GS1 Data Source - Aanbevelingen over hoe om te gaan met productwijzigingen

Transcriptie

1 GS1 Data Source - Aanbevelingen over hoe om te gaan met productwijzigingen Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart 2014

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Inleiding tot de Verordening... 3 Verkoop op afstand... 3 Productwijzigingen beheren... 3 Doel van dit document Soort productwijzigingen Wijzigingen waarbij een (GTIN) nodig is Wijzigingen waarbij geen (GTIN) nodig is Procedure voor productwijzigingen met Procedures voor productwijzigingen zonder Retailers op de hoogte stellen van een productvariant Retailers op de hoogte stellen van productwijzigingen zonder productvariant... 7 A.1 Velden en richtlijnen voor toekennen s... 8 Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart GS1 Nederland Pagina 2 van 11

3 Inleiding In dit document licht GS1 het verband toe tussen de Europese Verordening 1169/2011 en de identificatie van producten met het GS1-codesysteem. Een belangrijk aspect van deze wetgeving is de manier waarop merkeigenaren omgaan met varianten van een product die tegelijkertijd op de markt verkrijgbaar zijn. De merkeigenaar is verantwoordelijk voor de juiste omgang met deze productvarianten. Inleiding tot de Verordening De Europese Verordening 1169/2011 over de verstrekking van voedselinformatie aan consumenten is bedoeld om voedseletiketten begrijpelijker te maken, om de gezondheid van consumenten te beschermen en om te voldoen aan het recht van consumenten op informatie op basis waarvan zij een weloverwogen besluit kunnen nemen. De bestaande wetgeving met betrekking tot voedseletiketten verandert als gevolg van deze Verordening en de meeste voorschriften moeten uiterlijk december 2014 worden toegepast. De Verordening schrijft voor dat bepaalde gegevens, de zogenaamde verplichte vermeldingen, worden vermeld op de etiketten van voorverpakte levensmiddelen. Verkoop op afstand Volgens artikel 14 van de Verordening geldt voor voorverpakte levensmiddelen die te koop worden aangeboden met behulp van technieken voor communicatie op afstand, dat de verplichte voedselinformatie (met uitzondering van de uiterste gebruiksdatum) voorkomt op het materiaal ter ondersteuning van de verkoop op afstand (meestal is dat een website) en ook bij de aflevering beschikbaar is. Het bedrijf onder wiens naam het voedsel wordt verkocht, moet de nodige gegevens vooraf verschaffen aan de online verkoper (hoewel dat geen wettelijke vereiste is), zodat er webpagina s kunnen worden gemaakt die deze informatie bevatten. Het doorgeven van etiketinformatie via de GS1-standaarden is over het algemeen voldoende om te garanderen dat de relevante gegevens beschikbaar zijn en aan de vereisten kan worden voldaan. Productwijzigingen beheren Er kan zich een probleem voordoen als een levensmiddel zodanig wordt gewijzigd dat de verplichte informatie op het etiket moet worden aangepast. In die gevallen is er sprake van een periode waarin zowel de oude als de versie van het product gelijktijdig in de keten voorkomen. Tijdens zo n periode is het voor de retailer niet mogelijk om te bepalen of de versie van het product die via een website wordt besteld, beschikbaar zal zijn op de plaats en tijd waarop de order wordt gepickt. Doel van dit document Dit document is bedoeld om richtlijnen te bieden voor bedrijven in heel Europa over de praktische toepassing van de GS1-standaarden en oplossingen (zoals GDSN) om te voldoen aan Europese Verordening 1169/2011. Let op: het gebruik van de GS1-standaarden garandeert op zichzelf geen naleving. De beschreven procedures en voorbeelden hebben betrekking op een aantal zaken die voortvloeien uit de Europese Verordening 1169/2011 (met speciale nadruk op de verplichte vermeldingen) en zijn slechts aanbevelingen van GS1. De Europese Verordening 1169/2011 is duidelijk gericht op merkeigenaren (= food business operators) en bedrijven die voedsel op afstand verkopen en stelt hen verantwoordelijk. Als een dergelijk bedrijf een praktische vraag of probleem heeft over de procedures die nodig zijn om aan de voorschriften te voldoen, dient het contact op te nemen met zijn handelspartners of zijn brancheorganisatie om advies te vragen. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart GS1 Nederland Pagina 3 van 11

