Xeleos Health Care Solutions Maart 2011 Auteur: Gunter Fonteyne. Whitepaper: Traceerbaarheid van de supply chain in de zorg

Transcriptie

1 Xeleos Health Care Solutions Maart 2011 Auteur: Gunter Fonteyne Whitepaper: Traceerbaarheid van de supply chain in de zorg

2 1.Inleiding In ziekenhuizen en zorginstellingen moeten zorgverleners erover waken dat de juiste patiënt het juiste product en de juiste zorg krijgen. Traceerbaarheid - een proces dat toelaat om een product of een dienst volledig in de supply chain te volgen - kan een antwoord bieden in deze materie. Om traceerbaarheid te garanderen en te implementeren zijn er een heleboel voorwaarden die moeten worden ingevuld zoals processen die steunen op een juiste infrastructuur, organisatie, standaardisatie en ondersteunde technologie. De gezondheidszorg is volop in beweging. Het aantal medicatiefouten moet drastisch teruggedrongen worden. Kunt u voldoen aan de eis om het aantal medicatiefouten binnen vijf jaar gehalveerd te krijgen? Kunt u medicijnen, instrumenten en bijvoorbeeld disposables volgen van het moment dat ze gefabriceerd zijn tot in de operatiekamer of interne verpleegafdeling? Kan uw magazijn of de berging van een verpleegafdeling efficiënter ingericht worden zodat visibiliteit en traceerbaarheid optimaler kunnen verlopen? In dit artikel geven wij een antwoord op een aantal vragen. Wat zijn de problemen/valkuilen waar organisaties tegenaan lopen bij de invoer van traceerbaarheid? Wat zijn mogelijke aanbevelingen? Met andere woorden: hoe kan het beter?

3 2.Toepassingen De mogelijkheid om goederen, diensten en informatie te traceren en om zeer snel in te spelen op vragen of veranderingen in een bepaald proces wordt vandaag gezien als key binnen een efficïent en optimaal supply chain management. Wat zijn de verschillende domeinen waar traceerbaarheid een rol kan spelen? - Voedselveiligheid: wij willen weten waar voedingsproducten vandaan komen en welke weg zij afleggen alvorens zij bij de patiënt komen. - Geneesmiddelenveiligheid: wij willen weten van waar deze geneesmiddelen komen (namaakgeneesmiddelen worden moeilijker te onderscheiden van de echte geneesmiddelen), hoe ze worden opgeslagen en verdeeld binnen het ziekenhuis, hoe ze worden verpakt alvorens ze verder verdeeld worden (neemt in belang toe omdat sommige ziekenhuizen bezig zijn met projecten rond herverpakking van geneesmiddelen). - Steriele materialen: wij willen de houdbaarheid kennen en opvolgen. - Instrumentenveiligheid: wij willen weten wanneer, waar,door wie ze gebruikt worden om nadien heel de flow binnen de CSA te kunnen volgen. - Medische apparatuur: heeft ook een weg die wordt afgelegd binnen een zorginstelling zoals onderhoud en reiniging. Laten wij hier twee toepassingen nader bekijken, nl. een flow van geneesmiddelen en een flow van steriele gebruiksmaterialen, zoals bijvoorbeeld zorgverbanden.

