Centrale Data Bank Handleiding

Transcriptie

1 prepj Belgium & Luxembourg Centrale Data Bank Handleiding Versie November The global language of business

2 Inhoudstafel Introductie... 3 Samenvatting Inloggen Mijn CDB omgeving Nieuw Product Product wijzigen Product kopiëren Extra functies Excel Upload handleiding Contact , versie 1 All contents copyright GS page 2 of 25

3 Introductie Deze praktische handleiding geeft de concrete stappen weer die een leverancier dient te volgen om zijn artikelen in te brengen in de GDSN-gecertificeerde data pool van GS1 Belgium & Luxembourg: Central Data Bank (CDB) en te synchroniseren met de handelspartners. Het data model en verdere informatie omtrent welke informatie uit te wisselen met de belangrijkste retailers in Europa kunt u terugvinden op de website van GS1 Belgilux in de rubriek GDSN/CDB bij de subrubriek handleidingen: retailer-afhankelijke vereisten. Ook algemene informatie omtrent GDSN, CDB en de voordelen voor zowel leveranciers als retailers vindt u onder de rubriek GDSN/CDB op de website terug. BELANGRIJK: U dient dit document door te nemen nog vóór informatie uitgewisseld wordt met de handelspartners. Dit om een efficiënte en kwaliteitsvolle datastroom te creëren. Na de eerste succesvolle synchronisatie kan deze handleiding uiteraard ook gebruikt worden als naslagwerk voor specifieke acties. Samenvatting Deze handleiding doorloopt het data synchronisatie proces en gidst u bijgevolg door volgende stappen: Inloggen in het systeem. Het aanmaken van een productfiche voor een artikel (base item) De creatie van een producthiërarchie (verpakkingsniveaus aanmaken). De publicatie van de informatie naar de data-afnemers. Verdere informatie uit deze handleiding kan gebruikt worden om productinformatie up-to-date te houden en te wijzigen, te kopiëren en er worden enkele andere functies en de Excel template upload uitgelegd. Indien u verdere vragen hebt omtrent het gebruik van CDB, voorziet GS1 Belgium & Luxembourg een helpdesk met ticketing systeem via CDB.support@gs1belu.org. Gelieve bij contact met de helpdesk altijd CDB en het onderwerp van het probleem te vermelden. Veel succes! 2014, versie 1 All contents copyright GS page 3 of 25

4 1. Inloggen Elke gebruiker heeft de mogelijkheid om zich op twee CDB omgevingen in te loggen, namelijk test en productie: TEST: PRODUCTIE: Inloggen gebeurt aan de hand van uw persoonlijk logingegevens: een gebruiksersnaam, uw GLN en een wachtwoord. Deze informatie verkrijgt u op basis van uw CDB-aanvraag bij GS1 Belgium & Luxembourg en nadat de betaling van uw jaarlijkse fee en éénmalige start-up & training fee voldaan werd. Het login scherm: Indien u zich uw wachtwoord niet herinnert kunt u wachtwoord vergeten? aanklikken. Vervolgens vraagt het systeem u gebruiker + GLN + in te geven. Daarna krijgt u in uw mailbox een met de link om wachtwoord te resetten, waarop u een nieuw wachtwoord naar keuze kunt instellen waarmee u zich in de toekomst zult kunnen inloggen. 2014, versie 1 All contents copyright GS page 4 of 25

5 2. Mijn CDB omgeving A. Starten Dashboard De startpagina geeft een overzicht van het aantal artikelen aanwezig in de persoonlijke CDB omgeving van uw bedrijf en hun status: De verschillende statussen hebben volgende betekenis: NIET VRIJGEGEVEN: productfiches in draft versie: de productfiche is nog niet gevalideerd door de gebruiker. Dit is de eerste stap richting synchronisatie met handelspartners. VRIJGEGEVEN: productfiches die gevalideerd zijn door de gebruiker (de productfiche is niet langer in draft versie), maar nog niet gepubliceerd of verzonden. GEPUBLICEERD: productfiches die beschikbaar zijn gesteld van de data ontvangers. VERZONDEN: enkel de artikelen op het hoogste hiërarchische niveau dienen gepubliceerd worden. Alle onderliggende artikelen worden automatisch mee verzonden en krijgen dan ook de status VERZONDEN wanneer een artikel hoger in de hiërarchie gepubliceerd werd. 2014, versie 1 All contents copyright GS page 5 of 25