4 1 Soort productwijzigingen Voordat we beschrijven hoe merkeigenaren informatie over productwijzigingen kunnen doorgeven aan retailers, maken we onderscheid tussen twee soorten productwijzigingen. Het is de verantwoordelijkheid van merkeigenaren om de soort productwijziging te definiëren. 1.1 Wijzigingen waarbij een (GTIN) nodig is 1 Er is een afzonderlijke, unieke nodig als een of meer van de vooraf gedefinieerde kenmerken van een artikel afwijken op een manier die gevolgen heeft voor het handelsproces. De algemene richtlijn is dat een moet worden toegekend als het belangrijk is om een nieuw artikel te onderscheiden van een ouder artikel. Voorbeelden van situaties waarin aan een product een moet worden toegekend: - Toevoeging of verwijdering van een allergeen (de vermelding van sporen van allergenen behoort nog niet tot de verplichte vermeldingen). - Wijziging van de naam van het voedsel (gereguleerde productnaam) als de naamswijziging een aanpassing van de aard van het product weerspiegelt. - Een significante wijziging op de ingrediëntenlijst, waardoor de perceptie van het product door consumenten verandert. - Een wijziging aan de op de verpakking vermelde netto hoeveelheid. 1.2 Wijzigingen waarbij geen (GTIN) nodig is 2 Omdat de richtlijnen voor het toekennen van s zijn ontwikkeld in een B2B-context, ter ondersteuning van het logistieke proces, is het mogelijk dat een productwijziging in bepaalde gevallen niet leidt tot een. In het licht van de Europese Verordening 1169/2011 kan het echter toch belangrijk zijn om consumenten te informeren over een productwijziging. Dat kan bijvoorbeeld door een productvariant aan te maken. 1 Alle richtlijnen voor het toekennen van s zijn beschikbaar op: appendix A geeft een (puur als advies bedoeld) overzicht van de verbanden tussen de huidige richtlijnen voor het toekennen van s en Europese Verordening 1169/ Zie bovenstaande verwijzing. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart GS1 Nederland Pagina 4 van 11

5 2 Procedure voor productwijzigingen met Als een merkeigenaar een (GTIN) aan een gewijzigd product toekent, is de procedure voor het doorgeven van de productinformatie aan retailers als volgt: 1. Zodra de specificaties van het gewijzigde product bekend zijn, voert de leverancier de gegevens in van het product (met de ) in GDSN/GS1 Data Source. 2. De leverancier gebruikt het veld replacedtradeitemidentification in de productsheet in GDSN/GS1 Data Source om aan de retailer door te geven welke oude door deze wordt vervangen. 3. De leverancier gebruikt het veld effectivedate (bij de gegevens van het product) om de retailer te laten weten wanneer de productinformatie voor de geldig wordt. Door informatie over de aan de retailers door te geven, kunnen zij de nodige acties ondernemen voor hun webwinkel, bijvoorbeeld door consumenten over de gewijzigde producten te informeren en het mogelijk te maken om van het oude product naar het product te verwijzen (door middel van het veld replacedtradeitemidentification). Hoe de retailer uiteindelijk omgaat met de overgang van het ene product naar het andere is zijn eigen verantwoordelijkheid. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart GS1 Nederland Pagina 5 van 11

