PILOT AZ DELTA (ROESELARE)

Transcriptie

1 PILOT AZ DELTA (ROESELARE) Opzetten van een decentrale distributie met gecontroleerde Unit Dose afdelingsvoorraden Ludo Sys

2 (1) Centrale distributie : Voorraad aan medicatie ligt opgeslagen in de apotheek (centraal) Enkel noodvoorraad ligt op de afdelingen (decentraal) (2) Decentrale distributie : Fast movers worden opgeslagen op de afdeling (decentraal) Slow movers en dure medicatie liggen in de apotheek (centraal) (3) Gecontroleerd : Alle medicatie is traceerbaar van A -> Z (= van bij de ontvangst van de medicatie in het ziekenhuis tot en met de inname door de patiënt) Elektronisch Voorschrift / Scanning (barcode) (4) Unit Dose : Verschillende definities Elke pil krijgt een unieke identificatie (barcode / QR code) 1

3 Motivatie decentrale distributie Geneesmiddelendistributie AS IS - bevindingen - Almaar korter wordende ligduur en sneller wijzigende therapie - Beperkte openingsuren apotheek <-> patiëntenzorg de klok rond - Arbeidsintensieve picking van medicatie (in functie van gemiddelde ligduur) - Veel retours (20% - 40%) - Manuele picking is foutgevoelig - Ongecontroleerde noodvoorraden op afdelingen - Nieuwbouw > nieuwe manier van werken Geautomatiseerd Decentraal X Centraal Manueel 2

4 Algemeen opzet decentrale distributie 2 afdelingen / Elektronisch Voorschrift 1 Pick-to-Light (PTL) kast per afdeling 2 campussen : Roeselare en Menen (geen eigen apotheek, op ca. 20 km) Decentraal afdeling : picking fast movers door de verpleging Centraal apotheek : picking overige referenties (+ controleren & aanvullen PTL-kast / retouren verwerken) Voorbereiding / Unidosering : april juni 2015 Pilot : juli december 2015 Evaluatie VIL : juli september 2015 Koppeling bed side scanning niet mogelijk (Infohos AZ Damiaan) Doelstelling pilot : 80% verbruik medicatie decentraal picken 3

5 4

6 Nulmeting tijdsregistratie centrale distributie Taak Waar Gemiddelde tijd Medicatie picken en uitsorteren voor afdeling Apotheek 21,5 /dag Medicatie picken spoedkast voor afdeling Apotheek 2 /dag Medicatie sorteren bij ontvangst (medicatiekar) Afdeling 34,5 /dag Spoedkast aanvullen Afdeling 7,5 /dag Spoedkast tellen Afdeling 90 /week Retours verzamelen Afdeling n.b. Retours verwerken van de afdeling Apotheek 15 /dag (*) minuten per dag Totale tijdsbesteding (1 afdeling) 95,5 /dag (*) (*) voor 1 picking ronde 5

7 Voorbereiding Identificeren Artikelen bepalen die decentraal komen liggen : (1) Welke? (2) Hoeveelheid? (pilot : > stuks UD) Voorbereiding Unidoseren robot IPP Zuienkerke manueel labelen Unidoseren van kleine loten = duur Voorbereiding Configuratie Pick-to-Light kast Vloerbeslag kast : 1 pallet / hoogte 2m Pilot : 141 referenties decentraal opslaan 6

8 Opstart 24/06/2015 Eerste bevindingen Initieel opzet : 1 picking per 24h (en pas in een later stadium meerdere pickings per 24h) Realiteit : van bij de opstart picking per toedieningsmoment (= 5x per dag) onder impuls hoofdverpleegkundige De retouren vallen quasi weg & worden verwerkt door de apotheek Toekomst : retouren laten verwerken door de verpleegkundigen? Nieuwe manier van werken is zeer positief onthaald door de verpleegkundigen vanaf dag 1 (ondanks verschuiving werklast) 7

9 Evaluatie cijfers Roeselare Juli September /07/ /09/2015 Picking Decentraal (UD) ,7% Picking Apotheek (UD) ,3% Picking Totaal (UD) % Retouren Decentraal (UD) 339 2,1% Retouren Apotheek (UD) ,6% Aandeel decentrale picking bedraagt 74,7% -> de vooropgestelde 80% werd dus niet gehaald? 8

10 Evaluatie de beperkingen van een pilot Welke medicatie decentraal opslaan? Beslissing in april 2015 op basis verbruiken 2014 Unidosering medicatie : mei / juni 2015 Evaluatie VIL over de periode juli september 2015 Niet meer mogelijk om te reageren op wijzigingen in formularium tijdens de pilot (bvb. Combivent wordt toegevoegd -> fast mover, geen UD) Simulatie : verander samenstelling kast (exit slow movers) Impact : aandeel decentrale picking 74,7% 82,6% Aandachtspunt : de indeling van de decentrale kast is maatwerk voor elke afdeling afzonderlijk EN is een dynamisch gegeven 9

11 Evaluatie tijdsbesteding decentrale distributie Tijdsbesteding : Vaste tijd per patiënt dossier : 12 seconden Per UD-picking : gemiddeld 8 seconden (scanning en wegleggen) Totale tijdsbesteding : 43 per dag voor 5 pickings / toedieningsmomenten Verbeteringspotentieel : 35% Gebruik van betere labels : geschatte tijdswinst 5 /dag Software optimalisatie : geschatte tijdswinst 11 /dag Streefdoel : 27 per dag voor 5 pickings / toedieningsmomenten 10

12 DE KRACHT VAN VELEN IS DE KENNIS DIE ZE DELEN! Vlaams Instituut voor de Logistiek (VIL) Flanders Institute for Logistics Koninklijkelaan 76 B-2600 Berchem T: +32 (0) info@vil.be