CATALOGUE EDITOR. Een tool om catalogi voor te bereiden. 11/04/2018 evo22 Federale dienst e-procurement

Transcriptie

1 CATALOGUE EDITOR Een tl m catalgi vr te bereiden 11/04/2018 ev22 Federale dienst e-prcurement

2 GEBRUIKSVOORWAARDEN Rechten De FOD Beleid en Ondersteuning behudt alle rechten (waarnder auteursrechten, merkrechten en ctrien) met betrekking tt deze infrmatie (waarnder teksten, grafisch materiaal en lg s). Gebruik Behalve het dwnladen en printen van de gebden infrmatie vr persnlijk gebruik, is het niet tegestaan m de inhud van deze handleidingen, znder uitdrukkelijke schriftelijke testemming van de FOD Beleid en Ondersteuning, ver te nemen, te vermenigvuldigen f p welke wijze dan k te distribueren f penbaar te maken. Cmmerciële deleinden zijn in het geheel verbden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleidingen vr e-catalgue zijn zich vlledig bewust van hun taak z betruwbaar mgelijke infrmatie te verstrekken. De Federale Dienst e-prcurement wil je met deze handleidingen de ndige infrmatie verstrekken, znder dat de in deze dcumenten vervatte infrmatie bedeld kunnen wrden als een advies. Bijgevlg geeft De Federale Dienst e-prcurement geen garanties dat de infrmatie die deze handleidingen bevatten, futls is. De FOD Beleid en Ondersteuning is niet aansprakelijk vr m het even welke vrm van schade, nch vr enig ander nadeel van welke aard k betreffende het gebruik van deze handleidingen. Omwille van de leesbaarheid meten de termen gebruikt in deze handleiding als genderneutraal beschuwd wrden. Cntactgegevens: FOD Beleid en Ondersteuning DG Federale Accuntant en Prcurement - dienst e-prcurement WTC III, Simn Blivarlaan 30, 1000 Brussel e.prc@publicprcurement.be CATALOGUE EDITOR 2

3 INHOUD 1 Inleiding Een catalgus aanmaken vanuit een Excel-bestand Inleiding De vrbereiding: het pmaken van een crrect Excel-bestand Algemene richtlijnen vr het Excel-bestand Een catalgus in meerdere talen Klmmen in het Excel-bestand benemen Staffelprijzen Afbeeldingen en dcumenten Prductgrepen Nieuwe attributen De Catalgue Editr dwnladen, installeren en pstarten Het aanmaken van de catalgus in de Catalgue Editr De cnfiguratie -tab Imprteren van het Excel-bestand De inhud van de catalgus bekijken Valideren en pslaan De catalgus verder afwerken Prductgrepen Attributen en keuzelijsten Accessires en Cmplementaire artikelen Pakketten Vertalingen Inleiding CATALOGUE EDITOR 3

4 2.6.2 Vertaling dr kpiëren vanuit XLS Vertaling dr gegevens van een taal te kpiëren Manueel tevegen van vertaling Manueel bewerken van gegevens in de Catalgue Editr Artikelen Gegevens kpiëren uit Excel f Wrd Uit een bestaande catalgus imprteren Manueel aanmaken van een artikel Gegevens aanpassen Kpiëren als nieuw Gegevens kpiëren tussen artikelen Afbeeldingen tevegen aan artikelen Afbeeldingen autmatisch tevegen Afbeeldingen en artikelen assciëren Afbeeldingen manueel tevegen per artikel Dcumenten tevegen aan artikelen Dcumenten autmatisch tevegen Dcumenten en artikelen assciëren Dcumenten manueel tevegen Een catalgus wijzigen Een catalgus dwnladen Nieuwe artikelen tevegen Nieuwe afbeeldingen tevegen Nieuwe dcumenten tevegen Attributen, pties en pakketten Een catalgus in meerdere talen Valideren en pslaan CATALOGUE EDITOR 4

5 5 Ng vragen? He ns cntacteren? Appendix A: standaard attributen beschikbaar in de Catalgue Editr Lijst van standaardattributen Standaardattributen imprteren uit XLS Appendix B: Cdes vr meeteenheden CATALOGUE EDITOR 5

6 1 Inleiding Een catalgus die met pgeladen wrden in e-catalgue, met vlden aan een aantal vrwaarden: de catalgus zelf is een XML-bestand met een welbepaald frmaat (UBL 2.0) het p te laden bestand is een ZIP-bestand met daarin een map vr elke taal waarin de catalgus is pgemaakt. Deze mappen bevatten het XML-bestand van de catalgus in de crrespnderende taal. eventueel een ZIP-bestand met de afbeeldingen vr de artikelen. eventueel een ZIP-bestand met de afbeeldingen vr de pties eventueel een ZIP-bestand met de dcumenten die met artikelen geasscieerd werden. Om je te helpen een catalgus aan te maken vlgens het gevraagde frmaat, stelt e-catalgue een Catalgue Editr ter beschikking. Dit is een kleine applicatie die je vanaf de site kan dwnladen, waarmee je ffline je catalgus kan vrbereiden en waarmee je de catalgus in het gewenste frmaat kan exprteren. Het geëxprteerde bestand zal je dan kunnen pladen p e- Catalgue. In de vlgende hfdstukken wrdt uitgelegd he je de Catalgue Editr kan dwnladen, en he je een catalgus kunt aanmaken. TIP: een Excel-bestand waarin de gegevens van je artikelen staan pgelijst, kan handig zijn als startpunt! CATALOGUE EDITOR 6

7 2 Een catalgus aanmaken vanuit een Excel-bestand 2.1 Inleiding De Catalgue Editr laat te m artikelen te imprteren vanuit een Excel-bestand. Op deze manier kan je autmatisch vlgende gegevens inveren in de Catalgue Editr: - Alle standaard attributen (gegevens) van een artikel (zie punt 6.1 Lijst van standaardattributen ) Alle gegevens die tekst bevatten, kunnen in verschillende talen ingeverd wrden (zie punt 6.1 Lijst van standaardattributen ) - Staffelprijzen (zie punt Staffelprijzen ) - Afbeeldingen: als namen van afbeeldingen reeds gedefinieerd zijn in het Excel-bestand, zal dit helpen m later de afbeeldingen autmatisch in te veren (zie punt Afbeeldingen en dcumenten ) - Dcumenten: als namen van dcumenten reeds gedefinieerd zijn in het Excel-bestand, zal dit helpen m later de afbeeldingen autmatisch in te veren (zie punt Afbeeldingen en dcumenten ) - Prductgrepen (zie punt Prductgrepen ) - Nieuwe attributen (zie punt Nieuwe attributen ) CATALOGUE EDITOR 7

8 2.2 De vrbereiding: het pmaken van een crrect Excel-bestand Algemene richtlijnen vr het Excel-bestand Vlgende richtlijnen, tips en vrbeelden zullen je helpen m een Excel-bestand aan te maken dat de imprt van gegevens in de Catalgue Editr z gemakkelijk en cmpleet mgelijk maakt. - Het Excel-bestand bevat slechts 1 werkblad met gegevens - Vr elk gegeven is er een aparte klm Een klm met artikelnummers is verplicht - Elke klm heeft een unieke titel. - Elke rij kmt vereen met één artikel - Vermijd het gebruik van speciale frmaten f frmattering vr getallen. Deze frmaten wijzigen enkel he het getal wrdt getnd in XLS, maar dat kmt niet altijd vereen met de werkelijke waarde. Gebruik bij vrkeur enkel het frmaat Standaard f, indien ndig, k Tekst en Getal Vrbeeld: als je vr een cel het frmaat Percentage gebruikt, zal een getal in XLS vrgesteld wrden als bv. 21%, terwijl de werkelijke waarde (die k zal geïmprteerd wrden) 0,21 is! - Vermijd het gebruik van Lijnbreuk in een tekst binnen in een cel CATALOGUE EDITOR 8

9 2.2.2 Een catalgus in meerdere talen De Catalgue Editr laat te m artikelgegevens in verschillende talen in één keer te imprteren. Maak vr elk gegeven dat in verschillende talen met geïmprteerd wrden per taal een aparte klm. Bij het imprteren kan je een standaard attribuut assciëren met de verschillende vereenkmstige klmmen vr de verschillende talen. Zie punt pint 6.2 «Standaardattributen imprteren uit XLS» vr de lijst van standaard attributen die kunnen vertaald wrden. Klmmen vr meerdere talen Assciatie van meerdere talen De vlgende gegevens kunnen niet in meerdere talen geïmprteerd wrden : Namen van keuzeijsten Cdes, namen et beschrijvingen van de pties in de keuzelijsten Namen van pakketten CATALOGUE EDITOR 9

10 2.2.3 Klmmen in het Excel-bestand benemen Bij de imprt zal je als eerste taak de klmmen van het Excel-bestand meten assciëren met de vereenkmstige attributen (gegevens) in de Catalgue Editr. Vr de standaard attributen kan je dit autmatiseren: Geef de XLS-klm een naam die exact gelijk is aan het vereenkmstige standaard attribuut Geef de XLS-klm een naam die een deel is van de naam van het vereenkmstige standaard attribuut Vr een catalgus in meerdere talen gelden dezelfde regels, maar bvendien: Vrzie een klm vr elke taal Geef de titel van de klm in de vereenkmstige taal (bvb. Beschrijving en Descriptin ) Geef de titel van de klm in een willekeurige taal, maar met een taalindicatr er achter (bvb. Beschrijving en Beschrijving FR ). Zie 6 Appendix A: standaard attributen beschikbaar in de Catalgue Editr vr de namen van de standaard attributen die beschikbaar zijn in de Catalgue Editr Excel-bestand Kppelen klmmen attributen Artikelen in Catalgue Editr CATALOGUE EDITOR 10

11 2.2.4 Staffelprijzen - Als je staffelprijzen wilt inveren, vrzie dan vlgende klmmen Prijs: de basisprijs (vanaf één artikel), exclusief BTW en bijdragen (Recupel, Reprbel, Auvibel, Bebat) Vr elke vlgende staffel: Van n : het aantal artikelen vanaf hetwelk de bijhrende prijs, gegeven in klm Prijs n, geldig is n met altijd > 1 n met uniek zijn (geen twee klmmen Van n met dezelfde n) Prijs n : de prijs die geldig is vanaf het aantal artikelen pgegeven in de klm Van n, exclusief BTW en bijdragen (Recupel, Reprbel, Auvibel, Bebat) De Catalgue Editr zal p basis van het nummer n de bijeen hrende aantallen en prijzen autmatisch kppelen. Het is dus belangrijk dat de klm Van n en de klm Prijs n vr een bepaald prijsniveau hetzelfde nummer n hebben. Als er een klm Van f Prijs gevnden wrdt znder vereenstemmende klm Prijs f Van zal de imprt geannuleerd wrden. CATALOGUE EDITOR 11

12 2.2.5 Afbeeldingen en dcumenten - De Catalgue Editr laat te m afbeeldingen en dcumenten te kppelen met artikelen. Om dit te autmatiseren, vrzie een klm vr elke afbeelding (maximaal 3) die je wilt kppelen met een artikel. vrzie een klm vr elk dcument (maximaal 3) dat je wilt kppelen met een artikel. In het geval een catalgus in verschillende talen wrdt pgesteld: als er vr een dcument een apart bestand per taal beschikbaar is, vrzie dan een klm vr elk bestand. Zie het vrbeeld in de afbeelding hiernder: hier wrden vr bepaalde artikelen 2 dcumenten vrzien ( Dcument1 en Dcument2 ). Vr elk dcument is er een bestand vr de Nederlandstalige versie en een bestand vr de Franstalige versie beschikbaar. Dit resulteert in 4 klmmen. Geef in die klmmen vr elk artikel de namen van de vereenkmstige afbeeldingen en bestanden. Bewaar de afbeeldingen samen in een map naar keuze Bewaar de bestanden samen in een map naar keuze - Eens de gegevens geïmprteerd zijn vanuit het Excel-bestand, zal de Catalgue Editr, bij valideren f pslaan van de catalgus, autmatisch de afbeeldingen en bestanden kunnen imprteren en assciëren met de artikelen p basis van de pgegeven namen (zie punt Valideren en pslaan ) Prductgrepen - De Catalgue Editr laat te m een catalgus nder te verdelen in Prductgrepen. Elk prduct wrdt geasscieerd met een prductgrep, waarna de eindgebruiker nline de catalgus zal kunnen filteren p basis van de prductgrepen. Vrzie een klm vr de namen van de prductgrepen Zet bij elk artikel de naam van de crrespnderende prductgrep CATALOGUE EDITOR 12

13 2.2.7 Nieuwe attributen In bepaalde gevallen zal het ndig zijn m artikel-specifieke gegevens in de catalgus p te nemen, die niet passen binnen de lijst van standaard attributen. - Vrzie vr elk van deze gegevens (attributen) een klm in het Excel-bestand. - Geef aan de klm de naam die het attribuut met krijgen in de catalgus (dit is de naam die de eindgebruiker te zien krijgt). - Geef vr elk artikel de waarde die van tepassing is vr het attribuut. Vrbeeld: Vrbereiding in XLS Resultaat in e-catalgue: Artikel COPIER001 Artikel COPIER002 LET OP: Aangezien de namen van de nieuwe attributen niet vereenkmen met standaard attributen, zal de assciatie tussen deze klmmen en een nieuw attribuut altijd manueel meten gebeuren. de Catalgue Editr laat k te m attributen aan te maken waaraan een keuzelijst (bv. kleuren) is verbnden. De attributen kunnen geïmprteerd wrden zals hierbven beschreven, maar de keuzelijsten meten manueel aangemaakt wrden in de Catalgue Editr. Zie punt Attributen en keuzelijsten vr meer details. CATALOGUE EDITOR 13

14 2.3 De Catalgue Editr dwnladen, installeren en pstarten Om de Catalgue Editr te kunnen gebruiken, met Java crrect geïnstalleerd zijn p de cmputer waarp de Catalgue Editr zal wrden geïnstalleerd. Afbeelding 1: Lijst dssiers Als nderneming heb je pas tegang tt een dssier p e-catalgue als Je geregistreerd bent p het e-prcurement platfrm De Aanbestedende verheid je accunt geasscieerd heeft met het dssier De Aanbestedende verheid het dssier geactiveerd heeft Meld je aan p Kies in het hfdmenu de ptie Dssiers. Klik p het cntractnummer van het dssier m het te penen. Open het tabblad Catalgi Afbeelding 2: tabblad Catalgi Klik p de link Catalgue Editr dwnladen. Sla het bestand CatalgueEditr.zip p. Pak het bestand CatalgueEditr.zip uit in een map naar keuze. Om de Catalgue Editr p te starten, dubbelklik p het bestand run.bat dat zich in de map bevindt. Kies in het pstartscherm de taal vr de interface Klik p Starten Afbeelding 3: Opstartscherm Catalgue Editr CATALOGUE EDITOR 14

15 2.4 Het aanmaken van de catalgus in de Catalgue Editr De cnfiguratie -tab Vul eerst en vral de gegevens p de tab Cnfiguratie in Identificatie van de catalgus: geef een krte naam. Selecteer alle talen waarin je deze catalgus zal pstellen Startdatum: klik p m de kalender te penen en selecteer de startdatum vr de geldigheid van deze catalgus Afbeelding 4: tabblad Cnfiguratie Einddatum: klik p m de kalender te penen en selecteer de startdatum vr de geldigheid van deze catalgus Geef eventueel een leveringstermijn in. Deze leveringstermijn is geldig vr alle artikelen in de catalgus Als vr verschillende artikelen een verschillende leveringstermijn geldt, geef hier dan niets in. De leveringstermijn kan k per artikel ingegeven wrden. Klik p Opslaan CATALOGUE EDITOR 15

16 2.4.2 Imprteren van het Excel-bestand Selecteer de ptie XLS imprteren uit het menu Extra Klik p en selecteer het Excel-bestand dat je wilt imprteren Afbeelding 5: XLS imprteren Sectie Standaard attributen : In deze sectie asscieer je de standaard attributen met de vereenkmstige klmmen in het Excel-bestand De eerste klm van deze sectie bevat de lijst van standaard attributen In de tweede klm selecteer je de XLS-klmmen die vereenkmen met de standaard attributen die niet vertaald wrden (numerieke waarden). Vr de andere attributen is er een klm beschikbaar per taal die je hebt aangevinkt in de cnfiguratie-tab Selecteer vr elk standaard attribuut de vereenkmstige XLS-klm(men). Vr elke XLS-klm die een naam heeft die vereenkmt met de naam van het standaard attribuut, is de selectie autmatisch gemaakt. Sectie Nieuwe attributen : In deze sectie geef je aan welke nieuwe attributen (zie k Nieuwe attributen ) je wilt imprteren in de catalgus. Klik p + m een nieuw attribuut aan te maken Selecteer met welke XLS-klm(men) het attribuut vereenkmt Afbeelding 6: Excel-bestand selecteren Sectie Staffelprijzen : In deze sectie wrdt de assciatie getnd tussen klmmen Van n en klmmen Prijs n die gedetecteerd werden in het Excel-bestand CATALOGUE EDITOR 16

17 Klik p Start imprt Afbeelding 7: Artikelen geïmprteerd De Catalgue Editr valideert de gegevens en maakt de artikelen aan Wanneer het Excel-bestand fute gegevens bevat, zal de Catalgue Editr een futmelding geven en wrdt de imprt afgebrken. Verbeter in dat geval eerst het Excel-bestand, sla de wijzigingen p en prbeer pnieuw. De artikelen verschijnen in de tab Artikelen Indien ndig kan je nu de catalgus verder afwerken: Het aanmaken van bijkmende attributen (zie punt Attributen ) Het aanmaken en assciëren van keuzelijsten (zie punt Keuzelijsten ) Het assciëren van accessires (zie punt Accessires en Cmplementaire artikelen ) Het aanmaken van pakketten (zie punt Pakketten ) CATALOGUE EDITOR 17

18 2.4.3 De inhud van de catalgus bekijken Afbeelding 8: Zichtbare klmmen Na de imprt kan je de catalgus al een eerste keer cntrleren. Vlgende mgelijkheden laten je te m de inhud naar believen te bekijken. Klmmen in de artikeltabel Via de ptie Zichtbare klmmen in het menu Extra kan je bepalen welke klmmen zichtbaar zijn in het tabblad Artikelen. Vink de klmmen aan die zichtbaar meten zijn. Wisselen tussen talen Als je een catalgus in meerdere talen hebt gemaakt, kan je via de keuzelijst Artikelgegevens bekijken in het in de rechterbvenhek bepalen in welke taal je artikelgegevens wilt bekijken. Afbeelding 9: Taal wisselen CATALOGUE EDITOR 18

19 2.4.4 Valideren en pslaan Wanneer de imprt geslaagd is, is het een ged idee m de catalgus een eerste keer te valideren en p te slaan. Als de catalgus ng niet vlledig af is, kan je hem k gewn pslaan znder eerst te valideren. Kies de ptie Catalgus valideren in het menu Bestand, f klik p de knp Afbeelding 10: Catalgus valideren Afbeelding 11: Catalgus is geldig Afbeelding 12: Catalgus pslaan Als je namen van afbeeldingen hebt geïmprteerd, zal de Catalgue Editr je vragen de map te selecteren die de afbeeldingen bevat. Als je namen van bestanden hebt geïmprteerd, zal de Catalgue Editr je vragen de map te selecteren die de bestanden bevat. Afbeeldingen en bestanden wrden geïmprteerd en met de artikelen geasscieerd Vervlgens wrdt de catalgus p futen gecntrleerd: gegevens met verkeerd frmaat, verplichte gegevens die ntbreken, gegevens die niet in alle pgegeven talen beschikbaar zijn. Verbeter eventuele futen, en valideer pnieuw. Herhaal dit tt je de bdschap De catalgus is geldig krijgt. Sla de catalgus p: kies de ptie Catalgus pslaan in het menu Bestand, f klik p de knp. CATALOGUE EDITOR 19

20 2.5 De catalgus verder afwerken Prductgrepen Als je ng geen prductgrepen hebt geïmprteerd vanuit het Excel-bestand, kan je ze ng manueel aanmaken en assciëren met artikelen Prductgrepen aanmaken Open het tabblad Prductgrepen Klik in de sectie A. Prductgrepen p de knp m een nieuwe prductgrep aan te maken. Geef een naam vr de prductgrep Dit is de naam die de gebruiker nline te zien krijgt Laat de prductgrep identificatie te allen tijde ngewijzigd Afbeelding 13: tabblad Prductgrepen Klik p Opslaan Afbeelding 14: Een prductgrep aanmaken CATALOGUE EDITOR 20

21 Prductgrepen assciëren In het tabblad Prductgrepen Selecteer links in de klm A. Prductgrepen een prductgrep Selecteer rechts in de klm B. Artikelen alle artikelen die tt de geselecteerde prductgrep behren Klik p de knp Assciëren De geselecteerde artikelen wrden met de geselecteerde prductgrep geasscieerd Herhaal dit tt alle prductgrepen en artikelen geasscieerd zijn (gren vinkje) Afbeelding 15: tabblad Prductgrepen In het tabblad Artikelen Zrg dat de klm Prductgrep zichtbaar is (Menu Extra zichtbare klmmen) Dubbelklik vr een artikel in de klm Prductgrep en selecteer een prductgrep uit de lijst Het artikel wrdt met de geselecteerde prductgrep geasscieerd Herhaal dit vr alle artikelen Prductgrepen kunnen k gekpieerd wrden tussen artikelen, zie hiervr punt Gegevens kpiëren tussen artikelen CATALOGUE EDITOR 21

22 Assciaties bekijken / verwijderen In het tabblad Prductgrepen Selecteer links in de klm A. Prductgrepen een prductgrep In de tabel nderaan ( Assciaties van prductgrep A ) kan je zien met welke artikelen deze prductgrep geasscieerd is. Selecteer een artikel in deze tabel en klik p m de assciatie tussen artikel en prductgrep te verwijderen OF Selecteer rechts in de klm B. Artikelen een artikel In de tabel nderaan ( Assciaties van artikel B ) kan je zien met welke prductgrep dit artikel geasscieerd is. Afbeelding 16: tabblad Prductgrepen Selecteer een prductgrep in deze tabel en klik p m de assciatie tussen artikel en prductgrep te verwijderen CATALOGUE EDITOR 22

23 2.5.2 Attributen en keuzelijsten Als je bijkmende attributen niet hebt geïmprteerd vanuit het Excel-bestand, kan je ze ng manueel aanmaken. Keuzelijsten (zals kleur, materiaal, ) met je in ieder geval manueel aanmaken Attributen Attributen aanmaken Open het tabblad Attributen Klik in de sectie Attributen p de knp m een nieuw attribuut aan te maken. Geef een naam vr het attribuut Dit is de naam die de gebruiker nline te zien krijgt Afbeelding 17: tabblad Attributen Laat de attribuutidentificatie te allen tijde ngewijzigd Kies het type attribuut: Bij een attribuut van het type tekst zal het mgelijk zijn m bij elk artikel een tekst in te geven als waarde vr het attribuut. Via een attribuut van het type lijst zal het mgelijk zijn m een keuzelijst met een artikel te assciëren (zie punt ) Klik p Opslaan Merk p dat in het tabblad Artikelen helemaal rechts in de tabel een nieuwe klm gecreëerd werd met als titel de naam van het attribuut. CATALOGUE EDITOR 23

24 Attributen bewerken Een attribuut verwijderen Selecteer het te verwijderen attribuut Klik p de knp m het attribuut te verwijderen Een attribuut kpiëren Selecteer het te kpiëren attribuut Klik p de knp m het attribuut te kpiëren Afbeelding 18: sectie Attributen De vlgrde van attributen wijzigen Selecteer het te verplaatsen attribuut Klik p de knp f m het attribuut hger respectievelijk lager in de lijst te plaatsen. De vlgrde die hier pgegeven wrdt, zal bepalen in welke vlgrde de eindgebruiker de extra gegevens te zien krijgt. CATALOGUE EDITOR 24

25 Keuzelijsten Keuzelijsten aanmaken Vr veel artikelen zal je pties ter beschikking willen stellen, waarbij de eindgebruiker zal meten kiezen uit een lijst van mgelijkheden (bv. Kleuren, materialen, ). De Catalgue Editr laat je te m keuzelijsten te definiëren, die je achteraf aan de gewenste artikelen kunt kppelen. Klik in de sectie Lijsten p de knp m een nieuwe lijst aan te maken. Geef een naam vr de lijst Laat de lijstidentificatie te allen tijde ngewijzigd Afbeelding 19: sectie Lijsten Klik p Opslaan Lijnen tevegen aan een keuzelijst Afbeelding 20: Lijnen tevegen Klik in de sectie Gegevens lijst p de knp m een nieuwe lijn te te vegen aan de lijst. Cde : geef een cde vr deze keuzemgelijkheid Deze cde zal in de bestelbn in e-catalgue tegevegd wrden aan het artikelnummer Deze cde met uniek zijn in de lijst Deze cde met identiek zijn in alle talen waarin de catalgus wrdt pgesteld. Naam : geef een (krte) naam vr deze keuzemgelijkheid Beschrijving : Geef eventueel een uitgebreidere beschrijving van deze ptie CATALOGUE EDITOR 25

26 Meerprijs : Als de keuze van een ptie een meerprijs vr het artikel inhudt, geef die dan p in de klm Meerprijs. Dit kan k een negatief getal zijn, vr het geval de keuze van een ptie een prijsvermindering inhudt. Bij selectie van een ptie met een meerprijs f een prijsvermindering, zal deze in e-catalgue autmatisch in rekening gebracht wrden. Indien de keuze van een bepaalde ptie invled heeft p de levertermijn van het artikel, geef dat dan p in de klm Leveringstermijn Dit gegeven is enkel infrmatief. Klik p de knp m een afbeelding te te vegen aan de ptie. Klik p Opslaan Standaard ptie definiëren Afbeelding 21: standaard ptie kiezen Je kunt in een keuzelijst k een standaard ptie definiëren. Deze waarde zal nline autmatisch geselecteerd wrden. De aankper is dan niet meer verplicht m vr deze ptie een keuze te maken. Dit laat te m bijvrbeeld een standaard cnfiguratie in te stellen, die de aankper gewn kan bestellen znder dat hij vr alle pties ng een keuze met maken. Vink in de klm Standaard waarde de ptie aan die je wilt instellen als standaard ptie Klik p Opslaan CATALOGUE EDITOR 26

27 1 2 Zie vrbeeld hiernaast: 1. Attribuut type tekst 2. Keuzelijst waarbij O2 is ingesteld als standaard waarde 3. Keuzelijst waarbij geen standaard waarde werd ingesteld Keuzelijsten bewerken Een keuzelijst verwijderen Selecteer de te verwijderen lijst Klik p de knp m de lijst te verwijderen Afbeelding 22: Lijsten bewerken Een keuzelijst kpiëren Selecteer de te kpiëren lijst Klik p de knp m de lijst te kpiëren CATALOGUE EDITOR 27

28 Inhud van attributen bepalen Nu de attributen en de keuzelijsten gedefinieerd zijn, meten de attributen ng een waarde tegekend krijgen, afhankelijk van hun type: Tekst: de waarde zal een tekst zijn. Lijst: de waarde zal een lijst zijn. Elk attribuut is beschikbaar vr elk artikel in de catalgus. Vr elk attribuut kan per artikel een andere waarde pgegeven wrden. Afbeelding 23: inhud attributen Keer terug naar het tabblad Artikelen Helemaal rechts in de tabel bevinden zich de klmmen van de nieuwe attributen. Geef vr een attribuut per artikel een waarde: Tekst: dubbelklik p een cel en geef de gewenste tekst in Lijst: dubbelklik p een cel en kies de lijst die van tepassing is vr dit attribuut en dit artikel Als je een veld leeg laat, f geen lijst kiest, zal dit attribuut beschuwd wrden als niet van tepassing vr dit artikel, en dus k niet getnd wrden aan de eindgebruiker. De dit vr alle attributen. CATALOGUE EDITOR 28

29 Attributen en lijsten imprteren uit een bestaande catalgus Het is mgelijk m attributen te imprteren uit een bestaande catalgus, zdat je die kan hergebruiken vr een nieuwe catalgus: Kies in het menu Extra de ptie Attributen imprteren Afbeelding 24: attributen imprteren Klik p het icntje m het (ZIP-)bestand van een bestaande catalgus te selecteren De Catalgue Editr analyseert de catalgus en geeft een lijst van beschikbare attributen en keuzelijsten Vink de attributen en lijsten die je niet wilt imprteren uit. Klik p Klik p m alles te selecteren. m alles uit te vinken. Als de juiste attributen en keuzelijsten aangevinkt zijn, klik je p Imprteren De geselecteerde attributen en keuzelijsten wrden tegevegd aan de catalgus, en kunnen nu gebruikt wrden vr alle artikelen (zals beschreven in punt Inhud van attributen bepalen Afbeelding 25: attributen selecteren CATALOGUE EDITOR 29

30 2.5.3 Accessires en Cmplementaire artikelen Accessire vs. Cmplementair artikel Catalgue Editr geeft de mgelijkheid m artikelen met elkaar te assciëren. Er wrdt steeds vertrkken van een basisartikel, waarmee dan andere artikelen geasscieerd wrden als accessire f cmplementair artikel. De eindgebruiker zal de mgelijkheid hebben m, wanneer hij het basisartikel bestelt, de accessires f cmplementaire artikelen samen dat artikel te bestellen. Dit geeft de mgelijkheid m artikelen die p een f andere manier samen hren k samen aan te bieden (bv. een dssierkast en hangmapjes vr deze kast). Er wrdt in e-catalgue een nderscheid gemaakt tussen Accessires en Cmplementaire artikelen : Artikelen die als Accessire geasscieerd wrden met een basisartikel, kunnen enkel samen met dit basisartikel besteld wrden. Zij zijn vr de aankper niet als apart artikel in de catalgus zichtbaar, en kunnen dus k niet apart besteld wrden. Cmplementaire Artikelen daarentegen kunnen zwel samen met het basisartikel besteld wrden, als apart. Deze artikelen zijn vr de aankper wel als apart artikel zichtbaar in de catalgus. Alle artikelen die je wilt assciëren, meten beschikbaar zijn in de catalgus. Afbeelding 26: Accessires en cmplementaire artikelenzijn terug te vinden p het tabblad Accessires bij de artikelgegevens Afbeelding 27: Bij het tevegen van een artikel aan het winkelmandje, kan de aankper de gewenste accessires aanvinken m ze tegelijkertijd te te vegen. CATALOGUE EDITOR 30

31 Accessires en cmplementaire artikelen assciëren met een artikel Afbeelding 28: tabblad Accessires Open het tabblad Assciaties. In de tabel links kies je het basisartikel. In de tabel rechts kies je één f meerdere artikelen die je met het basisartikel wilt assciëren. Onder Aantal met je aangeven welke heveelheid van het geasscieerde artikel je standaard wilt aanbieden met het basisartikel (bv. 10 hangmapjes bij een dssierkast). Dit is een aanbevlen aantal. De eindgebruiker zal dit ng kunnen wijzigen p mment van bestellen. Onder Cmmentaar kan je eventueel ng een wrdje uitleg geven. Klik p de knp A heeft accessire B f A heeft cmplementair artikel B In de sectie nderaan ziet je de geasscieerde artikelen verschijnen. CATALOGUE EDITOR 31

32 Accessires en cmplementaire artikelen bewerken Accessires bekijken Selecteer links het artikel waarvan je de accessires wilt bekijken De accessires verschijnen in de sectie nderaan Een accessire verwijderen Selecteer het te verwijderen accessire in de sectie nderaan. Klik p de knp m het accessire te verwijderen. Afbeelding 29: Accessires bewerken Accessires kpiëren tussen artikelen Selecteer links het artikel waarvan je de accessires wilt kpiëren. Selecteer rechts het artikel waarnaar je de accessires wilt kpiëren. Klik p de knp m de accessires te kpiëren. CATALOGUE EDITOR 32

33 2.5.4 Pakketten Inleiding Catalgue Editr geeft de mgelijkheid m pakketten van artikelen te creëren. Een pakket is een verzameling van artikelen die je als een geheel, vr een bepaalde prijs verkpt. De prijs van een pakket heft niet ndzakelijk de sm van de prijzen van de artikelen te zijn. Afbeelding 30: Een pakket staat net als een gewn artikel in de lijst van artikelen. De artikelen die in het pakket zitten, staan k in de lijst en kunnen dus k apart besteld wrden. Afbeelding 32: In de artikeldetails van een pakket zijn de artikelen terug te vinden die in het pakket zitten. Afbeelding 31: Een pakket is k te vinden p het tabblad Pakketten van het basisartikel waarp het pakket is gebaseerd CATALOGUE EDITOR 33

34 Een pakket aanmaken Alle artikelen die je aan een pakket wilt tevegen, meten beschikbaar zijn in de catalgus. Open het tabblad Pakketten Selecteer linksbven het basisartikel waarvr je een pakket wilt aanmaken Afbeelding 33: tabblad Pakketten Klik in de sectie Pakketten p de knp m een nieuw pakket aan te maken Geef een (artikel)nummer p vr het pakket Geef een naam vr het pakket Geef het BTW-tarief vr het pakket Geef in de sectie Prijzen de prijs p van het pakket Net als bij een gewn artikel kunnen hier k verschillende prijzen pgegeven wrden, afhankelijk van het bestelde aantal. CATALOGUE EDITOR 34

35 Artikelen tevegen aan een pakket Klik in de sectie Inhud pakket p de knp m artikelen te te vegen aan het pakket Een nieuw venster wrdt gepend met de lijst van alle artikelen die in de catalgus beschikbaar zijn Selecteer de artikelen die je wilt tevegen aan het pakket Klik p Selecteer Klik p Annuleren m het venster te sluiten Afbeelding 34: Artikelen tevegen aan een pakket Het basisartikel verschijnt niet in de lijst, maar wrdt standaard pgenmen in het pakket. Pas eventueel de aantallen van de artikelen aan Dit is een vast aantal: heveel keer zit dit artikel in het pakket. De eindgebruiker zal dit niet kunnen wijzigen. Veg eventueel een cmmentaar te aan de artikelen Klik p Opslaan CATALOGUE EDITOR 35

36 Pakketten bewerken Pakketten bekijken Selecteer links het artikel waarvan je de pakketten wilt bekijken De pakketten verschijnen in de sectie nderaan Een pakket verwijderen Selecteer het te verwijderen pakket in de sectie nderaan. Klik p de knp m het pakket te verwijderen. Een artikel verwijderen uit een pakket Selecteer nder Inhud pakket het artikel dat je wilt verwijderen. Klik p de knp m het artikel te verwijderen. Afbeelding 35: Pakketten bewerken Vergeet niet na elke wijziging in een pakket p Opslaan te klikken! CATALOGUE EDITOR 36

37 2.6 Vertalingen Inleiding Afbeelding 36: tabblad Cnfiguratie Afbeelding 37: Talen Als een catalgus in verschillende talen met wrden pgesteld, ga dan als vlgt te werk: Zals reeds vermeld nder punt De cnfiguratie -tab, meten de gewenste talen p de cnfiguratie-tab geselecteerd zijn. Om van taal te wisselen, pen de keuzelijst rechtsbven en selecteer de gewenste taal Alle tekstvelden waarvr ng geen gegevens beschikbaar zijn in de geselecteerde taal zijn nu leeg. Uitzndering: nieuwe attributen en keuzelijsten krijgen autmatisch dezelfde naam in de verschillende talen Vr de meeste gegevens kunnen vertalingen p verschillende manieren wrden tegevegd: Via het imprteren vanuit XLS: zie punt Via het kpiëren vanuit XLS: zie punt Via het kpiëren van de inhud van een taal: zie punt Manueel: zie punt Onder punt 6.2 Standaardattributen imprteren uit XLS staan de gegevens aangeduid die vertaald meten wrden CATALOGUE EDITOR 37

38 2.6.2 Vertaling dr kpiëren vanuit XLS Afbeelding 38: kpiëren uit tabel Vertalingen kunnen k gekpieerd wrden vanuit XLS, zie hiervr punt Vlgende gegevens kunnen NIET gekpieerd wrden vanuit XLS: Namen van nieuwe attributen Namen van keuzelijsten Cdes, namen en beschrijvingen van pties in keuzelijsten Namen van pakketten Afbeelding 39: inhud plakken in Catalgue Editr CATALOGUE EDITOR 38

39 2.6.3 Vertaling dr gegevens van een taal te kpiëren Afbeelding 40: taalinhud kpiëren Deze methde kpieert de inhud van alle velden die in punt 6.2 staan aangegeven als te vertalen. Kies in het menu Extra de ptie Taalinhud kpiëren Kies de brntaal (de taal waarvan je de inhud wilt kpiëren) Kies de deltaal (de taal waarnaar je de inhud wilt kpiëren) Selecteer f je gegevens die al ingevuld zuden staan in de deltaal wilt verschrijven met de nieuwe inhud, f niet. Aangevinkt: alle inhud wrdt verschreven met de inhud van de brntaal Niet aangevinkt: reeds bestaande inhud in de deltaal blijft behuden. Enkel vr lege velden wrdt de inhud van de brntaal gekpieerd. Klik p OK De inhud van de brntaal wrdt gekpieerd naar de deltaal. Afbeelding 41: brntaal en deltaal CATALOGUE EDITOR 39

40 2.6.4 Manueel tevegen van vertaling Je kunt natuurlijk k manueel gegevens (vertalingen) tevegen. Selecteer de taal waarin je gegevens wilt invegen: pen de keuzelijst in de rechterbvenhek en selecteer de gewenste taal Zie punt 3 Manueel bewerken van gegevens in de Catalgue Editr vr meer infrmatie De vlgende gegevens meten steeds manueel ingegeven wrden: Namen van nieuwe attributen Namen van keuzelijsten Cdes, namen en beschrijvingen van pties in keuzelijsten Namen van pakketten CATALOGUE EDITOR 40

41 3 Manueel bewerken van gegevens in de Catalgue Editr 3.1 Artikelen Gegevens kpiëren uit Excel f Wrd Artikelen aanmaken Je kunt k meerdere artikelen in één keer aanmaken, dr ze vanuit een Excelbestand te kpiëren. Het bestand met minstens een klm met de artikelnummers bevatten. Ga als vlgt te werk: Afbeelding 42: menu extra Open het bestand van waaruit je de gegevens wilt kpiëren Selecteer in het bestand de klm die de artikelnummers bevat en kpieer de klm met Ctrl + c Kies in de Catalgue Editr de ptie Meerdere artikelen creëren uit het menu Extra Kpieer de klm in het venster Meerdere artikelen invegen met Ctrl + v Klik p de knp Creëer artikelen De Catalgue Editr creëert een reeks lege artikelen, met enkel de artikelnummers ingevuld. Deze functinaliteit kan k gebruikt wrden m meerdere artikelen in één keer te te vegen aan een bestaande catalgus. De nieuwe artikelen wrden dan nder de bestaande artikelen tegevegd in de tabel. Afbeelding 43: Meerdere artikelen invegen CATALOGUE EDITOR 41

42 Overige gegevens kpiëren Afbeelding 44: kpiëren uit tabel Nadat de artikelen aangemaakt werden in de Catalgue Editr, is het k mgelijk m de verige gegevens klm per klm te kpiëren vanuit de tabel: Afbeelding 45: cellen selecteren in Catalgue Editr Selecteer in de tabel de cellen (klm) met gegevens die je wilt kpiëren Selecteer bij vrkeur enkel de cellen die gegevens bevatten Kpieer de gegevens Selecteer in de Catalgue Editr de cellen van de klm waar de gegevens meten geplakt wrden Plak de gegevens met Ctrl + V Afbeelding 46: inhud plakken in Catalgue Editr CATALOGUE EDITOR 42

43 3.1.2 Uit een bestaande catalgus imprteren Je kunt artikelen imprteren uit een catalgus die je al vreger gemaakt hebt: Kies in het menu Extra de ptie Artikelen imprteren Afbeelding 47: artikelen imprteren Klik p het icntje m het (ZIP-)bestand van een bestaande catalgus te selecteren De Catalgue Editr analyseert de catalgus en geeft een lijst van beschikbare artikelen Vink de artikelen die je niet wilt imprteren uit. Klik p Klik p m alles te selecteren. m alles uit te vinken. Als de juiste artikelen aangevinkt zijn, klik je p Imprteren De artikelen wrden nderaan de lijst tegevegd in de tabel. Infrmatie ver attributen, assciaties f pakketten wrdt niet geïmprteerd. Afbeelding 48: artikelen selecteren CATALOGUE EDITOR 43

44 3.1.3 Manueel aanmaken van een artikel Open het tabblad Artikelen Afbeelding 49: tabblad Artikelen Klik p m een nieuw artikel te te vegen Het venster Artikelgegevens wrdt gepend Vul de verschillende gegevens in: Artikelnummer: dit nummer dient uniek te zijn in de catalgus Artikelnaam: naam van het artikel Het artikelnummer en de artikelnaam zijn de eerste gegevens die de eindgebruiker zal te zien krijgen wanneer hij artikelen pzekt. Zrg ervr dat de artikelnaam niet te lang is, maar tch vldende weergeeft ver welk artikel het hier gaat. Afbeelding 50: tabblad Artikel specificaties Beschrijving: een krte beschrijving van het artikel Trefwrden: eventuele synniemen, sleutelwrden, die de kans verhgen dat het artikel gevnden wrdt via de zekmtr (vb. PC, cmputer, laptp, desktp, ) Website: van de nderneming, f waar meer infrmatie kan gevnden wrden ver het artikel Dcumentatie: zie hfdstuk Dcumenten manueel tevegen CPV-cde: zek een z juist mgelijke cde vr het artikel Vervangt artikel: indien dit artikel een ander artikel vervangt uit een vrige versie van een catalgus, kan het artikelnummer van het vregere artikel hier pgegeven wrden. Basislijst: geef hier aan f een artikel behrt tt de basislijst van een cntract ( ja ), f tt de shpping-list ( nee ) CATALOGUE EDITOR 44

45 Prductgrep: selecteer de prductgrep waarmee het artikel met geasscieerd wrden. Prducent: naam van de prducent van het artikel Artikelnummer: artikelnummer van dit artikel bij de prducent Website: website van de prducent Taal: taal van de prducent Het manueel tevegen van afbeeldingen wrdt besprken in hfdstuk Afbeeldingen manueel tevegen Afbeelding 51: tabblad Afbeeldingen CATALOGUE EDITOR 45

46 Open het tabblad Prijsinf Vul de gegevens in die van tepassing zijn: Prijzen: Besteleenheid: geef hier een beschrijving van de bestel- f verkp eenheid (bv. krat ) Inhud van de besteleenheid: geef aan wat de inhud is van de besteleenheid (bv. 12 flessen) Te bestellen per (stuks): geef hier aan per heveel besteleenheden het artikel kan gekcht wrden Leveringstermijn: geef hier de leveringstermijn vr dit artikel, in werkdagen Minimum bestelheveelheid: indien een minimum aantal besteleenheden met afgenmen wrden. Vergelijkingseenheid: een standaard eenheid die de eindgebruiker met telaten m de prijs van gelijkaardige artikelen te vergelijken, nafhankelijk van de verpakking f verkpeenheid (bv. prijs vr 1 liter) Prijs vr vergelijkingseenheid: geef hier de prijs die van tepassing p de pgegeven vergelijkingseenheid Afbeelding 52: tabblad Prijsinf De prijs die je pgeeft vr een artikel is altijd de eenheidsprijs (dus de prijs vr één artikel) exclusief BTW en lkale bijdragen als Reprbel, Recupel, Auvibel, Bebat. Je maakt geen gebruik van staffelprijzen: Geef de eenheidsprijs van het artikel in het veld Basisprijs CATALOGUE EDITOR 46

47 Je maakt gebruik van staffelprijzen: Geef de eenheidsprijs van het artikel in het veld Basisprijs Selecteer p welke manier je de staffelprijzen wilt bepalen Als abslute prijzen Als abslute krting (vast bedrag in Eur) p de basisprijs Als krtingspercentage t..v. de basisprijs Klik p m een nieuwe prijs te te vegen Van: geef hier de bestelheveelheid vanaf welke de hierna pgegeven eenheidsprijs f krting geldig is. Prijs: als je gebruik maakt van abslute prijzen: geef hier de eenheidsprijs vr het artikel, die geldig is wanneer het bestelde aantal gelijk is aan f hger dan het aantal vermeld nder van. Krting (%): als je gebruik maakt van een krtingspercentage t..v. de pgegeven eenheidsprijs: geef hier het krtingspercentage dat van tepassing is wanneer het bestelde aantal gelijk is aan f hger dan het aantal vermeld nder van Krting (Eur): als je gebruik maakt van een abslute krting p. de pgegeven eenheidsprijs: geef hier de krting (bedrag) dat van tepassing is wanneer het bestelde aantal gelijk is aan f hger dan het aantal vermeld nder van CATALOGUE EDITOR 47

48 Open het tabblad BTW en bijdragen Vul de gegevens in BTW: geef hier het BTW percentage in dat van tepassing is p dit prduct Reprbel, Recupel, Bebat, Auvibel: geef het bedrag van de respectievelijke bijdragen (exclusief BTW). Open het tabblad Technisch Vul hier eventueel aanvullende infrmatie in bij de verschillende secties (technisch, milieu, veiligheid, garantie) Afbeelding 53: tabblad BTW & bijdragen Als je alle gewenste gegevens hebt ingevuld, klik je p Opslaan Het venster Artikelgegevens wrdt geslten en je keert terug naar de artikeltabel. Afbeelding 54: tabblad Technisch CATALOGUE EDITOR 48

49 3.1.4 Gegevens aanpassen Afbeelding 55: Inhud aanpassen in de tabel De gegevens van een artikel kunnen rechtstreeks in de tabel bewerkt wrden, maar k via het venster artikelgegevens. Dubbelklik p een cel met tekst m de inhud aan te passen. Dubbelklik p de afbeelding f het artikelnummer van een artikel m het venster Artikelgegevens te penen Kpiëren als nieuw Het is mgelijk bestaande artikelen te kpiëren. Er zal een nieuw artikel gecreëerd wrden dat een exacte kpie is van het bestaande. Selecteer het artikel dat je wilt kpiëren Afbeelding 56: artikel kpiëren Klik p de knp m het artikel te kpiëren Het nieuwe artikel wrdt nderaan de tabel tegevegd Wijzig nu de ndige gegevens Het artikelnummer met zeker aangepast wrden, want dat met uniek zijn in de catalgus. CATALOGUE EDITOR 49

50 3.1.6 Gegevens kpiëren tussen artikelen Afbeelding 57: inhud kpiëren Het is mgelijk m aparte gegevens van een artikel naar andere artikelen te kpiëren. Selecteer de cel die de te kpiëren inhud bevat Kpieer de inhud met Ctrl + C Selecteer de cel(len) waarin de inhud met geplakt wrden Plak de inhud met Ctrl + V Afbeelding 58: inhud plakken CATALOGUE EDITOR 50

51 3.2 Afbeeldingen tevegen aan artikelen Afbeeldingen autmatisch tevegen Met deze methde kan je afbeeldingen tevegen (maximaal 3 per artikel) dr bij de artikelen de naam van de afbeelding(en) p te geven, en de map te selecteren waarin de afbeeldingen zich bevinden. Bij pslaan f validatie zal de Catalgue Editr de afbeeldingen in de geselecteerde map assciëren met de vereenkmstige artikelen p basis van de namen van de afbeeldingen. Afbeelding 59: klm Afbeelding Afbeelding 60: Map afbeeldingen selecteren Open het tabblad Artikelen In de klmmen Afbeelding 1, Afbeelding 2 en Afbeelding 3 vul je de bestandsnamen in van de afbeeldingen die je met de artikelen wilt assciëren. Dit kan dr te kpiëren vanuit een Excel-tabel, zals uitgelegd in punt Dit kan k dr het imprteren van een XLS, zals uitgelegd in punt Sla de catalgus p, f valideer hem Selecteer de map met de afbeeldingen wanneer het systeem hier m vraagt. De maximale afmeting van een afbeelding is 150x150 pixels. Als de geselecteerde map grtere afbeeldingen bevat, zal de Catalgue Editr je vrstellen m ze autmatisch te verschalen. Dit heeft geen invled p de riginele afbeeldingen. Bij validatie zal de Catalgue Editr k meteen cntrleren f alle afbeeldingen waarvan de naam werd pgegeven in de catalgus beschikbaar zijn in de geselecteerde map De thumbnails wrden geüpdatet CATALOGUE EDITOR 51

52 3.2.2 Afbeeldingen en artikelen assciëren Met deze methde kan je afbeeldingen tevegen (maximaal 3 per artikel) dr de map te selecteren waarin de afbeeldingen zich bevinden en ze manueel te assciëren. Afbeelding 61: tabblad Afbeeldingen Open het tabblad Afbeeldingen Rechts zie je al de lijst van artikelen Selecteer eerst de map waarin de afbeeldingen zich bevinden De Catalgue Editr imprteert de afbeeldingen De maximale afmeting van een afbeelding is 150x150 pixels. Als de geselecteerde map grtere afbeeldingen bevat, zal de Catalgue Editr je vrstellen m ze autmatisch te verschalen. In de sectie links wrden de beschikbare afbeeldingen getnd Selecteer in de sectie links tt maximaal 3 afbeeldingen Selecteer rechts één f meerdere artikelen waarmee je de geselecteerde afbeeldingen wilt assciëren Klik p Asscieer Bij de geselecteerde afbeeldingen en artikelen verschijnt een gren vinkje Afbeelding 62: Afbeeldingen assciëren Selecteer links een afbeelding: in de tabel nderaan wrdt getnd met welke artikelen deze afbeelding geasscieerd is. Selecteer rechts een artikel: in de tabel nderaan wrdt getnd met welke afbeeldingen dit artikel geasscieerd is. CATALOGUE EDITOR 52

53 3.2.3 Afbeeldingen manueel tevegen per artikel Open het tabblad Artikelen Dubbelklik p het artikelnummer van een artikel Het venster Artikelgegevens wrdt gepend Open het tabblad Afbeeldingen Klik p m een nieuwe afbeelding te te vegen Er kunnen maximaal 3 afbeeldingen wrden tegevegd De maximale afmeting van een afbeelding is 150x150 pixels Als je een grtere afbeelding selecteert, zal de Catalgue Editr je vrstellen m de afbeelding autmatisch te verschalen. Klik p f m van de ene afbeelding naar de andere te gaan Afbeelding 63: tabblad Afbeeldingen Klik p m de actieve afbeelding te verwijderen CATALOGUE EDITOR 53

54 3.3 Dcumenten tevegen aan artikelen Dcumenten autmatisch tevegen Met deze methde kan je dcumenten tevegen (maximaal 3 per artikel) dr bij de artikelen de naam van de dcumenten p te geven, en de map te selecteren waarin de dcumenten zich bevinden. Bij pslaan f validatie zal de Catalgue Editr de dcumenten in de geselecteerde map assciëren met de vereenkmstige artikelen p basis van de namen van de dcumenten. Afbeelding 64: klm Dcument Open het tabblad Artikelen In de klmmen Dcument 1, Dcument 2 en Dcument 3 vul je de bestandsnamen in van de dcumenten die je met de artikelen wilt assciëren. Dit kan dr te kpiëren vanuit een Excel-tabel, zals uitgelegd in punt Dit kan k dr het imprteren van een XLS, zals uitgelegd in punt Sla de catalgus p, f valideer hem Selecteer de map met de dcumenten wanneer het systeem hier m vraagt. Bij validatie zal de Catalgue Editr k meteen cntrleren f alle afbeeldingen waarvan de naam werd pgegeven in de catalgus beschikbaar zijn in de geselecteerde map Afbeelding 65: Map dcumenten selecteren CATALOGUE EDITOR 54

