Robotisering van de geneesmiddelendistributie. Peter Verhulst, algemeen directeur Kurt Verbeke, hoofdapotheker Xavier Keters, directeur ICT

Transcriptie

1 Robotisering van de geneesmiddelendistributie Peter Verhulst, algemeen directeur Kurt Verbeke, hoofdapotheker Xavier Keters, directeur ICT

2 ACTIVITEITEN Bedden voor hospitalisatie 81 Posities dagziekenhuis medewerkers Contacten polikliniek Klassieke hospitalisaties dagziekenhuisforfaits 137 Verpleegkundigen en zorkundigen Paramedisch Loontrekkend Aanmeldingen Spoed Ligdagen 725 Bevallingen Administratief Apotheek

3 Welke keuzes hebben we hierbij gemaakt?

4 PLAN VAN AANPAK: DOELSTELLING VAN HET PROJECT De distributie van: het juiste geneesmiddel bij de juiste patiënt op het juiste tijdstip op een economisch verantwoorde manier binnen het vereist wettelijk kader

5 MEDICATIECIRKEL INTERNE AUDIT INTERNE AUDIT

6 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Elke stap in de medicatiecirkel werd bekeken en geoptimaliseerd vanuit best practice Het voorschrift Controle apotheker Controle op verpleegpost Toelevering medicatie Klaarzetten medicatie Toediening medicatie

7 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL 2. Levering 1. Bestellen GMn 3. Opslag in ARX-ROWA GMD Voorraadbeheer Decentrale VANAS kasten 7. Toedienen 4. Herverpakken in eenheidsdosissen 5. Uitleveren eenheidsdosissen + andere medicatie per verpleegeenheid 6. Schikken in medicatiekar, laatste wijzigingen uit VANAS halen, controleren PEGASUS

9 ARX-ROWA: OPSLAG AFLEVERING MULTIDOSE GENEESMIDDELEN Ruimte Heel compacte opslag - ruimtebesparend Optimalisering van de stock Tijd Snelle automatische aflevering van multidose en grote producten die niet herverpakt kunnen worden Meerdere uitgiftestations gelijktijdig Automatische invoer via Prolog module Kwaliteit en Productiviteit Beter beheer vervaldata Sluitend stockbeheer Kwaliteitscontrole - geen fouten Netheid Risicobeheersing ARX-ROWA kan fungeren als fallback voor Pegasus

11 ATTIS: VERKNIPPEN BLISTERS 11

12 ATTIS: VERKNIPPEN BLISTERS Verwerking in voldoende grote batches: omsteltijden beperken Verknipte blisters worden opgeslagen in XYDIS boxen Enkel op weekdagen Er blijft een aanzienlijk percentage manueel werk, combineerbaar met bedienen ATTIS machine 1 operator 12

13 ATTIS: VERKNIPPEN BLISTERS Tijd Configuratie van 438 soorten blisters is gebeurd in +/- 3 maanden Bij de configuratie worden per blister de verschillende stappen geprogrammeerd die de 3 scharen moeten uitvoeren om een blister te knippen. Hoe meer stappen, hoe meer tijd het kost om een blister te knippen Blisters met te weinig tussenruimte en visgraatstructuur kunnen niet automatisch worden verknipt 80% unit dose automatische verwerking (compr- caps dragee) 20% manueel flexibele blisters (dafalgan) ampulles flapulles - zakjes Kwaliteit en Productiviteit Vervaldatum origineel product kan worden behouden Kwaliteitscontrole - geen fouten door chip in Xydis box Sluitend stockbeheer via chip in Xydis box Xydisbox

14 ENKELE CIJFERS Wie PRODUCTIE wordt ATTIS bevoorraad +/ stuks/maand +/- 1% verlies bij knippen Attis Production Month PcsGood PcsScraps

15 CALYPSO: HERVERPAKKEN IN UNITDOSE ZAKJES 15

16 CALYPSO: HERVERPAKKEN IN ZAKJES Tijd Sinds begin september 2012 tot 5 februari 2015 zijn reeds 1, zakjes geproduceerd Productgamma: 75% blisters 16% bulk 3% zakjes - 5% flacons/ampulles Kwaliteit en Productiviteit De chip in de Xydis box zorgt voor herkenning van: het product, het aantal, het lotnummer. V Verwerking in voldoende grote batches om omsteltijden te beperken, Tussenvoorraad zakjes beperkt het operationeel risico in geval van pannes (extra buffer) 1 operator Extra machine aangekocht (2de hands) als back-up voor technische problemen