4 3. Identificatie van geneesmiddelen Geneesmiddelen worden beheerd op basis van hun eenheidsdosis met het oog op een betere controle van de medicatie en de toediening ervan. Deze keuze zorgt voor een aanzienlijke werklast, zowel op het niveau van goederenreceptie en -beheer als bij hun distributie, hun opvolging tot bij de patiënt en de facturatie ervan. Dit zijn de voornaamste handelingen: Ontvangst geneesmiddelen Uitpakken en controle van colli Verwerking tot eenheidsdosissen (uitpakken - inpakken per eenheid) al dan niet door gebruik te maken van automatisatie (herverpakkingstoestellen) Etikettering van de eenheidsdosissen en controleren Stockering Verdelen van de farmaceutische producten aan de verschillende diensten Gebruik van de geneesmiddelen (toediening aan patiënten) Registratie van de innamen per patiënt en update van de voorraad Aanmaken bestellingen voor de leveranciers In al deze handelingen is bepaalde informatie erg belangrijk, welke kan teruggevonden worden in informatiedragers, zoals barcodes die kunnen ingescand worden. Op het moment dat men additionele handelingen gaat verrichten zoals het herverpakken via machines zal men de geneesmiddelen opnieuw moeten herindentificeren. 4 Identificatie van steriele gebruiksmaterialen Steriele gebruiksmaterialen die voornamelijk worden gebruikt bij de verzorging van de patiënt op de verpleegafdelingen of tijdens operaties als aanvulling bij het instrumentarium komen meestal binnen via het centrale magazijn in grotere verpakkingen.

5 Wat zijn zien hier de voornaamste handelingen: Ontvangst gebruiksmaterialen Uitpakken en controle van colli Stockering Verdelen van de gebruiksmaterialen aan de verschillende diensten Verbruik Registratie van sommige van deze producten Aanmaken bestellingen voor de leveranciers In al deze handelingen is bepaalde informatie erg belangrijk, welke kan teruggevonden worden in informatiedragers zoals barcodes die kunnen ingescand worden. Op moment dat men additionele handelingen gaat verrichten zoals het herverpakken of het uitpakken in kleine afleverhoeveelheden zal men de gebruiksmaterialen opnieuw moeten herindentificeren. 5. Problemen bij de identificatie Ondanks het feit dat identificatie en traceerbaarheid key is binnen een zorg supply chain zien wij toch enkele problemen opduiken. We lichten even kort to: - De identificatie van de verschillende verpakkingsniveaus voor geneesmiddelen (eenheidsdosis, handelseenheid, doos) wordt ervaren als een belangrijke noodzaak in ziekenhuizen. De codering die vandaag in België op deze verschillende verpakkingsniveaus wordt toegepast, laat niet toe om farmaceutische producten doeltreffend te traceren, wegens o.a. gebrek aan standaardisatie binnen ziekenhuizen en vanuit de leveranciers - Dezelfde problematiek vindt men terug bij steriele en niet steriele gebruiksmaterialen, waar men te maken heeft met een gebrek aan standaardisatie. - Geneesmiddelen in België: In België worden geneesmiddelen geïdentificeerd (voor de terugbetaling) aan de hand van de BAV code (link RIZIV), verwerkt in een barcode. Deze zijn jammer genoeg niet eenvormig noch uniek (ze identificeren zowel de unitaire verpakking van een geneesmiddel als de verschillende omverpakkingen ervan). - De juiste facilitaire en supply chain infrastructuur is niet optimaal wat maakt dat de tracering en identificatie van producten moeilijk kan verlopen. Dit ziet men niet enkel in het centraal magazijn, maar ook in de decentrale bergingen en apotheek - Bij de steriele en niet steriele gebruiksmaterialen ziet men vaak dat de informatiestroom stopt nadat de goederen het centraal magazijn hebben verlaten. In vele ziekenhuizen zijn de goederen verbruikt, maar in werkelijkheid liggen deze goederen nog op de interne afdelingen

6 - Een niet-efficiënte ondersteuning op vlak van IT zal vaak leiden tot een onvolledige informatiestroom, met als gevolg dat alles moeilijk te traceren is.

