De kracht van datasynchronisatie

Transcriptie

1 De kracht van datasynchronisatie

2 SHARE Elk bedrijf beschikt over een databank met gegevens over de producten die zij produceren. Deze databank functioneert als een catalogus die klanten gebruiken om bestellingen te plaatsen. Vaak gebruikt men offline middelen om deze gegevens te delen met de handelspartners. Wanneer men bepaalde informatie moet aanpassen of een nieuw product wil toevoegen, ontstaan er problemen: plots is de catalogus niet meer up-to-date. ENKEL JUISTE DATA TELT! Het belang van goede data wordt pas duidelijk wanneer ze ontbreekt. Een productfiche wordt per ongeluk verkeerd ingevuld, de hoogte van de consumenteneenheid is niet 21 mm maar 21 cm. Hierdoor klopt de pallethoogte niet en is er onvoldoende plaats in het schap om alle bestelde producten uit te stallen. De klant denkt dat verkeerde producten geleverd werden en er ontstaan betwistingen over de factuur. Juiste productinformatie is een absolute voorwaarde voor snelle en efficiënte logistieke processen. Verkeerde afmetingen, foute productomschrijvingen, onvolledige data en andere slordigheden veroorzaken lege schappen, onbetrouwbare kassa-informatie, producten die niet in het schap passen, verkeerde bestellingen en leveringen en veel administratief werk om de zaken ad-hoc weer recht te trekken. En dit gaat niet alleen op voor logistieke informatie maar ook voor informatie over ingrediënten en nutriënten. Wanneer een consument met noten-allergie zijn inkopen doet, wil die zowel in de winkel als via de web shop over juiste productinformatie beschikken. De Europese verordening EU 1169/2011 eist trouwens dat de consument die op afstand koopt over dezelfde etiketinformatie moet kunnen beschikken als de consument die de fysieke verpakking in handen heeft.

3 DATASYNCHRONISATIE OP MAAT VAN UW BEDRIJF! Bedrijf A produceert 50 soorten koekjes en verkoopt die wereldwijd. Neem de boterwafels: zij wegen 125gr per pakje en er zitten 10 pakjes in één doos. Klanten bestellen per pallet van 50 dozen. De pallet is 1,5m hoog. De koekjes bevatten geen suiker. Om al deze gegevens over alle verschillende koekjes te delen met alle handelspartners wereldwijd en tegelijk te voldoen aan de Europese Verordening 1169/2011 doet bedrijf A beroep op het Global Data Synchronisation Network van GS1. KENMERKEN * EU verordening 1169/2011: De consument moet zowel offline als online geïnformeerde productkeuzes kunnen maken. Concreet betreft het de digitalisering van etiketinformatie zoals wettelijke benaming, allergenen, nutritionele data, ingrediënten, claims, etc. Zowel informatie over consumenten- als handelseenheden Zowel logistieke als andere informatie (nutritionele, marketing, verpakking, ) Verschillende productcategorieën (food, DIY, non-food, chemical, ) Naar verschillende (inter)nationale afnemers Over verschillende wetgevingen, sectoren en grenzen heen Bedrijf B is een klein Belgisch familiebedrijf dat honing produceert. Deze honing wordt enkel in België en Luxemburg verkocht. Het bedrijf zoekt een eenvoudige oplossing om te voldoen aan de Europese verordening en kiest voor trustbox, het door GS1 Belgilux ontwikkelde platform voor digitale etiketinformatie. KENMERKEN Enkel informatie over consumenteneenheden Enkel basisinformatie en voornamelijk nutritionele informatie, claims, Enkel voedingsproducten Enkel naar Belgisch-Luxemburgse retail en/of webshops Enkel focus op EU 1169/2011

4 WAT IS GDSN? HOE WERKT GDSN? GDSN (Global Data Synchronisation Network van GS1) verbindt handelspartners wereldwijd met elkaar. Dit netwerk telt een 30-tal lokale data pools en registreert welke productinformatie waar zit opgeslagen. Eén van deze gecertificeerde data pools is de CDB (Central Data Bank) ontwikkeld door GS1 Belgilux. Leveranciers leveren via een lokale data pool naar keuze (neutrale) B2B artikelgegevens aan, zoals artikelnummer, productnaam, verpakkingstype, afmetingen, gewicht en btw-tarief. Het gaat hier niet alleen om de gegevens van de consumenteneenheden, maar ook om die van dozen, paletten en andere standaard omverpakkingen. Daarnaast kan de leverancier ook B2C etiketinformatie invoeren zoals ingrediënten en nutriënten. De leverancier bepaalt zelf welke handelspartners toegang krijgen tot zijn data. DATA UITWISSELEN VIA TRUSTBOX Terwijl GDSN een platform is voor de communicatie tussen leveranciers en hun klanten (voornamelijk retailers), heeft GS1 Belgilux een gebruiksvriendelijk platform ontwikkeld voor het delen van de etiketinformatie in digitaal formaat: trustbox. Potentiële afnemers van trustbox zijn online retailers, webshops en apps die geraadpleegd kunnen worden door de consument. GEGEVENS OPLADEN IN TRUSTBOX KAN OP 3 MANIEREN: Via de Web-interface (eenvoudige webformulieren) Vanuit een GDSN data pool zoals de Central Data Bank. Via een Excel template

