Whitepaper. 5 vraagstukken bij het koppelen van uw webwinkel aan uw boekhoud- of ERP systeem.

Transcriptie

1 5 vraagstukken bij het koppelen van uw webwinkel aan uw boekhoud- of ERP systeem.

2 Inhoud Inleiding... 1 Factureren... 1 Klantgegevens... 2 Orderverwerking... 2 Artikelinformatie... 3 Voorraad... 3

3 Inleiding Het kan heel interessant zijn om uw webwinkel te koppelen aan uw boekhoud- of ERP systeem. Het levert immers enorme tijdwinst op wanneer de transacties uit uw webwinkel direct worden verwerkt in uw financiële en logistieke administratie. Het periodiek bijwerken van uw administratie of het handmatig uitrekenen van uw omzetbelasting behoort tot het verleden. Naast actueel inzicht in uw resultaten kunt u gebruik maken van extra functionaliteiten die dergelijke systemen u bieden. Welke functionaliteiten voor u van belang zijn, is natuurlijk afhankelijk van uw specifieke processen, de mogelijkheden die uw huidige boekhoud- of ERP programma biedt en in welke markt en met welke doelgroep u acteert en communiceert. Voordat u overgaat tot het realiseren van een koppeling is het goed om helder voor ogen te hebben op welke wijze de verschillende transacties in uw beide systemen verwerkt moeten worden en wat u er uiteindelijk mee wilt bereiken binnen uw financiële en logistieke administratie. Welke functionaliteiten heeft u reeds goed ingericht binnen het CMS van uw webwinkel of in uw boekhoud- of ERP systeem en welke zaken ontbreken nog en kunnen u verder helpen? Om u hierin op weg te helpen, hebben wij een 5-tal vraagstukken gedefinieerd. Aan de hand van deze vraagstukken kunt u bepalen welk proces voor u van toepassing is en wat dat betekent voor de feitelijke inrichting en werkwijze van de koppeling. Factureren Waar wilt u de factuur genereren? In de webwinkel of in uw boekhoud- of ERP programma? Wanneer u consumenten vanuit uw webwinkel bedient (B2C), zal het overgrote deel van de orders direct afgerekend worden en dan wil je de factuur het liefst per direct versturen. Dan lijkt de webwinkel de aangewezen plek om de factuur te laten maken. Het is echter ook mogelijk dat u een betaaloptie biedt om op rekening te bestellen. Deze betaalwijze zie je vaker terugkomen bij webwinkels die bedrijven als klant hebben (B2B). De order wordt geplaatst, de goederen uitgeleverd en vervolgens wordt de factuur verstuurd en deze dient dan binnen de aangegeven termijn voldaan te worden. In dit geval is het zinvol om te kijken of de factuur in het boekhoud- of ERP systeem gemaakt kan worden. Van hieruit kan dan ook de bewaking plaatsvinden op betaling van de factuur. Lopen de beide varianten bij u door elkaar? Dan kunt u ook zorgen dat de gewenste verwerking gekoppeld wordt aan de betreffende betaalwijze. Pag. 1

4 Klantgegevens Of u zich beweegt in de B2C of de B2B markt is ook van invloed op de keuze wat te doen met uw klantgegevens. Wilt u de klantgegevens wel of niet opnemen als debiteur in uw boekhoud- of ERP systeem. De vraag die hierbij van belang is, is wat u uiteindelijk met de klantgegevens wilt doen. Wanneer het enkel gaat om klantgegevens te bewaren voor marketingdoeleinden dan kan het zinvol zijn om dit middels één van de vele e-marketing plug-ins direct vanuit uw webwinkel te doen. U kunt dan gebruik maken van één standaard debiteur waarop uw alle mutaties in uw financiële administratie boekt. Zo houdt u uw debiteurenbestand in uw boekhoud- of ERP systeem schoon. Biedt u de optie om te betalen op rekening dan wilt u wel dat de betreffende klant een debiteur wordt in uw boekhoud- of ERP systeem. Ook hier geldt dat u deze keuze koppelt aan de verschillende betaalwijzen. Orderverwerking Wanneer is het zinvol om een order uit uw webwinkel over te nemen in uw boekhoud- of ERP systeem? Hier zijn een aantal overwegingen van toepassing. Door uw order in uw boekhoud- of ERP systeem te verwerken genereert u veelal interessante informatie die u kunt gebruiken voor uw statistieken zoals bijvoorbeeld: omzet per periode, klant- of artikelgroep, marges, afzetinformatie per artikel, top 10 klanten en leveranciers, etc. Deze informatie verkrijgt u meestal niet wanneer u enkel de financiële mutaties van de betreffende transacties opneemt. Wanneer u uw voorraad beheert in uw boekhoud- of ERP programma zal het noodzakelijk zijn om orderverwerking ook daar plaats te laten vinden zodat de voorraadpositie direct wordt bijgewerkt. Op basis van deze voorraadposities kunt u uw inkoopactiviteiten baseren en heeft u actueel inzicht in de voorraadwaarde op uw balans. Maar natuurlijk biedt de orderverwerking in uw boekhoud- of ERP programma u ook de mogelijkheid om te werken met magazijn- en pakbonnen en het beheer van backorders. Pag. 2

5 Artikelinformatie Het wel of niet opnemen van artikelinformatie in uw boekhoud- of ERP systeem is afhankelijk van een aantal factoren. Wilt u het voorraadbeheer in uw boekhoud- of ERP systeem bijhouden dan is er geen keuze en dient u uw artikelinformatie hierin op te nemen. Wilt u geen voorraadbeheer voeren, maar wilt uw wel de orderverwerking doen in uw boekhoud- of ERP systeem, gaat u dan na of dat kan zonder dat er artikelstamgegevens aanwezig zijn. Worden de orderregels ingelezen als tekst of dient het betreffende artikel aanwezig te zijn in uw boekhoud- of ERP systeem? Gaat u voor uzelf goed na welke informatie u aan het einde van de rit wilt hebben. Wilt u uw marges inzichtelijk hebben dan zal er ook een inkoopprijs geregistreerd moeten worden en daar is artikelinformatie voor nodig. Ook de omvang van uw artikelassortiment in uw webwinkel is van belang om te bepalen of u dit bestand ook in uw boekhoud- of ERP systeem wilt opnemen. Voorraad Het voorraadbeheer in uw boekhoud- of ERP programma biedt u actueel inzicht in de balanswaarde van uw voorraad, hetgeen ervoor zorgt dat u uw werkelijke resultaat kunt zien. U hoeft niet te wachten totdat u de periodieke voorraadtelling heeft uitgevoerd. Mogelijk dat u op basis van de voorraadinformatie ook uw inkoopactiviteiten kunt baseren. Zo is er wellicht de mogelijkheid om op basis van een minimumvoorraadsignalering automatisch een inkooporder te genereren om snel in te kunnen kopen. Mocht u naast uw webwinkel nog andere afzetkanalen hebben, dan kunt u ook de orderverwerking van deze kanalen opnemen in uw boekhoud- en ERP systeem en geldt dit systeem als de centrale database voor de voorraad. Wanneer er een order buiten de webwinkel om wordt geplaats, zal de voorraad op uw webwinkel wel netjes bijgewerkt kunnen worden. Pag. 3