbische vrouwen, homoseksuele mannen, biseksuele personen en transgenders (LHBT). Ook dit heeft onze aandacht. Mededelingen Website De webredactie heeft achter de schermen hard gewerkt aan de omzetting van de oude (gedateerde) website naar de nieuwe versie. Verwacht wordt dat deze voor de zomer gelanceerd wordt. Daarna zullen nog meer verbeteringen worden doorgevoerd. 1

2 Denktank Veldplan/ Terugkoppeling vragen ALV dd 13/11/17 m.b.t. duurzaamheid Op het gebied van Accommodatie spelen een aantal zaken: renovatie van de Pauwenren, vervanging van verlichting op veld 1 (liefst door duurzame ledverlichting, kosten hiervan zijn aanzienlijk, ong ,-), drainageprobleem in de linkerhoek van veld 1, afschrijving en noodzakelijke vervanging veld 2 in Daarnaast is er de wens (noodzakelijkheid i.v.m. concurrentie?) voor een waterveld. Hans de Vries licht toe dat het financieel aantrekkelijker lijkt om al deze projecten/wensen tegelijkertijd aan te pakken in plaats van achter elkaar. Er is een projectgroep opgericht bestaande uit: Jan Driessen, Marc Leene, Peter Mul, Menno Reyenga, Arjen Welsch, Hans de Vries, met als opdracht het krijgen van inzicht in de kosten en financiële gevolgen van onder andere het meest ultieme plan (droom): een vervroegde vervanging van veld 2 door: de toplaag van veld 1 te verplaatsen naar veld 2, de toplaag van veld 1 te vervangen met een waterkunstgras veld + plaatsen van ledverlichting en het renoveren van de Pauwenren (o.a. met deel bovenlaag veld 2). Er is een aantal scenario s beschreven die nu worden doorgerekend en zullen worden gepresenteerd aan het bestuur, de kascommissie en de ALV. Dit zal enige tijd vergen. Ook verduurzaming zoals het plaatsen van zonnepanelen en ledverlichting wordt in dit plan meegenomen. Hans benadrukt dat het een mooi en ambitieus plan is maar dat voorop staat dat MHCB een financieel gezonde familieclub blijft. Op de vraag vanuit de ALV of er al meer concrete plannen zijn bij de volgende ALV (najaar) antwoordt Hans dat hij hoopt dat de werkgroep dan een eind op weg is maar dat hij weet dat er ook nog een vooronderzoek moet worden gedaan naar de ondergrond van de huidige velden. Letty vult aan dat er niet alleen naar technische zaken geleken wordt maar ook naar omgevingsfactoren en met name mogelijke ontwikkelingen in de toekomst, zoals ons groeipotentieel. Vanuit de ALV rijst de vraag of er al meer duidelijk is over een mogelijke fusie tussen de Kikkers en de Reigers en de consequenties hiervan voor MHCB. Hans licht toe dat dit momenteel geen serieuze bedreiging is en dat zowel de gemeente Haarlemmermeer als de Kikkers niet enthousiast zijn over de oprichting van een topsportclub op het terrein van The Pioneers in Hoofddorp. 4. Invoering nieuwe privacywet (AVG) (informatief/besluitvormend) Vanaf 25 mei 2018 treedt de nieuwe privacywetgeving in werking. Jacqueline Wallaart licht toe wat deze wet in grote lijnen inhoudt en wat MHCB de afgelopen maanden heeft gedaan om zo veel mogelijk AVG-proof te zijn. Hiervoor is het stappenplan van de KNHB gevolgd. We hebben inmiddels een verwerkingsregister, een privacyverklaring en er zijn verwerkersovereenkomsten gesloten met derden die namens MHCB gegevens verwerken: LISA, Exact en het administratiekantoor Kas & Kroost. Eerste punt op de agenda is nu het tekenen van geheimhoudingsverklaringen door onze vrijwilligers. Sanne Fransen is bereid gevonden privacycoördinator voor MHCB te zijn, zij zal jaarlijks een check doen en evt. aanbevelingen doen. De ALV verleent toestemming om de volgende tekst op te nemen in het Huishoudelijk Reglement van MHCB: Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata, geslacht, alsmede (indien mogelijk) een telefoonnummer en persoonlijke adres van leden zijn opgenomen. In het register worden alleen die gegevens bijgehouden die voor het realiseren van het doel van de vereniging noodzakelijk zijn. Het bestuur kan na een voorafgaand besluit van de algemene vergadering geregistreerde gegevens aan derden verstrekken waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten, behalve van het lid dat tegen deze verstrekking bij het bestuur 2

3 schriftelijk bezwaar heeft gemaakt. Doorgifte van de gegevens zonder een besluit van de algemene vergadering en zonder het recht op bezwaar gebeurt voor de noodzakelijke door de verenging aan derden te verstrekken gegevens waaronder aan de bond, en aan overheden of instellingen, onder andere in verband met te verkrijgen subsidies. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel of een bestaande wettelijke verplichting. 5. Evaluatie actief vrijwilligersbeleid MHCB (informatief/besluitvormend) Talitha Dirven en Mariëlle Thuijs hebben door middel van een enquête op de website/app de leden gevraagd naar de tevredenheid over het dit hockeyseizoen ingevoerde actieve vrijwilligersbeleid. Slechts twaalf leden hebben gereageerd; we gaan ervan uit dat het merendeel van de leden dan ook geen bijzonderheden te melden heeft. Uit de evaluatie kwam naar voren: Tops: - Intentie van het beleid klopt (iedereen doet mee) en past bij vereniging; - Leden of ouders worden actief betrokken bij de club; - Het is duidelijker welke werkzaamheden er verricht moeten worden; - Goed dat iedereen zijn steentje bijdraagt. Ik vond wel dat er wisselend mee omgegaan werd in de teams. Tips: - Gezamenlijke verantwoordelijkheid van leden en club; nu werd de verantwoordelijkheid bij het team gelegd; - Men geeft zich op om ervan af te zijn maar verantwoordelijkheid nemen is een tweede; - Controle, bijvoorbeeld als iemand afwezig is zonder vervanging te hebben geregeld; - Consequenties als gezinnen punten niet halen; - Weg met het puntensysteem naar ons idee. Tot slot: - Ik betaal liever meer contributie om bepaalde taken aan professionals over te laten. Hierbij laat ik uiteraard bardienst en rijdienst buiten beschouwing; - Een beter overzicht per team; - Ik hoop (en denk) dat het meer vrijwilligers heeft opgeleverd dan voorheen? Ik vind het heel goed dus ga zo door! - Mee doorgaan! Conclusie is dat het doel - meer ouders en leden actief betrekken bij MHCB zodat we voldoende vrijwilligers hebben - is bereikt. Op dit moment voeren we geen strenge controle uit of iedereen daadwerkelijk actief is, dan wel voldoende punten haalt. Daarvoor zou uitbreiding van de vrijwilligerscommissie nodig zijn. Op de vraag of er beleid is wanneer (ouders van) leden zich niet inzetten als vrijwilliger, antwoordt Talitha dat dat om een klein aantal gaat en dat daar nog geen beleid voor is. Letty vraagt de ALV om suggesties: persoonlijk mensen erop aanspreken, zeker als ze niet actief zijn en wel commentaar leveren. Geconcludeerd wordt dat we blij zijn dat er nu meer actieve vrijwilligers zijn, dat we liever geen energie stoppen in niet gemotiveerde mensen en dat we voorlopig verder gaan op het ingeslagen pad. Letty bedankt Talitha en Mariëlle voor hun inspanningen. 3

4 6. Stand van zaken financiën en vaststellen contributie en wijze van heffing seizoen 2018/2019 Penningmeester Ardjan Langedijk presenteert de voorlopige cijfers waarbij hij toelicht dat tijdens de vorige ALV het bestuur de opdracht heeft gekregen om het begrote resultaat van (2% van totale begroting) trachten te verhogen naar 5% (ongeveer ). Het bestuur nam maatregelen en voorzag de volgende wijzigingen: Barresultaat i.p.v Sponsoring i.p.v Wedstrijdkosten i.p.v Ondanks de inspanningen heeft de realiteit het bestuur echter ingehaald en moet worden vastgesteld dat de sponsorloop minder heeft opgehaald dan verwacht en begroot. Ook de baropbrengsten zijn te optimistisch ingeschat, maar wel gelijk aan vorig jaar. Met enkele plussen en minnen levert dit een huidige inschatting op die (toevallig!) uitkomt op de prognose van eind 2017, zie hieronder: V&W prognose per 28 mei vs begroting 2017/2018 Prognose per 28 mei Inkomsten: Contributies Sponsoring Barresultaat Verhuur velden Totaal Begroting Inkomsten: Contributies Sponsoring Barresultaat Verhuur velden Totaal Prognose per 28 mei Uitgaven: Training/mater Zaalhockey Huur SESAR Accommodatie Bedrijfsvoering Afschrijving Bankkosten Rentelasten Kosten shirts Totaal Begroting Uitgaven: Training/mater Zaalhockey Huur SESAR Accommodatie Bedrijfsvoering Afschrijving Bankkosten Rentelasten Kosten shirts Totaal Toelichting: Meevallers: lagere trainingskosten. Tegenvallers: hogere energierekening en hogere afschrijvingen door een aantal aankopen. Verwachting is dat de totale uitgaven ongeveer lager uitvallen dan begroot. De inkomsten echter ook, zoals uit de volgende sheets blijkt. 4

5 Prognose per 28 mei Totale inkomsten Totale kosten Nettoresultaat: (2%) Begroting Totale inkomsten Totale kosten Nettoresultaat: (2%) Toelichting: Het lijkt erop dat het nettoresultaat dus nagenoeg gelijk is aan begroot. Hoewel dit nog niet het eindresultaat is, is vrijwel duidelijk dat de gewenste 5% netto winstmarge niet behaald zal worden. Ardjan meldt de ALV dat het bestuur hier in de begroting van 2018/19 zeker wel op zal aansturen. Op de vraag waarom er bij de huur van de velden zo n hoog bedrag staat antwoordt Ardjan dat zowel inkomsten als uitgaven voor het veld zijn. Onder de streep komt het erop neer dat MHCB ongeveer betaalt voor het onderhoud van de velden door SESAR. Letty meldt dat dit een grote kostenpost is voor MHCB omdat de gemeente van mening is dat de hockeyclubs zelf hun broek moeten ophouden. Tijdens het voorzittersoverleg dat Letty volgende maand heeft met de Bloemendaalse Hockeyverenigingen zal weer eens besproken worden hoe dit gezamenlijk bij de gemeente onder het voetlicht kan worden gebracht. Een contributieverhoging is volgens het bestuur niet nodig aangezien er afgelopen seizoen een aantal eenmalige kosten/verrekeningen zijn geweest. En verhoging van de inkomsten op andere wijze, bijv sponsoracties is zeer wenselijk. Met een uitbreiding van de sponsorcommissie in het vooruitzicht hoopt Ardjan op een positieve stimulans. Het voorstel om de contributie voor 2018/19 gelijk te houden aan afgelopen jaar wordt aangenomen. Contributie-inning Ardjan heeft zich verdiept in ClubCollect dat op dit moment voor zo n 1300 verenigingen contributie int. Voordeel voor leden: overzichtelijk en makkelijk contributie betalen. Verschil met de huidige situatie is dat in termijnen betalen en stoneren extra kosten voor het desbetreffende lid met zich meebrengt. Voordeel voor MHCB: minder werk voor penningmeester en bestuur, betere overzichten waarop beleid kan worden gemaakt, minder kosten kwijt aan huidige administratiekantoor. Wat vindt de ALV? Nadelen: Zeker bij meerdere leden uit een gezin kan men zich voorstellen dat er niet in een keer volledige contributie kan worden betaald; Er treedt verzakeling op; je hebt minder contact met je leden. Voordelen: Verantwoordelijkheid voor betaling ligt meer bij de leden dan bij de penningmeester. Over het algemeen betalen onze leden goed, ongeveer 30 leden vergen meer werk. De vraag is wat wij bij MHCB belangrijk vinden. Voor nu laten we het zoals het is. Letty dankt de ALV voor het meedenken. 7. Bestuurssamenstelling: Het bestuur draagt Hans de Vries voor als bestuurslid Accommodatie en Jacqueline Wallaart ter herbenoeming als secretaris. Met applaus stemt de ALV in met deze benoemingen. In de volgende ALV zullen voorzitter Letty Koopman en penningmeester Ardjan Langedijk aftreden. Er is zicht op een 5

6 nieuwe penningmeester. Gezocht wordt nog naar mogelijke kandidaten voor het voorzitterschap en een bestuurslid Senioren. De ALV wordt gevraagd mee te denken en met een voorstel te komen 8. Benoeming Bijzonder Lid Tijdens de laatste thuiswedstrijd van Heren 1 is, met instemming van de leden, Roderick Lommerse benoemd tot Bijzonder Lid vanwege zijn meer dan verdienstelijke inzet op het gebied van sportieve prestaties. Letty noemt Roderick een echt kind van de club ; vanaf zijn zesde hockeyt hij al bij MHCB. Dat doet hij nu bijna 25 jaar, waarvan de laatste 10 jaar bij Heren 1. Daarnaast geeft Roderick al jaren training en is hij de eerste trainer/coach bij MHCB die de landelijke competitie heeft bereikt met de MB1. Roderick kon vanavond niet aanwezig zijn maar heeft de bijbehorende bronzen Pauw al opgespeld gekregen. Een foto hiervan wordt onder applaus van de ALV overhandigd aan zijn trotse vader, tevens lid van verdienste, Loek Lommerse. 9. Sluiting Letty sluit de vergadering om uur. 6