5 WAARVOOR WORDEN DE INGEVOERDE GEGEVENS GEBRUIKT? EEN GREEP UIT DE VELE TOEPASSINGEN: Transport, opslag en het receptieproces optimaliseren Een efficiënte logistiek voor e-commerce mogelijk maken Order-to-cash processen (van bestelling tot betaling) aansturen Winkelplanogrammen maken Kassasystemen vullen Consumenten met een allergie helpen bij het zoeken naar gepaste voeding PROMO PROMO % Omzetrapporten maken Online shoppen aangenamer maken Afbeelding voor commerciële publicaties delen met handelspartners Een correcte link maken tussen gekochte producten en gescande kortingsbonnen Uw consument beter leren kennen VOORDELEN VAN DE GS1 AANPAK? De data worden éénmalig centraal vastgelegd en beheerd. De retailer beschikt steeds over de meest recente gegevens. Als data afnemer kan u de gegevens met één druk op de knop opvragen en inlezen in uw systemen. Versnellen van order-, lever-, retour- en facturatieproces: juiste masterdata zijn een absolute voorwaarde voor het uitwisselen van EDI berichten. Lees onze EDI folder voor meer informatie. Efficiënter omgaan met kortingsbonnen. Eénmaal aangesloten bij een gecertificeerde GDSN data pool, kan een bedrijf ook gebruik maken van de Coupon Data Pool. Lees onze Coupon Data Pool folder voor meer informatie.

6 DATAKWALITEIT IN DE VERSCHILLENDE SECTOREN RETAIL & CONSUMER GOODS Deze sector is vandaag veruit de grootste gebruiker van de GS1 standaarden voor data-uitwisseling en hecht het grootste belang aan correcte en volledige productinformatie in een groeiende omnichannel retailomgeving. DOE-HET-ZELF & TUINSECTOR Om competitief te blijven in deze snel evoluerende sector zijn correcte productgegevens en een efficiënte verwerking van terugzendingen on-ontbeerlijk. GS1 Belgilux ontwikkelde samen met GS1 Nederland aangepaste GDSN attributen en een gestandaardiseerde aanpak om terugzendingen te beheren. FOODSERVICE Voeding leveren aan horeca, scholen, hospitalen, vergt een haarfijne organisatie. Ook deze sector moet beantwoorden aan de voorwaarden van de Europese Verordening 1169/2011 en heeft datakwaliteit hoog op de agenda gezet. Kort op de bal spelen met correcte leveringen en bestellingen is essentieel om in de foodservice te overleven. GEZONDHEIDSZORG Correcte en up-to-date productinformatie is van cruciaal belang wanneer het gaat over geneesmiddelen en medische hulpmiddelen. De gevolgen van foute informatie in deze sector zijn dan ook veel groter want patiëntveiligheid staat hier op het spel. DATAKWALITEIT GARANDEREN Het invoeren van productdata in een centrale databank laat toe om gegevens efficiënt wereldwijd te synchroniseren. Fouten die zo in het systeem sluipen, worden wereldwijd verspreid. Om de datakwaliteit hoog te houden, heeft GS1 Belgilux een strategie uitgewerkt, gebaseerd op 3 pijlers: A priori kwaliteitscontrole voor alle nieuwe CDB of GDSN leden Continue opvolging: Het uitvoeren van logische controles op consistentie, volledigheid en afhankelijkheid van de data beschikbaar in trustbox of GDSN. Het steekproefsgewijs uitvoeren van fysieke controles. Dit houdt in dat de informatie op de verpakking vergeleken wordt met de data die digitaal beschikbaar is.

7 WAAROM IS GESTANDAARDISEERD DATAMANAGEMENT NODIG? De snelle opmars van e-commerce dwingt tot meer data-uitwisseling De retailerportals zijn vaak te statisch om de data-uitdagingen van morgen aan te gaan Betrouwbare data, gevalideerd door de merkeigenaar, zijn cruciaal One single point of entry voor data ingave Nood aan kwaliteitscontrole STEL EEN DATAMANAGER AAN! Gestructureerde en gestandaardiseerde datastromen zijn vandaag cruciaal voor elk bedrijf. Idealiter wordt een datamanager aangesteld die de dataverzameling, het up-to-date houden van de datebase, de communicatie en het valideren van de productgegevens superviseert vanuit datakwaliteit oogpunt en in contact staat met verschillende departementen. HOE GAAT U VAN START MET GDSN? Sluit aan bij een GDSN gecertificeerde data pool en kom naar één van onze gratis opleidingen: opleidingen. Bepaal hoe u uw gegevens wil opladen in GDSN, dit kan manueel of geautomatiseerd verlopen. Gebruik GDSN om over productinformatie te communiceren met uw handelspartners en om trustbox te voeden met etiketinformatie (aan elkaar schrijven). HOE GAAT U VAN START MET TRUSTBOX? Ontdek wat voor u de beste manier is om gegevens op te laden en volg een aangepaste gratis opleiding: opleidingen Test uw oplaadmethode en laat het resultaat nakijken door GS1 Belgilux. Roll-out! Laad al uw producten op en houd de informatie up-to-date met permanente ondersteuning van onze helpdesk. WEET UW CONSUMENT WAT HIJ EET?

8 WIJ HELPEN U GRAAG! Volg een opleiding! Start niet met data opladen zonder eerst een opleiding te volgen. Zo vermijdt u fouten en onduidelijkheden bij het invoeren van de data. Deze opleidingen zijn gratis. Via onze website vindt u ook de nuttige e-learn cursussen, zeker de moeite waard om te bekijken! HELPDESK! SOLUTION PROVIDERS Hebt u vragen over datakwaliteit in het algemeen? Wenst u gegevens uit te wisselen via een data pool die is aangesloten op het GDSN netwerk? Onze helpdesk staat voor u klaar. Wij zijn goed op de hoogte van de typische eigenschappen van de Belgisch Luxemburgse markt en hebben bovendien ervaring met de grote nationale en internationale data-afnemers. data@gs1belu.org Zoekt u een dienstverlener om u bij te staan in uw datakwaliteit strategie en uitvoering? Via onze website vindt u mogelijke partners. GS1 Belgium & Luxembourg Koningsstraat 76 b Brussel T