EDI - Electronic Data Interchange Tips en advies om EDI te implementeren in de Modesector Datum: 24 maart 2014, versie: 1.0

Transcriptie

1 EDI - Electronic Data Interchange Tips en advies om EDI te implementeren in de Modesector Datum: 24 maart 2014, versie: 1.0

2 Inhoud 1 Wat is EDI? Waarom is dit belangrijk? Wat levert het op? Wat krijgt u van GS1 Nederland? 5 2 EDI-berichten voor de mode EDI-berichten in de Modesector 6 3 De basis voor EDI implementatie Begin met barcodes Vraag een basispakket ecom aan Neem contact op met een implementatiepartner Welk(e) businessmodel(len) gaat u gebruiken? Gegevens aanleveren aan handelspartner(s) Afspraken Aan de slag Analyse 10 4 Hulp nodig? 11 Bijlage 1: Begrippenlijst 12 Versiebeheer en contactinformatie 13

3 Inleiding Als u aan de slag gaat met EDI berichten binnen de modesector bent u op de goede weg. De consument verandert en de markt dus ook. U kunt inspelen op deze veranderingen door op gestandaardiseerde wijze elektronische communicatie te implementeren. GS1 Nederland helpt u hierbij. Binnen GS1 Nederland zijn retailers, leveranciers en brancheverenigingen uit de modesector georganiseerd. Gezamenlijk zijn zij overeengekomen welke richtlijnen gehanteerd moeten worden voor sectorbrede invoering van elektronische communicatie. De oplossing voor EDI implementaties van GS1 Nederland is gebaseerd op EANCOM. Wie zijn wij? GS1 Nederland biedt (internationale) standaarden voor unieke identificatie en voor het vastleggen en delen van gegevens. Dit doen we met barcodes, centrale artikeldatabases en elektronisch berichtenverkeer. Als onafhankelijke partij brengen we al ruim 40 jaar retailers, leveranciers en logistiek dienstverleners bij elkaar om sectorbrede afspraken te maken over het vastleggen en delen van informatie over producten en processen met onze standaarden. Hiermee kunnen deelnemers bedrijven uit de modesector - efficiënter werken en zo kunnen zij hun klanten het beste bedienen. Volgens ons is samenwerken in de keten een sleutel tot verbeteren van efficiency en effectiviteit. Wat doen wij voor u? Bij GS1 zitten deelnemers in de drivers seat. Business Councils directieleden van toonaangevende bedrijven - bepalen welke projecten worden opgestart. Het ontwikkelen van standaarden is één ding, het implementeren ervan is iets heel anders. GS1 biedt u hierbij graag hulp en advies door de focus te leggen op het faciliteren van de implementatie en het verbeteren van samenwerking tussen handelspartners. Zo kunt u makkelijker aan de slag met het implementeren van EDI binnen uw organisatie. All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

4 1 Wat is EDI? EDI (Electronic Data Interchange) is een standaard voor het geautomatiseerd uitwisselen van gegevens tussen computersystemen van bedrijven. In principe zonder menselijke tussenkomst. Het is een vorm van electronic business en wordt vooral gebruikt voor veel voorkomende transacties. Met elektronische communicatie (GS1 ecom) kan het computersysteem van de leverancier gegevens uitwisselen met de computers van haar handelspartners. Het is een set van afspraken voor elektronische communicatie (bijvoorbeeld order-, leverings-, ontvangst- en factuurberichten) tussen fabrikanten, afnemers en logistiek dienstverleners. Met GS1 ecom spreken alle leveranciers, afnemers en logistiek dienstverleners dezelfde taal, onafhankelijk van sector of land. De handelsberichten zijn op dezelfde manier opgebouwd als die van alle betrokken handelsrelaties in de keten. 1.1 Waarom is dit belangrijk? Om zo efficiënt, goedkoop en snel mee te kunnen veranderen met de markt is elektronisch zakendoen onmisbaar. Marges staan onder druk, assortimenten volgen elkaar steeds sneller op, het aantal gegevens dat per artikel wordt geregistreerd groeit en informatiestromen veranderen snel in de multichannel modewereld. Om het hoofd te kunnen bieden aan deze ontwikkelingen ontstaan nieuwe business modellen met elk weer hun eigen informatiebehoeften en -stromen. Daarom is een hechte samenwerking tussen leverancier en retailer onmisbaar. Met up-todate retailinformatie kan een leverancier maatwerk leveren en de informatie digitaal uitwisselen. Dat kan een bijdrage leveren aan het stijgen van de opbrengst per m Veranderende consument De consument kan 24 uur per dag 7 dagen per week in winkels en op internet kopen. Hij raakt meer en meer gewend aan een ruim aanbod en is veeleisend als het gaat om beschikbaarheid van maat- en pasvorm. Door overaanbod en sterke concurrentie dalen de prijzen, waardoor retailers voor grote uitdagingen staan om de kosten in hun bedrijf te drukken. Alleen de ideale winkelomgeving, waarin beleving en gekwalificeerd personeel cruciaal zijn, zal in de komende jaren succesvol zijn. 1.2 Wat levert het op? Door logistieke, commerciële en administratieve processen beter op elkaar af te stemmen en gegevens op een eenduidige manier met elkaar te delen, kan de goederenstroom beter worden aangestuurd. Alle partijen in de keten besparen daardoor tijd en geld. Door digitaal samen te werken zullen rendementen en brutomarges stijgen en blijft er uiteindelijk onder de streep meer over. Verbeteren efficiency in de keten Foute bestellingen, foute leveringen en foute facturen zorgen voor vertragingen, misverstanden en ergernissen tussen handelspartners. Bovendien kost het geld en worden logistieke, commerciële en administratieve processen verstoord. Genoeg redenen dus om bijvoorbeeld orders, pakbonnen, retouren en facturen elektronisch uit te wisselen. All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

5 Verbeteren efficiency in uw bedrijfsproces Door het elektronische uitwisselen van handelsberichten kunt u uw bedrijfsproces nog efficiënter maken. De voordelen: - U kunt vaker factureren waardoor het debiteurensaldo verlaagt - Facturen zijn vaker first time right (gebaseerd op de eerder uitgewisselde informatie) dus zonder aanpassingen (credits e.d.) eerder betaald - Beter inzicht in verkoop en voorraad - Vaker bestellen waardoor de voorraad verlaagt - Beter, sneller reageren op de vraag uit de markt - U werkt met één werkwijze om verschillende businessmodellen te ondersteunen Op document-/informatieniveau zijn er voordelen als: - nauwelijks papier meer in de organisatie - geen of nauwelijks handmatige invoer van gegevens in het bedrijfssysteem, dus minder kans op fouten - afhandeling van facturen kan veel sneller verlopen, dat scheelt tijd en geld - controle op inkomende en uitgaande facturen maken een betere liquiditeitsplanning en budgettering mogelijk - betere binding tussen ketenpartners doordat iedereen gelijkluidende informatie uitwisselt 1.3 Wat krijgt u van GS1 Nederland? GS1 Nederland biedt u een standaard voor elektronische communicatie in de modesector waar u direct mee aan de slag kunt. We werken nauw samen met GS1 Germany. GS1 Germany heeft een business model ontwikkeld dat processen beschrijft die voorkomen in de modesector met de bijbehorende berichten volgens de GS1- standaard. GS1 Nederland heeft dit document, waarin vooral de handelsgerelateerde processen aan bod komen, op de praktijk in Nederland gericht. Dit model biedt een gemeenschappelijk referentiekader voor de toepassing van elektronische (handels)berichten. All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

6 2 EDI-berichten voor de mode In de mode worden al veel elektronische berichten uitgewisseld. Dit gebeurt op dit moment volgens verschillende methodes. Daarom is er vanuit de sector behoefte aan één internationale en bewezen standaard methode. De modesector heeft voor de elektronische berichten van GS1 gekozen vanwege de afspraken die (internationaal) zijn vastgelegd voor een eenduidige inhoud van de berichten en welke rol deze spelen in allerlei bedrijfsprocessen. In 2012 is de berichtenset van GS1 Germany door de Business council en Tactical Group uit de Nederlandse modesector beoordeeld op toepasbaarheid en tot standaard verkozen. Ook is vastgesteld dat de implementatie van het verkoopbericht, voorraadbericht en het artikelbericht de hoogste prioriteit hebben. Er is recent een pilot uitgevoerd om het artikelbericht te testen. De documentatie die u nodig heeft om dit bericht te implementeren vindt u op onze website. De andere berichten gaan op korte termijn de pilotfase in. De documentatie voor de implementatie van deze berichten wordt zo snel mogelijk ter beschikking gesteld. Het stappenplan in het volgende hoofdstuk geeft u handvatten om aan de slag te gaan met de implementatie van elektronische communicatie. 2.1 EDI-berichten in de Modesector Om met elkaar elektronisch te kunnen communiceren zijn verschillende typen berichten ontwikkeld. EDI Bericht Naam Omschrijving PRICAT Price Catalogue Dit bericht bevat artikelgegevens zoals prijzen en codes en wordt door de leverancier verstuurd aan de retailer. Zodra de PRICAT is ingelezen in uw bedrijfssysteem kunt u de producten scannen aan de kassa ORDRSP DESADV RECADV INVOIC Purchase Order Response Despatch Advice Receiving Advice Invoice Dit bericht is een orderbevestiging die de leverancier naar de retailer stuurt. Als er nog wijzigingen in de order zijn worden deze hierin doorgevoerd. De ORDRSP bevat de artikelen met het definitieve aantal stuks dat geleverd zal worden Dit bericht bevat een leveringsaankondiging, ook wel pakbon genoemd. De leverancier verstuurt dit bericht naar de retailer. De retailer kan met dit bericht de goederen reeds in het bedrijfssysteem inboeken Dit bericht is een ontvangstbevestiging die de retailer verstuurt naar de leverancier. Het bevat dus de bevestiging van de goederen op de pakbon Dit is de factuur die de leverancier stuurt naar de retailer. De factuur correspondeert met de geleverde goederen zoals in de DESADV All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

7 REMADV SLSRPT INVRPT Remittance Advice Sales Report Inventory Report Dit bericht is een betaalspecificatie (t.b.v. aflettering het automatisch regel voor regel afhandelen) die van de leverancier verstuurd wordt naar de retailer Dit is een verkoopbericht waarin alle verkopen over een bepaalde periode worden vermeld. De retailer verstuurt dit bericht naar de leverancier, meestal op vooraf vastgestelde momenten Dit is een voorraadbericht waaruit de leverancier kan opmaken hoe het staat met de voorraad van de retailer. Dit bericht stuurt de retailer aan de leverancier. Als een retailer meerdere vestigingen heeft en onderling goederen uitwisselt, is dit bericht essentieel bij het volgen van de voorraad Onderstaande afbeelding geeft de samenhang van de verschillende berichten weer. All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

