E-invoicing TU Delft. ICreative bv. Informatiepakket e-invoicing voor leveranciers van TU Delft. Auteur: Functie: ICreative bv Oortlaan WD Ede

Transcriptie

1 ICreative bv E-invoicing TU Delft Informatiepakket e-invoicing voor leveranciers van TU Delft Finance, procurement & document solutions Versie: E-invoicing TU Delft Voorbeeld ICreative bv Oortlaan WD Ede Met ICreative kiest u voor een duurzame richting

2 Inhoudsopgave E-INVOICES VERSTUREN NAAR TU DELFT 2 1 MOGELIJKHEDEN E-INVOICES VERSTUREN AAN TU DELFT VIA BESTAAND BASWARE NETWORK / E-INVOICE PLATFORM BN SENDING PDF INVOICE 4 2 TESTPROCEDURE BESTAANDE BN / E-INVOICE PLATFORM 5 3 SPECIFIEKE INFORMATIE OVER E-INVOICING NAAR TU DELFT SERVICE PROVIDER DETAILS E-INVOICE ADRESSEN VAN TU DELFT E-INVOICE VEREISTEN 7 4 CONTACTGEGEVENS 8

3 Leveranciers TU Delft E-invoices versturen naar TU Delft Beste leverancier, TU Delft verbetert haar factuurverwerkingsprocessen. Onderdeel hiervan is de overstap naar platform e-invoicing. TU Delft gaat ervoor om per 1 januari 2018 alleen nog e-invoices te ontvangen Daarom vraagt TU Delft al haar leveranciers hun facturen als e-invoice aan te leveren. E-invoicing heeft veel voordelen, zowel voor u als voor TU Delft Besparing op print- en portokosten; E-invoices versturen faciliteert snellere betaling doordat facturen sneller bij de ontvanger zijn; Verbetering efficiency en beperking fouten; Hoge kwaliteit van overdracht van factuurdata. Data van e-invoices wordt 1-op-1 overgenomen. Wij hebben uw medewerking nodig Uw medewerking is essentieel voor het succesvol implementeren van dit proces in onze organisatie. TU Delft biedt daarom verschillende mogelijkheden waarop u e-invoices kunt aanleveren. Hiervoor werkt TU Delft samen met ICreative, leverancier van de oplossingen van Basware Network. Geeft u snel uw keuze door? Informatie over de verschillende opties treft u op aan. Hier geeft u ook uw keuze door. Heeft u al een e-invoicing oplossing, dan kunt u dat eveneens hier aangeven. Op ons verzoek neemt een medewerker van ICreative contact met u op om samen met u een keuze te maken voor de meest geschikte optie voor uw organisatie. Het e-invoice proces ziet er als volgt uit: Basware Network E-invoice platform BN Sending Basware Network E-invoices PDF Invoice In dit document worden de oplossingen die TU Delft beschikbaar stelt toegelicht. ICreative helpt u de oplossing te kiezen die voor uw organisatie het meest geschikt is en begeleidt de technische aansluiting. Wij rekenen op uw medewerking om deze overgang soepel te laten verlopen. Indien u vragen heeft neemt u gerust contact met ons op. Met vriendelijke groet, TU Delft Naam contactpersoon Functie contactpersoon Telefoonnummer contactpersoon 2

4 1 Mogelijkheden e-invoices versturen aan TU Delft TU Delft biedt haar leveranciers diverse mogelijkheden om aan te sluiten en e-invoices te versturen. 1.1 Via bestaand Basware Network / e-invoice platform Bestaande Basware Network aansluiting Stuurt u al facturen via het Basware Network (BN)? Dan kunt u direct starten. Controleer of u alle gegevens meestuurt die voor TU Delft relevant zijn en stuur direct een testfactuur. Zie voor de testprocedure hoofdstuk 2. Neem bij vragen contact op met van ICreative. Aansluiting op ander e-invoice platform Maakt u gebruik van een ander e-invoice platform? Dan is de eerste stap te onderzoeken of dit platform een uitwisselingsovereenkomst heeft met Basware (interoperability, interconnect of roaming agreement). Neem hiervoor contact op met het betreffende platform. Uw platform vraagt mogelijk om de Service Provider details van het Basware Network, deze treft u in hoofdstuk 3.1 aan. Het Basware Network heeft koppelingen met o.a.: Anachron B2Boost Centric InvoicePortal (INGIS) Simac UnifiedPost ZET solutions Heeft het platform dat uw organisatie gebruikt (nog) geen uitwisselingsovereenkomst met Basware? Neem dan contact met op met bij ICreative om te bespreken hoe hiervoor een koppeling gerealiseerd kan worden. Nadat u van uw operator een bevestiging heeft ontvangen dat een uitwisselingsovereenkomst met Basware bestaat of nadat u met ICreative heeft kortgesloten dat een koppeling mogelijk is start u met de testprocedure. Kiest u voor deze mogelijkheid dan vragen wij u de testprocedure te doorlopen, deze staat beschreven in hoofdstuk 2. 3

5 1.2 BN Sending Bent u nog niet aangesloten bij het Basware Network of een ander platform? Dan kunt u aansluiten op BN Sending. Hierbij stuurt u de XML factuur in het formaat van uw keuze met PDF naar het Basware Network. Hier wordt de factuur geconverteerd naar het formaat van keuze van Tu Delft en verstuurd. Met BN Sending kunt u ook naar alle andere klanten op het Basware Network uw facturen sturen, evenals naar klanten op andere platformen zoals ZET solutions, Digipoort, etc. Met BN Sending kunt u via één koppeling voor meerdere binnen- en buitenlandse entiteiten e-invoices versturen. Aan deze connectie zijn kosten verbonden. Maakt u al gebruik van deze oplossing? Dan kunt u direct een testfactuur versturen naar TU Delft en maakt u geen extra kosten. Zie hiervoor hoofdstuk 1.1 en hoofdstuk 2. van ICreative kan u verder informeren over aansluiten op deze oplossing. 1.3 PDF Invoice Indien u facturen als PDF per naar TU Delft verstuurt, kunt u gebruik maken van de PDF Invoice service waarmee PDF facturen geconverteerd worden naar XML facturen. Daarmee ontvangt TU Delft e- facturen van u, terwijl u zelf PDF facturen blijft versturen. Om deze conversie te bewerkstelligen is het wel zaak dat u de PDF facturen naar een ander adres verstuurt dan u voorheen heeft gedaan. In tabel 3.2 kunt u de adressen raadplegen waar u facturen in het vervolg naartoe moet sturen. Zodra u de eerste factuur naar het nieuwe adres heeft verstuurd, stuurt u van ICreative een [ adres]. Hierin laat u weten dat u een testfactuur verstuurd heeft onder vermelding van het factuurnummer en datum van versturen. 4

6 2 Testprocedure bestaande BN / e-invoice platform Als u reeds bent aangesloten bij het Basware Network of een gekoppelde e-invoice operator, vragen wij u deze testprocedure te doorlopen. Hierbij wordt een testfactuur verstuurd naar de testomgeving van TU Delft die door de crediteurenadministratie wordt geëvalueerd. Verstuurt u e-invoices via een gekoppelde operator, neem dan contact op met uw relatiemanager en vraag naar de testprocedure. U kunt dit document doorsturen. De testprocedure is voor zowel leveranciers die van Basware Network gebruikmaken als van leveranciers die via een ander platform versturen inhoudelijk hetzelfde. Stap 1 Maak een testfactuur voor TU Delft Maak een testfactuur met minimaal de verplichte gegevens. Zie 3.3 voor meer informatie. Dit is van belang om de testfactuur automatisch te kunnen verwerken. Start het factuurnummer met TEST. Stap 2 Verstuur de testfactuur Verstuur de testfactuur via de Basware oplossing of via uw e-invoice platform naar TU Delft. Let op dat het juiste e-invoice adres wordt meegestuurd. Zie 3.2 voor meer informatie. Zodra u de test factuur verzonden heeft stuurt u van ICreative een [ adres]. Hierin laat u weten dat u een testfactuur verstuurd heeft onder vermelding van het factuurnummer en datum van versturen. Stap 3 Evaluatie en feedback door TU Delft ICreative controleert de testfactuur. Indien noodzakelijk vraagt ICreative u om gegevens toe te voegen of te wijzigen en de testprocedure opnieuw te doorlopen. Zodra de testfactuur is goedgekeurd ontvangt u een van TU Delft met de bevestiging dat de factuur akkoord is. De testfactuur wordt verwijderd en verder niet in behandeling genomen. Stap 4 Start met versturen van e-invoices naar TU Delft Zodra u de bevestiging heeft ontvangen kunt u starten met het versturen van e-invoices naar TU Delft. Laat TU Delft per weten wanneer u uw eerste e-invoice stuurt. 5

7 3 Specifieke informatie over e-invoicing naar TU Delft 3.1 Service Provider details Deze informatie is voor uw e-invoice operator. Basware levert het Business Network om elektronische orders en/of facturen aan uw klant af te leveren. Basware levert geen betaalsystemen, aan de betaling zelf verandert dus niets. Hieronder de details van het Basware platform. Operator Operator ID Contact en support Basware BAWCFI22 Corporation 3.2 E-invoice adressen van TU Delft Business Unit E-invoice adres adres 6

8 3.3 E-invoice vereisten Vermeld minimaal de volgende informatie op facturen. De meeste informatie is wettelijk verplicht, enkele velden zijn specifiek bedoeld voor de automatische verwerking bij TU Delft. Indien er velden zijn die u nu ook al in de huidige facturen staan deze ook aanleveren in de e-invoice. Type informatie Factuurkop niveau E-invoice adres leverancier Bedrijfsnaam leverancier Postadres leverancier Btw-nummer leverancier IBAN leverancier E-invoice adres klant Bedrijfsnaam klant Postadres klant Referentie klant Btw-nummer klant Factuurnummer Factuurdatum Vervaldatum Factuurbedrag incl. btw Factuurbedrag excl. btw Btw bedrag Btw percentage Munteenheid Kostenplaats Betaalreferentie Ordernummer Uiterste betaaldatum BBAN Regel niveau Artikelnummer Artikelomschrijving Aantal artikelen Eenheid Prijs per eenheid Regeltotaal (excl. Btw) Opmerkingen Het e-invoice adres wordt gebuikt voor identificatie Inclusief de landcode, zonder punten en spaties Het e-invoice adres van de klant wordt gebruikt voor de routering / adressering Factuurreferentie of crediteurennummer Inclusief de landcode, zonder punten en spaties Uitgesplitst in geval van meerdere btw tarieven Uitgesplitst in geval van meerdere btw tarieven ISO munteenheid code van drie getallen Het artikelnummer van de leverancier ISO eenheid 7

9 4 Contactgegevens Bij vragen kunt u contact opnemen met de volgende contactpersonen: Organisatie Contactpersoon Contactgegevens TU Delft Naam ICreative Naam ICreative Naam 8