Notulen Vergadering van het Interim Bestuur, Dorpsvereniging Groote Keeten

Transcriptie

1 Notulen Vergadering van het Interim Bestuur, Dorpsvereniging Groote Keeten Plaats & datum: Brekers, 23 januari 2016 Aanwezig: Ivan Louer (IL, voorzitter), Jan Snoek (JS, penningmeester), Max de Groot (MdG, algemeen bestuurslid), Sjef Otto (SO, algemeen bestuurslid), Sarah Durston (SD, secretaris tevens notulist). Toehoorders: Rob Benink (RB), Friso ten Holt (FtH), Riet Kooiman (RK), Wim Kooiman (WK), Ivo Kramer (IK), Peter Oudshoorn (PO), Valentijn Stam (VS) (1) IL opent de vergadering met de beste wensen voor de aanwezigen (2) De agenda wordt vastgesteld met de volgende toevoegingen: * huishoudelijk reglement * omroeper Callantsoog (3) Ingekomen stukken * Concept strandbeleid van de gemeente Schagen. Besloten wordt om het ter informatie op de website te zetten. Het blijft voorlopig een concept beleid, totdat de kustvisie klaar is. Actie MdG. * Er is een brief over windmolens binnengekomen via Wim Rijnders. Dat plan blijkt inmiddels achterhaald. (4) Mededelingen geen (5) Notulen interim bestuursvergadering 15 nov 2015 akkoord. Deze komen in definitieve versie op de website. Actie MdG. (6) Raadpleging leden over toekomst dorpsvereniging a. afspraak met Wethouder(s) dhr. S van de Veek inzake peiling bestaansrecht vereniging 1

2 Wethouder Andre Groot is opgestapt, en wordt vervangen door Sikke van de Veek. Deze heeft aangegeven mee te willen werken aan de peiling omtrent bestaansrecht van de dorpsvereniging. IL is in contact om een afspraak hierover te maken, datum is nog niet bekend. Actie IL. b. vragen voor peiling SD heeft een voorzet gemaakt voor de vragen voor de peiling. Deze worden door de aanwezigen geakkordeerd. De vragen worden: 1) Is het wenselijk dat Groote Keeten een dorpsverenging heeft? Ja/Nee 2) Het doel van de dorpsvereniging is om de leefbaarheid van het dorp te bevorderen. Zou de vereniging dit moeten doen door: a. activiteiten te organiseren b. de gemeente en andere partijen te informeren c. de gemeente en andere partijen te adviseren d. als dorpsraad te functioneren (dwz als vertegenwoordiger van alle bewoners/recreanten en ondernemers in het dorp) advies uit te brengen? Naar aanleiding van vraag 2 ontstaat discussie over het verschil tussen een dorpsraad en dorpsvereniging. De dorpsvereniging Groote Keeten is een vereniging en heeft dus leden. Tevens is de vereniging door de gemeente Schagen erkend als dorpsraad. Een dorpsraad vertegenwoordigt alle inwoners, ondernemers en vaste recreanten van een dorp. De erkenning bij de gemeente betekent dus dat adviezen van de vereniging naar de gemeente worden uitgelegd als een advies van het hele dorp. Dit verschil was niet voor alle aanwezigen duidelijk, en opgemerkt wordt dat dit ook in de peiling duidelijk gemaakt moet worden. RB merkt op dat een dergelijke combinatie verwarrend kan werken en mogelijk tot problemen kan leiden bij juridische geschillen. Hij biedt aan uit te zoeken hoe dit in andere kernen geregeld is. Actie RB. IL legt uit dat de keus voor een vereniging ipv een raad (altijd een stichting) een historische oorzaak heeft (de dorpsraad in Callantsoog heeft al de naam Dorpsraad Callantsoog/Groote Keeten) en MdG merkt op dat er ook een financieel aspect aan zit: een vereniging kent leden, een stichting niet. De leden betalen een contributie. Aan de andere kant betekent de erkenning als dorpsraad door de gemeente ook dat we subsidie krijgen. (7) Nieuwe website De nieuwe website is mooi en professioneel geworden. Afgesproken wordt om een teller toe te voegen zodat we ook weten hoeveel die gebruikt wordt. Actie MdG. 2

3 a. gebruik website / voor informeren Nav een vraag van werkgroep plein wordt afgesproken dat het bestuur bereid is om namens leden/werkgroepen s rond te sturen naar alle leden. Besproken wordt dat werkgroepen stukken op website kunnen plaatsen. Het bestuur kan zonodig vragen stellen over de stukken en verbeterpunten voorstellen voor plaatsing. In goed overleg worden ze dan geplaatst. Besluit: bestuur is bereid s rond te sturen namens leden en werkgroepen. Opgemerkt wordt dat in de nieuwe situatie (interim bestuur) er geen bestuurslid meer in elke werkgroep zit. Dat is ongebruikelijk. Voorgesteld wordt om op elke bestuursvergadering de werkgroepen uit te nodigen om een toelichting over hun activiteiten te geven. Actie SD. Daarnaast vragen we elke werkgroep om een driemaandelijks schriftelijk verslag. Besluit: Werkgroepen worden uitgenodigd om verslag uit te brengen in de bestuursvergaderingen en gevraagd om iedere drie maanden een kort, schriftelijk verslag te geven b. plannen op de website (nav plan strandhuisjes) Nav een vraag van een lid waarom het plan rondom de strandhuisjes nog op de site staat wordt opgemerkt dat dit sinds de nieuwe website niet langer het geval is. Al het oude nieuws zit in het archief en is niet meer toegankelijk. Opgemerkt wordt dat het bericht over de strandhuisjes vooral verwarrend was omdat niet duidelijk was dat het van derden was, en het leek alsof het een voorstel van de dorpsvereniging was. Afgesproken wordt dat plannen van derden ter informatie op de website van de dorpsvereniging kunnen worden geplaatst, maar dat het dan wel duidelijk moet zijn wie de initiatiefnemers zijn en dat dergelijke plannen niet afkomstig zijn van de vereniging. Besluit: plannen derden komen alleen met duidelijke bronvermelding op de site. (8) Brief gemeente werkgroep plein FtH ligt toe dat de gemeente Schagen heeft een brief gestuurd naar werkgroep plein waarin ze kenbaar hebben gemaakt geen financiele ruimte te hebben om de plannen voor het plein te ondersteunen, ook omdat er recent is geinvesteerd in Groote Keeten. Er kan ook geen menskracht op ingezet worden. Nav de brief is gesproken met Mevr. Vasserveld van Identity Matching Kustplaatsen. Zij geeft aan dat de gemeente niet onwelwillend tegenover de plannen staat, maar dat het initiatief bij de dorpsvereniging ligt om het op de politieke agenda te krijgen. De werkgroep wil nu drie modellen voor het plein verder uitwerken, deze bespreken met de dorpsvereniging en de subsidiemogelijkheden verkennen. Actie Pleingroep FtH stelt namens de pleingroep voor om een pleinbijeenkomst organiseren over voortgang en voor input van bewoners over de ontwikkelingen voor het dorp. Andere initiatiefnemers zoals Landschap Noord-Holland worden dan ook uitgenodigd om hun initiatieven toe te lichten. Het bestuur geeft aan dat dit akkoord is als het budgetneutraal wordt georganiseerd. Actie Pleingroep. 3

4 VS merkt op dat het raadzaam kan zijn om de initiatieven van de pleingroep te integreren met de toekomstvisie zoals die door studenten van een hogeschool is uitgewerkt. VS vraagt of de toekomstvisie op de website kan worden geplaatst. Afgesproken wordt VS deze naar het bestuur stuurt ter beoordeling. Actie VS. (9) Evaluatie nieuwjaarsreceptie 9 januari 2016 De opkomst bij de nieuwjaarsreceptie was gering, maar de sfeer was goed. IL heeft een woordje gesproken namens het interim bestuur en verteld dat we een beperkte opdracht hebben (om het draagvlak voor de vereniging te peilen) en dat we ernaar streven om dit vanuit transparantie en dienend leiderschap te doen. De lage opkomst was te wijten aan een probleem met het verzenden van de mail. Daarnaast waren er mogelijk agenda-conflicten, gezien het groot aantal nieuwjaarsrecepties begin januari. Afgesproken wordt binnenkort een testmail rond te sturen. Actie JS. Daarnaast wordt afgesproken volgend jaar de receptie later in de maand te organiseren. (10) Contributie en leden De factuur voor contributie zal binnenkort naar de leden gestuurd worden. In de laatste ALV is besproken dat de contributie E10,- per lid wordt, ook om discussies over stemgerechtigdheid te voorkomen. De statuten zullen op dit punt gewijzigd worden. Dit zal gebeuren na de peiling voor het geval dat er daarna nog meer wijzigingen in de statuten nodig zijn. JS stelt een concept op en stuurt dat naar het bestuur ter akkoord. Actie JS. (11) Huishoudelijk reglement Wordt weer opgepakt nadat de peiling en evt. wijzigingen van de statuten achter de rug zijn. (12) Omroeper Callantsoog De omroeper Callantsoog is tegenwoordig ook digitaal: omroepercallantsoog.nl. De dorpsvereniging staat daar nog niet opgenomen in de lijst verenigingen. SD zal de dorpsvereniging opgeven: Actie SD. (13) Wat verder ter tafel komt SO: De werkgroep Helmweg zou weer in actie moeten komen. Het lijkt erop dat de straatverlichting binnenkort vervangen zal moeten worden, en dan is het een gemiste kans om niet aan te sluiten. Hij neemt het initiatief om een nieuwe bijeenkomst te beleggen. Actie SO. 4

5 (14) Rondvraag Paardengroep gaat ook weer activiteiten ondernemen Wim Kooimans neemt contact op met Wim Rijnders. Actie WK. (15) De volgende bestuursvergadering De eerstvolgende bestuursvergadering zal gehouden worden op 27 februari 9:00 in Brekers. Geinteresseerde toehoorders zijn van harte welkom. (16) IL bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering. Actie-punten: (1) Concept strandbeleid gemeente Schagen ter info op website (MdG) (2) definitieve notulen bestuursvergadering 15 nov 2015 op website (MdG) (3) afspraak van bestuur met wethouder v/d Veek over peiling draagvlak (IL) (4) nagaan hoe andere kernen omgaan met de relatie dorpsvereniging/ dorpsraad (RB) (5) toevoegen teller website (MdG) (6) inbreng vanuit de werkgroepen wordt vast agendapunt voor de bestuursvergaderingen (SD) (7) vragen werkgroepen om driemaandelijks verslag (SD) (8) drie modellen voor plein uitwerken en voorleggen aan de vereniging, alsmede het namens de dorpsvereniging organiseren van een pleinbijeenkomst daarover (pleingroep) (9) toekomstvisie Groote Keeten zoals opgesteld door studenten Hogeschool naar bestuur sturen (VS) (11) test mailinglijst (JS) (12) concept factuur naar bestuur (JS) (13) inschrijven dorpsvereniging voor website omroeper (SD) (14) bij elkaar roepen werkgroep Helmweg (SO) (15) bij elkaar roepen werkgroep Paard (WK) 5

6 Besluiten: (1) de vragen voor de peiling zijn vastgesteld (2) het bestuur is bereid s rond te sturen namens leden en werkgroepen (3) werkgroepen worden uitgenodigd om verslag uit te brengen in de bestuursvergaderingen (vast agendapunt) en gevraagd om iedere drie maanden een kort, schriftelijk verslag in te leveren (4) plannen derden komen alleen met duidelijke bronvermelding op de site 6