17 ENKELE CIJFERS Wie PRODUCTIE wordt CALYPSO bevoorraad (ZAKJES) +/ zakjes/maand +/ 1 à 2% foute zakjes Calypso Production Month PcsGood PcsScraps

18 PEGASUS : AFLEVERING OPSLAG UNIT DOSE GENEEMIDDELEN Ruimte 5 pegasussen vaste samenstelling medicatie vast aantal diensten Tijd Medicatie verdeeld volgens verbruik: Uni = fast movers Multi = slow movers Kwaliteit en Productiviteit Beter beheer vervaldata Sluitend stockbeheer Kwaliteitscontrole 5ppm Netheid Risicobeheersing Aankoop van 6 de Pegasus opvangen technische mankementen + productiezekerheid inbouwen

20 TRANSPORT 0,8 FTE nodig voor - vervoer transportkarren op vaste tijdstippen - wisselen kar op afdeling - retours naar apotheek brengen 17 afdelingen

21 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Controle op de zorgeenheid (1) Voorraden Open en vrij toegankelijk zonder controle Geïnformatiseerd/geautomatiseerd met controle correct stockbeheer/voorraadbeheer continue stocktelling reductie medicatiefouten beveiligde uitname door registratie kritische diensten: verzamelstaten per patiënt per arts >> naschriften dagelijks ondertekend verzegelde koffer met urgentiemedicatie blijft aanwezig (samenstelling te bepalen met afdelingsarts)

22 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL: VOORRAAD Oude dienst voorraad Nieuwe dienst voorraad Voorraad gereduceerd tot +/-10 producten + infusen (uitz. 2 interne diensten +/- 20 producten)

23 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Controle op de zorgeenheid (2) Distributie (in unit-dose) Aflevering voor 5 dagen 24-uurs distributie manueel robot

24 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Controle op de zorgeenheid (2) ROBOT decentraal flexibiliteit dicht bij de zorgeenheid (ruimte?) inzet personeel is verspreid quid bij bediening, aanvulling, defecten? centraal flexibiliteit vaste (apotheek)equipe toezicht controle onder apotheek Wekelijks interventies nodig

25 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL: VANAS Distributie individueel Doel 80% individueel 20 % noodkasten (= vanas kasten) 85 % individueel en 15 % noodkasten = DOEL BEREIKT -VANAS : -Nieuwe opgenomen patiënten -Nieuwe voorschriften -Nacht en weekend overbruggen

26 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Controle op de zorgeenheid (3) Toelevering van medicatie In bulk per zorgeenheid Patiëntenringen in 1 grote bak Per patiënt Patiëntenring in individuele bakjes Tijdsbesparing op zorgeenheid Wel héél kort op de bal spelen (wijzigingen) minimale kans op fouten (1/ )

27 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Controle op de zorgeenheid (3) Personeelsinzet Voorraad op afdeling (vroeger) 10% individueel = 1 pers 90% voorraad = 1 pers Per patiënt (nu) Verpakken = 2 pers Aanvullen laden productie = 1 pers Controlepost / verzamelen per patiënt = 2 pers

28 APOTHEEK FABRIEK Denk na over de lay-out van de apotheek (=productie-eenheid) Loopafstanden Controle units Afhaalpunten Stock-plaatsen Productieschema s

30 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Het voorschrift en de controle door de apotheker Papier Elektronisch volledig en correct voorschrift reductie van medicatiefouten reductie van transcriptiefouten continu en on-line toegang tot GM-status patiënt alle distributiesystemen mogelijk 325,000 voorschriften per jaar