7 6. Mogelijke oplossingen 6.1 Lean& Mean Processen Als de processen binnen de supply chain niet lean&mean zijn zal dit automatisch een impact hebben op de traceerbaarheid binnen de supply chain. In dit kader moeten alle processen in kaart worden gebracht, zodat deze kunnen vertaald worden in een juiste organisatie, infrastructuur en ondersteunende technologie. 6.2 Infrastructuur De infrastructuur in het centrale magazijn moet zo ingericht zijn dat goederen op een efficiënte manier kunnen opgeslagen worden, inclusief de visibiliteit van de producten. Bovendien moeten alle locaties uitgerust zijn met informatiedragers zoals etikethouders, zodat informatie kan gelinkt worden aan de producten. Hetzelfde geldt voor de infrastructuur van een berging van een interne afdeling of apotheek. Als ondersteuning kan ook hier KANBAN (leeg/vol systeem) worden gebruikt. Kanban is een Japans woord en betekent visueel en kaart. Het is een techniek waarbij enkel materiaal wordt aangeleverd wanneer de voorraad onder een bepaald punt is gezakt. (Voorbeeld Infrastructuur: Modulaire Segmenten)

8 (Kanban:leeg/vol systeem) 6.3 Standaardisatie en Samenwerking Om ervoor te zorgen dat elke partij in de gezondheidszorg op de meest efficiënte manier traceerbaarheid kan realiseren, is een zekere vorm van samenwerking nodig tussen de verschillende stakeholders zoals leveranciers, fabrikanten, logistieke dienstverleners maar ook tussen de interne departementen van de zorginstelling. Ziekenhuizen moeten hun systeem zo inrichten dat zij het traceerbaarheidsproces met barcodescanning kunnen realiseren en leveranciers moeten hun producten van de juiste informatie in de afgesproken barcode voorzien. Van beide zijden is dus een inspanning vereist. Een internationale uniforme barcode standaard is een randvoorwaarde om een optimaal effect te verkrijgen; alleen dan hebben alle supply chain stakeholders een win/win situatie. Om het proces van traceerbaarheid goed te kunnen ondersteunen, moet de barcode in ieder geval de volgende gegevens bevatten: artikelnummer, batch-/lotnummer, vervaldatum en voor sommige producten ook het serienummer.

9 Hier kan GS1 een oplossing bieden. GS1 legt zich toe op het ontwikkelen en implementeren van globale standaarden, zodat de volledige traceerbaarheid van de supply chain kan verzekerd worden. Ook binnen de gezondheidszorg hebben zij deze standaarden doorgetrokken. De GS1 GTSH (Global Traceability Standard for Healthcare ) omvat: - De identificatie van artikelen, partijen, locaties en gebeurtenissen - Het aanbrengen van barcodering op traceerbare artikelen - Het type gegevens die bij een artikel moeten worden weergegeven - Het opslaan en archiveren van gegevens - Het delen van informatie tussen traceability-partners - Het identificeren en beheren van de relaties tussen traceability-partners - Het benaderen van de relevante traceability-informatie Volgende GS1 standaarden kunnen meegegeven worden: - GS1-artikelcode (GTIN): staat voor Global Trade Item Number welke de identificatie is van medische:farmaceutische producten en diensten (Bron GS1) - GS1-adrescode (GLN): staat voor Global Location Number welke de identificatie is van wettelijke, fysieke of functionele adressen of locaties(magazijn, locaties in magazijn, verpleegafdeling, locatie op verpleegafdeling...) (Bron GS1) - GS1-verzendcode (SSCC): Serial Shipping Container Code welke de identificatie is van logistieke eenheden (pallet, karton, colli)

10 (Bron GS1) - Global Returnable Asset Identifier (GRAI): Global Returnable Asset Identifier welke de identificatie is voor herbruikbare verpakkingen en herbruikbare ladingdragers die behandeld worden als asset (verzorgingsmachines, ziekenhuisbed...) (Bron GS1) - Global Service Relation Number (GSRN): Global Service Relation Number welke de identificatie is van een dienstverlenende organisatie die de afnemer (klant/patiënt) van haar diensten van een uniek nummer voorzien, zonder een persoon te hoeven identificeren. Een voorbeeld is een patiëntendossier in een ziekenhuis. Het GSRN hoeft u niet centraal te registreren om uniciteit te garanderen. In het voorbeeld van ziekenhuizen, heeft elk ziekenhuis een eigen bedrijfsnummer. Hiermee geven zij hun patiënten een unieke code. Als een patiënt overgaat van het ene ziekenhuis naar het ander, dan blijft het patiëntendossier toch uniek geïdentificeerd. - GS1 XML en GS1 EANCOM elektronische berichten (voor bestellen, leveren en factureren) welke worden gebruikt in het elektronisch berichtenverkeer tussen zorginstellingen en leveranciers. Al deze standaarden maken het mogelijk om al de combinaties te maken nodig voor de volledige tracering van goederen en diensten binnen een zorginstelling. Bovendien zijn zij combineerbaar met andere gegevens zoals vervaldatum, lotnummer, batchnummer...

11 6.4 Ondersteunde technologie Technologie kan helpen om tracering op een effectieve en efficiënte manier te realiseren. Er is technologie voor identificatie van producten en partijen, voor de registratie en administratie van goederenbewegingen en technologie voor communicatie. Bij de identificatie van artikelen en partijen wordt steeds vaker barcodering ingezet en in enkele gevallen zelfs RFID. Voor de administratie van goederenbewegingen (inslag, uitslag, verbruik etc.) zijn met name Enterprise Resource Planning (ERP) en Warehousemanagement Systemen (WMS) in gebruik. Als wij even inzoomen op het ERP systeem (een geïntegreerd systeem voor het aansturen van processen) dan zijn volgende zaken belangrijk: - er dient een module kwaliteit aanwezig zijn voor het aansturen van heel het proces. Traceren is het verwerken van informatie die wordt ingelezen in een systeem maar gekoppeld aan een kwaliteitsproces zodat de nodige bijsturingen kunnen gedaan worden - systemen moeten open zijn van architectuur, zodat er kan omgegaan worden met de verschillende standaarden zoals vermeld in 6.3 en systemen moeten verschillende vormen van het inlezen van informatie aankunnen (barcode via scanning, RFID...) - aanwezigheid van een voorraadbeheerssysteem gekoppeld aan een magazijnbeheerssyteem, zodat heel de operationele flow van producten kan beheerd worden gekoppeld aan locatiebeheer - aanwezigheid van management informatie systemen boven de operationele systemen zodat onmiddellijk de informatie kan teruggevonden worden in geval van vraag, recall... - integratie technologie zodat verschillende systemen met elkaar kunnen geïntegreerd worden. Aangezien in ziekenhuizen vaak verschillende toepassingen worden gebruikt waar informatie wordt opgeslagen die te maken hebben met traceerbaarheid is dit belangrijk. Bovenop deze toepassingen dient een laag van business intelligence te komen (data warehouse) met daarop intelligente toepassingen zoals supply chain event management

12 (voorbeeld van een recall rapport uit het magazijnbeheerssysteem SAP)

13 7. Samenvatting Traceerbaarheid van de supply chain is enorm belangrijk en vrij complex aangezien het met veel andere zaken samenhangt. Het juiste proces ondersteund door een optimale supply chain/facilitaire infrastructuur, standaardisatie van de informatiestroom en ondersteunde technologie zal een impact hebben op de traceerbaarheid. Xeleos Health Care Solutions kan helpen met het in kaart brengen van de processen die een impact hebben op de traceerbaarheid, het lean&mean maken van deze processen, vertalen naar een juiste facilitaire infrastructuur, het maken van de nodige aanbevelingen rond ondersteunde technologie, implementatie en change management. Xeleos Health Care Solutions helpt zorginstellingen om duurzame resultaten te bereiken in het bereiken van Supply Chain Excellence in de brede zin van het woord. Wij leveren niet alleen advies maar nemen nadien ook de verantwoordelijkheid in de implementatie in de vorm van coaching en projectmanagement. Samen met haar klanten implementeert Xeleos Health Care Solutions de beste pragmatische oplossingen met meetbare resultaten.

14 Referenties Zorgsector/Healthcare