6 B. Functies van de interface Mijn artikelen: Artikelen creëren, opzoeken en beheren (wijzigen, verwijderen, etc). Mijn taken: Artikelen waarvoor data ontvangers gestandaardiseerde berichten terug sturen met foutmeldingen (CIC berichten) zullen hier weergegeven worden. Mijn sjablonen: Wanneer uw producten dezelfde kenmerken hebben, kan u een product model maken, het sjabloon. Wachtwoord wijzigen: hier kunt u het wachtwoord van uw account wijzigen C. Instellingen Wenst u de taal van de interface te veranderen? Klik dan op het pijltje rechts van de taal om dit te veranderen. De interface is beschikbaar in Nederlands, Frans en Engels. Verder kunt u aan de hand van de knop uitloggen de interface verlaten en kunt u de tijdszone veranderen indien gewenst. 2014, versie 1 All contents copyright GS page 6 of 25

7 3. Nieuw Product A. Toevoegen Ga naar mijn artikelen Klik op de blauwe + Het volgend venster verschijnt: Geef de GTIN (14 cijfers, met leidende nullen indien nodig) in, selecteer de GLN en de doelmarkt van uw product, en het artikeltype. 2014, versie 1 All contents copyright GS page 7 of 25

8 Artikel type Base item: laagste niveau van een product hiërarchie geïdentificeerd aan de hand van een GTIN. Packaging item: alle hogere hiërarchische niveaus (bv. dozen, displays, palletten, etc.) De doelmarkt De markt waarin uw product verkocht zal worden (België, Nederland, ). Indien u producten voor verschillende doelmarkten dient in te geven, zal u merken dat de productfiches zich aanpassen aan de verschillende doelmarkten, en enkel de relevante attributen voor de doelmarkt zichtbaar zijn. Op dit moment genieten doelmarkten België, Nederland, Duitsland deze mogelijkheid. Indien éénzelfde product in meerdere doelmarkten gecommercialiseerd wordt, dan dient de productfiche gedupliceerd te worden voor de desbetreffende doelmarkt(en). Voor elke nieuwe fiche voor de nieuwe doelmarkt dient u te verifiëren indien het datamodel voor deze doelmarkt (minimum) gerespecteerd werd en indien de taalgebonden informatie in voldoende talen aanwezig is in de productfiche. Meer attributen of meer talen dan nodig De productfiche wordt geopend in de eerste tab van het hoofdtabblad ID/Classificatie : 2014, versie 1 All contents copyright GS page 8 of 25

9 De productfiche is opgedeeld in verschillende hoofdtabbladen, waarin zich 1 of meerdere (sub) tabs bevinden: Het document Belgilux Datamodel beschrijft elk attribuut, lokaliseert het in deze webinterface en geeft tips om correcte informatie in te vullen. Een soortgelijk document bestaat voor doelmarkten Nederland, Duitsland, Frankrijk, UK,. U dient via deze documenten stap voor stap de relevante informatie voor uw producten in te geven. Indien u een specifiek attribuut in de webforms wenst te lokaliseren kunt u bij de zoekfunctie selecteer kenmerk de naam van het attribuut uit de lijst selecteren of intypen. Indien de webforms het attribuut herkennen en u druk op enter, dan zal het systeem u verwijzen naar de locatie van dit attribuut in de webforms. De verschillende types attributen die voorkomen: a. Verplichte attributen voor de doelmarkt: Deze attributen worden door een rood bolletje aangeduid naast het attribuut, en in de tab; bv. functionele beschrijving in Nederlands, Frans, Duits en Engels voor doelmarkt België. OPGELET: Naast de attributen die in de interface als verplicht staan aangeduid, moet u ook steeds nagaan welke andere attributen u verder uit het betreffende datamodel nog dient in te vullen. 2014, versie 1 All contents copyright GS page 9 of 25

10 b. Booleans: Bijvoorbeeld is de eenheid een consumenten eenheid Selecteer waarde Onjuist of Juist. c. Datums: Bijvoorbeeld ingangsdatum Selecteer de datum door op het kalender icoontje te drukken, en een dag te selecteren. d. Tekst velden: Bijvoorbeeld merknaam Het is niet mogelijk om een opmaak te geven aan uw tekst (vet, onderstrepen, ). Gebruik ook geen Enter / return in tekst velden: deze kunnen niet worden doorgestuurd door de XML standaard. 2014, versie 1 All contents copyright GS page 10 of 25

11 B. Opslaan De fiche kan op elke moment worden opgeslagen door een druk op het icoon met de blauwe diskette: U krijgt onderaan een rapport met de verschillende mogelijke fouten in de productfiche: Door op een foutmelding te klikken, wordt uw cursor naar de plaats van de fout gestuurd en kunt u deze onmiddellijk aanvullen. Het icoontje validatie (net naast de blauwe diskette om op te slaan) kan op elk moment gebruikt worden om de validatie regels na te gaan zonder de fiche op te slaan. C. Vrijgeven Eens de productfiche correct is ingevuld (en er geen validatie fouten meer in zitten) dient u elke productfiche officieel te maken of vrij te geven (RELEASE) via de knop met het groene vinkje: U kunt wachten om alle fiches van een bepaalde hiërarchie ineens vrij te geven. Indien u vervolgens voor één van de niveaus release aanklikt, stelt het systeem voor de volledige hiërarchie in één beweging vrij te geven. U dient sowieso elk niveau van de hiërarchie verplicht vrij te geven (niveau per niveau of de volledige hiërarchie ineens) om deze te synchroniseren. Doet u dit niet, dan zullen bepaalde niveaus niet zichtbaar zijn voor afnemers. Instructies omtrent het aanmaken van een hiërarchie vindt u hierna. 2014, versie 1 All contents copyright GS page 11 of 25

12 D. Hiërarchische niveaus creëren Op basis van een bestaande fiche: Ga op het reeds bestaande item staan en klik op het groen met witte plusteken om een bestaande verpakking toe te voegen boven het item: Volgend kader opent zich. Zoek aan de hand van de zoekfunctie links het item dat u wenst toe te voegen als verpakkingsniveau van de bestaande fiche en druk op verpakking toevoegen Opslaan via de blauwe diskette 2014, versie 1 All contents copyright GS page 12 of 25

13 Het aantal onderliggende eenheden veranderen: Ga op de laagste component staan (base item): Klik het vierde icoon van links aan en vul het correcte cijfer in. Standaard staat dit ingesteld op 1. In dit voorbeeld zitten er 4 base items in een doos: Resultaat na opslaan (blauwe diskette) van de hiërarchie: Alternatieve methode: Ga op het hogere component staan en begeef u naar het laatste tabblad components. Vul daar het correcte aantal assortment componenten in: 2014, versie 1 All contents copyright GS page 13 of 25

14 Op basis van een nieuw te creëren fiche: Ga op het reeds bestaande item staan en klik op het blauwe plusteken om een nieuwe verpakkingsfiche te creeëren en deze toe te voegen boven het item: Vul vervolgens terug de basis elementen voor deze fiche (GTIN, doelmarkt en artikel type) in en druk op create. 2014, versie 1 All contents copyright GS page 14 of 25

15 Een nieuwe lege fiche opent zich, klaar om ingevuld te worden zoals reeds beschreven in de vorige hoofdstukken: Vul de basisvelden in en sla de fiche eerst op. Druk vervolgens op verpakking toevoegen. Daarna kunt u de gekoppelde fiche verder aanvullen. Om het aantal onderliggende eenheden onder de verpakking te wijzigingen, volg de procedure op pagina , versie 1 All contents copyright GS page 15 of 25

16 E. Publiceren Een hiërarchie wordt gepubliceerd (= doorgestuurd) naar de data ontvangers aan de hand van een publicatie ENKEL op het HOOGSTE NIVEAU van de hiërarchie. De onderliggende niveaus zijn verbonden aan dit hoogste niveau en worden bijgevolg automatisch meegestuurd. U hoeft deze niet nog eens apart te publiceren. Items die geen hoogste niveau zijn van een hiërarchie maar die door de publicatie van een bovenliggende niveau doorgestuurd werden naar data ontvangers krijgen de status verzonden / sent mee (zie uitleg van de verschillende statussen op pagina 5). Publicatie kan: Op basis van doelmarkt OF (niet beide) Op basis van één of meerdere GLNs van data afnemers Open de productfiche dat u wenst te publiceren (hoogste niveau van een hierarchie) en druk op de publiceren knop: 2014, versie 1 All contents copyright GS page 16 of 25

