Een inspirerend bezoek aan de apotheek van het Centre Hospitalier de Valenciennes

Transcriptie

1 Bekijk de nieuwsbrief online als deze niet correct wordt weergegeven. hict op bezoek Een inspirerend bezoek aan de apotheek van het Centre Hospitalier de Valenciennes Op 22 augustus 2014 trok een hict team de grens over naar Frankrijk voor een bezoek aan het Centre Hospitalier de Valenciennes. Een in België mogelijk minder gekende Franse stad, maar het ziekenhuis ter plaatse is met zijn bijna 2000 bedden één van de grotere spelers in Frankrijk. Het bezoek was gericht op het versterken van de unieke aanpak van hict voor optimalisatieprojecten van ziekenhuisapotheken, met als doel een oplossing op maat voor het gehele ziekenhuis. Kwaliteit en veiligheid als doel Het bezoek werd verzorgd door Etienne Cousein, Chef de service secteur médicaments, en promovendus in de efficiëntie en veiligheid van het medicatieproces. Vol passie deelde Etienne Cousein de wording van de best practice ziekenhuisapotheek in het CH de Valenciennes. Hij verwoordde in één zin het doel van het ziekenhuisapotheek project: Wij nemen geen genoegen met de 10% fouten in het medicatieproces zoals gemeengoed in de ziekenhuizen, wij willen ons meten aan foutmarges gehanteerd in de luchtvaartindustrie van 1 op 1 miljoen. In een paar uur tijd kregen we vervolgens de kans in detail te bekijken hoe dit doel is omgezet in processen, systemen, gedrag en cultuur. Stapsgewijze aanpak Eind 2006 begon het CH de Valenciennes na te denken over automatisering en unidosering. Drie jaar later, in 2009, was de (Swisslog) apotheekrobot operationeel en startte de apotheek met de belevering van een 40-tal bedden met patiënt specifieke medicatie ringen. Inmiddels worden een 500-tal van de 900 acute patiënten via de geautomatiseerde systemen in de apotheek beleverd per 24u. Hiernaast zijn ook de langverblijf afdelingen wekelijks beleverd met 7 ringen per patiënt. Naast deze centraal opgestelde robot staat er op iedere etage nog een software gestuurde Pyxis kast van Carefusion. Deze vorm van maatwerk voor de verschillende diensten - met als uitersten unidoses uit de apotheek tegenover alles manueel op de dienst - is het unieke en de kracht van het model zoals gerealiseerd in Valenciennes.

2 Patiëntveiligheid en optimalisatie In Valenciennes is men niet vertrokken vanuit de prémisse van een ziekenhuisrobot en personeelsbesparing. Het doel was en is patiëntveiligheid en optimale ondersteuning van het zorgproces. Deze keuze heeft verschillende consequenties. Zo is apotheekautomatisering geen project van de apotheek, maar wordt dit voor, door en met de zorg gerealiseerd. Artsen en verpleegkundigen zijn betrokken om maximale aansluiting te vinden bij het zorgproces. Aangezien automatisering niet het doel was, is het resultaat geen doorgedreven automatisering van alle diensten. Zo is er bijvoorbeeld op de intensieve diensten weinig sprake van automatisering, maar wel van intensieve decentrale support door de apotheek. Een ander voorbeeld zijn apothekers die medicatiereconciliatie uitvoeren in de spoedafdeling en een klinische beslissingstool gebruiken tijdens het controleren van de voorschriften om medicatieveiligheid te garanderen. Bijgevolg zijn er in personeel niet veel fte s uitgespaard, maar zijn er ander type medewerkers met andere taken voor in de plaats gekomen, allen gericht op het verbeteren van de kwaliteit. ICT als driver Het ICT traject van de implementatie van een nieuw Ziekenhuis Informatie Systeem en Elektronisch Medisch Voorschrift dat gelijk liep met het apotheek project is een belangrijke hefboom gebleken om de gewenste resultaten te bereiken. De nieuwe kwaliteitsgerichte apotheek vereist namelijk dat de apothekers toegang hebben tot alle data van de patiënten. Zowel informatie uit het verpleegkundig als het medisch dossier kunnen belang hebben bij het farmaceutisch opvolgen van de patiënten. Deze volledige integratie van de verschillende zorgactoren kan enkel mits een perfecte en op maat gemaakte ICT oplossing. Deze omslag vereist inzet van iedereen die met de patiënt te maken heeft om met de nieuwe tools te leren werken. Dit project heeft geen enkele kans op slagen als het niet door iedereen ondersteund wordt. Verschillende gradaties van automatisering De bepalende factoren voor de graad van automatisering van elke dienst zijn 1. de variabiliteit in de voorschriften 2. de tijd tussen het voorschrijven en het toedienen. Des te groter de variabiliteit in voorgeschreven medicatie per patiënt per dag, des te later de medicatieringen gecreëerd moeten worden om al de wijzigingen op te vangen. Indien er teveel wijzigt aan de voorschriften, zal de decentrale kast frequenter gebruikt worden en zal die dichter bij de zorgverstrekker geplaatst moeten worden. Aansluiting bij het zorgproces vereist voor bepaalde diensten een aanpassing van de doorlooptijd van het medicatieproces. De tijd tussen het moment van voorschrijving en verstrekking verschilt heel erg tussen de diensten: van voorschrijven voor meerdere dagen op voorhand (geriatrie) tot toediening vóór voorschrijven (OK). Hoe korter de tijd tussen voorschrijven en toediening, hoe minder geschikt een oplossing als een, toch nog trage, robot is. In Valenciennes zijn de beste voorbeelden geïmplementeerd van de verschillende oplossingen.

3 De unidose processen in detail Het unidosering proces start al bij de ontvangst van de medicatie in de apotheek. De blisters worden in gesloten bussen met een RFID tag geplaatst. Wanneer deze bussen in de robot worden gezet, kan de robot de medicatie identificeren aan de hand van de RFID tag. Vervolgens worden de blisters door de robot verknipt tot unidoses en verpakt in zakjes die automatisch worden opgeslagen. Wanneer de robot de opdracht krijgt een bepaald voorschrift te maken, worden de zakjes gepickt en samengevoegd tot één ring. Aan deze ring komt ook nog een label met de naam van de patiënt, de toedieningsmomenten en andere nuttige informatie. Een gemiddelde medicatie ring voor één patiënt voor één dag bestaat uit 12 tot 14 unidoses. De niet-verpakbare medicatie zoals grote flessen siroop, bepaalde ampullen of zalven, moeten nog manueel toegevoegd worden. Deze medicatie wordt door het apotheekpersoneel uit de carrousel (Rotomat) gehaald en samen met de medicatie ring in het vakje voor die patiënt gelegd. Op deze niet-verpakte medicatie wordt een label gekleefd waarop, zoals op de medicatie ring, onder andere de naam van de patiënt staat. Dit zal aangevuld worden met een barcode om de medicatiecirkel volledig te sluiten met bedside scanning.

4 Acute diensten De apotheek van het CH de Valenciennes is uitgerust met twee Swisslog robots die bijna dezelfde inhoud hebben. Deze verdubbeling is volgens hen nodig om voldoende capaciteit te hebben om het ziekenhuis te kunnen bevoorraden met medicatie ringen. De robots zijn 4 à 5 uur per dag in de weer met het creëren van de medicatie ringen voor de 500 patiënten. In de overige tijd worden de blisters verknipt en de unidoses weggehangen in de robot. s Morgens start het verknippen en opslaan van de zakjes aan de ene kant van de robot, rond de middag begint het picken en worden medicatie ringen voor de acute diensten gemaakt aan de andere kant van de robot. Een tweede pickingsronde start in de late namiddag om wijzigingen in de voorschriften op te vangen en om nieuwe opnames te verwerken. In de loop van de dag worden de retours terug aan de machine aangeboden in de daarvoor voorziene ruimte en s nachts automatisch weer gestockeerd in de robot. Indien met 1 robot zou gewerkt worden, dan zou die tot 10 uur per dag picken, wat het moeilijk zou maken om de nieuwe medicatie tijdig te verknippen en op te slaan. Langverblijf afdelingen De robot bereidt de medicatie voor een hele week in één keer voor. Er worden dus zeven medicatie ringen per patiënt gecreëerd die samen uit de machine komen. Het verloop van de medicatie in de robot is, logischerwijs, hetzelfde als voor de acute diensten. Aanvullende medicatie is op deze langverblijf diensten in kasten ter beschikking gesteld voor het verzorgend personeel. De medisch-technische diensten Voor deze diensten (spoed, OK, intensieve zorgen) kan de robot geen oplossing brengen en worden altijd decentrale kasten gebruikt. Deze kasten zijn verbonden met het apotheek ICT systeem en zo kan de apotheker zien wanneer hij welke medicatie moet aanvullen in welke kast. Hier wordt dus enkel het SW-integratie gedeelte van het volledige apotheek project toegepast.

