Robotisering in de ziekenhuisapotheek. Eveline Lauwers, hoofdapotheker, Jan Yperman Ziekenhuis ir. Danny Van Hoof, Grant Thornton Consulting

Transcriptie

1 Robotisering in de ziekenhuisapotheek Eveline Lauwers, hoofdapotheker, Jan Yperman Ziekenhuis ir. Danny Van Hoof, Grant Thornton Consulting

2 Jan Yperman Ziekenhuis

3 Jan Yperman is een fusieziekenhuis ontstaan in Mariaziekenhuis Poperinge (138 bedden) - Zwarte Zusters Ieper (152 bedden) - O.-L.-Vrouw ZH Ieper (200 bedden)

4 JYZ 110 specialisten 750 FTE of 1100 medewerkers 530 erkende hospitalisatiebedden Chirurgie 123 Inwendige 148 Geriatrie 106 Intensieve zorg 12 Materniteit 33 Pediatrie 35 Sp Loco 46 Sp Palliatieve zorg 6- Sp Psychogeriatrie dagziekenhuisbedden

5 klassieke opnames dagopnames ambulante contacten 20% tot 25% Frans sprekende patiënten September 2014 behaald JCI label

6 Wat gaat u vandaag van ons horen? Jan Yperman heeft als één van de eerste Vlaamse ziekenhuizen de kaart getrokken van automatisering van de ziekenhuisapotheek Wat waren hierbij onze drijfveren? Welke keuzes hebben we hierbij gemaakt? Wat moet u zich voorstellen bij automatisering van de ziekenhuisapotheek? Hoe hebben we dit aangepakt? Wat heeft dit uiteindelijk als effect op de werkvloer? Wat zijn de lessons learned?

7 ONZE DRIJFVEREN

8 Onze drijfveren JCI accreditatie (medicatieveiligheid) Traceerbaarheid tot aan het bed van de patiënt Bedside scanning Verdere optimalisatie van het distributiesysteem Uitgangspunt: zo weinig mogelijk tijd besteden aan logistieke processen Verdere optimalisatie is tijd die vrijkomt om meer klinische taken uit te voeren (o.a. autorisatie van het geneesmiddelenvoorschrift, )

9 GEMAAKTE KEUZES

10 Welke keuzes hebben we hierbij gemaakt? We spreken voorjaar 2013 intussen bijna 4 jaar geleden Het ziekenhuis bereidt zich voor op JCI accreditering, en wil in dit kader ook meteen de juiste keuzes maken naar apotheek en medicatiedistributie toe

11 Nood aan vernieuwing in apotheek en afdelingen In de apotheek worden nog continue handmatig blisterverpakkingen versneden en in zakjes verpakt om deze de volgende dag vaak al terug te verwerken als retours Op de diensten wordt medicatie nog klaargezet, in het weekend soms meteen voor 72 u en dit in verouderde medicatiewagens, die bovendien niet afsluitbaar zijn

12 De gemaakte keuzes Unidose & bedside scanning is een absolute must in het kader van JCI accreditering We opteren meteen voor kaartjes i.p.v. zakjes Uitdrukken uit de blister is "handiger" (met als gevolg minder werk voor de verpleegkundigen) De kaartjes nemen ook minder volume in De medicatie mag niet ontblisterd worden Onze voorkeur gaat ook uit naar outsourcing (of samenwerking met een ander ziekenhuis), voor de productie van unidose verpakkingen, gezien het kleinere risico bij een technisch defect

13 De gemaakte keuzes De eerder aangekochte Vanas kasten dienen geïntegreerd te worden in de nieuwe workflows, en dit zowel op de verpleegafdelingen als in de apotheek Afdelingen die nog geen Vanas kast hebben, zullen hiervan alsnog worden voorzien

14 HET CONCEPT

15 De apotheek Alle pilletjes zouden in de toekomst vanuit de apotheek worden aangeleverd naar de diensten En dit éénmaal per dag, maar wel 7d / 7d Medicatie voor nieuwe patiënten zou wel meermaals per dag worden geleverd Levering zou tot op de dienst plaats vinden, met hieraan toegewezen, gesloten, transportkarren

16

17

18 De diensten De diensten bergen de aangeleverde medicatie zelf op in moderne medicatiekarren Alle niet-orale medicatie wordt hieraan "just in time" toegevoegd vanuit de Vanas kasten Met als grootste voordelen Dat de gepickte medicatie zo goed mogelijk overeenstemt met het voorschrift Dat er zo weinig mogelijk retours worden gecreëerd Hiertoe dient een "delta lijst" te worden toegevoegd aan het EMV die aangeeft wat de tekorten zijn per patiënt, zodat deze op een efficiënte manier uit de Vanas kast kunnen worden gehaald

19

20 De diensten Bedside scanning wordt door het ziekenhuis aanzien als een must, gezien noodzakelijk in het kader van JCI accreditering Dit is momenteel nog niet gerealiseerd, gezien ontbrekend in het EMV van Cegeka Er zal geen gebruik worden gemaakt van buizenpost voor toelevering vanuit de apotheek

21 ONZE AANPAK

22 Hoe hebben we dit aangepakt? In de periode februari mei 2013 werd het 5 jarenplan apotheek uitgetekend Op 15 mei werd dit plan voorgesteld aan de directie en werd enthousiast onthaald Meteen werd de aankoopprocedure automatisering apotheek gestart Eind juni werd een contract getekend met AcaPharma om dit automatiseringsproject in de apotheek vorm te geven, m.b.v. een SwissLog robot, en externe herverpakking bij UDP

23 Hoe hebben we dit aangepakt? Gezien de vele partners, werd meteen een werkgroep en een stuurgroep opgericht: AcaPharma SwissLog Vanas Infohos Cegeka Belintra Gezien het sterk projectmatig en technisch karakter kozen we ook voor een externe projectleider om alles in goede banen te leiden

24 Hoe hebben we dit aangepakt? Gedurende anderhalf jaar volgde het doorlopen van een heel actieplan: Opstellen interface specificaties Verbouwen apotheek Levering robot Testen en proefdraaien robot Testen en proefdraaien interfaces Ontwerpen (!) van de nieuwe medicatiekar Uittekenen van de nieuwe workflows

25 Hoe hebben we dit aangepakt? Tot we uiteindelijk op 6 mei 2015 opstarten met de eerste dienst En op 28 januari 2016 uiteindelijk de laatste dienst uitrollen!

26 EFFECT OP DE WERKVLOER

27 Vanuit de literatuur Verschillende studies die het effect van automatisering van het geneesmiddelenproces beschrijven: o.a. studie van Cousin et al. (2014) Observationele studie die het effect op medicatiefouten heeft onderzocht Swisslog systeem in apotheek gecombineerd met een Pyxis systeem op de afdelingen Significante daling van 53% op de toedieningsfouten

28 Vanuit ons eigen ziekenhuis Eindwerk ziekenhuisapotheker in opleiding Onderzoekt efficiëntie en medicatiefouten van de 24 uurs distributie Geen nulmeting (24 uurs distributie was juist uitgerold) Metingen nieuw distributiesysteem en verbetervoorstellen formuleren Enquête (meten van de tevredenheid van de gebruiker)

29 Efficiëntie in de apotheek Manuele picking in apotheek

30 Benzo s : overschakelen naar een Belgische herverpakker In begin was de levertermijn van de herverpakker niet altijd consistent Magistrale bereidingen laten herverpakken

31 32% van de retourmedicatie moet manueel verwerkt worden, de overige 68% kan via de robot verwerkt worden

32

33 Bestellen en uitleveren van de medicatie naar de externe leverancier voor herverpakking Momenteel Medicatie is gemiddeld 1.5 maand onderweg Afhankelijk van verbruik wordt voor 3 maand tot 1 jaar opgestuurd Kost/UDP Toekomst maken van de UDP (GMP), preventief onderhoud Swisslog en transportkost minimum UDP s/jaar minimum 100 co/keer en max. aantal wissels/jaar Andere leverancier : mogelijkheid om GM rechtstreeks bij herverpakker aan te kopen

34 Efficiëntie op de dienst Herkomst toegediende medicatie

35 Van de medicatie klaargezet uit een Vanas kast komt gemiddeld 94 tot 98% uit de Vanas kast van de afdeling zelf

36 Medicatiefouten op de dienst

37 LESSONS LEARNED

38 Lessons learned Ondanks de vele overlegmomenten werden gemaakte afspraken niet altijd nagekomen (software) Vertraging van het project Problemen met softwarekoppelingen Heel belangrijk : multidisciplinaire aanpak en voldoende communicatie naar de gebruikers Het project stopt niet bij de implementatie van alle diensten

39 Lessons learned Uitbesteding van het herverpakken 1 leverancier Grote stockvoorraad Prijsdalingen Groter risico op vervallen medicatie (goede stockopvolging nodig!) Uitgangspunt was de kwaliteit van het distributieproces verbeteren en niet personeel afbouwen Je bent heel afhankelijk van techniek en IT toepassingen dus opmaken van een noodprocedure is absoluut noodzakelijk

40 Lessons learned Voornaamste vraag is: zouden we dit opnieuw doen? En daar moeten we als ziekenhuis toch volmondig ja op antwoorden Zowel de processen in de apotheek als op de diensten worden ervaren als een hele verbetering De processen zijn eenvoudig, en makkelijk op te volgen De traceerbaarheid is fel verbeterd, we spelen korter op de bal en het nieuwe proces helpt mee ons uiteindelijk doel te realiseren nl. bedside scanning

41 BEDANKT VOOR UW AANDACHT!

42 Vragen?