Slimme IT-oplossingen voor retailers versie 4, mei 2015

Transcriptie

1 TCK Sports Group Koperslager 7 NL-6422 PR Heerlen Slimme IT-oplossingen voor retailers versie 4, mei (0) info@tck-sports.nl Geachte klant, In dit document worden de mogelijkheden toegelicht om uw ERP / kassa / webshop en/of voorraadsysteem te koppelen aan het systeem van TCK Sports Group. Het koppelen van systemen zorgt voor een forse tijd- en kostenbesparingen, een duidelijke vermindering van de kans op menselijke (invoer)fouten, betere managementinformatie, een hogere omzetsnelheid en een betere klantenservice. Het zou daarom hoog op uw prioriteitenlijst moeten staan. TCK Sports Group helpt u graag verder met de implementatie van datakoppelingen en EDI. Maar wat is EDI eigenlijk? De term EDI zorgt voor spraakverwarring tussen verschillende partijen. De afkorting EDI staat letterlijk voor Electronic Data Interchange dus het digitaal uitwisselen van gegevens tussen partijen. Veel mensen bedoelen echter als ze EDI zeggen eigenlijk 'Edifact'. Maar dat klopt natuurlijk niet helemaal. Edifact is een technisch verouderde standaard om bepaalde datastromen te automatiseren. Als u termen als PRICAT en DESADV hoort, dan gaan het om Edifact, of zoals wij het noemen klassiek EDI. Omdat er nog steeds veel gebruikt van wordt gemaakt, ondersteunt TCK klassiek EDI. Op pagina 5 van dit document staat het aanvraagformulier voor klassiek EDI. Daar kunt u ook de TNR en ILN nummers van TCK vinden, mocht u via klassiek EDI met TCK Sports Group willen communiceren. Omdat zowel het opstarten als ook het gebruiken makkelijker, transparanter, sneller en goedkoper gaat, geeft TCK de voorkeur aan een modernere EDI werkwijze, namelijk middels web-api's en XML bestanden. Op de volgende pagina's wordt uitgelegd welke mogelijkheden er zijn. Bij deze uitleg hoort het individuele datakoppelingen PDF bestand. De links uit dat PDF bestand zijn per klant anders. Hierdoor kan TCK monitoren wie er wanneer wat opvraagt. De links zijn dus strikt persoonlijk en mogen niet doorgegeven worden aan derden, anders dan ter implementatie van een IT-oplossing voor de betreffende klant. Bij geconstateerd misbruik kan TCK de betreffende links deactiveren. Mocht u nog vragen hebben, problemen tegenkomen of foutmeldingen krijgen, kunt u ons bereiken via edisupport@tck-sports.nl. Omdat TCK alle IT-werkzaamheden zonder externe ITpartner zelf verzorgt, kunnen wij snel, flexibel, pragmatisch en oplossingsgericht werken. Indien nodig kunnen wij ook een oplossing voor u op maat maken. We horen graag van u! TCK Sports Group Op al onze aanbiedingen, overeenkomsten en transacties zijn onze algemene leveringsvoorwaarden van toepassing, zoals vermeld in onze actuele prijslijsten en op onze orderbevestigingen. Deze leveringsvoorwaarden kunnen u op verzoek ook los worden toegestuurd.

2 1. Informatie van TCK naar de klant Artikel stambestanden Wij bieden de artikel stambestanden op vier manieren aan. U kunt per merk een XML of CSV bestand ontvangen, dat door ons dagelijks wordt geupdate. Dit zijn algemene bestanden per merk, zonder inkoopprijzen, en zonder kortingen. Dit XML-bestand is gebaseerd op het breed geaccepteerde Google Shopping bestandsformaat. U kunt het merk kiezen door aan het einde van de URL de naam van het merk te veranderen. Het derde bestand bevat ook alle artikelen van het geselecteerde merk, maar bevat als extra velden de bruto inkoopprijs en, indien van toepassing, uw na-orderkorting op dit artikel. Door deze extra velden is dit XML-bestand niet meer conform de Google Shopping standaard. Extended range Het vierde artikel stambestand XML is de nieuwe extended range XML. Deze XML toont alle artikelinformatie van alle artikelen die u het afgelopen jaar bij ons heeft gekocht, van alle artikelen die u bij ons in order heeft staan, én van alle artikelen die in uw extended range staan. U krijgt dus in één bestand alle artikel stambestanden informatie van die artikelen van die merken waar u mee werkt, maar dan zonder een overkill aan andere artikelinformatie. U kunt zelf in overleg met uw vertegenwoordiger(s) uw eigen extended range bepalen, zonder dat hier verplichtingen aanzitten. Contacteer uw vertegenwoordiger als u hier vragen over heeft. Doordat deze API de data realtime voor u genereert, staan in deze XML ook de naleverkortingen zoals die in ons systeem zijn gedefinieerd. Als u bij meerdere BV's van ons klant bent, staan er in één XML bestand dus artikelen van Lowa Benelux BV, Tornado Sport BV en/of X-Function Benelux BV. Daarom is er een apart veld toegevoegd waar u kunt zien wie van de drie de leverancier van dat artikel is. NB: Het zal altijd zo blijven, dat de artikelen door de respectievelijke BV worden geleverd en gefactureerd. Content In alle bestanden staat een link naar een productfoto (indien beschikbaar in hi-res) en een producttekst. Voor uw interne systeem voldoen deze prima. Maar, om een hoge(-re) Google ranking te krijgen voor uw website / webshop, is het zeer aan te bevelen om eigen teksten en foto's te maken. Om die reden is ook de Google taxonomy (Dat is Google's productgroepen indeling o.a. voor prijsvergelijkings websites) opgenomen in alle artikel stambestanden XML's. De XML en CSV bestanden kunt u vanuit de browser opslaan op uw eigen computer en van daaruit gewoon openen / bewerken, bijvoorbeeld in Excel. Maar het is uiteraard niet raadzaam om Excel te gebruiken bij de daadwerkelijke koppeling. Het verdient de voorkeur, om deze XML's automatisch in te lezen in uw ERP / kassa / webshop systeem.

3 Voorraadinformatie Door gebruik te maken van onze voorraad web-api kunt u altijd realtime (!) onze voorraad tonen in uw eigen (kassa-)systeem en/of webshop. In de PDF staan 4 types voorraadlinks. Met de eerste URL kunt u ook de voorraadinformatie van een heel merk in één keer opvragen. In dit overzicht staat tevens de verwachte voorraad per eancode in de toekomst. De voorraadinformatie per merk via deze link is echter niet realtime, maar wordt elke ochtend rond uur 's ochtends gegenereerd. Dit komt met name omdat het bij sommige merken om duizenden artikelen/maten gaat, hetgeen te veel data is om snel realtime te genereren. Met de tweede en derde links kan voorraad worden opgevraagd met behulp van een EANcode. De eerste URL geeft alleen de voorraad van de opgegeven EANcode terug, de tweede URL geeft de voorraadinformatie voor de hele maatboog terug, als u de EANcode van een willekeurige maat opgeeft. De velden naast aantal / EANcode zijn alleen ter controle en niet relevant. Als u onze EANcodes reeds in uw systeem heeft, is het voor uw IT-partner relatief eenvoudig, om deze API te koppelen aan uw webshop / (kassa)systeem. Nieuw is de vierde koppeling extended range. Net als als bij artikelen stambestanden geeft deze API in één XML bestand alle voorraadinformatie van alle merken en artikelen die u wilt hebben. Alles wat u de afgelopen 12 maanden bij TCK heeft gekocht staat erin (uiteraard voor zover nog op voorraad), plus alle artikelen die u nog in backorder heeft staan, plus alle artikelen die u in overleg met onze vertegenwoordigers in uw extended range heeft laten opnemen. Sneller en makkelijker kan het niet, en toch is deze voorraadinformatie 100% realtime! Digitale pakbon Wij kunnen digitale pakbonnen naar u mailen of FTP'en, zodat u bij het boeken van de goederenontvangst niks meer hoeft over te typen. Dit scheelt veel tijd en vermindert de kans op menselijke fouten. De digitale pakbon is in XML-formaat, een voorbeeldbestand kunt u via de link downloaden. Op verzoek kunnen wij u live een digitale pakbon sturen van een echte recente levering aan u. Keuzes De keuze welke van deze API's u wilt gebruiken, is aan u. Alle artikelen per merk, of één lijst met hun extended-range artikelen. De voorraad opvragen per EANcode, per maatserie, per merk, of voor extended range. Als u het als retailer optimaal wilt inregelen, adviseren wij u om te kiezen voor een combinatie. Zo kunt u bijvoorbeeld één keer per dag de extended range voorraad opvragen, dan weet u welke artikelen u kunt laten zien in de webshop. En als dan een consument op een artikel klikt, kunt u op dat moment nog realtime specifiek voor dat artikel de voorraad opvragen via de betreffende API.

4 2. Informatie van de klant naar TCK Orders Het is mogelijk om uw orders automatisch naar ons door te sturen. Als u op basis van uw kassaverkopen de orders automatisch laat genereren, en u zo wekelijks de verkochte voorraad van NOOS artikelen automatisch aanvult, zorgt u voor veel minder nee-verkopen en een optimale omzetsnelheid en rendement. Maar ook bij gewone voor- of re-orders scheelt het veel tijd en geld om de orders digitaal aan te leveren. TCK ondersteunt vrijwel elk orderbestandstype en wij ontvangen uw order het liefste als upload naar onze FTP server. U kunt inloggegevens voor onze FTP server aanvragen via edisupport@tcksports.nl. In de PDF staan twee voorbeeldbestanden hoe zo'n orderbestand er uit zou kunnen zien. Ook als uw systeem de order exporteert in een ander formaat dan XML of Excel, dus bijvoorbeeld in CSV, of in een heel andere layout dan de voorbeeldbestanden, kunt u ons een testbestand mailen. Wij gaan dan een importfunctie bouwen voor uw bestandsdefinitie. Mail uw testorderbestand naar edisupport@tck-sports.nl en wij gaan voor u aan de slag! Dropshipments Als extra service bieden wij aan, om uw zending rechtstreeks naar uw klant te sturen. Dat scheelt u tijd, verpakkingsmateriaal en verzendkosten. Maar het belangrijkste is dat u uw klant een betere en een snellere service kunt bieden. Meer informatie over dropshipments kunt u vinden op pagina 4 en 5 van ons magazine TCK-Next2. Dit magazine kunt u downloaden via deze link: Als u gebruik maakt van TCK OrderOnline, kunt u in TCK OrderOnline desgewenst de NAW gegevens van uw klant / de consument invullen. Voor een incidentele dropshipment order werkt dit prima. Als u vaker wilt gaan dropshippen, of meerdere standaard orders / nabestellingen per week doorgeeft, is het sneller, efficiënter en minder foutgevoelig als u ons de ordergegevens digitaal aanlevert, bijvoorbeeld door een CSV of XML bestand per FTP te versturen. Bij dropshipment orders dienen daar ook de NAW gegevens van uw klant in te staan, waarbij straat en huisnummer in aparte velden moeten worden opgegeven. Om uw klant een track&trace te kunnen sturen, kunt u optioneel het adres van uw klant opgeven. In het voorbeeld-order.xml bestand dat u vanaf de PDF kunt downloaden kunt u zien welke velden nodig zijn. Voorraad- en doorverkoop informatie Opdat buitendienst medewerkers u nog beter kunnen adviseren en ondersteunen bij de doorverkoop, kunt u ons wekelijks uw voorraad- en doorverkoopcijfers van onze merken doorgeven. Dit kan in een eenvoudig CSV bestand met eancodes en aantallen dat u wekelijks uploadt naar onze FTP server.

5 3. Aanvraagformulier voor klassieke EDI communicatie Om als klant via EDI (EDIFACT/EANcom) te kunnen communiceren met Lowa Benelux BV, Tornado Sport BV en X-Function Benelux BV, hebben wij de volgende informatie van u nodig: Uw bedrijfsnaam Uw klantnummer bij TCK Sports Group Technisch EDI contactpersoon naam /tel / TNR (indien bekend): Aansluiting Buyer Delivery Invoice ILN / GLN nummers Tevens willen wij graag weten welke EDI bestandstypes u wilt ontvangen / verzenden: PRICAT ORDRSP DESADV INVOIC Gegevenstypes van TCK naar retailer ja / nee ja / nee ja / nee ja / nee ORDERS SLSRPT INVRPT Gegevenstypes van retailer naar TCK ja / nee ja / nee ja / nee Naam verantwoordelijke Datum Handtekening voor accoord, Na ontvangst van deze gegevens zullen wij zo spoedig mogelijk de EDI koppeling gaan realiseren. Daarnaast dient u in uw computersysteem onze gegevens in te stellen. Deze gegevens zijn : Lowa Benelux BV Tornado Sport BV X-Function Benelux BV TNR ILN / GLN Aansluiting ILN / GLN Buyer ILN / GLN Delivery ILN / GLN Invoice X400 gegevens: C (Country Name) de A (Administrative Domain) telebox400-gw P (Private management Domain) com O (Organisation Name) pranke OU1 (Organizational Unit Name 1) egate S (Surname) U kunt het ingevulde formulier mailen naar edisupport@tck-sports.nl, of per post opsturen naar : TCK Sports Group, betreft : EDI koppeling, Koperslager 7, 6422 PR Heerlen, Nederland