17 Volgend venster verschijnt: Vink het vakje voor Doelmarkt aan indien u naar de volledige doelmarkt wenst te publiceren. Indien u niet specifiek op doelmarkt wenst te publiceren maar naar één of meerdere GLNs (= klanten), vul deze dan in bij nieuwe ontvanger en druk op de groen met witte plus. Wenst u te vermijden dat u dit voor elke hiërarchie opnieuw moet doen, hou dan de mogelijke publicatiedoelen bij (icoon aanklikken) en sla deze op via de knop opslaan : 2014, versie 1 All contents copyright GS page 17 of 25

18 De volgende keer dat u een hiërarchie wenst te publiceren zullen de ingegeven publicatiedoelen beschikbaar zijn om direct te selecteren: Selecteer ofwel Doelmarkt ofwel één of meerdere GLNs (niet beide!) en druk op publiceren of annuleren. Indien u reeds een publicatie uitvoerde dan kan u niet via annuleren deze ongedaan maken. Dit gebeurt echter via depubliceren (zie pagina 20 bij extra functies ). Een tweede mogelijkheid is om het te publiceren artikel te selecteren in Mijn Artikelen : Kies het hoogste niveau van de hiërarchie die u wenst te publiceren bij mijn items, vink aan en druk op de publiceren knop: 2014, versie 1 All contents copyright GS page 18 of 25

19 4. Product wijzigen Stap 1: zoekfunctie Om een product te wijzigen dient u deze eerst en vooral te gaan zoeken in de lijst met reeds aangemaakte producten in uw CDB omgeving OF aan de hand van de zoekfunctie links: In de zoekfunctionaliteit links zijn meerdere types zoekfuncties aanwezig in CDB. Gelieve steeds de snel zoeken functionaliteit te gebruiken, eventueel in combinatie met het gebruik van asterisken * en de knop zoeken. Asterisken kunnen gebruikt worden om onderdelen van een barcode of product omschrijving te laten wegvallen in de zoekopdracht, bijvoorbeeld * of *saus* om zo sneller of slimmer te zoeken. Stap 2: productfiche aanpassen Eens u de gewenste productfiche gevonden hebt, kunt u deze aanvinken en op bewerken drukken (potlood icoon) om de fiche in bewerk modus te openen: 2014, versie 1 All contents copyright GS page 19 of 25

20 Eens de fiche zich opent kunt u de editormodus aanpassen indien gewenst. De mogelijke opties zijn correct en change modus. Correct : dient voor de veranderingen die niet met het fysieke product te maken hebben, maar wel met een foutieve ingave. Change : dient om reële productwijzigingen te communiceren aan de data-afnemers. Bijvoorbeeld: de verpakking van het product werd gewijzigd, of het product wordt iets groter. Bij een CHANGE houdt het systeem rekening met de GTIN ALLOCATION RULES en wordt de gebruiker geïnformeerd of de aanpassing wel uitgevoerd mag worden zonder dat het product een nieuwe GTIN moet krijgen. Na uitvoeren van de aanpassingen slaat u de fiche op en geeft u terug vrij (= save + release, zie vorige hoofdstukken voor details). 5. Product kopiëren Stap 1: zoekfunctie Om een product te kopiëren dient u deze eerst en vooral te gaan zoeken in de lijst met reeds aangemaakte producten in uw CDB omgeving OF aan de hand van de zoekfunctie links: In de zoekfunctionaliteit links zijn meerdere types zoekfuncties aanwezig in CDB. Gelieve steeds de snel zoeken functionaliteit te gebruiken, eventueel in combinatie met het gebruik van asterisken * en op zoeken te drukken. Asterisken kunnen gebruikt worden om onderdelen van 2014, versie 1 All contents copyright GS page 20 of 25

21 een barcode of product omschrijving te laten wegvallen in de zoekopdracht, bijvoorbeeld * of *saus* om sneller of slimmer te zoeken. Stap 2: productfiche kopiëren Eens u de gewenste productfiche gevonden hebt, kunt u deze aanvinken en op kopiëren drukken om de fiche te kopiëren en aanvul/bewerkbaar te maken voor een nieuw product. Na uitvoeren van de aanpassingen/toevoegingen slaat u de fiche op en geeft u vrij. 6. Extra functies A. Publicatie terugtrekken Om niet langer updates omtrent een bepaald product te versturen naar data ontvangers (ofwel de doelmarkt ofwel de GLNs die als data ontvangers publicaties ontvingen) kan de publicatie die eerder uitgevoerd werd, teruggetrokken worden. Voer de zoekfunctie uit die op pagina 19 en 20 uitgelegd werd. Eens het gepubliceerde artikel teruggevonden werd, kunt u het aanvinken en op de depubliceer knop drukken. Updates omtrent dit product worden nu niet meer doorgestuurd: 2014, versie 1 All contents copyright GS page 21 of 25

22 B. Product unreleasen Een product unreleasen kan enkel indien de publicatie teruggetrokken werd en indien ook de (eventueel) bovenliggende niveaus unreleaset werden Voer de zoekfunctie uit die op pagina 19 en 20 uitgelegd werd. Eens het gereleaste artikel teruggevonden werd (en bovenstaande voorwaarden voldaan), kunt u het aanvinken en op de unrelease knop drukken. Het product is nu terug een draft versie: C. Product verwijderen Een product verwijderen is enkel mogelijk indien: de publicatie teruggetrokken werd en het product bovendien ge-unreleaset werd op alle niveaus Voer de zoekfunctie uit die op pagina 19 en 20 uitgelegd werd. Eens het artikel teruggevonden werd (en bovenstaande voorwaarden voldaan), kunt u het aanvinken en op de delete knop drukken. Nadien werd het product definitief uit uw CDB omgeving verwijderd. BELANGRIJK: Eens het product verwijderd is kunt u het niet meer terughalen zonder het opnieuw in te geven. Indien u het product later nog mogelijks zou kunnen hergebruiken, dan volstaat het om de publicatie terug te trekken en hoeft u niet per se het product ook fysiek uit de database te verwijderen. 2014, versie 1 All contents copyright GS page 22 of 25

23 7. Excel Upload handleiding A. Algemene informatie In vergelijking met de introductie van gegevens via de Webforms, maakt de Generic Excel het mogelijk om: o o Meerdere items tegelijk op te laden, op te slaan en te publiceren. Meerdere items te downloaden uit CDB, aan te passen, en opnieuw op te laden. Bijvoorbeeld, indien u voor meerdere items een extra taal moet toevoegen in de beschrijvingen. De Generic Excel heeft een strikte template (= eerste negen rijen op elk werkblad) die nooit aangepast mag worden door de gebruikers. Elke aanpassing kan namelijk leiden tot een fout in de upload. B. Codelists link Indien u gebruik maakt van de Excel template hebt u niet de mogelijkheid om bepaalde codes uit een meerkeuze lijst te selecteren of om deze op te zoeken zoals in de Web User Interface. Om u te helpen met het opzoeken van de codes hebben we in dit geval een codelijst voorzien. U kunt deze aanvragen bij het data team via CDB.support@gs1belu.org. C. Van start gaan met de Generic Excel template van CDB Gelieve de specifieke handleiding voor de CDB template te raadplegen. U kunt deze aanvragen via ons support adres CDB.support@gs1belu.org. 2014, versie 1 All contents copyright GS page 23 of 25

24 8. Contact Vragen omtrent de inhoud van deze publicatie kunnen geadresseerd worden aan de CDB helpdesk van GS1 Belgium & Luxembourg via het telefoonnummer of via 2014, versie 1 All contents copyright GS page 24 of 25

25 GS1 Belgium & Luxembourg Koningstraat 76 b1 BE 1000 Brussel T +32 (0) F +32 (0) , versie 1 All contents copyright GS E CDB.support@gs1belu.org page 25 of 25 GS1 is a registered trademark of GS1 AISBL