Orbis Software. Case. Study. Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Clou Bath Findings BV.

Transcriptie

1 Orbis Software Case Study Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Clou Bath Findings BV.

2 P02

3 Clou BV Bath Findings DFA Holding BV (Design For All) is de holding van een tweetal werkmaatschappijen te weten: Clou BV en Koiné International BV. Clou BV is importeur en groothandel van een uitgebreid assortiment aan bad en toilet artikelen. Koiné International BV ontwerpt en produceert met name accessoires in cadeauverpakkingen voor bad en toilet. De productie vindt plaats in landen als Taiwan en China, maar ook in Italië, aldus Math Meertens, directeur/ eigenaar van Clou. De producten van Koiné International vinden hun weg naar de consument via cadeaushops en interieurwinkels en via Clou BV leveren we deze goederen ook aan de speciaalzaken. Op dit moment bestaat ruim 16% van onze omzet uit eigen artikelen. Clou bestaat inmiddels ruim 12,5 jaar en heeft zo n 700 verkooppunten in de Benelux. Bekende namen als Brugman en de Baderie behoren tot hun klantenkring. De 15 medewerkers handelen jaarlijks zo n orders af. Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Clou Bath Findings BV. P03

4 De keuze voor Orbis TaskCentre Gedurende het afgelopen jaar hebben we Orbis TaskCentre ingezet om de informatie in onze systemen toegankelijk te maken, aldus Math Meertens. Het Sales dashboard dat door Orbis TaskCentre gegenereerd wordt geeft onze vertegenwoordigers alle middelen die zij nodig hebben om met een hoge mate van zelfstandigheid te kunnen functioneren. Ik stel nu nog maar één eis aan onze sales medewerkers en deze is even helder als het dashboard: de omzetdoelstellingen dienen gerealiseerd te worden. Inmiddels hebben wij meer dan 60 taken binnen Orbis TaskCentre gedefinieerd en toch staan we pas aan het begin van de toepassingen die wij met Orbis TaskCentre gaan realiseren. In de toekomst zal Orbis TaskCentre iedere medewerker gaan ondersteunen bij het uitvoeren en bewaken van zijn of haar werkzaamheden. Hierdoor zijn we in staat om onze beoogde groei van 10% zonder extra medewerkers te realiseren. P04

5 Onze huidige systemen Als ERP systeem wordt op dit moment gebruik gemaakt van Exact. Als CRM en platform maakt Clou gebruik van Lotus Notes. Deze systemen draaien op een Windows 2000 server platform en Windows 2000 werkstations. Als FaxServer wordt Tobit FaxWare ingezet. P05

6 Waarvoor wordt Orbis bij Clou Bath Findings ingezet? Online Sales dashboard Het Sales dashboard bestaat uit een groot aantal taken binnen Orbis TaskCentre. Orbis TaskCentre voorziet de vertegenwoordigers van alle informatie die zij nodig hebben. Denk hierbij aan: - Omzetstatistieken - Bestlopende producten - Uitgebreide klantinformatie - Openstaande en vervallen posten - Lopende en historische orders - Lopende en historische facturen - Showroominrichtring - Enz. enz. De informatie is zowel via het internet als via een beveiligde verbinding via het Internet voor de Sales medewerkers online en altijd up to date beschikbaar. Orderbevestiging Orbis TaskCentre verzorgt volledig automatisch voor ons het versturen van de orderbevestigingen, of dit nu per of per fax gebeurt. Zelfs voor klanten die de orderbevestiging per post wensen te ontvangen zorgt Orbis TaskCentre ervoor dat deze automatisch geprint worden. Als faxserver maken wij gebruik van Tobit FaxWare, Orbis TaskCentre werkt hier probleemloos mee samen. Debiteurenbeheer Ook de verschillende betalingsherinneringen in de verschillende talen worden door Orbis TaskCentre volledig automatisch gegenereerd en verzonden. Ook dit gebeurt weer via , fax of eventueel via de printer. P06

7 De toekomst Bovenaan de lijst staat de orderplanning. Een klant wil graag op een bepaalde datum de goederen ontvangen en wij willen graag waarmaken. Orbis TaskCentre gaat ons vertellen wanneer we in staat zijn om een order compleet uit te leveren. Verder gaan we onze klanten actief informeren wanneer we de goederen verzonden hebben. En zo zijn er nog duizenden zaken die we met Orbis TaskCentre beter en efficiënter kunnen doen. We hebben besloten om voorlopig met Exact te blijven werken want door het inzetten van Orbis TaskCentre kunnen we nu alle gewenste functionaliteiten uit dit pakket halen. In de toekomst zal Orbis TaskCentre iedere medewerker binnen onze organisatie bij de dagelijkse werkzaamheden ondersteunen. P07

8 Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op via: Orbis Software Benelux BV Geldropseweg TR Eindhoven, Nederland Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) WWW: