Orbis Software. Case. Study. Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Technetix BV.

Transcriptie

1 Orbis Software Case Study Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Technetix BV.

2 Technetix Listen, Innovate & Deliver Technetix is marktleider op het gebied van breedband kabeltelevisie componenten en is leverancier van 1800 klanten in 67 landen. Bekende klanten in Nederland zijn UPC en Ziggo. Groei De markt in Europa lijkt volgens Technetix redelijk verzadigd en daarom wordt gekeken naar de mogelijkheden voor marktverbreding buiten Europa, voornamelijk in de Verenigde Staten. Deze groei wil Technetix realiseren door efficiënter te werken met dezelfde personeelsbezetting en door, mede met behulp van Orbis Software, de IT omgeving sterk te ontwikkelen. Met de honderd taken van Orbis Software die Technetix nu in gebruik heeft, kunnen veel werkprocessen geautomatiseerd worden. Met veel van deze taken, die door de Technetix groep wereldwijd worden gebruikt, worden groep gestructureerde processen gerealiseerd en geïntegreerd met 7 Exact databases. P01 P02

3 Groep gestructureerde processen Interne werkzaamheden Ook voor interne werkzaamheden wordt Orbis TaskCentre taak zorgt ervoor dat deze als document in Exact worden aangemaakt en gekoppeld aan het juiste artikel. Ook is Dat zijn afroeporders met de producten die de klant binnen een bepaald tijdsbestek dient af te nemen. De klant kan producten selecteren, Een voorbeeld van een groep gestructureerd TaskCentre ingezet. het mogelijk om automatisch datasheets te een datum invullen en de order afroepen. proces waarbij Orbis TaskCentre wordt Elke ochtend wordt er, per customer service genereren vanuit Exact. Daarnaast hebben we ook overzichten waarin ingezet, is het automatisch verzenden van orderbevestigingen. Zodra een medewerker van de afdeling customer services een order medewerker, een rapport gemaakt met de openstaande orders die uitgeleverd kunnen worden op basis van de voorraad die Klanten- en Supplier portals voorraden en orders getoond worden. Onze party control afdeling in het verre invoert, wordt deze in Exact toegevoegd binnengekomen is. Dankzij Orbis Software Technetix maakt gebruik van Portal4U in de oosten werkt ook met Portal4U: aan een tabel. Orbis taken zorgen er voor is het mogelijk om dit geheel automatisch te vorm van een supplier portal en een klanten In Nederland hebben we te maken met dat er automatisch een orderbevestiging doen: zodra de voorraad binnenkomt, wordt portal. kwaliteitscontroles. Onze party control wordt gegenereerd die per wordt deze ingevoerd in een tabel. Vervolgens wordt afdeling, gevestigd in het verre oosten, verstuurd naar de klant. Binnen deze taak deze tabel uitgelezen door Orbis TaskCentre De leverancier kan inloggen in de supplier controleert de producten van de leveranciers zijn verschillende routes mogelijk. Zo kan en worden de openstaande orders geüpdate. portal en kan meteen al zijn openstaande al ter plekke. In de portal kunnen zij de de orderbevestiging in verschillende talen Het is zelfs mogelijk om extra regels toe te orders zien. In de portal kan de leverancier producten invoeren die zijn goedgekeurd. gegenereerd worden, bijvoorbeeld in het voegen aan de verkooporder. Vrachtkosten, de leverdatums invoeren of wijzigen die dan Vervolgens worden deze gegevens ook Spaans of Engels. Het aangemaakte document die worden berekend op basis van de automatisch ook in Exact worden aangepast. automatisch aangepast in Exact. wordt vervolgens in Exact geüpload. informatie van UPS, kunnen zo automatisch Uiteraard wordt Portal4U ook ingezet voor worden toegevoegd aan de factuur. Tot slot klanten, bijvoorbeeld bij de blanket orders. Een ander voorbeeld van een automatisch wordt er automatisch een leverings naar werkproces is het versturen van de backorder de klant gestuurd. overzichten. Per klant wordt geregistreerd hoe vaak een backorder overzicht verzonden dient te worden. De klant kan daarbij aangeven in welk formaat hij het overzicht wenst te ontvangen, bijvoorbeeld XML, PDF of CSV. Orbis TaskCentre zorgt er voor dat de overzichten automatisch worden verstuurd naar de klant. Op de juiste tijden en in het gewenste formaat. De productportfolio van Technetix bevat zo n 9000 producten, waarvan voorheen handmatig datasheets en productfoto s moesten worden aangemaakt. Met Orbis TaskCentre is het mogelijk dit volledig automatisch te doen: PDF bestanden van artikelen worden door een medewerker in een bepaalde folder geplaatst en een Orbis Wij werken dus met Orbis om de beperkingen van Exact heen! Orbis is een belangrijk component in ons systeem. Als we alleen Exact zouden gebruiken, dan konden wij niet zo groeien. Zonder Orbis kunnen wij simpelweg niet doen wat wij nu doen. Dat is gewoon een feit. Zonder de taken die Orbis TaskCentre automatisch voor ons verzorgd zouden we veel minder kunnen realiseren en veel meer handmatig moeten invoeren. Kortom het bespaart ons enorm veel tijd en geld. P03 P04

4 Central warehousing Wij maken natuurlijk ook gebruik van ICL (Inter Company Logistics). Wij hebben meerdere sales databases, maar onze voorraad is maar in 1 administratie de opgenomen. Financieel ligt deze voorraad in Engeland, maar fysiek in Nederland, Polen of Spanje. Dit is een behoorlijk complexe situatie die moeilijk te managen is. Toch kunnen wij dit gemakkelijk regelen met Orbis TaskCentre: Wanneer we bijvoorbeeld vanuit Nederland een product gaan leveren aan Spanje dan blijft dat in de Engelse administratie, het is alleen een voorraadverschuiving. Er wordt een order ingeschoten en zodra deze aan bepaalde voorwaarden voldoet (zoals de leveringsvoorwaarden), wordt er automatisch een transfer voor deze order aangemaakt en wordt de pakbon geprint. Een groot voordeel voor ons is dat onze medewerkers in Spanje kunnen zien wanneer de order geleverd wordt. Aldus G. van Gesink, IT director Technetix. Debman4U kredietlimiet van de klant bereikt is en indien dat het geval is wordt de afdeling Finance automatisch geïnformeerd en wordt de klant geblokkeerd. We gaan Debman4U uitrollen over meerdere administraties. We gebruiken het nu om de openstaande posten te coördineren in Nederland en België, maar we gaan Debman4U binnenkort ook implementeren in Spanje en Polen en ook de Verenigde Staten en Engeland staan klaar om dit pakket te gaan gebruiken. Koppeling met Slim 4 Technetix heeft een met behulp van Orbis TaskCentre een koppeling regealiseerd tussen Exact en de inkoopplanning tool Slim 4. Slim 4 heeft informatie nodig, zoals de minimale en maximale voorraad, op basis waarvan de inkopers kunnen bestellen. Elke dag zetten de inkopers bestanden klaar voor Slim 4 met daarin alle benodigde informatie om de berekeningen te kunnen doen. Vanuit Slim 4 wordt er een CSV bestand aangemaakt met een voorstel en dat bestand wordt in Exact als Automatisch debiteurenbeheer wordt inkooporder geïmporteerd. steeds belangrijker voor ons. Onze magazijnmedewerkers printen dagelijks de lijsten van orders die gepickt moeten worden. Een Orbis taak controleert automatisch of de P05 P06

5 Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op: Orbis Software Benelux BV Geldropseweg TR Eindhoven, Nederland Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) WWW: