ORDER TO CASH Bespaar tijd en geld met GS1 ecom

Transcriptie

1 ORDER TO CASH Bespaar tijd en geld met GS1 ecom

2 Efficiënter bestellen, leveren en factureren dankzij Order to Cash. Order to Cash Order to Cash is een toepassing van GS1 ecom. Het verwijst naar het elektronisch afhandelen van de bestelling, levernota en factuur waarbij u de 3 handelsdocumenten op elkaar afstemt en hierdoor uw centrale berichtenstroom optimaliseert. De vroegere term 3-Way Match of 3WM is vervangen door de wereldwijd erkende GS1 term Order to Cash', afgekort O2C. De illustraties in de folder geven aan hoe Order to Cash in de praktijk tussen een leverancier en een distributeur plaatsvindt, en welke ecom berichten er zoal gebruikt kunnen worden. Legale papierloze facturatie Legale papierloze facturatie, ook wel dematerialisatie van de factuur genoemd, is een logische stap in de optimalisatie van uw bedrijfsprocessen. De facturatie wordt bij voorkeur beschouwd als een onderdeel van het O2C concept. Het meest voordeel haalt u immers uit de afstemming van de 3 ecom berichten. Datakwaliteit centraal! Indien u ten volle wil genieten van de voordelen van ecom, is een goede datakwaliteit essentieel. Dit betekent dat de productinformatie vooraf volledig en foutloos gecommuniceerd moet worden. Met het Global Data Synchronisation Network (GDSN) en de Central Data Bank (CDB), beschikt u over de nodige instrumenten om uw productgegevens veilig, efficiënt, wereldwijd en online uit te wisselen. Wist u dat? Bedrijven kunnen per elektronisch, automatisch uitgestuurde factuur, gemiddeld 6,40* besparen. Wil u zelf weten hoeveel besparingen u kan realiseren met een geïntegreerd EDI systeem voor de verschillende O2C berichten, vraag dan de GS1 ROI calculator op via ecom.support@gs1belu.org *Source: Billentis, market report 2011 Lees meer op

3 Bespaar tijd en geld met GS1 ecom GS1 ecom Wat? GS1 ecom is de GS1 term voor elektronisch handeldrijven (electronic commerce). Met GS1 ecom, ook wel gekend als EDI, Electronic Data Interchange, kan uw computersysteem gestructureerde gegevens (ecom berichten) van commerciële, logistieke en financiële aard, uitwisselen met de computer van uw handelspartner(s). Dit maakt het voor beide partijen mogelijk om handelsberichten efficiënt en automatisch te verwerken, met een minimum aan menselijke tussenkomst. ecom berichten vervangen als dusdanig uw klassieke papieren documenten. Welke? Bestellingen, levernota s en facturen, oftewel EANCOM ORDERS, DESADV & INVOIC, zijn wereldwijd veruit de meest uitgewisselde ecom berichten. Het gebruik en de afstemming van deze 3 berichten vormen de basis voor Order to Cash. Daarnaast biedt GS1 nog vele andere berichten die u met uw handelspartners (distributeurs, logistieke dienstverleners, e.a.) kan uitwisselen. Hoe? GS1 ecom is onafhankelijk van technologie en computersystemen, en is enkel gericht op inhoud. Met andere woorden, de GS1 ecom standaarden EANCOM en GS1 XML, leggen vast volgens welke structuur en volgorde u een bericht opstelt. Op die manier spreekt u dezelfde taal als uw handelspartner en zijn handelseenheden, verzendeenheden en locaties uniek geïdentificeerd. Bovendien zijn de GS1 ecom standaarden wereldwijd en multi-sectoraal inzetbaar, dit omdat ze generiek zijn, maar tegelijk ook voldoende specifiek om in alle sectoren toepassing te vinden. Het systeem waarmee u de ecom berichten genereert en uitwisselt daarentegen, is naar eigen keuze. U kan hiervoor beroep doen op een EDI solution provider en nagaan welk type EDI systeem het best aansluit op uw behoeften. Ontdek de voordelen van ecom binnenin! Tip! Hebt u de vraag gekregen van een handelspartner om te starten met EDI, of hebt u de behoefte om bepaalde bedrijfsprocessen te automatiseren? Neem dan een kijkje op en leer hoe u van start kan gaan met EDI.

4 Leverancier (fabrikant) 1 Ontvangst van de bestelling De leverancier ontvangt de bestelling (ORDERS) in zijn computersysteem. Hij geeft opdracht aan het verzend - departement om de verzending klaar te maken. De leverancier stuurt een bevestiging van bestelling (ORDRSP) naar de distributeur. Bestelling Nr Voorbereiding van de verzending De leverancier verzamelt alle bestelde handelseenheden en maakt die klaar voor verzending. Voor iedere verzendeenheid worden de handelseenheden gescand en wordt er in het computersysteem een SSCC gecreëerd die de verzendeenheid uniek identificeert. Vervolgens wordt een logistiek etiket aangemaakt waarop de SSCC als barcode staat weergegeven. De leverancier stelt de levernota (DESADV) op waarin hij de SSCC linkt aan het detail van de levering. Zo kan hij per verzendeenheid (geïdentificeerd met een SSCC) alle ingescande handelseenheden weergeven met hun relevante gegevens. De leverancier verstuurt de levernota (DESADV) alvorens de levering plaatsvindt.

