Belgium & Luxembourg. Roadmap GS1 GCN & GS1 DataBar Versie 3.0 februari The global language of business

Transcriptie

1 Belgium & Luxembourg Roadmap GS1 GCN & GS1 DataBar Versie 3.0 februari The global language of business

2 Inhoudstabel 1 Waarom het GCN? Voor wie is dit document bestemd? Niet-gepersonaliseerde nationale kortingsbonnen Gepersonaliseerde nationale kortingsbonnen (toevoeging reeksnummer) Bijkomende verplichte informatie in de barcode Wat is de GCN Creator? Hoe maakt de GCN Creator het GCN aan? Hoe wordt het GCN in de barcode vertaald? De Application Identifiers (AI) Afmetingen van GS1 DataBar Expanded en GS1 DataBar Expanded Stacked Voor mens leesbare tekst ( = Human readable) Wat moet ik concreet doen? , Issue 3.0 All contents copyright GS page 2 of 17

3 1 Waarom het GCN? De Raad van Bestuur van GS1 Belgium & Luxembourg heeft, op voorstel van het Barcode Comité, beslist om een nieuwe identificatiestructuur voor kortingsbonnen te introduceren. Deze nieuwe internationale oplossing dient om meerdere types van nationale bonnen, in omloop op de Belgische en Luxemburgse markten, te identificeren (papieren bonnen, internet bonnen, digitale bonnen, zowel gepersonaliseerde als nietgepersonaliseerde). Concreet moeten sinds 1 februari 2015 alle nationale kortingsbonnen verplicht geïdentificeerd worden aan de hand van het Global Coupon Number (GCN). Deze nieuwe identificatiesleutel is per definitie internationaal uniek. De vroegere Europese structuren (prefixen 981/981/983), voorgesteld in een EAN-13 barcode, is dus vervangen door een nieuw type barcode: GS1 DataBar met het daarin opgenomen GCN. De redenen om de overstap te maken naar het GCN zijn veelvuldig: Het GCN is de internationale GS1 structuur voor digitale kortingsbonnen. De Europese structuur die vroeger voor bonnen werd aangewend heeft zijn limieten bereikt. Zo is de capaciteit van de prefixen bijna opgebruikt en de capaciteit van de referentienummers is in dit systeem beperkt tot 100, wat niet langer beantwoordt aan de noden van de Belgische en Europese markten (eurozone). De GCN structuur is specifiek nuttig in het kader van gepersonaliseerde kortingsbonnen, die naast de code van de kortingsbon ook de weergave van een gepersonaliseerde code vereist (momenteel weergegeven in een barcode van het type code 39 ). Op die manier kunnen de identificatienummers van de bon (GCN) en deze van de consument (perso code) in één unieke barcode worden verwerkt en kunnen deze gescand worden aan de kassa van het verkooppunt. 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 3 of 17

4 2 Voor wie is dit document bestemd? Dit document richt zich tot de kortingsbonuitgevers die een nationale kortingsbon uitgeven waarvan de geldigheidsdatum start vanaf of na 01/02/2015. Deze informatie is zeker noodzakelijk voor het marketingdepartement dat de grafische vormgeving van de bon verzorgt, maar is evenzeer relevant voor de technische platformen (kortingsbonnen via het internet), drukkers, distributeurs en clearing houses. Elke partij moet in staat zijn om deze nieuwe structuur te begrijpen, te beheren en uit te wisselen doorheen de volledige keten van de kortingsbonuitgifte. De drukkerijen (inclusief printdiensten) en technische platformen moeten de nodige voorbereidingen en aanpassingen treffen om in staat te zijn de nieuwe GS1 DataBar barcodestructuur te begrijpen en deze te drukken conform de parameters die zijn vastgelegd in de GS1 General Specifications. 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 4 of 17

5 3 Hoe moet men een nationale kortingsbon identificeren aan de hand van een uniek nummer? Niet-gepersonaliseerde nationale kortingsbonnen Zoals elke GS1 identificatiesleutel, wordt ook het Global Coupon Number opgebouwd op basis van het toegekende GS1 bedrijfsprefix (in dit geval aan de kortingsbonuitgever). Hierop volgt het referentienummer van de bon en het controlecijfer. Deze worden toegekend en berekend door de GCN creator (zie punt 3.3). Opmerking: Indien de onderneming lid is van GS1 Belgium & Luxembourg, begint het prefix altijd met 54, zoals in het voorbeeld hieronder. Het GCN wordt vertaald in een barcode van het type GS1 DataBar Expanded of Expanded Stacked (zie specificaties van dit type barcode in punt 4): GS1 DataBar Expanded Stacked Gepersonaliseerde nationale kortingsbonnen (toevoeging reeksnummer) In het geval van gepersonaliseerde nationale kortingsbonnen (bijvoorbeeld de e- Coupon), wordt onmiddellijk na het eerste deel van het GCN een reeksnummer toegevoegd, die de consument identificeert. Dit nummer bestaat alleen maar uit 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 5 of 17

6 cijfers en kan maximaal 12 tekens lang zijn (gegevensveld is van variabele lengte). Verder worden alle gegevens geïntegreerd in één enkele unieke barcode Bijkomende verplichte informatie in de barcode Naast de voor de mens leesbare waarde op de kortingsbon, moet deze waarde ook rechtstreeks in de barcode worden gecodeerd, zodat ze automatisch aan de kassa van het verkooppunt kan worden afgelezen. Dit gebeurt aan de hand van AI(390X). Zie punt voor meer informatie hieromtrent. 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 6 of 17

7 3.3 Hoe kunnen we de uniciteit van het GCN garanderen: de rol van de GCN Creator? Wat is de GCN Creator? De rol van GS1 bestaat erin om erop toe te zien dat de identificatiesleutels die wereldwijd worden gebruikt zowel uniek, eenduidig, internationaal als veilig zijn. Met de doelstelling om de uniciteit van het GCN (startend met een GS1 bedrijfsprefix) te garanderen, zal de GCN Creator, verbonden met de Coupon Data Pool en het Extranet van HighCo Data, unieke codes genereren voor de nationale kortingsbonnen. Door de aanmaak van kortingsbonnummers te centraliseren, worden tijdrovende procedures tussen alle partijen vermeden (zoals de controle op dubbele nummers) Hoe maakt de GCN Creator het GCN aan? Niet-gepersonaliseerde nationale kortingsbon Stap 1: De kortingsbonuitgever identificeert zich in de Coupon Data Pool of het Extranet van HighCo Data door gebruik te maken van zijn / haar User ID en paswoord (gelinkt aan het GLN 1 ). Op die manier wordt het GS1 bedrijfsprefix automatisch geïdentificeerd. Dit GS1 prefix wordt vervolgens overgemaakt aan de GCN creator, die de instructie krijgt om het Global Coupon Number (GCN) aan te maken. Stap 2: De GCN Creator voegt de referentiecode van de nationale kortingsbon toe en archiveert direct hierna het GCN (deel 1) om de uniciteit van deze kortingsbon te garanderen voor de respectievelijke uitgever. Stap 3: Het gecreëerde GCN wordt in de Coupon Data Pool of het Extranet van HighCo Data opgenomen, waar alle informatie over de promotie aan het GCN wordt gekoppeld. Stap 4: De Coupon Data Pool of het Extranet van HighCo Data communiceert het GCN aan de kortingsbonuitgever Stap 5: De kortingsbonuitgever gebruikt het GCN in zijn promotionele actie of bezorgt die aan de ontwerper van de kortingsbon 2. Stap 6 indien van toepassing: de ontwerper van de kortingsbon integreert het GCN (deel 1) en de waarde van de bon in de barcode (GS1 DataBar). Zie punt voor de best practices omtrent het weergeven van deze waarde. 1 GLN (Global Location Number): of GS1 adresnummer, laat toe om een onderneming of organisatie (als legale entiteit) te identificeren. Het GLN wordt o.a. gebruikt om een legale structuur binnen de CDB of Coupon Data Pool te onderscheiden. 2 Ontwerper van de kortingsbon: partij die gelast is met de aanmaak van de kortingsbon en het drukken van de barcode ten behoeve van de kortingsbonuitgever. Laatstgenoemde kan evenzeer de ontwerper van de kortingsbon. 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 7 of 17

8 6 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 8 of 17

9 Gepersonaliseerde nationale kortingsbon Stap 1: De kortingsbonuitgever identificeert zich in de Coupon Data Pool of het Extranet van HighCo Data door gebruik te maken van zijn / haar User ID en paswoord (gelinkt aan het GLN). Op die manier wordt het GS1 bedrijfsprefix automatisch geïdentificeerd. Dit GS1 prefix wordt vervolgens overgemaakt aan de GCN creator, die de instructie krijgt om het Global Coupon Number (GCN) aan te maken. Stap 2: De GCN Creator voegt de referentiecode van de nationale kortingsbon toe en archiveert direct hierna het GCN (deel 1) om de uniciteit van deze kortingsbon te garanderen voor de respectievelijke uitgever. Stap 3: Het gecreëerde GCN wordt in de Coupon Data Pool of het Extranet van HighCo Data opgenomen, waar alle informatie over de promotie aan het GCN wordt gekoppeld. Stap 4: De Coupon Data Pool of het Extranet van HighCo Data communiceert het GCN aan de kortingsbonuitgever. Stap 5: Gelijktijdig creëert of vraagt de kortingsbonuitgever het reeksnummer aan dat de consument identificeert (PERSO code). Deze WORDT NIET TOEGEKEND door de GCN Creator maar door de uitgever van de bon of de organisatie die voor deze opdracht werd aangesteld Stap 6: De uitgever van de bon stuurt het GCN en het reeksnummer (perso code) door naar de ontwerper van de kortingsbon. Stap 7: De ontwerper van de kortingsbon integreert het GCN (deel 1), het reeksnummer (perso code) en de waarde van de kortingsbon in de barcode (GS1 DataBar). Zie punt voor de best practices omtrent het weergeven van deze waarde. 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 9 of 17

10 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 10 of 17

11 4 Hoe wordt het GCN in de barcode vertaald? 4.1 Wat is de GS1 DataBar GS1 DataBar is een standaard lineaire barcode die de eigenschap heeft (dit in tegenstelling tot de EAN-13 barcode) om het nummer van de kortingsbon (GCN) weer te geven, maar ook attribuutgegevens zoals de geldigheidsdatum, de waarde van de bon, Meer nog: deze barcode kan gedrukt worden op een zeer kleine oppervlakte die niet noodzakelijk groter is dan het formaat van een EAN-13 barcode gedrukt op een nominale grootte van 80% (met een X-dimensie van 0,264 mm). Deze barcode kan voor eenzelfde gebruikte oppervlakte meer informatie verwerken. In het kader van het GCN/GS1 DataBar project, zijn de versies GS1 DataBar Expanded (barcode onder links) en GS1 DataBar Expanded Stacked (barcode onder rechts) de aangewezen opties. Let wel: de Stacked versie is nog compacter en zodoende beter geschikt voor kleine kortingbonnen. (GS1 DataBar Expanded) (GS1 DataBar Expanded Stacked) 4.2 Technische specificaties van GS1 DataBar Dit gedeelte is bedoeld voor de solution providers, technische platformen, marketingagentschappen, drukkers en alle organisaties belast met het omzetten en bedrukken van het GCN in de GS1 DataBar De Application Identifiers (AI) GS1 DataBar maakt gebruikt van de gestandardiseerde GS1 Application Identifiers. Deze standaard wordt samengesteld door de: Application Identifier Deze bestaat uit een getal van 2 tot 4 cijfers lang, die het soort en formaat van de gegegevensstring die erop volgt, identificeert en aankondigt. Voorbeeld: (255) (3900)001. de Application Identifier (255) geeft aan dat er een GCN zal volgen en de Application Identifier (3900) geeft aan dat hierna de waarde van de bon zal volgen. Opmerking over AI(390X): Het vierde (uiterst rechtse) cijfer in deze Application Identifier geeft het aantal cijfers na de komma weer. Voorbeeld: (3902)745 komt overeen met een reductiewaarde van 7,45. Deze AI wordt normaal gebruikt voor het weergeven van het te betalen bedrag van een payment slip en heeft dan een maximale lengte van 15 tekens. 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 11 of 17

12 Wanneer deze echter de waarde van een coupon weergeeft, gelden volgende best practices: De lengte van het dataveld is altijd 3 tekens. De waarde van X hangt af van het aantal decimalen. Als de waarde geen decimalen heeft, is X 0. Als de waarde 1 decimaal heeft, is X 1 enzo verder. Waarden hoger dan 9,99 kunnen slechts 1 decimaal hebben. Gebruik nooit onnodige nullen op het einde van het decimaal veld (bv. 0,50 is dus 0,5 of (3901)005) Gegevensveld Het gegevensveld dat op de Application Identifier volgt, kan een vrije of vaste structuur hebben, zowel numeriek als alfanumeriek zijn en qua lengte vast of variabel zijn. Voorbeelden bij kortingsbonnen: Niet-gepersonaliseerd: (255) (3900)001 Het gegevensveld heeft een vaste structuur (GCN), is numeriek en heeft een vaste lengte (steeds 13 posities). Gepersonaliseerd: (255) (3900)001 Het gegevensveld heeft een variabele structuur (GCN), is numeriek en heeft een veranderlijke lengte (13 tot 25 posities). Indien meerdere Application Identifiers en hun gegevensvelden achtereenvolgend worden voorgesteld (= concatenatie), moeten sommige regels gevolgd worden: De technische vuistregel stelt dat het FNC1 scheidingsteken 3 moet gecodeerd worden op het einde van elk gegevensveld, om de scanner aan te geven waar precies een gegevensveld overgaat in een volgend veld. Dit FNC1 teken is niet noodzakelijk bij een vaste lijst van AI s of op het einde van een barcode. In het specifieke geval van het GCN (deel I en deel II), moet er steeds verplicht een scheidingsteken gebruikt worden, ongeacht of het om gepersonaliseerde kortingsbonnen (met reeksnummer) of niet-gepersonaliseerde kortingsbonnen (zonder reeksnummer) handelt. Voorbeelden: (255) FNC1(3900)001 (255) FNC1(3900) Afmetingen van GS1 DataBar Expanded en GS1 DataBar Expanded Stacked De X-dimensie (= breedte van de dunste streep in de barcode) moet tussen 0,264 mm en 0,660 mm liggen. Het is niet nodig om een bepaalde marge aan de uiteinden van de barcode te respecteren. Merk wel op dat het eerste en laatste component van de barcode uit spaties bestaat. Elk segment in de barcode moet eenzelfde lengte hebben. 3 Het scheidingsteken FNC1 van een GS1 DataBar wordt in de gecodeerde tekens aangeduid met <GS> (waarde in de ASCII- tabel = 29). 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 12 of 17

13 4.2.3 Voor mens leesbare tekst ( = Human readable) Onder de barcode moet een leesbaar gedeelte worden weergegeven. De tekens moeten altijd correct leesbaar zijn (type OCR-B) en duidelijk naar de barcode verwijzen. De Application Identifiers moeten altijd worden voorgesteld tussen haakjes om een manuele invoering mogelijk te maken indien de barcode zelf niet scanbaar is. 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 13 of 17

