Vastgestelde Notulen Vergadering van het Interim Bestuur, Dorpsvereniging Groote Keeten

Transcriptie

1 Vastgestelde Notulen Vergadering van het Interim Bestuur, Dorpsvereniging Groote Keeten Plaats & datum: Brekers, 9 april 2016 Aanwezigen: Ivan Louer (IL, vz), Max de Groot (MdG, algemeen bestuurslid), Sjef Otto (SO, algemeen bestuurslid), Jan Snoek (JS, penningmeester), Sarah Durston (SD, secretaris, notulist). Toehoorders: Wim Kooijman, Ivo Kramer. Afwezig met kennisgeving: Riet Kooijman. 1. IL heet de aanwezigen welkom en opent de vergadering. 2. De agenda wordt vastgesteld. 3. Ingekomen stukken A. stand van zaken formulieren KvK. IL heeft de formulieren opgestuurd naar de KvK. Actie: SD checkt op de website. Actie SD. B. een aanbieding van google om de website vindbaarder te maken. Daar wordt geen gebruik van gemaakt. C. JS heeft brief gemeente gekregen dat de subsidie 31 maart uitbetaald zou worden. Dat is niet helemaal goed gegaan, maar deze wordt nu in april uitbetaald. D. De rekening voor het up to date brengen van de website is betaald. 4. Mededelingen De berichten van het bestuur naar Ivo Kramer & Fenneke Stegenhuis en de werkgroep plein zijn verstuurd. 5. Notulen interim bestuursvergadering 27 februari 2016 De notulen worden vastgesteld en zullen op de website worden geplaatst. Actie MdG. De actie-punten worden nagelopen. Naar aanleiding van punt 2: In het gesprek met de wethouder (zie punt 6 van de agenda) is ook het dilemma rondom dorpsraad vs. dorpsvereniging besproken. Het dilemma is dat de dorpsvereniging Groote Keeten een vereniging is en dus leden heeft, die mogen stemmen. Niet-leden mogen niet stemmen. De gemeente heeft de 1

2 vereniging echter als dorpsraad erkend, en beschouwt adviezen van de dorpsvereniging dus als afkomstig van het hele dorp. De gemeente heeft geen advies over hoe hier mee om te gaan, en laat dit aan de dorpsraden zelf. Een poging om te achterhalen hoe andere raden hiermee omgaan heeft ook niets opgeleverd. punt 3: het plaatsen van een teller op de website om het aantal bezoeken te registreren is op dit moment te duur en er wordt dus besloten om dat voorlopig niet te doen. Besluit. punt 6: de werkgroep Paard is in februari bij elkaar geweest. Twee leden zijn teruggetreden; Wim Kooijman is daarmee het enige resterend lid. Er is contact opgenomen met de lokale dressuurverenigingen om gezamenlijk het probleem van de overlast van paardenmest te bespreken, maar daar is geen reactie op ontvangen. Daarentegen geeft de paardenmest wel veel overlast, evenals de hondenpoep. Het is dus belangrijk dat dit onderwerp op de agenda van de DV blijft staan. Besloten wordt dat het onderwerp op de agenda voor de ALV wordt geplaatst en dat er een oproep op site zal worden gezet voor nieuwe leden van de werkgroep. Actie SD & MdG. Daarnaast zal IL contact opnemen met Kees Iming, en Anita van Hosker (beiden betrokken bij de lokale paardensport) en Wim Reijnders. Actie IL. Het vakantieseizoen komt er weer aan, dus wordt er ook besloten om een noodkreet naar de gemeente te sturen omtrent de overlast van paardenmest en hondenpoep. SD maakt opzet. Actie SD. punt 8: het is niet gelukt om bij de vergadering van dorpsraden op 29 maart aanwezig te zijn. Wel is het besprokene meegenomen in de vergadering met de wethouder. punt 9: het bericht rondom het windmolenpark bleek niet te kloppen en is dus ook niet op de website geplaatst. 6. Raadpleging leden over toekomst dorpsvereniging a. afspraak met Wethouder(s) Dhr. S v/d Veek inzake peiling bestaansrecht vereniging Op 31 maart zijn IL en SD bij wethouder Sigge van de Veek, geweest. Namens de gemeente was ook Nico Nannes aanwezig. Karin van der Arend was afwezig. De gemeente heeft toegezegd de peiling te gaan uitvoeren, dat wil zeggen dat zij de uitgebrachte stemmen zullen tellen en de uitslag aan de dorpsvereniging terug zullen koppelen. Waarschijnlijk zal het logo van de gemeente Schagen ook op de enquête komen. Momenteel kijkt de afdeling communicatie naar de vragen zoals opgesteld door het bestuur (zie de notulen van 23 januari jongsleden) en mogelijk zullen zij met het advies komen om de open vraag (Opmerkingen) te laten vervallen. Het is voor de gemeente ook aantrekkelijk om het draagvlak voor de dorpsvereniging in het dorp te onderzoeken, omdat ook bij hen regelmatig de discussie speelt in hoeverre de dorpsraden de lokale bevolking vertegenwoordigen. 2

