Financieel Jaarverslag 2017 en Begroting 2018

Transcriptie

1 Financieel Jaarverslag en Algemene Ledenvergadering dinsdag 19 december Bas Schram (Penningmeester) Richard Schout (Parkvernieuwing) Jaap Willem van Randen en Christa Florax (Financiële administratie) Timon den Hertog en Thomas van Kuipers (Kascommissie)

2 INHOUDSOPGAVE Voorwoord... 2 Balans... 4 Toelichting op balans Toelichting op... 7 Kasstroomoverzicht Toelichting op... 9 Commissies At Risk Financieel Jaarverslag en 2

3 Voorwoord Beste leden, Voor jullie ligt het financieel jaarverslag en de begroting. Dit jaar hebben we (Richard Schout en ik) in samenwerking met de financiële commissie (Jaap Willem van Randen en Christa Florax) weer stappen gezet op het vlak van de financiën. Allereerst zijn we bezig de financiële processen te verbeteren. Zo zijn we verder gegaan met het digitaliseren van de facturen. Alle facturen van zijn nu op Dropbox opgeslagen. De volgende stap die we willen zetten, is dat er betaald gaat worden vanuit het softwarepakket AllUnited. Daarmee zou een dubbele handeling die nu wordt gedaan tot het verleden behoren. Er is veel tijd gestoken in het correct en inzichtelijk maken van de balans en resultatenrekening. Zo is op basis van de WOZ- beschikking van de Gemeente Utrecht de waarde van het park geherwaardeerd. Ook zijn er afspraken gemaakt met betrekking tot hoe er afgeschreven wordt en is de insteek van de voorzieningen veranderd. Tevens is de voorraad ballen in kaart gebracht, waardoor er aan het licht is gekomen dat er in het verleden een aantal boekingen niet (goed) is gedaan. Een en ander heeft tot gevolg dat er schommelingen in de balans en in de resultatenrekening (ook van commissies) te zien zijn. Ook zijn stappen gezet om de financiële stand van zaken inzichtelijker te maken. Zo is in dit financieel jaarverslag een overzicht van alle commissieresultaten te zien. Ook zijn toelichtingen opgenomen om verschillen te verklaren. Dit jaar hebben we te maken gehad met een aantal tegenvallers. Allereerst moesten aan het begin van dit boekjaar nog veel facturen betaald worden die betrekking hadden op het vorige boekjaar. Deze zijn ten laste van dit boekjaar gekomen, met als gevolg dat sommige kosten twee keer in de realisatie van dit jaar zitten. Eenmaal per jaar kan er tegen een kortingstarief tennisballen gekocht worden. Helaas hebben we vorig jaar deze deadline gemist en moest er last minute tegen een hoog tarief een grote hoeveelheid ballen gekocht worden. Dit heeft voor veel commissies een negatief effect gehad. Hiervan is geleerd en we zijn op dit moment druk bezig goedkoper ballen in te kopen voor. Als tennisclub hebben we te maken met grote investeringen. Naast het project parkvernieuwing (nog te besluiten) waar de leden dit jaar over geïnformeerd zijn, zullen de tennisbanen in 2021 gerenoveerd moeten worden. Hiermee is op financieel vlak in de afgelopen jaren onvoldoende rekening gehouden. Om financieel gezond te zijn als vereniging is het van belang jaarlijks geld te reserveren, iets dat tijdens de ALV van 2016 ook genoemd is. Dit jaar is hierin een aftrap genomen. Bovenstaande zorgt er dit jaar voor dat er een relatief groot verlies is geleden. Dit verlies is ietwat vertekend, omdat er euro aan voorzieningen is aangemaakt. In de toekomst moeten deze voorzieningen echter ook jaarlijks begroot worden. Om dit te bekostigen zijn er enkele maatregelen nodig. Allereerst is er dit jaar het voorstel om, voor het eerst in jaren, de contributie voor senioren iets te verhogen. Ook zullen komend jaar de trainingskosten onder de loep genomen worden. Het bestuur van At Risk streeft er naar dat deze kostendekkend zijn. Ik wens jullie veel plezier bij het bestuderen van het financieel jaarverslag. Bij aanvullingen, suggesties en/of vragen, verneem ik dit graag. Met sportieve groet, Bas Schram Penningmeester At Risk At Risk Financieel Jaarverslag en 3