32 BOUWSTENEN MEDICATIECIRKEL Toedienen van medicatie Zonder bedside scanning Met bedside scanning

33 Hoe hebben we dit aangepakt?

34 TIJDSLIJN PLAN VAN AANPAK: b situatie februari april Verdere uitrol 5 februari Opstart 1 ste dienst januari 2015 Barcodescanning VOORTRAJECT: Q Q work april dec Keuze EMV juni EMV uitrol april - mei Installatie juni - juli Configuratie parameters Knippen juli - augustus Configuratie parameters Productie zakjes Vullen Rowa september oktober Vullen Pegasus oktober Link Infohos Sinteco - Rowa FASE 1 november - december Testing Link Deltalijst VANAS maart Oplevering april Verdere uitrol mei Alle diensten op robotdistributie

35 Tip #1 Bestuur BeSTUREN is belangrijk (governance) Betrek van in het begin de verschillende belangengroepen Differentieer i.f.v. verschillende belangengroepen Neutraliteit van de projectleider > dan enkel apotheek automatiseren Volg uw leveranciers kort op! Vergeet het informele niet!

36 Tip #2 Ken je proces Kennis proces was bij aanvang pover Nood aan het uittekenen Initieel proces uitgetekend op basis van Interne audit Kennis van enkelingen Ondersteuning consultancy bureau Geneesmiddelendistributie ARTS Notitie in VPLK Telefonisch Order dossier Toeren Arts Aanmaak Nieuw Voorschrift (VS1 en 2) Tekenen Aanduiden Stock / Voorschrift Niet Stock op VS2 (VS1 en 2) Bijschrijven op toediening schema Dringend? (Niet stock) Aanmaken en NEE tekenen Voorschrift Opsturen VS1 en bij volgend VS2 naar toermoment na apotheek telefonisch order (VS1 en 2) Picking uit stock JA VE Bestellen via intranet Afdelings voorraad APOTHEEK Picking en distributie Dringende GM Picking en distributie GM Niet in stock (VS2 terug mee) Resultaat Proces die niet volledig strookte met de realiteit = creëert weerstand Toediening NEE >5 dagen? Of ontslag patiënt JA Opsturen toediening schema Picking en distributie GM In stock VS 2 in VPLK dossier VS 1 in dossier

37 Tip #2 Ken je proces Uitgetekend proces = basis voor overleg = basis voor verandering Werkvloer theorie Detail telt! Detail maakt het werkbaar in realiteit Proces meten = basis voor verankering Vb. opvolging VANAS-verloop Vb. Aantal af te lopen VANAS-kasten Geneesmiddelendistributie ARTS Notitie in VPLK Telefonisch Order dossier Toeren Arts Aanmaak Nieuw Voorschrift (VS1 en 2) Tekenen Aanduiden Stock / Voorschrift Niet Stock op VS2 (VS1 en 2) Bijschrijven op toediening schema Dringend? (Niet stock) Aanmaken en NEE tekenen Voorschrift Opsturen VS1 en bij volgend VS2 naar toermoment na apotheek telefonisch order (VS1 en 2) Picking uit stock Toediening NEE >5 dagen? Of ontslag patiënt JA Opsturen toediening schema JA VE Bestellen via intranet Afdelings voorraad APOTHEEK Picking en distributie Dringende GM Picking en distributie GM Niet in stock (VS2 terug mee) Picking en distributie GM In stock VS 2 in VPLK dossier VS 1 in dossier

38 Tip #3 Contract is goud Een sluitend contract is goud waard! Evalueer de markt (cfr. W.O.O) Start = goed bestek Definieer service levels (bvb. performantie, capaciteit, type geneesmiddelen, kwaliteit van output, ) Bewaak de afspraken bij tijdens het ganse project, specifiek m.b.t.: kwaliteit performantie

39 Tip #4 Ken je weg zonder GPS Ken je weg zonder GPS Je bent afhankelijk van techniek & ICT Zorg voor een noodprocedure, wat als Een verknipper of verpakker uitvalt Een magazijn niet functioneel is Eén of meerdere robots uitvallen Als berichten niet of onvolledig doorkomen Distributielijsten niet kunnen getrokken worden Eén of meerdere VANAS-kasten onbeschikbaar is

40 Tip #5 De kunst is integratie De oplossing zit in de kunst van het integreren Het integreren van oplossingen Specificaties Analyses Quality-management (testen - gans het proces!) Het samenwerken van verschillende partijen