5 Logistieke dienstverlener GS1 standaarden in he 3 Verzending via een logistieke dienstverlener Levernota Nr 2310 Bestelling Nr 102 Indien een logistieke dienstverlener ingeschakeld wordt, stuurt de leverancier een elektronische 'opdracht tot uitvoeren van de levering' naar zijn dienstverlener (IFTMIN). In het geval dat de logistieke dienstverlener de verzendeenheden samenstelt, maakt hij de logistieke etiketten aan en verstuurt hij de levernota (DESADV). Eenmaal de logistieke dienstverlener de levering uitgevoerd heeft, stuurt hij een bericht naar de opdrachtgever (leverancier) om de aankomst van de levering bij de distributeur te bevestigen (IFTMAN). Welke voordelen kan u verwachten met de GS1 standaarden? Met O2C wint u tijd en geld. Concrete voordelen en besparingen zijn: Tijdswinst dankzij automatische registratie van de gegevens; Betere datakwaliteit, eendui dige identificatie van handelseenheden, locaties, enz.; Snelheid en betrouwbaarheid van informatie en processen; Beter voorraadbeheer, kortere leveringstijden en minder out-of-stocks; Mogelijkheid tot doorgedreven automatisering (vb automatische herbevoorrading); Traceerbaarheid doorheen de supply chain; Transparante berichtenstroom, terugkoppeling mogelijk naar refererende berichten; Minder betwistingen, grotere klanttevredenheid.

6 papierloze O2C proces Distributeur 4 Goederenontvangst De distributeur ontvangt meteen de DESADV en registreert automatisch alle gegevens, inclusief de traceerbaarheidsgegevens. Bij ontvangst van levering, scant hij de logistieke etiketten (SSCC) en toetst de gegevens af aan de DESADV. Indien overeengekomen, meldt de distributeur aan de leverancier hoeveel handelseenheden hij werkelijk ontvangen heeft (RECADV). 5 Facturatie Op basis van de RECADV (of zoniet van de DESADV), stuurt de leverancier de factuur (INVOIC) naar de distributeur. De distributeur toetst de INVOIC automatisch af aan de RECADV, zoniet aan de DESADV en de ORDERS. Bij goedkeuring van de factuur, stuurt de distributeur een bericht naar de leverancier om de betaling aan te kondigen (REMADV). Hij geeft de betaling vrij. Welke GS1 identificatiesleutels worden gebruikt? GTIN (Global Trade Item Number) unieke en eenduidige identificatie van een handelseenheid; GLN (Global Location Number) unieke en eenduidige identificatie van een locatie; u vindt de GLN s van uw handelspartners op SSCC (Seria l Shipping Container Code) unieke en eenduidige identificatie van een verzendeenheid. Deze identificatiesleutels kunnen vertaald worden in een barcode of in een EPC/RFID tag en worden gebruikt in de GS1 ecom berichten.

7 Leverancier 6 Verkoop in de winkel De distributeur brengt de goederen naar de winkel en vult de rekken aan. Hij verkoopt de goederen aan de consument. Hij stelt het verkoopsrapport op (SLSRPT), controleert de voorraadniveaus en plaatst zo nodig een nieuwe bestelling (ORDERS). De cirkel is rond. Factuur Nr Levernota Nr 2310 Bestelling Nr 102 Welke EANCOM berichten komen voor in de O2C cyclus? EANCOM berichttype ORDERS ORDRSP DESADV IFTMIN IFTMAN RECADV INVOIC REMADV SLSRPT Elektronisch equivalent van Bestelling Bevestiging van de bestelling Levernota / Verzendnota Opdracht tot uitvoeren van de levering Bewijs van aankomst van de levering Bevestiging van de ontvangen goederen Factuur Aankondiging van de betaling van de factuur Rapport met verkoopgegevens

8 Ontdek de ecom diensten van GS1 Belgium & Luxembourg Helpdesk Heeft u ecom gerelateerde vragen (interpretatie van berichtspecificaties en richtlijnen, legale papierloze facturatie, toepassingen binnen de DESADV,...)? Wenst u specifieke EANCOM 2002 of GS1 XML berichtstandaarden, of een overzicht van alle bestaande GS1 ecom berichten te ontvangen? ecom.support@gs1belu.org Werkgroepactiviteit Als lid van GS1 Belgium & Luxembourg kan u deelnemen aan de GS1 ecom werkgroepen rond het uitwerken, richting geven en implementeren van de GS1 standaarden. Interesse? ecom.support@gs1belu.org Order to Cash Ideale Berichten GS1 Belgium & Luxembourg heeft samen met en voor distributeurs en leveranciers uit de FMCG sector, de 3 basisberichten ORDERS, DESADV en INVOIC geharmoniseerd. Dit zijn de zgn Ideale Berichten'. EDI test tool Calimero Controleer of uw ORDERS, DESADV en INVOIC conform zijn met de O2C Ideale Berichten' en EANCOM 2002 standaard via de webgebaseerde controletool Calimero. (gratis voor GS1 Belgilux leden en partners). Opleidingen U kan studiedagen en collectieve trainingen volgen. Op afspraak zijn ook individuele meetings mogelijk. Via e-learn, kan u zich ook op eigen tempo in de materie verdiepen. EDI solution providers Bent u op zoek naar een dienstverlener die u kan bijstaan in uw ecom projecten? Publicaties, weetjes en updates, Via onze website, ons magazine LINK en onze enews blijft u op de hoogte van alle komende events, trainingen, publicaties en updates. (onze ecom website) GS1 Belgium & Luxembourg wenst u succesvolle ecom projecten! GS1 Belgium & Luxembourg Koningsstraat 76, 1000 Brussel T: F: info@gs1belu.org istockphoto, Fotolia, Shutterstock