Erfgoedinspectie Ministerievan Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap

Transcriptie

1 Erfgedinspectie Ministerievan Onderwijs, Cu/tuur en Wetenschap > Returadres Pstbus BL Den Haag Het Cllege van Bestuur van de Technische Universiteit Delft Pstbus AA DELFT Kninginnegracht 25 Den Haag Pstbus BL Den Haag www,erfgedinspectie.nl Cntactpersn A.M, de Haan T haan@erfgedinspectie,nl IPC maart 2010 Betreft Rapprtage archlefwettelijk beheer en de brand bij de faculteit Buwkunde Geacht Cllege, De Erfgedinspectie heeft In de afgelpen jaren de ntwikkelingen van het archiefbeheer binnen de TU Delft Intensief gevlgd. In deze rapprtagebrlef geeft de Erfgedinspectie haar rdeel ver het archlefwettelljke beheer In uw rganisatie sinds De Archiefwet 1995 bepaalt dat de archieven van penbare universiteiten in een gede, gerdende en tegankelijke staat meten verkeren. Het betreft hier de administratie en nderzeksgegevens Het del van de wet Is m een efficiënte bedrijfsvering mgelijk te maken, juridische belangen te garanderen en het cultureel erfged te beschermen. De aanleiding vr het Intensieve tezicht vrmde een Inspectie uit 2004 waarbij Is vastgesteld dat het Infrmatiebeheer In uw rganisatie sterke verbetering behefde. In mei 2008 gaf de brand bij de faculteit Buwkunde aanleiding tt een nadere Inspectie. De Erfgedinspectie stelt vast dat uw Cllege dr het uitveren van de aanbevelingen vldende greep heeft gekregen p het centrale archiefbeheer van de universiteit. Hiermee is een aanzienlijke vruitgang gebekt. Een punt van zrg Is dat het archiefbeheer p decentraal niveau bulten beeld is gebleven. De Erfgedinspeetie cnstateert dat uw Cllege de Invulling van de bestuurlijke verantwrdelijkheid p decentraal niveau ng nvldende tt uitdrukking brengt. Graag ntvang Ik vr 15 mei 2010 uw bestuurlijke reactie p het bvenstaande. Vr een telichting p de bevindingen verwijs Ik u naar de bijlagen. Pagina 1 van 9

2 Ik wil u vrstellen m begin mei deze inspectie af te sluiten In de vrm van een gesprek met uw Cllege. Het tezicht zal p de gebruikelijke manier wrden vrtgezet aan hand van de Infrmatiemnitr. Met vriendelijke gret. A. van der Kuijl Hfdinspecteur Cllecties en Archieven Pagina 2 van 9

3 Bijlage 1 De uitvering van aanbevelingen vr het archiefbeheer In 2004 Is dr de Rijksarchiefinspectie een rapprt pgesteld met aanbevelingen vr het archiefbeheer. Dit maakte deel uit van een nderzek naar de tepassing van de Archiefwet 1995 bij penbare universiteiten. In 2008 Is de Erfgedinspectie, als de rechtspvlger van de Rijksarchiefinspectie, nagegaan In heverre de aanbevelingen uit 2004 zijn uitgeverd. De Infrmatie Is verkregen aan de hand van de vragenlijsten die uw Cllege de afgelpen jaren heeft Ingevuld, Inspectiebezeken en een vrtgangsrapprtage In december In mei 2008 werd het lpende nderzek drkruist dr de grte brand bij de faculteit Buwkunde. Vr de bevinden naar aanleiding van de brand, verwijs Ik u naar bijlage 2. De Inspectie is uitgeverd dr de heer A.M. de Haan, Inspecteur. De uitkmsten van dit nderzek zijn besprken met de heer W.M.M. Restenburg, de heer H.CJ. Schffelen, de heer A.W. Plat en mevruw E.A.M. Maes. (zie bijlage 3). Inspectie 2004 en vervlginspectie De Erfgedinspectie stelt vast dat de kwaliteit van het archlefwettelljke beheer ten pzichte van 2004 Is verbeterd. De kwaliteit van het Infrmatiebeheer Is p centraal niveau beter gewaarbrgd waardr de universiteit meer In staat Is m te vlden aan de archiefwettelijke eisen. De Erfgedinspectie Is psitief ver de vrtgang. De aanbevelingen vr de verbetering wrden p centraal niveau vldende uitgeverd, maar verdient p enkele punten ng aandacht. Het archiefbeheer p decentraal niveau heeft verdere invulling ndig m aan de gestelde eisen te vlden. Vrnamelijk In 2009 Is aan de uitvering van de aanbevelingen zichtbaar pririteit gegeven. In een vrtgangsrapprt van 15 december 2008 deed de Erfgedinspectie vr de penstaande verbeterpunten een reeks aanbevelingen. In december 2009 zijn met de heer Plat en mevruw Maes de vrtgang en de resultaten geëvalueerd. De Erfgedinspectie heeft hierbij het vlgende vastgesteld: Archief beheersregeling De aanbeveling m de archlefbeheersregels te herzien Is In nvember 2009 dr de TU-llbrary nderzcht. Gezien de lpende ntwikkelingen In het archlefwettelljke beheer werd aan de Erfgedinspectie vrgesteld m de beheersregels niet te wijzigen. In plaats daarvan zal de reikwijdte van uw bestuurlijke verantwrdelijkheid vr het archiefbeheer wrden geregeld In de beschrijving van de administratieve rganisatie. De Erfgedinspectie stemt hiermee in. Bestandsverzicht en verbrenging naar het Natinaal Archief Archieven die niet bekend zijn, kunnen niet wrden beheerd en verantwrd. De dekkingsgraad en de actualiteit van het bestandsverzicht en het rdeningsplan is Pagina 3 van 9

4 indicatief vr de mate waarin uw Cllege in staat is m invulling te geven aan de bestuurlijke verantwrdelijkheid vr het archiefwettelijke beheer. Vastgesteld is dat het bestandsverzicht èn het rdeningsplan ng niet actueel en dekkend zijn. Het archiefbeheer p decentraal niveau is ng nvldende ingevuld. Cncreet spreken wij hier ver het beheer van dynamische archieven, nderzeksgegevens en hgleraarsarchieven van de afznderlijke faculteiten. Deze achterstand leidde vanaf mei 2008 tt mvangrijke beheeren verantwrdingsprblemen bij de Faculteit Buwkunde. nze referentie Het niet beschikken ver een vlledig bestandsverzicht staat k de vrgeschreven verbrenging van archiefbescheiden naar het Natinaal Archief in de weg. De aanbeveling wrdt mmenteel uitgeverd, maar mist vlledigheid p decentraal niveau. Het is essentieel dat u het bestandsverzicht vlledig maakt en met het Natinaal Archief een plan pstelt dat betrekking heeft p alle archieven. Persneel en archiefruimte Met het aanstellen van vldende vakbekwaam persneel zijn gede resultaten gebekt. Hiermee is vldende capaciteit pgebuwd vr het uitveren van de archiefwettelijke beheerstaken. Met betrekking tt de aanbeveling van de archiefruimte aan de Kluyverweg, heeft u vertuigend aangetnd dat deze is gebuwd en ingericht cnfrm artikel 13 van het Archiefbesluit Deze ruimte is hiermee geschikt vr de pslag van archiefbescheiden die p grnd van een vastgestelde selectielijst vr blijvende bewaring in aanmerking kmen. Pagina 4 van 9

5 Bijlage 2 Archiefwettelijk beheer naar aanleiding van de brand De brand bij de faculteit Buwkunde van 12 mei 2008 gaf aanleiding tt grte bezrgdheid ver de staat van de archieven. Het betreft archieven waarvr uw Cllege p grnd van art. 3 Archiefwet 1995 verplicht Is m het archief In gede, gerdende en tegankelijke staat te brengen en te bewaren. Zdende stuurde de Erfgedinspeetie p 14 mei het schriftelijke verzek m nadere Infrmatie te verstrekken ver de schade, het verlies aan schriftelijke en digitale Infrmatie en recnstructiemaatregelen. In deze bijlage geeft de Erfgedinspeetie haar rdeel ver de wijze waarp u aan het verzek invulling heeft gegeven. De Inspectie Is uitgeverd dr de heer A.M. de Haan, inspecteur. De uitkmsten van dit nderzek zijn besprken met de heer W.M.M. Restenburg, de heer H.CJ. Schffelen, de heer A.W. Plat en mevruw E.A.M. Maes. (zie bijlage 3). Geen verzicht Op 16 juli 2008 vnd een gesprek plaats naar aanleiding van het Infrmatieverzek. Bij het gesprek waren aanwezig: de heer Schffelen, de heer Restenburg, de heer Plat en de heer Ups. De aanwezigen knden de Inspecteur geen samenhangend Inzicht bieden In de aard, de staat, de mvang en de lcatie van de archiefbescheiden. Hewel enkele weken vr de brand het afrnden van een bestandsverzicht ng schriftelijk was bevestigd dr de directeur Library, mevruw Heljne, ntbrak het verzicht en waren de beheerders er niet mee bekend. Uit aanvullend nderzek bleek dat het archlefwettelijk beheer, zwel tijdens als in de weken na de brand, bulten beeld Is gebleven. Uit gesprekken met betrkkenen, pen brnnen en ntulen van het slpverleg bleek dat de staat van de archieven dr f namens uw Cllege niet nder de aandacht Is gebracht van het crisisberaad, het slpbedrijf f de gemeente Delft. Vastgesteld werd dat het archief vanaf het ntstaan van de brand als verlren was beschuwd, znder dat hiernaar een nderzek was Ingesteld. Hierdr waren geen bergingsplannen vr het archief verwgen. Op grnd van deze gegevens is dr de Inspectie vastgesteld dat ernstige beheeren verantwrdingsprblemen waren ntstaan. Interventie dr de Erfgedinspectie In verband met de urgente vrtgang van de slpwerkzaamheden en de afnemende mgelijkheid m de aard en de mvang van de schade vast te stellen f eventuele bergingsmaatregelen vr te bereiden, heeft de Erfgedinspectie een Interventie gepleegd. Op grnd van de bevegdheden die aan een tezichthuder zijn tegekend p grnd van art. 5 van de Algemene wet bestuursrecht is In samenwerking met de Gemeente Delft de slplcatie betreden en vlgde een nderzek naar de aanwezigheid, de aard, de staat, de mvang en de lcatie van de archieven van de faculteit Buwkunde. Pagina 5 van 9

6 Aan de hand van de ng aanwezige buwdelen en de brandspren is p de slplcatie vastgesteld dat de inventaris vanaf de derde verdieping vlledig verlren is gegaan en p andere plaatsen grte schade heeft pgelpen. De semistatische archiefruimte werd gelkaliseerd aan de hand van papierfragmenten tussen het puin. Vastgesteld werd dat de ndergrndse archiefruimte ng intact was, maar ntegankelijk en gevuld met bluswater. In verleg met de gemeente Delft is bepaald dat zdra de veiligheidsituatie het teliet, de archiefruimte betreden zu wrden m de aard en de mvang van de archiefdelen te berdelen. De directeur van de TU-library en de secretaris van de faculteit Buwkunde, zijn hierver ingelicht, waarp zij beslten m de archiefruimte geheel te ntruimen aan de hand van het inmiddels teruggevnden bestandsverzicht. nze referentie In ktber 2008 is in samenspraak met de gemeente Delft, het slpbedrijf en de Erfgedinspectie het archief gebrgen. Hierbij is k het vermiste archief van de Nederlandse Oudheidkundige Bnd aangetrffen en vr een deel veiliggesteld. Vermiste archelgische nderzeksgegevens werden in de ruimte niet aangetrffen. Bescheiden die p grnd van vastgestelde selectielijsten vr vernietiging in aanmerking kwamen, zijn cnfrm de Archiefwet 1995 vernietigd. Een klein deel van de vernietigbare bescheiden is geïdentificeerd maar vanwege instrtingsgevaar achtergebleven. De verige archiefbescheiden zijn geïnventariseerd en dr een gespecialiseerd bedrijf gecnserveerd. Vastgesteld is dat deze werkzaamheden crrect zijn uitgeverd. Geschatte mvang van de archiefschade In januari 2010 stelde u een recnstructierapprt p waarmee de schade aan het faculteitsarchief bij benadering inzichtelijk werd. Begin 2009 was vastgesteld dat in het teruggevnden bestandsverzicht geen gegevens waren vastgelegd ver de lpende archieven, de nderzeksgegevens en hgleraararchieven van de faculteit. De Erfgedinspectie heeft daarm ingestemd met uw vrstel m in plaats van een feitelijk verslag een aannemelijke benadering p te stellen die is gebaseerd p de aanwezige rganisatiegegevens. Deze bekende gegevens ver persneelsmvang, uitveringstaken en lcaties zijn aangevuld met geïnterpreteerde gegevens ver archieven die bij Buwkunde aanwezig waren ten tijde van de brand. Uit uw rapprtage maak ik p dat in de brand van 13 mei 2008, circa 257 strekkende meter archief van de faculteit Buwkunde verlren is gegaan. Hiervan was 41 strekkende meter (16%) p grnd van een archiefwettelijk vastgestelde selectielijst als blijvend te bewaren erfged aangemerkt. Het betreft hier: nderzekersarchief het adviseren ver nderzeksaangelegenheden rapprtages en publicaties van wetenschappelijk nderzek nderwijsarchief evaluatierapprten van het wetenschappelijk nderwijs bestuurlijk archief berdelingen van de kwaliteit van de werkzaamheden van de universiteit Pagina 6 van 9

7 Het verige deel dat verlren Is gegaan (216m 1 ), was niet als erfged aangemerkt en bestnd uit archief met betrekking tt: het vaststellen van nderzeksprgramma's; nze referentie het huden van berdelings- en functineringsgesprekken; tentamengegevens (pgaven, -uitwerkingen en - uitslagen) het papieren deel van de financiële administratie. Circa 80 prcent van de digitale nderzeksgegevens Is vanuit een centrale backup hersteld. Het vernderstelde verlies van 20% wrdt dr de cntactpersnen tegeschreven aan het feit dat de gegevens niet centraal waren pgeslagen. Vlgens pgave bleef 93m 1 van de blijvend te bewaren archiefbescheiden van het faculteitsbestuur behuden mdat deze reeds vr de brand waren gearchiveerd in de nieuwgebuwde archiefruimte aan de Kluyverweg. Het resterende deel Is dr verschillende redenen behuden gebleven. Een deel was elders p de campus was gehuisvest. Een ander gedeelte Is dr berging behuden gebleven berging. Het verige deel kn wrden gerecnstrueerd uit duplicaten en schaduwarchleven. De TU-llbrary heeft aangekndigd dat het archiefbeheer nderdeel Is gaan uitmaken van het calamiteitenplan van de Library. De Erfgedinspectie vindt dit een psitieve ntwikkeling. Ordeel De Erfgedinspectie heeft vastgesteld dat u aan het verzek van 14 mei 2008 heeft vldaan en bevestigt uw bevinding dat in de brand 257 m 1 archief verlren Is gegaan, waarvan 41 m 1 als erfged was aangemerkt. De recnstructie van verlren archief Is gezien de mstandigheden ged uitgeverd. De wijze waarp dr uw Cllege aan het verzek Is vldaan, verliep meizaam. De reden hiervr was dat In de eerste maanden na de brand het bestandsverzicht niet vrhanden was. Ten het bestandsverzicht na enkele maanden werd teruggevnden, bleek dat in het verzicht geen gegevens waren vastgelegd p faculteitsniveau. Indicatief is dat beheerders p centraal niveau nvldende Inzicht hebben In de aard en de mvang van het faculteltsarchlef dat wel behuden zijn gebleven. Dit wijst erp dat uw Cllege ng nvldende greep heeft p het archiefwettelijke beheer binnen de faculteit(en). Pagina 7 van 9

8 Bijlage 3 Cntactpersnen en geraadpleegde brnnen Gesprken met: Dhr. H.CJ. Schffelen, secretaris Faculteit Buwkunde Mevr. M.A.M. Heljne, directeur TU Library Medewerkers TU Library: Dhr. W.M.M. Restenburg Dhr. H.W. Meijerrathken Dhr. A.W. Plat Mevr. E.A.M. Maes MSc Dhr. J.S. Nederpel Dhr. H.J. van Rijn Dhr. J.L.L. Lips Dhr L. Wudstra Dhr. R. Schalker Medewerker FMVG: Dhr J. van der Kruuk, N.N., wetenschappelijk nderzekers bij de faculteit Buwkunde Gemeente Delft: Dhr. H. van Vilsteren, Hfd Buw- en Wningtezicht Dhr. W. Kruf, Inspecteur Buw- en Milieutezicht Natinaal Archief: Dhr. G. de Bruin, medewerker Blue Shield Mevr. T. Utsma Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid - Nlbra Dhr. R. Hagen, lectr brandpreventie en rapprteur aan de Brandweercmmandant Prvincie Limburg: Dr. G.C.M. Jansen, beleidsmedewerker archelgie Kninklijke Nederlandse Oudheidkundige Bnd: Dhr. A. Met, bestuurslid Brnnen: Infrmatiemnitr Erfgedinspectie ver de jaren Crrespndentie met Cllege van Bestuur Crrespndentie met de TU-Llbrary Recnstructie archieven Buwkunde, Team DMA TU Delft ( ) Feitennderzek Brand Faculteit Buwkunde TU Delft, Intersec (2009) Evaluatie crisismanagement tijdens de brand 13 mei 2008, Ernst & Yung (2009) Pagina 8 van 9

9 Brand bij Buwkunde. Evaluatie van de crisisbeheersing en vergunningverlening, COT (2009) Mediaberichten ver brand en de TU-Delft Nieuwsberichten p de website van de faculteit Buwkunde Webcam slpactiviteiten Inspectiemnsters slplcatie nze referentie Pagina 9 van 9