55 3.3.2 Dcumenten en artikelen assciëren Met deze methde kan je dcumenten tevegen dr de map te selecteren waarin de dcumenten zich bevinden en ze manueel te assciëren. Als je een catalgus in meerdere talen pstelt, kan je per taal aparte bestanden assciëren. Zrg ervr dat de map de bestanden vr alle talen bevat. Afbeelding 66: tabblad Dcumenten Afbeelding 67: Dcumenten assciëren Open het tabblad Dcumenten Selecteer eerst de map waarin de dcumenten zich bevinden De Catalgue Editr imprteert de dcumenten In de sectie links wrden de beschikbare dcumenten getnd Selecteer links 1 tt maximaal 3 dcumenten Selecteer rechts één f meerdere artikelen waarmee je de geselecteerde dcumenten wilt assciëren Klik p Asscieer Bij de geselecteerde dcumenten en artikelen verschijnt een gren vinkje Indien ndzakelijk: Wijzig de taal (keuzelijst bvenaan rechts) Herhaal de stappen zals hierbven beschreven vr de dcumenten van de actieve taal Dcumenten geasscieerd nder de actieve taal hebben een gren vinkje Dcumenten geasscieerd nder een andere taal hebben een grijs vinkje Selecteer links een dcument: in de tabel nderaan wrdt getnd met welke artikelen dit dcument geasscieerd is. Selecteer rechts een artikel: in de tabel nderaan wrdt getnd met welke dcumenten dit artikel geasscieerd is. CATALOGUE EDITOR 55

56 3.3.3 Dcumenten manueel tevegen Open het tabblad Artikelen Dubbelklik p het artikelnummer van een artikel Het venster Artikelgegevens wrdt gepend Open het tabblad Artikel specificaties Klik nder dcumentatie p m een nieuw dcument te te vegen Selecteer het gewenste dcument Klik p m een dcument te verwijderen Afbeelding 68: tabblad Artikelspecificaties CATALOGUE EDITOR 56

57 4 Een catalgus wijzigen Elke wijziging in de catalgus met ter gedkeuring vrgelegd wrden aan de Aanbestedende Overheid. Om een catalgus te wijzigen ga je als vlgt te werk: Dwnlad de gepubliceerde versie van de catalgus. Open de catalgus in de Catalgue Editr en breng de ndige wijzigingen aan. Valideer de catalgus en sla hem p. Laad de nieuwe versie van de catalgus p, en dien ze in ter gedkeuring. 4.1 Een catalgus dwnladen Meld je aan p Kies in het hfdmenu de ptie Dssiers. Klik p het cntractnummer van een dssier m het te penen. Open het tabblad Catalgi Klik p de naam van de catalgus die je wilt dwnladen. Afbeelding 69: catalgusversies Afbeelding 70: frmaat kiezen Klik p het icn Dwnladen naast de gepubliceerde versie van de catalgus. Deze versie wrdt aangeduid met het icn Kies het frmaat XML Klik p Dwnlad Sla de catalgus p in een map naar keuze De catalgus is een ZIP-bestand dat de artikelgegevens bevat in XMLfrmaat, en eventuele afbeeldingen en bestanden. Dit ZIP-bestand kan gepend wrden in de Catalgue Editr. CATALOGUE EDITOR 57

58 4.2 Nieuwe artikelen tevegen Afbeelding 71: Artikelen uit bestaande catalgus Start de Catalgue Editr (zie hfdstuk 2.3) Klik in het menu Bestand p Catalgus penen Zek en selecteer de catalgus (ZIP-bestand) dat je hebt gedwnlad zals beschreven in punt 4.1) Klik p Openen Je kunt p verschillende manieren artikelen tevegen Afbeelding 72: XLS imprteren 1. Manueel: zie hfdstuk Imprteren uit een bestaande catalgus: zie hfdstuk Kpiëren uit Excel: zie hfdstuk Een Excel-bestand imprteren: zie hfdstuk 2 Let p: vr deze laatste methde mag het Excel bestand enkel gegevens van de nieuwe artikelen bevatten. Als het Excel bestand artikelnummers bevat die al vrkmen in de catalgus, zal de imprt afgebrken wrden. De nieuwe artikelen wrden aan het einde van de catalgus tegevegd. Afbeelding 73: Meerdere artikelen creëren CATALOGUE EDITOR 58

59 4.3 Nieuwe afbeeldingen tevegen Je kunt p verschillende manieren nieuwe afbeeldingen tevegen en assciëren met artikelen. 1. Manueel: zie punt Afbeeldingen assciëren: zie punt Let p: het is aangeraden dat de map met de afbeeldingen enkel de nieuwe afbeeldingen bevat. De Catalgue Editr zal alle afbeeldingen in de gekzen map imprteren, zelfs als ze al in de catalgus beschikbaar zijn. De nieuwe afbeeldingen wrden tegevegd aan de lijst met reeds bestaande afbeeldingen, en zijn te herkennen aan het feit dat er ng geen gren vinkje vr staat. Afbeelding 74: Afbeeldingen 3. Afbeeldingen autmatisch tevegen: zie punt Bij pslaan f valideren zal de Catalgue Editr merken dat een aantal namen van afbeeldingen nieuw zijn, en vragen m de map met de nieuwe afbeeldingen te selecteren. CATALOGUE EDITOR 59

60 4.4 Nieuwe dcumenten tevegen Je kunt p verschillende manieren nieuwe dcumenten tevegen en assciëren met de nieuwe artikelen. 1. Manueel: zie punt Afbeelding 75: Dcumenten 2. Dcumenten assciëren: zie punt Let p: het is aangeraden dat de map met de dcumenten enkel de nieuwe dcumenten bevat. De Catalgue Editr zal alle dcumenten in de gekzen map imprteren, zelfs als ze al in de catalgus beschikbaar zijn. De nieuwe dcumenten wrden tegevegd aan de lijst met al bestaande dcumenten, en zijn te herkennen aan het feit dat er ng geen gren vinkje vr staat. CATALOGUE EDITOR 60

61 4.5 Attributen, pties en pakketten Afbeelding 76: Attributen Afbeelding 77: Opties 1. Attributen en pties Bestaande attributen zijn autmatisch beschikbaar vr nieuwe artikelen: vergeet niet vr alle attributen een waarde te bepalen vr de nieuwe artikelen. Zie punt Bestaande ptielijsten zijn autmatisch beschikbaar vr nieuwe artikelen. Nieuwe attributen en ptielijsten kunnen aangemaakt wrden zals beschreven in punt Pakketten Om een nieuw pakket te te vegen, zie punt Om artikelen te te vegen aan bestaande pakketten, zie punt Om artikelen te verwijderen uit bestaande pakketten, zie punt Afbeelding 78: Pakketten CATALOGUE EDITOR 61

62 4.6 Een catalgus in meerdere talen Vergeet niet m, indien ndig, bestaande inhud te wijzigen f nieuwe inhud te te vegen in alle beschikbare talen. Afbeelding 79: Talen 4.7 Valideren en pslaan Afbeelding 80: Valideren en pslaan Als alle wijzigingen aangebracht zijn: Valideer de catalgus (zie punt 2.4.4) Sla de catalgus p (zie hfdstuk 2.4.4) Nu kan je de nieuwe versie pladen in e-catalgue CATALOGUE EDITOR 62

63 5 Ng vragen? 5.1 He ns cntacteren? Federale Dienst e-prcurement DG Federale Accuntant en Prcurement FOD Beleid en Ondersteuning WTCIII, Simn Blivarlaan 30, 1000 Brussel 02/ Bezek ns p Website e-catalgue: CATALOGUE EDITOR 63