6 3 Procedures voor productwijzigingen zonder In sommige gevallen wordt in de richtlijnen voor het toekennen van s richtlijnen voor het toekennen van s niet aanbevolen om een toe te kennen. Om te voldoen aan de Europese Verordening 1169/2011 is het voor de retailer wellicht nodig om consumenten te informeren over wijzigingen aan het product. In dat geval moet de merkeigenaar de retailer op de hoogte stellen van de wijzigingen aan het product. Daarbij kan hij ervoor kiezen om de eerste procedure uit dit document te volgen en een toe te kennen ongeacht wat de richtlijnen aangeven: het staat een bedrijf namelijk altijd vrij om een toe te kennen als dat wenselijk wordt geacht. De merkeigenaar kan er echter ook voor kiezen om zich te houden aan de richtlijnen voor het toekennen van s (en dus geen toe te kennen) en een van de hieronder beschreven procedures te volgen. In dat geval kiest de merkeigenaar voor een pragmatische benadering en accepteert hij het feit dat hij mogelijk niet geheel voldoet aan de eisen uit de Europese Verordening 1169/2011. Er zijn twee mogelijke procedures voor merkeigenaars die besluiten om geen toe te kennen aan een gewijzigd product. Voor welke procedure wordt gekozen hangt af van het belang dat de merkeigenaar aan de productwijziging toekent. Als het belangrijk is om de consument expliciet te wijzen op de productwijziging, dan moet de merkeigenaars het gewijzigde product als productvariant opnemen (procedure 4.1). Als het volgens de merkeigenaar geen toegevoegde waarde heeft om de productwijzigingen als afzonderlijke productvariant op te nemen, kan hij de productwijziging doorgeven via procedure Retailers op de hoogte stellen van een productvariant Omdat het met de huidige systemen van GS1 (GDSN/GS1 Data Source) niet mogelijk is om meer dan één actieve dataset voor dezelfde te hebben, moet de leverancier de bestaande dataset van de gebruiken en aanvullen met informatie over de productvariant voor de retailer: 1. De leverancier voert de productwijzigingen aan de bestaande gegevens van het product in GDSN/GS1 Data Source in. Wijzigingen aan voedseletiketten moeten niet te ver van tevoren worden doorgegeven, want dan bestaat het gevaar dat de retailer de gewijzigde informatie te vroeg aan de consument laat zien. 2. De leverancier wijzigt de datum in het veld effectivedate om aan de retailer door te geven wanneer de informatie van kracht wordt. Met andere woorden: de retailer wordt van tevoren op de hoogte gesteld van in de toekomst beschikbare productvarianten. Via het veld effectivedate wordt de retailer op de hoogte gesteld van het begin van de overgangsperiode tussen twee productvarianten. Tijdens de overgangsperiode is het mogelijk dat consumenten de keuze hebben uit meerdere varianten van één product. Zoals aangegeven bij stap 1 moeten de wijzigingen aan het product niet te ver van tevoren worden doorgegeven. Dat betekent dat de effectivedate niet te ver in de toekomst moet liggen, om te voorkomen dat de retailer tijdens een bepaalde periode andere productwijzigingen dan wijzigingen aan het etiket (bijv. een wijziging aan de afmetingen) aan de retailer moet doorgeven met een ingangsdatum die voor de ingangsdatum voor de etiketwijzigingen vallen. Voorbeeld: - Een leverancier weet in januari dat er een etiket moet worden gewijzigd (bijv. door een verandering aan de ingrediënten). De leverancier werkt de gegevens in GDSN/GS1 Data Source bij en geeft juli aan als effectivedate. - In februari veranderen de afmetingen van het product, met maart als effectivedate. Omdat de leverancier de effectivedate in maart verandert, lijkt het voor de retailer alsof alle wijzigingen in GDSN/GS1 Data Source in maart van kracht worden. Als gevolg daarvan worden ook de wijzigingen aan het etiket in maart (vier maanden te vroeg) doorgegeven aan de webwinkel. - Om dat te voorkomen worden leveranciers geadviseerd om te wachten met het doorgeven van etiketinformatie en wijzigingen daaraan pas door te geven als er geen andere wijzigingen meer hoeven worden doorgegeven. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart GS1 Nederland Pagina 6 van 11

7 3. De leverancier gebruikt het veld productionvarianteffectivedate om retailers een indicatie te geven wanneer de overgangsperiode tussen de twee productvarianten moet aflopen. Retailers kunnen op basis van deze informatie bepalen welke informatie ze op hun website willen weergeven. Leveranciers worden aanbevolen om de houdbaarheidsdatum in te voeren van de eerste productierun van de productvariant. Als de leverancier niet beschikt over een houdbaarheidsdatum, moet deze zo goed mogelijk inschatten wanneer de gegevens van de oude productvariant vervallen. De levensduur van het product kan worden gebruikt als uitgangspunt bij het berekenen van een goede waarde voor het veld productionvarianteffectivedate. Deze informatie kan als update van de productgegevens worden verzonden, met name als de leverancier deze informatie niet weet op het moment dat hij de eerste dataset verstuurt. Elke keer dat een leverancier een wijziging aanbrengt in het veld productionvarianteffectivedate, is dat voor de retailer het teken dat er een productvariant voor de betreffende is. In gevallen waarin de leverancier een maand wil opgeven als houdbaarheidsdatum, wordt aanbevolen om de eerste dag van die maand te gebruiken als productionvarianteffectivedate. Zo wordt maart 2014 bijvoorbeeld In gevallen waarin de leverancier een jaar wil opgeven als houdbaarheidsdatum, wordt aanbevolen om de eerste dag van dat jaar te gebruiken als productionvarianteffectivedate. Zo wordt 2014 bijvoorbeeld De leverancier kan een identificatie voor de productvariant invoeren via het veld productionvariantdescription om het beheer van varianten te vergemakkelijken. Dit is een vrij tekstveld waarin de fabrikant de productvariant kan beschrijven. Dit attribuut is voornamelijk bedoeld om de leverancier in staat te stellen om onderscheid te maken tussen verschillende productvarianten met dezelfde met een unieke interne identificatiesleutel. Omdat dit een vrij tekstveld is en het momenteel niet mogelijk is om voor productvarianten in Europa een gezamenlijke identificatie te gebruiken (bijvoorbeeld met productvariantnummers), moet de retailer zoveel mogelijk het veld productionvarianteffectivedate gebruiken om onderscheid te maken tussen verschillende productvarianten. Als deze procedure wordt gevolgd, worden de retailers op de hoogte gesteld van het bestaan van de twee verschillende productvarianten en de overgangsperiode daartussen. Op die manier kunnen retailers hun website alvast aanpassen, bijvoorbeeld door consumenten erop te wijzen dat bepaalde productinformatie is gewijzigd en dat die informatie kan verschillen van het fysieke product dat zal worden geleverd. Uiteindelijk is het de retailer die besluit hoe met de verschillende productvarianten wordt omgegaan. Het doel van dit document is om merkeigenaren duidelijk te maken hoe zij retailers kunnen helpen te voldoen aan de Europese Verordening 1169/ Retailers op de hoogte stellen van productwijzigingen zonder productvariant Een merkeigenaar kan besluiten dat bepaalde productwijzigingen minder relevant zijn voor consumenten en daarom de retailer daarvan op de hoogte stellen zonder een productvariant aan te maken. In dat geval zal de merkeigenaar de nodige wijzigingen aanbrengen in de dataset in GDSN/GS1 Data Source, maar niet doorgeven dat er twee productvarianten naast elkaar zullen bestaan (zoals dat wel gebeurt bij procedure 4.1). Met andere woorden: de merkeigenaar accepteert de verantwoordelijkheid voor het feit dat de retailer consumenten niet kan laten weten dat er twee productvarianten geleverd kunnen worden. De consument heeft direct beschikking over de productinformatie, zonder waarschuwing vooraf. Omdat volgens de voorschriften de retailer eindverantwoordelijk is, kan deze de productwijziging als wel relevant beoordelen en de leverancier verzoeken om een beschrijving toe te voegen (zoals bij procedure 4.1) om de productwijziging aan de consument te kunnen doorgeven. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart GS1 Nederland Pagina 7 van 11

8 A.1 Velden en richtlijnen voor toekennen s Door de te veranderen is het mogelijk om een variant eenvoudig te onderscheiden van de eerdere versie. Dat vergroot de kans dat de juiste variant beschikbaar is om te worden gepickt. En als de juiste variant niet beschikbaar is op de picklocatie, kan de andere variant aan de consument die online een bestelling heeft geplaatst, worden aangeboden als alternatief, dat de consument vrij is om te accepteren of te weigeren. Fabrikanten moeten de altijd veranderen als volgens hun inzichten de kans bestaat dat de gezondheid van consumenten gevaar loopt doordat varianten tijdens de overgangsperiode met elkaar worden verward. Fabrikanten moeten ook een toekennen als volgens hun inzichten de productwijziging gevolgen kan hebben voor de beslissing van consumenten om al dan niet tot aanschaf over te gaan. Deze tabel heeft een louter adviserend karakter. Verplichte informatie Benaming van het levensmiddel De lijst van ingrediënten en de hoeveelheid van bepaalde ingrediënten of categorieën ingrediënten Ref. 1169/ (a), 17, bijlage (b), 9.1 (d) Toekennings- richtlijn Zelfde (richtlijn 2.4) Nieuwe (richtlijn 4.2.2) of zelfde (richtlijn 4.2.1) Gevolgen voor gezondheid consument Klein Klein Interpretatie Als de naamswijzigin g een verandering van de aard van het product weerspiegelt, moet er een worden toegekend. Zo niet, dan blijft de hetzelfde. Elke significante wijziging aan de ingrediënten waardoor de perceptie van het product door consumenten verandert, moet leiden tot een. Bij een wijziging aan een onbelangrijk ingrediënt of aan de volgorde van ingrediënten is geen vereist. Voorbeelden Citroencake wordt Citroenlimoencake : zelfde ; Pittige noodles wordt Extra pittige noodles : zelfde. De samenstelling van een product verandert, zodat er naar gewicht nu meer rode paprika dan ui in zit (waardoor de volgorde van de ingrediënten in de lijst verandert): zelfde. Natriumbenzoaat wordt vervangen door kaliumbenzoaat: zelfde. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart GS1 Nederland Pagina 8 van 11

9 Verplichte informatie Allergenen (als ingrediënt of technische hulpstof) Ref. 1169/2011 Toekennings- richtlijn 9.1 (c) Nieuwe (richtlijn 4.2.2) Gevolgen voor gezondheid consument Groot Interpretatie Er moet een worden toegekend als er een allergeen uit Bijlage II van de Europese Verordening 1169/2011 aan de samenstelling wordt toegevoegd of daaruit wordt verwijderd. Voorbeelden Tofoe (soja) wordt toegevoegd aan de ingrediëntenlijst: Netto hoeveelheid van het levensmiddel 9.1 (e) Nieuwe (richtlijn 4.1.3) Geen Er is een vereist als er een vermelde netto hoeveelheid verandert. Van vrijwel alle levensmiddele n moet de netto hoeveelheid worden vermeld. Voor wijzigingen aan nietvermelde hoeveelheden is geen vereist. Het gewicht van een portie yoghurt verandert van 113 g in 100 g: ; Bde grootte verandert maar de vermelde netto hoeveelheid niet: zelfde. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart GS1 Nederland Pagina 9 van 11