4 Balans ACTIVA Vaste activa 0 Park/paviljoen/inventaris Kunstgrasvelden Totaal vaste activa Liquide middelen 100 Kas Bank Totaal Liquide middelen Vlottende activa 130 Debiteuren Tussenrekeningen Voorraad ballen Totaal Vlottende activa Totaal Activa PASSIVA Eigen Vermogen 500 Eigen Vermogen Jaarresultaat Herwaardering park E.V. - Reservering park Totaal Eigen Vermogen Voorzieningen 600 Voorz. park en paviljoen Voorziening Tennisbanen Voorziening subsidie LED Voorziening lichtmasten Voorziening lustrum Totaal Voorzieningen Schulden 70 Lang vreemd vermogen Kortlopende schulden Totaal Schulden Totaal At Risk Financieel Jaarverslag en 4

5 Toelichting op balans Activa Park/paviljoen/inventaris Herwaardering park: Het park is op de balans van 31 oktober 2016 opgenomen voor een waarde van ( minus ). Op het aanslagbiljet van 28 februari is de WOZ- waarde per 1 januari 2016 op vastgesteld. Op grond van deze gegevens en om een getrouw beeld te verschaffen van de waarde is een herwaardering in de balans van 31 oktober opgenomen. De herwaardering bedraagt (afgerond) ( minus ). LED- verlichting: Op de balans van 31 oktober 2016 is een bedrag van opgenomen. Op 31 oktober is een bedrag opgenomen van Het verschil is veroorzaakt door verkregen subsidie en sponsoring, die in in mindering zijn gebracht op de Investering van Omdat een totaal activering van de investering is gewenst en om daarover ook in het geheel af te schrijven zijn de gelden van subsidie en sponsoring als opbrengsten opgenomen met daar tegenover een voorziening van dezelfde omvang. Bank Voorraad ballen Ten aanzien van de liquiditeitspositie per 31 oktober is te concluderen dat deze op hetzelfde (te) lage niveau van vorig jaar is. Naast het effect van de contributieverhoging, hopen we door kritischer te kijken naar de uitgaven en de opbrengsten die hiertegenover staan, de liquiditeitspositie komend jaar te verbeteren. Administratief bleek er aan het einde van het jaar meer voorraad aan ballen te zijn dan in werkelijkheid het geval was. De voorraad ballen is opnieuw geteld en tegen de meest recente factuurwaarde op de balans gezet. Het verschil tussen de administratieve voorraad en de werkelijke voorraad is dit jaar genomen in de kosten. Passiva Herwaardering park Voorzieningen Kortlopende schulden Zie toelichting hierboven. Afgesproken is om in de toekomst tot herwaardering over te gaan bij een nieuwe WOZ- waarde die meer dan 10% afwijkend is van de balanswaarde. Voorz. park en paviljoen: Zowel vorig jaar als dit jaar aan voorziening opgezet. Een gedeelte hiervan is al vrijgevallen i.v.m. kosten die dit jaar zijn gemaakt. Voorziening Tennisbanen: Deze voorziening is voor de vervanging van de tennisbanen in 2021/2022. Het is opgebouwd uit ontstaan door de herwaardering van de LED- verlichting (zie toelichting hierboven), vanuit de voorziening tennisbanen en vanuit de jaarlijkse opbouw van de voorziening van dit jaar. Voorziening subsidie LED: Zie toelichtingen m.b.t. LED- verlichting hierboven. Deze voorziening zal jaarlijks vrijvallen in de opbrengsten. Gerekend is dat de verkregen subsidie over 10 jaar wordt verdeeld. Een gedeelte hiervan is in de resultatenrekening van gekomen. Dit zijn kosten die betrekking hebben op het afgelopen boekjaar die na de balansdatum zijn of nog worden betaald. At Risk Financieel Jaarverslag en 5

6 BATEN Opbrengstrekeningen Contributies Inschrijfgeld Training Sponsoring Overige opbrengsten Totaal Baten LASTEN 400 Algemene kosten Belastingen Verzekeringen Bijdragen KNLTB Baruitgaven Bestuur Overige bestuurlijke kosten Communicatie Administratie Park/Paviljoen Afschrijvingen Inhuur groundsman Opbouw Voorz. "Groot onderhoud" Klein onderhoud Energie, Gas en Water Overige kosten park/paviljoen Kosten parkvernieuwing Vrijval Voorz. "Groot Onderhoud" Tennisvelden Afschrijving tennisvelden Onderhoud tennisvelden Opbouw groot onderhoud tennisbanen Trainingskosten (incl. Tenniskids) Lesuren trainers Loonheffing, sociale verzieningen Taakuren trainers Trainingsballen Overige trainingskosten Commissies Overige resultaten Rente/kosten bank Rente leningen Rente obligatielening ' Nagekomen lasten Totaal Lasten JAARRESULTAAT At Risk Financieel Jaarverslag en 6

7 Toelichting op Baten Trainingen Sponsoring Trainingsinkomsten waren dit jaar hoger dan begroot. De trainingskosten echter ook. Deze zullen komend jaar onder de loep worden genomen om een beter beeld te krijgen van de trainingsinkomsten versus de trainingskosten. In een eerder stadium is afgesproken dat de trainingsinkomsten de trainingskosten zouden moeten dekken. Sponsorinkomsten werden voorheen op de Sponsorcommissie gezet. Vanaf dit jaar wordt dit losgetrokken. De sponsorinkomsten vielen dit jaar lager uit dan het ambitieuze doel dat gesteld is in de begroting van. Lasten Algemene kosten Park/Paviljoen Tennisvelden Trainingskosten Commissies Overige resultaten Bijdragen KNLTB: Hier zitten ook kosten van het jaar 2016 in. Overige bestuurlijke kosten: Vorig jaar zat hier een voorziening van 2500 euro voor het lustrum in. Inhuur Groundsman+Klein onderhoud: Dit jaar hebben we een groundsman in dienst. Dit zorgt voor een beter onderhouden park, maar bij de start moesten er wel een aantal gereedschappen worden gekocht. Hierdoor zijn de kosten voor klein onderhoud ook iets boven begroting uitgekomen. Energie, Gas en Water: Energiekosten vallen dit jaar een stuk lager uit door de LED- verlichting. Parkvernieuwing: De eerste kosten voor de architect zijn gemaakt. Hier is de aangemaakte voorziening tegen vrijgevallen. Vanaf dit jaar zal er jaarlijks euro worden opgebouwd voor de renovatie van de banen in De trainingskosten vallen hoger uit dan de trainingsinkomsten. Trainingsballen werden de afgelopen jaren niet altijd op de trainingskosten gezet. Daarom is het verschil in de balans tussen de administratieve voorraad ballen en de werkelijke voorraad ballen voor een groot gedeelte op de trainingskosten geboekt. Zie overzicht van de commissies. Totaal commissies is onder begroting gebleven. Vorig jaar is de rente van de obligatielening niet in de kosten opgenomen. Dit jaar moesten dus de rentekosten van 2016 en in de kosten opgenomen worden. Tevens zijn er kosten over het jaar 2016 die hier onder nagekomen lasten zijn genomen. At Risk Financieel Jaarverslag en 7

8 Kasstroomoverzicht 1. Kasstroom uit operationele activiteiten resultaat operationele activiteiten afschrijvingen materiele vaste activa (+) cash flow (bruto kasstroom uit operationele activiteiten) x minder (+) meer (- ) werkkapitaal (vorderingen/tussenrekeningen/artikelen) y minder (- ) meer (+) vreemd vermogen kort Kasstroom uit financiele activiteiten rentebaten (+) rentelasten (- ) / financieringslasten z minder (- ) meer (+) vreemd vermogen lang z minder (- ) meer (+) vooruitontvangen z minder (- ) meer (+) voorzieningen Kasstroom uit investeringsactiviteiten investeringen (- ); lichtmasten desinvesteringen (+) Netto kasstroom (som van 1 tot en met 3) liquide middelen per 31 oktober (t) liquide middelen per 31 oktober (t- 1) mutatie liquide middelen Netto Kasstroom afwijking tussen mutatie liquide middelen en netto kasstroom At Risk Financieel Jaarverslag en 8

9 BATEN Opbrengstrekeningen Contributies Inschrijfgeld Training Sponsoring Overige opbrengsten Totaal Baten LASTEN 400 Algemene kosten Belastingen Verzekeringen Bijdragen KNLTB Baruitgaven Bestuur Overige bestuurlijke kosten Communicatie Administratie Park/Paviljoen Afschrijvingen Inhuur groundsman Opbouw Voorz. "Groot onderhoud" Klein onderhoud Energie, Gas en Water Overige kosten park/paviljoen Kosten parkvernieuwing Vrijval Voorz. "Groot Onderhoud" Tennisvelden Afschrijving tennisvelden Onderhoud tennisvelden Opbouw groot onderhoud tennisbanen Trainingskosten (incl. Tenniskids) Lesuren trainers Loonheffing, sociale verzieningen Taakuren trainers Trainingsballen Overige trainingskosten Commissies Overige resultaten Rente/kosten bank Rente leningen Rente obligatielening ' Nagekomen lasten Totaal Lasten JAARRESULTAAT At Risk Financieel Jaarverslag en 9

10 Toelichting op Baten Contributies Trainingsopbrengsten Overige opbrengsten Contributie- inkomsten zullen dit jaar meer zijn door hogere contributies. Op dit moment zijn de trainingsopbrengsten nog niet gelijk aan de begrote trainingskosten, terwijl de afspraak is dat de trainingsbijdrage de trainingskosten zouden moeten dekken. Voor deze begroting is het echter te vroeg al rekening te houden met een mogelijke hogere trainingsbijdrage. Meer mogelijkheden benutten om subsidies binnen te halen t.o.v.. Lasten Park/Paviljoen Tennisvelden Trainingskosten Commissies Overige resultaten Parkvernieuwing: Verdere kosten voor parkvernieuwing die gedekt zullen worden door vrijval van de voorziening voor parkvernieuwing. Vanaf zal er jaarlijks euro worden opgebouwd voor de renovatie van de banen in 2021/2022. Zie hierboven. Trainingskosten zouden gedekt moeten worden door de trainingsopbrengsten. Zie commissies. Op niveau van realisatie van vorig jaar. Er is meer rekening gehouden met de rekeningen die over gaan. Vandaar dat de nagekomen lasten lager uit zullen vallen. At Risk Financieel Jaarverslag en 10

11 Commissies Vanaf dit jaar willen we de commissies apart presenteren. Dit proces is nog in ontwikkeling. Zo bestaan de representatiekosten op dit moment uit kleding van de commissie en baruitgaven van de commissie. Dit willen we volgend jaar los gaan trekken om ook hier inzicht in te verschaffen. De samenstelling van de begroting en realisatie wordt zoveel mogelijk in overeenstemming met de commissiepenningmeesters gedaan. AT RISK Commissies - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Vrijval voorziening At Risk Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien (incl. Commissies totaal) Totaal lasten Bijdrage At Risk De totale commissiekosten zijn onder de begroting gebleven. De totale commissiekosten in de begroting liggen in lijn met de realisatie van. At Risk Financieel Jaarverslag en 11

12 AT RISK Activiteitencommissie - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien Totaal lasten Bijdrage At Risk De activiteitencommissie organiseert onder andere de VIP- activiteit. Deze is dit jaar binnen budget gebleven. Komend boekjaar zal de activiteitencommissie ook de nieuwjaarsborrel organiseren. Vandaar dat het budget hoger is dan vorig jaar. At Risk Financieel Jaarverslag en 12

13 AT RISK Clubkampioenschappen - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien Totaal lasten Bijdrage At Risk De CKC is boven begroting geëindigd. De hoofdredenen hiervoor zijn de duurdere ballen en extra uitgedeelde teamschotels door grotere hoeveelheid aanwezige mensen. Voor is de begroting weer op het niveau van de begroting van gezet. At Risk Financieel Jaarverslag en 13

14 AT RISK Commissie Wedstrijdtennis - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien Totaal lasten Bijdrage At Risk De CWT is boven begroting geëindigd. De hoofdredenen hiervoor zijn de duurdere ballen en dubbele inschrijfkosten bij de KNLTB (zie overige kosten) doordat de inschrijfkosten van de najaarscompetitie 2016 pas in januari zijn betaald. Voor is de begroting weer op het niveau van de begroting van gezet. At Risk Financieel Jaarverslag en 14

15 AT RISK Jeugdcommissie - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien Totaal lasten Bijdrage At Risk Er bleek een verschil te zitten tussen de administatieve voorraad ballen en de daadwerkelijke voorraad ballen. Een gedeelte hiervan kwam door het verschil aan voorraad ballen voor de jeugd. Het is onduidelijk of de afgelopen jaren dit aan jeugdcompetitie, jeugdtraining of activiteiten van de jeugdcommissie is uitgegeven. Om de balans kloppend te maken is een gedeelte van de kosten nu op de JC gezet. Dit is de reden dat de JC nu administratief buiten begroting is geeindigd. Voor volgend jaar is de begroting gelijk aan de begroting van. At Risk Financieel Jaarverslag en 15

16 AT RISK Ledenadministratie - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien Totaal lasten Bijdrage At Risk De uitgaven van de ledenadministratie bestaan uit de baruitgaven tijdens de vele avonden dat ze voor de club aan het werk zijn. At Risk Financieel Jaarverslag en 16

17 AT RISK LUSTRUM - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Vrijval voorziening At Risk Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien Totaal lasten Bijdrage At Risk Voor het Lustrum was dit jaar 2500 euro begroot. De commissie is door hogere inkomsten ruim binnen budget gebleven waardoor de bijdrage van At Risk tot 1142 euro (2500 euro euro = 1142 euro) beperkt is gebleven. Vanaf nu zal er elk jaar 500 euro aan voorziening begroot worden voor het eerstvolgende lustrum. At Risk Financieel Jaarverslag en 17

18 AT RISK Open Toernooi - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien Totaal lasten Bijdrage At Risk De OTC heeft door de jaren heen rekening gehouden met dat de bijdrage van At Risk de ballen zijn. Dit is jaren op 384 euro gezet, iets wat niet realistisch is. Met voorgaande aanname rekening houdend, heeft de OTC de begroting dus gehaald. De begroting is qua bijdrage van At Risk iets onder de realisatie. At Risk Financieel Jaarverslag en 18

19 AT RISK Recreatiecommissie - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien Totaal lasten Bijdrage At Risk De RC is ruim binnen de begroting gebleven met name doordat er een toernooi minder georganiseerd werd in verband met het lustrum. De begroting van is ongeveer gelijk aan de begroting van. At Risk Financieel Jaarverslag en 19

20 AT RISK Sponsorcommissie - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien Totaal lasten Bijdrage At Risk De sponsorcommissie bestond dit jaar uit twee mensen. De doelstelling om euro aan sponsorinkomsten (zie At Risk Totaal) te halen was dan ook te ambitieus. Volgend jaar hopen we met versterking weer nieuwe sponsoren binnen te halen. At Risk Financieel Jaarverslag en 20

21 AT RISK Veteranencommissie - - Inschrijfgeld Overige inkomsten Totaal baten Representatiekosten Consumpties/catering (tijdens toernooi) Prijzen Ballen Overige (toernooi)kosten Onvoorzien Totaal lasten Bijdrage At Risk De Veteranencommissie is binnen budget geëindigd. Doordat deze commissie met een bankrekening werkt buiten de bankrekening van At Risk, zijn de inkomsten en uitgaven bij de anders dan in werkelijkheid. Het resultaat is echter gelijk. De begroting van is rond de begroting van. At Risk Financieel Jaarverslag en 21