41 Change Impact op de werkvloer

42 Implementatie van de individuele distributie Impact op de werkvloer Veranderingen in de werkwijze Voorschrift i.p.v. naschrift Wie schrijft voor? De arts schrijft voor, voorschrift is dan onmiddellijk gevalideerd De verpleegkundige kan invoeren, validatie door de arts nog vereist Validatievenster: < 24h Venster in de toekomst nog te verkleinen

43 Implementatie van de individuele distributie Impact op de werkvloer Veranderingen in de werkwijze Klaarzetten van de medicatie Shift van nacht naar dag Shift van verpleegkundige naar apotheek Apotheek voorziet medicatie gesorteerd op toedieningsmoment Apotheek zorgt voor controle van de juistheid van aflevering

44 Implementatie van de individuele distributie Impact op de werkvloer Veranderingen in de werkwijze Klaarzetten van de medicatie Weghalen van afdelingsstocks (van 90% naar max 10 producten) 1 distributie in plaats van 3 distributies Gebruik van de Vanas-kasten Dubbel uitpakken van de medicatie

45 Implementatie van de individuele distributie Impact op de werkvloer Veranderingen in de werkwijze Proces medicatie distributie is meer gestandaardiseerd Meer controle op processen Production return rate, on average: 8,6% Use of VANAS, on average: 14,2% Minder verlies van geneesmiddelen

46 Implementatie van de individuele distributie Impact op de werkvloer Production Return rate tem Production - Return Rate Ward Returned Delivered Rate % DIAGNOSE ,83% DIAGNOSE ,89% DIAGNOSE ,95% DIAGNOSE ,95% GERIATRIE ,68% GERIATRIE ,23% GERIATRIE ,74% GERIATRIE ,99% HEELKUNDE ,85% HEELKUNDE ,45% HEELKUNDE ,19% PSYCHIATRIE ,52% PSYCHIATRIE ,60% PSYCHOGERIATRIE ,59% SP LOCOMOTORISCHE REVALIDATIE ,10% SP NEUROLOGISCHE REVALIDATIE ,93% ,61%

47 Implementatie van de individuele distributie Impact op de werkvloer Production Vanas rate tem Vanasverkeer 2014 Dienst # zakjes Robotdistri Vanaskast 2100 ZE 210 DIAGNOSE ,00 76,3% 23,7% 2200 ZE 220 HEELKUNDE ,00 80,3% 19,7% 2300 ZE 230 DIAGNOSE ,00 81,1% 18,9% 2400 ZE 240 GERIATRIE ,00 89,9% 10,1% 2450 ZE 245 GERIATRIE ,00 89,6% 10,4% 4100 ZE 410 HEELKUNDE ,00 72,3% 27,7% 4150 ZE 415 SP NEUROLOGISCHE REVALI ,00 95,7% 4,3% 4200 ZE 420 HEELKUNDE ,00 85,3% 14,7% 4250 ZE 425 SP LOCOMOTORISCHE REVAL ,00 94,7% 5,3% 4350 ZE 435 DIAGNOSE ,00 81,6% 18,4% 4400 ZE 440 GERIATRIE ,00 89,2% 10,8% 4450 ZE 445 GERIATRIE ,00 90,5% 9,5% 4500 ZE 450 PSYCHOGERIATRIE ,00 94,1% 5,9% 4550 ZE 455 DIAGNOSE ,00 82,5% 17,5% 5400 ZE 540 SP PALLIATIEVE ZORGEN ,00 81,7% 18,3% 6100 ZE 610 PSYCHIATRIE ,00 94,5% 5,5% 6200 ZE 620 PSYCHIATRIE ,00 93,6% 6,4% Totaal 85,8% 14,2%

48 Wat heeft dit allemaal gekost?

49 Budget Investering Aandeel Personeelskost (apotheker, apotheek ass., systeem verpleegkundigen) 16% Uitrusting (karren, vanas, magazijn, robots, bakken, ) 69% IT (software, hardware, diensten) 9% Project (studie, project management, jurist) 7% TOTAAL 100%

50 Conclusie +30% Automatiseren (kost)efficiënter werken Kwaliteitsverhogend / Patiëntveiligheid Betere en volledige registratie Tracering Kleinere foutenlast Hogere patiëntveiligheid Nauwer aansluitend bij de wet op geneesmiddelenvoorschrift Meerwaarde

51