8 3 De basis voor EDI implementatie 3.1 Begin met barcodes Het is belangrijk voor alle partijen in de keten te kunnen vertrouwen op eenduidige en betrouwbare informatie. Als artikelen via een Global Trade Item Number (GTIN) eenduidig en uniek gecodeerd zijn is de basis gelegd voor het effectief elektronisch delen van uw handelsgegevens, waaronder artikel- en voorraadgegevens. Alleen zo kan een efficiënte keten worden gerealiseerd. Ook belangrijk is het toekennen van de GS1-adrescode (Global Location Number of GLN). Alleen als het assortiment op de juiste en unieke manier gecodeerd is en uw bedrijf/locatie voorzien is van een GLN kunnen de artikelgegevens op een efficiënte en foutloze manier elektronisch worden uitgewisseld met uw handelspartners. GS1 Nederland heeft een handleiding ontwikkeld die speciaal gericht is op coderen van artikelen in de modesector. Daarnaast zijn er GLN allocation rules beschikbaar over het toekennen van GS1-adrescodes. 3.2 Vraag een basispakket ecom aan Om gebruik te kunnen maken van de standaard manier van elektronisch zakendoen bestelt u een basispakket ecom bij GS1 Nederland. U krijgt dan toegang tot alle documentatie die u nodig heeft om elektronische berichten uit te wisselen. Deze documentatie bestaat uit procesmodellen, gebruiksregels en technische (inter-)nationale afspraken. Meer informatie over aanmelden vindt u op onze website. Na het aanvragen van het basispakket adviseren wij u op projectmatige wijze aan de slag te gaan. 3.3 Neem contact op met een implementatiepartner Implementatiepartners helpen u bij het correct implementeren van uw barcodes en elektronische berichten. Zij maken een koppeling tussen de specifieke EDI-software en uw eigen bedrijfssysteem. GS1 Nederland biedt u een zoekmachine voor het vinden van de implementatiepartner die bij uw implementatietraject past. Via deze tool kunt u gericht zoeken naar een bedrijf dat u kan helpen om aan de slag te gaan. De bedrijven die op basis van uw selectie worden getoond zijn aangesloten bij GS1 Nederland en hebben een referentieproject aangeleverd, waaruit blijkt dat zij met succes een EDI oplossing hebben geïmplementeerd. Daarnaast kunt u bij uw handelspartners informeren of zij ervaringen met een implementatiepartner hebben. 3.4 Welk(e) businessmodel(len) gaat u gebruiken? Uw handelspartners kunnen met verschillende businessmodellen werken. Per businessmodel verschillen de EDI berichten die worden gestuurd. De meest gebruikte businessmodellen zijn consessie en consignment. Kenmerken consignment - De leverancier levert de artikelen, voorraad en risico zijn van de leverancier - Het personeel is in dienst van de retailer - De betalingstermijn 30 dgn + 7 e dag - Er is een constante informatiestroom met EDI berichten All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

9 Kenmerken consessie - De voorraad is het eigendom en het risico van het merk - Het personeel is in dienst van het merk - De betalingstermijn (bijvoorbeeld: 30dgn + 7 e dag) Voor meer informatie over welke businessmodellen worden gebruikt en welke EDI berichten hierbij horen kunt u de GS1 handleiding raadplegen. 3.5 Gegevens aanleveren aan handelspartner(s) Daarnaast moeten er, voor u adres- en artikelsgegevens met uw handelspartners kunt uitwisselen, een aantal praktische zaken met uw handelspartners worden gecommuniceerd. Het gaat om aanvullende informatie, zodat de aansluiting op het netwerk met u kan worden gerealiseerd. Dit geldt zowel voor leveranciers als retailers. Het gaat om de volgende gegevens: - Uw GS1 adrescode (GLN) en die van uw handelspartner - Het adres dat gebruikt wordt voor het uitwisselen van berichten en welk netwerk wordt gebruikt - Condities voor het aanleveren en de ontvangst van artikelen (bijvoorbeeld op basis van handelseenheden of consumenteneenheden) - Het adres waar berichten naar toe kunnen worden gestuurd - De contactpersoon voor EDI-implementatie. - Welke berichten (en welke versie) u op dit moment kunt verwerken 3.6 Afspraken Doorloop de laatste voorbereidingen voor u daadwerkelijk aan de slag kunt: - Afspraken maken Digitale samenwerking is alleen mogelijk met goede afspraken tussen leverancier en retailer. Steeds vaker wordt een overeenkomst (interchange agreement) opgesteld waarin afspraken staan over de totale samenwerking. - Voorspellen Vervolgens werken retailer en leverancier de ruwe planningen verder uit zodat u inzicht krijgt in hoeveel stuks per artikelgroep per leverancier/retailer gekocht/verkocht moeten worden. Geef als retailer door hoeveel en welke ruimte u beschikbaar heeft voor de leverancier om te vullen. Hij weet dan precies hoeveel hangend en liggend gepresenteerd kan worden. Aan de hand van de verkoopcijfers kan de leverancier zien hoe snel de goederen weg (zullen) zijn. Zo blijven de rekken in de winkel optimaal gevuld. - Inkopen en verkopen Nadat de conceptorders door beide partijen zijn uitgewisseld, vindt de daadwerkelijke inen verkoop plaats. Dit gaat veel sneller, omdat de leverancier al weet welke artikelen voor de retailer geschikt zijn. Daarnaast kan met EDI direct de inkooporder in het verkoopsysteem van de leverancier worden geladen. - Controleren en bijsturen De laatste stap is het controleren en bijsturen van de verkoop. De leverancier analyseert de verkoopcijfers en vergelijkt deze met zijn gegevens van de verkopen aan andere All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

10 retailers, het zogenoemde benchmarken. U krijgt hiermee waardevolle informatie over uw verkoopresultaten. Controleer ook of de resultaten overeenkomen met de afgesproken doelstellingen in de overeenkomst. 3.7 Aan de slag Voordat u operationeel bent gaat u eerst een testfase in (pilot) waarbij beide partijen controleren of de communicatie correct verloopt. Denk hierbij aan het testen van elke berichtuitwisseling, de bureautesten (waarbij wordt gekeken of de programma s goed werken), de systeemtesten en de real-time testen in testomgeving met de handelspartners. Als dit allemaal goed is verlopen kunt u daadwerkelijk EDI berichten uit gaan wisselen met uw handelspartners. 3.8 Analyse Zijn de omzetverwachtingen vastgelegd, dan kan de leverancier een verkoopplanning maken en de retailer een inkoopplanning. De leverancier maakt een planning voor alle retailers samen op basis van de vergaarde informatie uit EDI data en marktanalyses. De retailer maakt twee planningen: een waaruit blijkt wat per leverancier gekocht wordt, en een met inkopen per artikelgroep. Door het samenspel rolt er een ideale order uit waarbij beiden en goed gevoel hebben. All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

11 4 Hulp nodig? GS1 Nederland werkt graag met u de modesector samen om implementaties te realiseren. Als onafhankelijke partij kunnen wij u in contact brengen met bedrijven of implementatiepartners. Daarnaast bieden wij ondersteunende dienstverlening. Dit bestaat (onder andere) uit: - Gebruikersdocumentatie die u kunt vinden op onze website. Voor toegang tot deze documentatie heeft u inloggegevens nodig die u heeft ontvangen bij het afsluiten van een ecom abonnement. - Trainingen specifiek voor de modesector. Tijdens de training over EDI in de modesector wordt uitleg gegeven en krijgt u tips om aan de slag te gaan. Deze training wordt ook speciaal voor implementatiepartners aangeboden. GS1 Nederland biedt daarnaast iedereen die meer wil weten over coderen in de modesector een praktische, inspirerende webinar waarna u direct aan de slag kunt. - Onze afdeling Customer support, bereikbaar via of info@gs1.nl Hier kunt u terecht voor operationele vragen. - Sectormanager Mode, Dorien Mouthaan, bereikbaar via of dorien.mouthaan@gs1.nl. Hier kunt u terecht voor inhoudelijke ondersteuning en overige vragen. All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

12 Bijlage 1: Begrippenlijst Begrip Keten (supply chain) Definitie Een groep entiteiten of organisaties die een handelsrelatie met elkaar hebben. All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

13 Versiebeheer en contactinformatie Datum Versie Door Wijziging 28 Januari Jisca Kers - Concept versie 24 Maart Jisca Kers - Geüpdatet volgens de Terugkoppeling van de Standaards ToetsingsCommissie (STC). De tekst uit deze publicatie mag zonder toestemming vooraf worden verveelvoudigd op voorwaarde dat de bron wordt vermeld. Hoewel alle zorg is betracht om te garanderen dat de inhoud van dit document juist is, kan GS1 Nederland niet aansprakelijk worden gehouden voor fouten of ontbrekende gegevens in deze publicatie. Neem bij vragen over de inhoud van deze publicatie contact op met de Customer Support van GS1 Nederland. Deze is bereikbaar via telefoonnummer of door een te sturen aan info@gs1.nl. All contents copyright GS1 Nederland 24 maart

14 All contents copyright GS1 Nederland 24 maart