5 Personeel In het verleden hoefden de apothekers enkel de papieren voorschriften te controleren, samen met enkele assistenten. De verpleegafdelingen werden in bulk bevoorraad door de apotheek wanneer nodig. Er was geen verdere opvolging en de verpleging moest de medicatie voorbereiden. De apotheek werkt nu met een 10 apothekers en 16 assistenten. 4 apothekers analyseren de elektronische voorschriften van de artsen s morgens en 2 in de namiddag. Hiervoor hebben de apothekers volledige toegang tot het EPD. Drie apotheek assistenten controleren de medicatieringen, waarbij ze voornamelijk de coherentie tussen het voorschrift en de medicatie ring, de kamer van de patiënt en lege of beschadigde zakjes controleren. Eén à twee assistenten zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse bevoorrading van de decentrale kasten. In de toekomst zou de apotheek willen uitbreiden met 6 tot 8 apothekers die op de dienst de patiënten van nabij opvolgen en, in overleg met artsen en verpleging, de voorschriften controleren en desnoods laten aanpassen. Naast de apothekers is er het nodige technische personeel bijgekomen dat zorg draagt voor het functioneren van de robot en de ondersteunende ICT. De belangrijkste lessen uit dit bezoek zijn: Kies voor optimalisatie tussen zorgproces en oplossing waarbij ruimte is voor maatwerk per zorgtype (acuut, lang verblijf, ) en een aangepaste oplossing per dienst. Ontwikkel voor zorgoptimalisatie en betrek de artsen en verpleging. Apotheekautomatisering is geen standalone project, maar een project voor het hele ziekenhuis. Implementeer stapsgewijs. Wil niet in één keer een oplossing voor het hele ziekenhuis ontwikkelen. Start met één dienst en volg van heel dicht bij het verloop op. Stel scherpe doelen, maar kies niet op voorhand een te strikte visie van de oplossing. Laat u leiden door de patiëntveiligheid en het zorgproces om tot een optimale oplossing te komen. IT is een belangrijk onderdeel van dit hele proces aangezien alles aan elkaar gelinkt moet worden. Tot slot. De oplossingen zoals gekozen door het CH in Valenciennes zijn niet vanzelfsprekend een passende en betaalbare optie voor alle ziekenhuizen. Valenciennes is een groot ziekenhuis en heeft op die manier de aantallen en de middelen om een dergelijk voorbeeld te realiseren. Dat neemt niet weg dat zowel grote als kleinere ziekenhuizen van de aanpak kunnen leren en zich kunnen laten inspireren door de weg die in Valenciennes is bewandeld. We danken Etienne Cousein voor de passievolle wijze waarop hij zijn meesterwerk met ons heeft gedeeld. Namens hict, Jan Verstraete, Peter Deboutte en Rianne Welvaarts Bent u geïnspireerd en zoekt u meer informatie? Dan vindt u hier nog een gerelateerde video: Base-Claude-Bernard-developpee-par-RESIP_v221.html EZELSTRAAT 69 B BRUGGE BELGIUM PHONE: RPR/RPM: INFO@HICT.COM