10 Verplichte informatie Bijzondere bewaarvoors chriften en/of gebruiksvoor waarden De naam of handelsnaa m en het adres van de in artikel 8.1 van de Verordening bedoelde merkeigenaa r. Het land van oorsprong of de plaats van herkomst overeenkom stig artikel 26 van de Verordening Ref. 1169/2011 Toekennings- richtlijn 9.1 (g) Zelfde (geen specifieke richtlijn) tenzij er onderscheid moet worden gemaakt tussen vers- en diepvriesproducte n (richtlijn 4.2.4) 9.1 (h) Zelfde (richtlijn 6.2) 9.1 (i) Zelfde (richtlijn 6.1 of richtlijn 6.2) Gevolgen voor gezondheid consument Klein: consumenten kijken meestal naar het etiket van een product (de definitieve versie) om te bepalen hoe het moet worden bewaard, niet op een website. Geen Klein Interpretatie Bij een minimale wijziging aan de bewaarvoorsc hriften hoeft de niet te worden aangepast. Richtlijn schrijft echter voor verse en diepgevroren versies van hetzelfde levensmiddel verschillende s voor. Als de bewaarvoorsc hriften en/of gebruiksvoorw aarden significant veranderen, kan ook het artikelnummer worden gewijzigd. Een wijziging aan de naam of het adres van de merkeigenaar, bijvoorbeeld als gevolg van een acquisitie of verhuizing, is geen aanleiding voor een, tenzij de primaire merknaam verandert. Verandering van het land van oorsprong is geen aanleiding voor een. Voorbeelden Na openen 3 dagen houdbaar verandert in Na openen 5 dagen houdbaar : zelfde. Gekoeld bewaren is noodzakelijk, terwijl dat eerder niet zo was (of andersom):. Invriezen is noodzakelijk, terwijl dat eerder niet zo was (of andersom):. De naam van de merkeigenaar verandert van Kraft in Mondelez: zelfde. Het adres van de merkeigenaar verandert van Amsterdam naar Rotterdam: zelfde De vermelding verandert van Made in England in Made in Ireland : zelfde. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart GS1 Nederland Pagina 10 van 11

11 Verplichte informatie Een gebruiksaan wijzing, als het levensmiddel moeilijk te gebruiken is zonder gebruiksaan wijzing. Voor dranken met een alcoholvolum egehalte van meer dan 1,2%: het effectieve alcoholvolum egehalte Een voedingswaa rdevermeldin g Ref. 1169/2011 Toekennings- richtlijn 9.1 (j) Zelfde (geen richtlijn) 9.1 (k) Nieuwe (richtlijn 4.2.2) of zelfde (richtlijn 4.2.1) 9.1 (l) Zelfde (richtlijn 4.2.1) Gevolgen voor gezondheid consument Klein Klein. Het alcoholgehalte zal voor één en hetzelfde product niet sterk veranderen. Klein. De voedingswaardevermelding kan op lange termijn gevolgen hebben voor de gezondheid, maar tijdens de overgangsperiode tussen twee productvariaties is dit risico klein. Interpretatie Wijzigingen aan de gebruiksaanwi jzing zijn geen aanleiding voor een. Er is geen vereist als het alcoholgehalte verandert als gevolg van seizoensomsta ndigheden en het product vanuit het oogpunt van zowel de consument als Europese Verordening 110/2008 hetzelfde blijft. Er is geen vereist bij wijzigingen aan de voedingswaar devermelding. Voorbeelden Folie verwijderen en bij 200 gedurende 20 minuten verwarmen onder de grill verandert in Folie verwijderen en bij 180 gedurende 25 minuten verwarmen onder de grill : zelfde. Het alcoholgehalte van een bepaalde wijn gaat als gevolg van variaties in de oogst van 11% naar 12%: zelfde. De vermelding betreffende de hoeveelheid zout per 100 g verandert van 0,55 g waarvan 0,22 g natrium in 0,50 g waarvan 0,20 g natrium : zelfde. GS1 in Europe heeft deze aanbeveling opgesteld op basis van overleg met de leden van GS1 in Europe (landenorganisaties) en een gezamenlijke werkgroep met leden afkomstig van FoodDrink Europe, AIM, EMOTA, Eurocommerce, de European Retail Round Table en Independent Retail Europe. Versie 1.0, Definitief - goedgekeurd, 1 maart GS1 Nederland Pagina 11 van 11