3 Er zal een ALV gepland worden als peiling achter de rug is, en het interim bestuur haar opdracht dus heeft volbracht. Dat zal niet meer in april lukken, en wordt waarschijnlijk in mei. Een bericht van deze strekking zal op de website worden geplaatst. SD stelt een concept op. Actie SD & MdG. 7. Begroting 2016 Het bestuur stemt in met de begroting van Op de ALV zal deze aan de leden worden voorgelegd. De contributie is door 48 leden betaald. Er wordt besproken dat dit ermee zou kunnen samenhangen dat de contributie nu op een nieuwe manier wordt geind (per lid ipv per huishouden) zonder dat dit in de ALV geaccordeerd is. Er zal een herinnering uit worden gedaan aan de leden die nog niet betaald hebben, met toelichting over de activiteiten van het bestuur, de vaststelling van de contributie op de as. ALV en uitleg dat betaling noodzakelijk is voor lidmaatschap. SD stelt concept op. Actie SD. 8. Inbreng werkgroepen De inbreng van werkgroep paard is al besproken. De werkgroep Helmweg is bij elkaar geweest en wil het al eerder goedgekeurde plan weer nieuw leven inblazen. Het is weer naar de wethouder, dhr. van de Veek gestuurd, en hij heeft bevestigd dat hij er werk van wil maken. Het fietspad langs de Helmweg is al aangepakt. Het voorstel van de werkgroep wordt op de website geplaatst. Actie MdG. De werkgroep plein is niet aanwezig en heeft geen schriftelijk verslag ingediend. SD zal ze nogmaals uitnodigen om een representant te laten deelnemen aan de bestuursvergaderingen. Actie SD. 9. Website geen nieuws 10. Wat verder ter tafel komt De jaarrekening 2015 moet goedgekeurd worden door de kascommissie, maar die is er momenteel niet. SO & MdG stemmen in om als tijdelijke kascommissie te dienen. Op de ALV zal een nieuwe kascommissie worden ingesteld en die zal dan ook nog naar deze jaarrekening kijken. Besluit. JS, SO en MdG maken een afspraak om naar de jaarrekening te kijken. Actie JS, SO & MdG. De vraag wordt naar voren gebracht wat te doen met oude (nieuws) documenten op de website. Moeten die om historische redenen in het openbare archief blijven (en dus ook vindbaar voor derden, via google of andere zoekmachines) of 3

4 is het voldoende als ze in het (papieren) archief van de dorpsvereniging blijven? Besloten wordt dat die beslissing voor het volgende (niet interim) bestuur is, alsook de afweging of dit besluit niet door de ALV genomen zou moeten worden. Besluit. 11. Rondvraag Het voorstel wordt gedaan om ook de werkgroepen te vragen hun vertegenwoordigers af te melden indien ze niet bij de bestuursvergadering aanwezig kunnen zijn om verslag te doen van de activiteiten van de werkgroepen. Dit voorstel zal ze gedaan worden. Actie SD. Dijk achter Brekers is wandelpad maar wordt ook gebruikt als fietspad en ruiterpad. 12. Datum volgende vergadering 7 mei 10:00 in Brekers 13. IL bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering. Actie-punten: 1) drie modellen voor plein uitwerken en voorleggen aan de vereniging, alsmede namens de dorpsvereniging een pleinbijeenkomst organiseren (pleingroep) 2) toekomstvisie Groote Keeten zoals opgesteld door studenten Hogeschool naar bestuur sturen (IL). 3) de informatie over de dorpsvereniging op de website van de Kamer van Koophandel checken (SD) 4) definitieve notulen bestuursvergadering 27 februari 2016 op website (MdG) 5) opstellen concept bericht rondom peiling en datum ledenvergadering voor op de website (SD) en plaatsen daarvan na instemming bestuur (MdG) 6) opstellen herinnering betaling lidmaatschap en rondsturen (SD) 7) op de website plaatsen van het plan van de werkgroep Helmweg (MdG) 8) naar werkgroep Plein met verzoek om (regelmatig) verslag uit te brengen van hun activiteiten aan het bestuur (SD) 9) Interim kascie kijkt naar jaarrekening 2015 (JS, SO & MdG) Besluiten: 1) Er wordt voorlopig geen teller op de website geplaatst ivm de kosten. 4

5 2) De jaarrekening 2015 wordt nu eerst bekeken door een interim kascie. Na vaststelling van een nieuwe definitieve kascie in de ALV zal deze ook nogmaals naar de jaarrekening kijken. 3) Een besluit over hoe om te gaan met oude stukken op de website zal genomen worden door het volgende bestuur, met terugkoppeling naar en/of inbreng van de ALV. 5