14 5 Wat moet ik concreet doen? Elke handelspartner in de keten van de kortingsbon moet in staat zijn om te werken met de GCN en dus in staat zijn om: de nieuwe GCN structuur te verwerken en te gebruiken GS1 DataBar aan te maken (waarin het GCN gecodeerd wordt) GS1 DataBar af te drukken de gegevens over het GCN over te maken aan derden in staat zijn om de gepersonaliseerde informatie van het GCN te linken indien het gaat om een gepersonaliseerde bon IK BEN EEN WAT MOET IK DOEN? Solution provider De GCN (AI 255) structuur in de systemen programmeren en testen zodat: o deze kan worden gecreëerd en vertaald in een GS1 DataBar o deze in een GS1 DataBar kan gescand worden o de informatie die deze bevat kan worden verwerkt o de informatie die deze bevat kan worden doorgestuurd AI (390X) programmeren zodat de waarde van de kortingsbon kan gecodeerd worden. STUUR TESTEN MET EEN GS1 DATABAR/GCN NAAR GS1 BELGIUM & LUXEMBOURG Kortingsbonuitgever De GCN (AI 255) structuur in de systemen programmeren en testen zodat het mogelijk is om: o de kortingsbon aan te maken o o de link te maken met de promotionele gegevens de verzending / ontvangst van de gegevens die zij bevat (incluis de perso code) te verzekeren STUUR TESTEN MET EEN GS1 DATABAR/GCN NAAR GS1 BELGIUM & LUXEMBOURG Marketingagentschap/technisch platform De GCN (AI 255) structuur in de systemen programmeren en testen zodat het mogelijk is om: o de kortingsbon aan te maken o de link te maken met de promotionele gegevens o de verzending / ontvangst van de informatie die zij bevat (inclusief de perso code) te verzekeren o het GCN en zijn perso extensiecode te associëren teneinde de gegevens in de GS1 DataBar te coderen AI (390X) programmeren zodat de waarde van de kortingsbon exact kan gecodeerd worden. STUUR TESTEN MET EEN GS1 DATABAR/GCN NAAR GS1 BELGIUM & LUXEMBOURG 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 14 of 17

15 Distributeur De scanning van GS1 DataBar aan de kassa programmeren. De GCN (AI 255) structuur in de systemen programmeren en testen zodat het mogelijk wordt: o dat het kassasysteem het GCN kan herkennen en behandelen o om gegevens (inclusief de perso code) door te geven aan derde systemen AI (390X) programmeren zodat het mogelijk wordt om de waarde van de kortingsbon te capteren. BEGIN ZO SPOEDIG MOGELIJK MET DE PROGRAMMERING Clearing house De scanning van GS1 DataBar garanderen. De GCN (AI 255) structuur in de systemen programmeren en testen zodat het mogelijk wordt om: o het GCN te herkennen in het clearingsysteem (met als doel de uitgever van de bon te identificeren). AI (390X) programmeren om de waarde van de bon correct te capteren. BEGIN ZO SPOEDIG MOGELIJK MET DE PROGRAMMERING GS1 Belgium & Luxembourg De volgende gegevens verschaffen (op aanvraag): o Parameters inzake de GCN structuur o Technische parameters van GS1 DataBar Controles uitvoeren op de testen van solution providers. Trainingen geven aan ondernemingen op verzoek. Toezien op een goede follow-up van het project. Voorstellen doen voor wat betreft de werkwijze bij de aanmaak van het GCN (met als doel de uniciteit van de code te vrijwaren!). ADRES OM TESTSTALEN NAAR TOE TE STUREN: GS1 Belgium & Luxembourg Barcodes support Koningsstraat 76, b Brussel barcodes.support@gs1belu.org 2015, Issue 3.0 All contents copyright GS page 15 of 17

16 GS1 Belgium & Luxembourg Koningsstraat 76 b1 BE 1000 Brussel T +32 (0) F +32 (0) E barcodes.support@gs1belu.org GS1 is a registered trademark of GS1 AISBL