Orbis Software. Orbis. Klantenportal. Deze handleiding geeft u meer informatie over het Orbis Klantenportal van Orbis Software Benelux BV.

Transcriptie

1 Orbis Software Orbis Klantenportal Deze handleiding geeft u meer informatie over het Orbis Klantenportal van Orbis Software Benelux BV.

2 Orbis Klantenportal Handleiding Alle informatie overzichtelijk in de Orbis Klantenportal Middels de Orbis Klantenportal zijn al uw gegevens online beschikbaar. U kunt uw onderhoudscontracten inzien, licenties downloaden en zelfs ingediende helpdesk calls volgen. In het kort de inhoud van dit document: Algemene functies Orbis Klantenportal Filters toepassen in overzichten Navigatiemenu (on)zichtbaar maken Status navigatiemenu aanpassen Functie Nieuwe invoer Overzichten sorteren Overzicht menu-items Orbis Klantenportal Mijn gegevens Commercieel Helpdesk Consultancy Beheer Administratieve Contactpersonen Algemeen beheer Orbis Klantenportal P 03 P 03 P 03 P 04 P 05 P 05 P 07 P 07 P 07 P 08 P 08 P 08 P 09 P 09 P01 P02

3 Algemene functies Orbis Klantenportal Filters toepassen in overzichten Bij overzichten zoals consultancy dagen is het mogelijk zogenaamde filters toe te passen. In de afbeelding hieronder is te zien hoe u in dit overzicht gegevens kunt filteren op o.a. aanvraag ID, begindatum en status. Status navigatiemenu aanpassen Het is tevens mogelijk om de status van het menu (in- of uitgeklapt) te onthouden. Wanneer u dit voor alle overzichten, detailoverzichten en formulieren wenst, dient u naar de Instellingen pagina te gaan. Ga linksboven in de portal naar het menu START / Instellingen. Onder het kopje Gebruikersinstellingen kunt u nu aangeven of de status van het linker menu onthouden dient worden (zie afbeelding hieronder). Navigatiemenu (on)zichtbaar maken Het navigatiemenu aan de linkerzijde in de Orbis Klantenportal kunt u zichtbaar of onzichtbaar maken door op het pijltje rechts van het menu te klikken (zie afbeelding hieronder). Dit kunt u doen bij overzichten, detailoverzichten en formulieren. Geef aan of u de status wel of niet wilt onthouden en klik op Bewaar om deze op te slaan. Wanneer u bovenstaande instelling deactiveert zal het menu altijd de status open meekrijgen, ook wanneer u het sluit en naar een andere pagina navigeert. Let er op dat wijzigingen in dit menu pas actief worden bij de volgende keer dat u zich aanmeldt in de Orbis Klantenportal. P03 P04

4 Functie Nieuwe invoer Bij overzichten als Contactpersonen verschijnt er in het navigatiemenu aan de linkerzijde een extra optie genaamd Nieuwe invoer. Hiermee is het mogelijk nieuwe gegevens aan het getoonde overzicht toe te voegen. In onderstaand voorbeeld heeft Nieuwe invoer als actie, het aanmaken van een nieuwe contactpersoon. Orbis Portal4U Overzichten sorteren De Oplossing! Bij overzichten als Overzicht helpdesk calls is het mogelijk dit alfabetisch te sorteren. Door op de kolomtitel te klikken wordt het overzicht, op basis van de onderliggende gegevens, oplopend gesorteerd. Door nogmaals op dezelfde kolomtitel te klikken zal het overzicht aflopend gesorteerd worden. In onderstaand voorbeeld hebben we gesorteerd op call nummer door op de kolomtitel te klikken. Met Portal4U kunt u snel, eenvoudig, flexibel én veilig uw web-based portalen inrichten. Via overzichten, formulieren en rapporten bepaalt u zelf in een paar stappen welke inhoud u wilt laten zien. Door gebruik te maken van de geavanceerde technologie van TaskCentre is integratie met uw databasesysteem zeer eenvoudig. Naast de Orbis Klantenportal nog meer functionaliteiten en mogelijkheden van en met Portal4U ontdekken? Ga dan naar en meldt u aan in onze Demo Portal. Ontdek vanaf nu zelf wat Portal4U nog meer te bieden heeft! P05 P06

5 Overzicht menu-items in het Orbis Klantenportal Mijn gegevens Bedrijfsgegevens In dit overzicht ziet u de algemene gegevens van uw bedrijf. Door op de bedrijfsnaam te klikken krijgt u gedetailleerde informatie over uw bedrijf te zien. U kunt vervolgens de verschillende bedrijfsgegevens aanpassen. Contactpersonen Hierin krijgt u een overzicht te zien van alle actieve contactpersonen die bij ons geregistreerd staan. Door op de naam van een contactpersoon te klikken krijgt u de gegevens van de contactpersoon in kwestie en kunt u deze, indien gewenst, aanpassen. Om een nieuwe contactpersoon aan te maken, klikt u op Nieuw Nieuwe contactpersoon Middels dit formulier heeft u de mogelijk om een nieuwe contactpersoon aan te maken. Contracten Dit overzicht geeft u inzicht in de lopende contracten bij Orbis Software Benelux BV. Licenties Dit overzicht geeft u inzicht in licentiesleutels van de producten die u bij ons heeft aangeschaft. Door te klikken op het QSL bestand, kunt u deze downloaden. Facturen Via dit overzicht kunt uw facturen bekijken en downloaden. Openstaande posten Via dit overzicht kunt u uw openstaande posten bekijken. Door te klikken op de bijlage kunt u tevens de desbetreffende factuur downloaden. Commercieel Aanvraag orderformulier Middels dit formulier kunt u verschillende formulieren genereren. U kunt kiezen uit twee verschillende soorten orderformulieren. Eén orderformulier voor aanschaf van Orbis TaskCentre en één orderformulier voor aanschaf van onze standaard producten. Dit formulier wordt naar uw adres verstuurd. Commerciële vraag Middels dit formulier kunt u een commerciële vraag aan ons stellen. Uw vraag zal dan zo spoedig mogelijk behandeld worden door een van onze medewerkers. Helpdesk Indienen nieuwe helpdesk call Wilt u een helpdesk vraag aan onze supportafdeling stellen? Dan kunt u dat doen via dit formulier. Uw vraag zal dan zo spoedig mogelijk behandeld worden door een van onze medewerkers. Overzicht helpdesk calls In dit overzicht kunt u uw supportvragen terugvinden. Door te klikken op het call nummer krijgt u meer informatie over deze helpdesk call. Consultancy Nieuwe klantaanvraag consultancy Middels dit formulier kunt u consultancy aanvragen indienen. Overzicht consultancy dagen Dit overzicht geeft u inzicht in de geplande en gerealiseerde consultancy dagen. Door te klikken op het nummer in de kolom bezoekverslag, kunt u de uitgevoerde werkzaamheden bekijken. Beheer Toegangsbeheer (alleen toegankelijk voor Portalbeheerders) Dit is een overzicht van alle actieve contactpersonen. De kolom Toegang Portal4U geeft aan of de contactpersoon ook toegang heeft op de portal. Door op de naam van de contactpersoon te klikken, kunt u de toegangsrechten van deze contactpersoon wijzigen. Wachtwoord wijzigen Middels dit formulier kunt u uw wachtwoord wijzigen. P07 P08

6 Administratieve Contactpersonen Door in het overzicht bedrijfsgegevens te klikken op de bedrijfsnaam, kunt u de gegevens van uw bedrijf aanpassen. Naast de standaard bedrijfsgegevens kunt u U krijgt vervolgens een lijst van de aan u gekoppelde gebruikers te zien. In deze lijst kunt u snel en overzichtelijk zien welke gebruikers momenteel toegangsrechten tot de Orbis Klantenportal hebben. ook aangeven naar welke contactpersoon wij betalingsherinneringen, facturen en licenties kunnen versturen. Standaard wordt hier de hoofdcontactpersoon volgens onze administratie getoond. Toegangsrechten wijzigen Om de toegangsrechten van een gebruiker te wijzigen, klikt u op de naam van de desbetreffende gebruiker. U krijgt nu een nieuwe pagina te zien met daarin de Beheer Toegang tot de Orbis Klantenportal naam van de contactpersoon en de mogelijkheid om deze persoon wel of geen toegang tot de Orbis Klantenportal te geven. Om de toegangsrechten binnen de Orbis Klantenportal te regelen voor uw medewerkers, gaat u rechtsboven naar het menu BEHEER / Toegangsbeheer. Geef aan of deze persoon wel of geen toegang heeft door middel van het vinkje in de kolom Toegang en klik op Bewaar om deze wijzigingen op te slaan of Annuleer om deze ongedaan te maken. P09 P10

7 Wachtwoord wijzigen Via het menu BEHEER / Wachtwoord wijzigen kunt u uw persoonlijke wachtwoord voor toegang tot de Orbis Klantenportal wijzigen. U komt nu op de pagina Instellingen terecht. Hierin vindt u onder het kopje Gebruikersrechten de aan uw account gekoppelde gebruikers. Door een gebruiker te selecteren in het overzicht onder Gebruikers krijgt u rechts een overzicht van alle pagina s, groepen en subgroepen te zien en middels een vinkje wordt aangegeven of deze gebruiker hiertoe wel of geen toegang heeft. Vul in het invoerveld achter Nieuw wachtwoord uw nieuwe wachtwoord in en klik op Bewaar om deze wijzigingen op te slaan of Annuleer om deze ongedaan te maken. Indien u uw wachtwoord gewijzigd heeft, zult u vervolgens een bevestiging per krijgen met hierin de nieuwe inloggegevens voor de Orbis Klantenportal. Toegangsrechten tot pagina s, groepen en subgroepen Naast de toegangsrechten op portal niveau, is het tevens mogelijk om op subgroep niveau te bepalen of de gebruiker toegangsrechten heeft. Hiervoor moeten een aantal stappen genomen worden. Ga linksboven in de Orbis Klantenportal naar het menu START / Instellingen. Toegangsrechten tot pagina s, groepen en subgroepen wijzigen Selecteer een gebruiker uit het overzicht onder Gebruikers. Er verschijnt nu automatisch een overzicht met alle pagina s, groepen en subgroepen volgens de structuur zoals die ook zichtbaar is in de Orbis Klantenportal. Door simpelweg het vinkje achter de pagina, groep of subgroep aan of uit te zetten, kunt de gebruiker toegang verlenen of weigeren aan de desbetreffende pagina, groep en/of subgroep. P11 P12

8 Wanneer u een gebruiker toegang weigert tot een pagina, dan zal voor deze gebruiker ook de toegang tot onderliggende groepen en subgroepen geweigerd worden. Dit zelfde geldt ook voor het weigeren van toegang tot een groep, dan zal tevens de toegang tot onderliggende subgroepen geweigerd worden. Geef aan tot welke pagina s, groepen en/of subgroepen deze gebruiker toegang krijgt en klik links onder het gebruikersoverzicht op Bewaar om deze wijzigingen op te slaan. Orbis Klantenportal Wenst u meer informatie omtrent ons standaard product Portal4U? Of heeft u vragen n.a.v. deze handleiding? Neem dan contact met een van onze medewerkers op en wij zullen u verder helpen. U kunt dit doen door te bellen naar +31 (0) of een te sturen naar support@orbis-software.nl. Bezoek ook eens onze website en ontdek de veelzijdigheid van Portal4U en onze andere standaard producten en integration tools. P13 P04 P14

9 Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op: Orbis Software Benelux BV Geldropseweg TR Eindhoven, Nederland Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) WWW: by Orbis Software Benelux. All rights reserved. All products and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by Orbis Software for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and Orbis Software shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for Orbis Software products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. Alle prijzen in dit document zijn onder voorbehoud van druk- en zetfouten. Voor de gevolgen van druk- en zetfouten wordt geen aansprakelijkheid aanvaard. Alle prijzen in dit document zijn in EURO s en exclusief 21% BTW. Op al onze producten zijn de voorwaarden van toepassing zoals die te raadplegen zijn op: