Case. Study. Orbis Software

Transcriptie

1 Orbis Software Case Study Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Innotec Automotive Nederland.

2 Innotec Automotive Nederland Only quality has a future! Innotec is dé specialist in kwalitatief hoogwaardige producten voor de automotive after market. Al meer dan 25 jaar is Innotec op deze markt actief en hebben ruime ervaring in het samenwerken met monteurs, schadeherstellers, inkopers, eigenaren en importeurs. In het opleidingscentrum worden managers regelmatig geschoold in de nieuwste technieken op het gebied van kunststofreparatie, glasreparatie, verlijming, afdichting, roestbescherming etc. Vakkennis en praktijkervaring zijn de basis voor nieuwe productideeën die vervolgens verder worden ontwikkeld. In deze Case Study kunt u lezen hoe Innotec Automotive Nederland gebruik maakt van de producten en diensten van Orbis Software Benelux BV. P01 P02

3 Interne ondersteuning Onze klanten zijn allemaal automotive bedrijven door heel Nederland, zoals schadebedrijven, dealers, servicebedrijven, handelaren en bandenbedrijven, vertelt Edwin van den Berg, office manager bij Innotec Automotive Nederland. Wij werken met ongeveer 30 mensen waarvan 20 buitendienst medewerkers. Zij demonstreren de producten bij de klant. Onze producten worden niet vanuit een catalogus verkocht. Onze kracht is demonstreren is verkopen. Onze interne medewerkers zorgen voor de ondersteuning zoals facturatie, openstaande posten en verzending van de producten. We gebruiken hiervoor al jaren Debman4U en Ship4U naar volle tevredenheid. Deze standaardproducten Innotec en Debman4U Wij hebben te maken met veel openstaande posten. Met behulp van Debman4U zien onze interne medewerkers heel overzichtelijk welke dossiers open staan en welke acties uitgevoerd moeten worden. Een groot voordeel van Debman4U is dat het incassotraject per klant bepaald kan worden. Een goed betalende klant benader je immers anders dan een minder goed betalende klant. Daarnaast is het voor ons een groot voordeel dat onze medewerkers zelf belacties kunnen toevoegen aan een bestaand traject. Verder hebben wij ervoor gekozen om bij de eerste herinnering direct de openstaande factuur mee te sturen, hetgeen ons enorm veel tijd scheelt. Dankzij Debman4U is ons debiteurenbeheer flexibel naar eigen wens in te richten. van Orbis Software maken voor ons mogelijk wat Exact Globe standaard niet kan. Persoonlijk contact, professioneel advies, kwalitatief hoogstaande producten en klantgerichte service zijn de termen die Innotec en haar medewerkers het beste omschrijven. Innotec en Ship4U Wij gebruiken Ship4U om automatisch verzendetiketten te genereren voor onze vervoerder DHL. Na het verwerken van de orders in Exact, worden deze gesynchroniseerd naar Ship4U. Hier wordt de colli bepaald en vervolgens het etiket afgedrukt via de Zebra Printer. Er hoeft niets meer handmatig in een ander systeem ingevoerd te worden. Wanneer er bijvoorbeeld adresgegevens in ons ERP-systeem aangepast worden, dan worden deze ook automatisch in Ship4U Zelden incasso Met behulp van Debman4U versturen wij ook volledig automatisch herinneringen en aanmaningen naar de klant. Door deze documentenstroom automatisch af te handelen besparen wij veel tijd en kosten. In België zijn de herinneringen en aanmaningen zelfs automatisch in twee talen beschikbaar, ofwel in het Nederlands ofwel in het Frans. De taal van de herinnering of aanmaning wordt bepaald aan de hand van de taal die bij de contactpersoon in Exact staat aangegeven. Orbis TaskCentre zorgt ervoor dat dit proces volledig automatisch afgehandeld wordt. Indien een debiteur aan het eind van het traject nog niet heeft betaald, wordt deze automatisch geblokkeerd in Debman4U en in Exact. Onze medewerkers bellen deze debiteur dan direct op. Zelden wordt bij ons nog een vordering ter incasso uit handen gegeven en als het een enkele keer wel noodzakelijk is worden relevante gegevens automatisch doorgestuurd naar het incassobureau. aangepast. Dit scheelt ons enorm veel tijd. P03 P04

4 Innotec en Orbis TaskCentre Door het gebruik van Orbis TaskCentre hebben onze interne medewerkers steeds meer controle over de werkprocessen. Zo wordt er bijvoorbeeld naar alle vertegenwoordigers een overzicht van de openstaande posten van hun klanten gestuurd, zodat ze voor een bezoek weten wat de situatie is. Ook relatiegegevens die worden ingevoerd binnen Exact worden automatisch in de juiste opmaak geplaatst door Orbis TaskCentre. Zo wordt bijvoorbeeld een telefoonnummer altijd in de internationale notering opgeslagen, zelfs als een medewerker dit niet zo heeft ingevoerd. Tot slot versturen wij volledig automatisch een maandelijkse nieuwsbrief naar onze klanten. Wij maken een nieuwsbrief op in HTML en bepalen zelf naar welke klanten deze wordt verzonden. Orbis TaskCentre zorgt ervoor dat ook dit proces volledig automatisch wordt afgehandeld. Innotec is een blijvend groeiende organisatie. Onze processen worden continu in de gaten gehouden en waar nodig verbeterd. In de toekomst zullen we de producten van Orbis Software dan ook blijven inzetten om onze processen te automatiseren. Als er vragen zijn, kunnen wij altijd rekenen op de helpdesk van Orbis Software Benelux BV. Zij pakken alle vragen snel op en deze worden goed en accuraat afgehandeld. Aldus een enthousiaste Edwin van den Berg. P05 P06

5 Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op: Orbis Software Benelux BV Geldropseweg TR Eindhoven, Nederland Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) WWW: