Case. Study. Orbis Software

Transcriptie

1 Orbis Software Case Study Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Dantuma Medische Speciaalzaak.

2 Dantuma Voor hoogstpersoonlijke zorg! Dantuma is leverancier van medische hulpmiddelen. Zij leveren met name lichaamsgebonden hulpmiddelen aan, zoals orthopedische hulpmiddelen, therapeutisch elastische kousen, diabetes-, wond-, incontinentie- en stomamateriaal. Het karakter van de hulpmiddelen die door Dantuma worden geleverd vereist dat de medewerkers met respect omgaan met de gebruikers hiervan en met grote zorgvuldigheid hun taak binnen het bedrijf uitvoeren. Bij Dantuma Medische Speciaalzaak wordt elke cliënt geholpen met het juiste hulpmiddel en een betrouwbaar advies. Eddie de Boer, werkzaam bij Dantuma vanaf 2009, heeft hier voor het eerst kennis gemaakt met de software van Orbis. Hij vindt het hartstikke handig. P01 P02

3 Betere klantervaring Bij Dantuma zorgen we goed voor onze klanten. Wij bieden onze klanten een betrouwbaar advies en het juiste hulpmiddel voor hun aandoening en doen dat met een glimlach. Een glimlach waarmee we onze klant verwelkomen en waarmee we samen met onze collega s werken aan de best mogelijke oplossing. We willen onze klanten optimaal bedienen en de verwachtingen overtreffen. Daarbij vormt persoonlijke aandacht het fundament onder alles wat we doen. Het is belangrijk voor de klanten om op de hoogte gehouden te worden van alles wat er voor hen bij Dantuma gebeurt en Orbis TaskCentre zorgt voor een groot deel van die persoonlijke aandacht die de klanten bij Dantuma verwachten. Interne efficiëntie Elke dag om uur wordt er, met behulp van Orbis taken, automatisch een overzicht gemaakt van welke afspraken er staan voor de volgende dag. De klant krijgt automatisch een herinnering van de afspraak toegezonden, met daarbij het verzoek om af bellen indien men verhinderd is. Hiermee voorkomt Dantuma dat Om uur wordt hiervan een rapportage gemaakt en het complete overzicht wordt naar de juiste medewerkers verzonden. Dit hele proces is dus, dankzij Orbis TaskCentre, volledig geautomatiseerd. Orbis TaskCentre heeft er bij Dantuma ook voor gezorgd dat er altijd een Indien een klant bijvoorbeeld iets besteld bij Dantuma moet dit natuurlijk uit het magazijn gepickt worden. Zodra dit gebeurd is, wordt de klant middels een Orbis taak automatisch per op de hoogte gebracht van het feit dat de geplaatste order is gepickt en zal worden aangeboden voor verzending. Zo weet de klant dat zijn order is Het komt regelmatig voor dat Dantuma met een klant een afspraak maakt, ofwel bij Dantuma ofwel bij de klant op locatie. Op het moment dat de gemaakte afspraak in het ERP-systeem wordt geregistreerd, zorgt een taak van Orbis TaskCentre ervoor dat de klant automatisch per een bevestiging van de gemaakte afspraak krijgt met medewerkers voor niets naar een klant rijden. Orbis TaskCentre zorgt er tevens voor dat gedurende de dag elke 5 minuten wordt gecontroleerd welke orders er in het magazijn worden gepickt en welke voorraad er wordt geboekt. goed inzicht is in de openstaande verkooporders: er wordt wekelijks aan iedere verkoper automatisch een verzonden met zijn of haar openstaande verkooporders. De betreffende verkoper kan precies zien welke orders openstaan, hoe lang al, en welke actie er moet worden ondernomen. verwerkt en snel zal worden bezorgd. daarin vermeld waar en wanneer de Daarnaast controleert deze taak of afspraak plaatsvindt. Dit bespaart uren het adres van de klant juist is en er hoeft geen medewerker aan te als dit niet zo is wordt dit automatisch pas te komen en zorgt er tevens voor gemeld bij de medewerkers van dat er geen fouten kunnen worden de klantenservice. Zij passen het gemaakt bij het doorgeven van de adres aan en het overzicht wordt afspraken: het gaat immers volledig daarna alsnog naar het juiste adres automatisch. verstuurd. P03 P04

4 Managementinformatie Dantuma maakt veel gebruik van Orbis TaskCentre om rapportages te genereren en periodiek te verspreiden. Zo wordt er elke maand automatisch een update van de incourante voorraad gegenereerd. Hiervoor wordt een overzicht gemaakt middels Crystal Reports, dat vervolgens, eveneens automatisch, als PDF-bestand per wordt verstuurd. Op deze manier heeft Dantuma inzicht in de incourante goederen, die een deel van de waarde van het bedrijf vertegenwoordigen, zonder dat ze er zelf tijd en energie in hoeven te steken. Ook genereert Dantuma een complex overzicht waarmee zij kunnen zien hoeveel procent van de leveringen binnen de gewenste tijd geleverd wordt, bijvoorbeeld binnen 24 uur. Op deze manier heeft Dantuma zicht op managementinformatie en kan naar wens elk rapport genereren waar op dat moment behoefte aan is. Wij gebruiken het ERP pakket Microsoft Dynamics NAV, samen met de Medische Add On; een module waarmee we kunnen declareren bij de zorgverzekeraars. Wij hebben een sterk protocol. Zo moeten we bijvoorbeeld recepten bijhouden en hebben we bepaalde machtigingen nodig. De medische Add On maakt hierbij heel veel mogelijk wat standaard met Navision niet kan. Ook Orbis TaskCentre koppelen wij met Navision: alle gegevens worden uit Navision gehaald en worden er ook weer naar teruggeschreven. Zo kunnen wij dankzij Orbis Software toch met 1 systeem blijven werken. Dantuma zet Orbis Software in voor zowel klantbehoeften als interne behoeften en automatiseert hiermee werkprocessen die voorheen handmatig gedaan werden. Dit bespaart ons veel tijd en geld. Aldus Eddie de boer. P05 P06

5 Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op: Orbis Software Benelux BV Geldropseweg TR Eindhoven, Nederland Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) WWW: