1. Waar gaat in uw organisatie momenteel de grootste prioriteit naar uit bij (digitaal) informatiebeheer?

Transcriptie

1 Peiling Digitaal infrmatiebeheer gemeenten Status digitalisering infrmatiehuishuding 1. Waar gaat in uw rganisatie mmenteel de grtste pririteit naar uit bij (digitaal) infrmatiebeheer? (Meerdere antwrden mgelijk) Wegwerken papieren achterstand Bewustwrding creëren ver belang ged digitaal infrmatiebeheer Bevrderen gewenst gedrag Actieve penbaarheid Duurzaam tegankelijk maken van infrmatie archivering Privacy en veiligheid Drntwikkeling DMS systeem Implementatie specifieke prcesapplicaties Drntwikkeling/uitbreiding digitale balie en berichtenbx Keteninfrmatisering en -architectuur Overbrenging naar archiefbewaarplaats Archivering samenwerkingsruimten Archivering 2. Vlgens de Archiefwet en de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke rganen 2017 met (tijdelijk f permanent) wrden bewaard. Kunt u aangeven f het vlgende vr uw rganisatie geldt? Ja Nee Weet niet wrdt in de regel als verheidsinfrmatie actief beheerd en gekppeld aan het betreffende zaakdssier Alle wrdt bewaard, ngeacht de medewerker f bewaartermijn Alle wrdt vernietigd na een bepaald tijdstip, ngeacht de bewaartermijn van het management wrdt bewaard, de rest wrdt vernietigd (capstne methdiek) bxen van medewerkers die zijn vetrkken wrden vernietigd, ngeacht de inhud en bewaartermijnen 3. Vindt u de archivering van relevante een prbleem? Ja Nee naar vraag 5 naar vraag 5 4. Kunt u aangeven waarm u dit een prbleem vindt?

2 Gecntrleerde beheermgeving 5. Welke gecntrleerde beheermgevingen zijn in de rganisatie in gebruik m digitale infrmatie p te slaan/beheren? Onder een gecntrleerde beheermgeving verstaan wij een infrmatiesysteem (applicatie) dat ver de functinaliteiten beschikt m infrmatiebjecten tt het mment van verwijdering duurzaam te beheren, te behuden en beschikbaar te stellen. (Meerdere antwrden mgelijk) DMS/RMA Zaaksyste(e)m(en) Specifieke prcesapplicaties Samenwerkingsruimten Geen van deze 6. In heverre heeft u verzicht van alle infrmatiesystemen (applicaties) waarin zich gecntrleerd te bewaren/te vernietigen infrmatie bevindt? Vlledig (meer dan 90%) Deels (meer dan 50%) Nauwelijks (meer dan 10%) Ng niet helemaal (minder dan 10%) 7. Hanteert u de gemeentelijke inkpvrwaarden bij IT (GIBIT)? De GIBIT betreft een set unifrme en gestandaardiseerde inkpvrwaarden die gemeenten kunnen gebruiken bij de inkp van ICT Prestaties, ntwikkeld dr de VNG. Het mvat alle prducten en/f diensten die gemeenten p het gebied van ICT verwerven. Ja, altijd Sms wel, sms niet Nee naar vraag 9 naar vraag 9 8. Is er specifiek aandacht besteed aan de kwaliteitsnrm archivering? Ja Nee Zeken en vinden 9. Beschikt uw rganisatie ver Enterprise Search-faciliteiten? Dit zijn zekfuncties die ver verschillende systemen en brnnen kunnen zeken. Ja Nee naar vraag 11 We zijn vrnemens Enterprise Search-faciliteiten in te gaan zetten naar vraag 11 naar vraag 11

3 10. Wie in uw rganisatie heeft tegang tt de Enterprise Search-faciliteiten? (Meerdere antwrden mgelijk) Netwerkbeheerder Een aantal geselecteerde functinarissen, namelijk Iedereen in de rganisatie Alleen de WOB-functinaris Openbaarheid 11. De Archiefwet 1995 bepaalt in artikel 15 dat bij de frmele verbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats beperkingen aan de penbaarheid kunnen wrden gesteld. Stelt u bij de verbrenging van archieven naar een archiefbewaarplaats wel eens beperkingen aan de penbaarheid? Ja Nee naar vraag 15 naar vraag Op welke grnden stelt u wel eens beperkingen aan de penbaarheid? (Meerdere antwrden mgelijk) Persnlijke levenssfeer Belangen derden Staatsveiligheid f belang van de Staat en zijn bndgenten 13. He vaak kmt het vr dat er beperkingen wrden gesteld aan de penbaarheid? Kunt u dit uitdrukken in een percentage van het aantal inventarisnummers ten pzichte van het ttaal aantal vergebrachte inventarisnummers? Nteer hier het percentage in een getal, bijvrbeeld 50 staat vr 50 prcent. Als u het niet precies weet, prbeert u dan een z ged mgelijke schatting te maken. %

4 14. De gemeente kan dr actieve penbaarmaking bijdragen aan de transparantie van het penbaar bestuur. Welke categrieën infrmatie wrden actief penbaar gemaakt in uw rganisatie? (Meerdere antwrden mgelijk) Wij maken (ng) geen infrmatie actief penbaar Jaarplannen, k van rganisatienderdelen Onderzeksrapprten universiteiten en adviesbureaus Beleidsevaluaties Jaarrapprtages, verantwrdingsrapprtages Inspectierapprtages Open spending, begrting en realisatie Inkpinfrmatie, infrmatie ver gunning Subsidie infrmatie Agenda B&W Besluitenlijst B&W Vergaderstukken en ingekmen stukken, gemeenteraad Vergunningen Wb-verzeken Waardering en selectie 15. Sinds 1 januari 2017 is de selectielijst 2017 van kracht waarmee bewaartermijnen van archiefbescheiden zijn vastgesteld. Is de selectielijst geïmplementeerd (geautmatiseerd) in een f meer van de vlgende systemen bij uw rganisatie? (Meerdere antwrden mgelijk) DMS naar vraag 16 Zaaksysteem naar vraag 16 Prcesapplicatie naar vraag 16 Geen van deze naar vraag 16 naar vraag Kunt u aangeven bij heveel prcesapplicaties de selectielijst 2017 is geïmplementeerd? Kunt u dit aangeven in een percentage van het ttaal aantal prcesapplicaties in uw rganisatie? Nteer hier het percentage in een getal, bijvrbeeld 50 staat vr 50 prcent. Als u het niet precies weet, prbeert u dan een z ged mgelijke schatting te maken. %

5 16. Met een htspt-mnitr wrden systematisch bijzndere gebeurtenissen f kwesties (htspts) geïdentificeerd, met het g p het bewaren van infrmatie die daar betrekking p heeft. Hanteert u een htspt-mnitr? Infrmatie die aangemerkt is als te vernietigen, kan blijvend bewaard wrden p basis van artikel 5 lid sub e van het Archiefbesluit Ja Nee Metagegevensschema 17. Is het metagegevensschema vlgens het TMLO (Tepassingsprfiel Metadatering Lkale Overheden) pgesteld? Ja Nee 18. Vr heveel prcessen is het metagegevensschema in de rganisatie geïmplementeerd? Vr alle prcessen Vr bijna alle prcessen Vr de helft van de prcessen Vr enkele prcessen Vr ng geen enkel prces Archiefbewaarplaats 19. Op welke wijze heeft u uw archiefbewaarplaats gerganiseerd en ndergebracht? In eigen beheer via een eigen archiefbewaarplaats f archiefdienst Een van de elf Reginaal Histrische Centra waarvan het Natinaal Archief in het bestuur deelneemt Bij een Streek- f Reginaal Archief 20. Kunt u aangeven in heverre binnen uw rganisatie al gebruik wrdt gemaakt van een e-deptvrziening? Welk antwrd is p uw rganisatie van tepassing? Onder een e-dept verstaan wij een vrziening met functinaliteit vr de duurzame pslag en het beheer van digitale infrmatie. Wij zijn in de riëntatiefase Wij hebben meegedaan aan een pilt Wij bereiden ns vr p de invering Het gebruik van ns e-dept is peratineel vr een deel van de relevante infrmatie Het gebruik van ns e-dept is peratineel vr alle relevante infrmatie Geen van deze

6 21. Wie is uw (begde) leverancier van het e-dept? Zelf e-dept vrziening gerganiseerd Een van de elf Reginaal Histrische Centra waarvan het Natinaal Archief in het bestuur deelneemt Streek- f een Reginaal archief Stadsarchief Rtterdam Stadsarchief Amsterdam Marktpartijen Nader te bepalen/ng nbekend Algemene vragen 22. Tt slt vlgen nu enkele achtergrndvragen ver uw rganisatie en uw werkdmein. Deze hebben tt del m de generieke en geaggregeerde uitkmsten beter te kunnen duiden p basis van karakteristieken van de rganisaties. Wat is uw functie/werkdmein? Algemeen management ICT management Infrmatiebeleid Infrmatiebeheer Cntrller Archivaris DIV 23. Waar is in uw rganisatie de uitvering van het infrmatiebeheer belegd? DIV ICT Infrmatiemanagement Prceseigena(ar)en/prcesbeheerder(s) 24. Wat is de persneelsmvang van uw rganisatie in aantal fte? Het gaat m persneel met een cntract vr nbepaalde tijd en bepaalde tijd, exclusief uitzendkrachten, stagiairs en externen. Minder dan 150 fte 150 tt 300 fte 300 tt 500 fte 500 tt fte tt fte fte f meer

7 25. U heeft alle vragen ingevuld. Heeft u tt slt ng pmerkingen naar aanleiding van deze vragenlijst? VNG Realisatie gaat een nderzek uitveren naar de beheften en mgelijkheden van een gezamenlijke e-deptfunctie. Indien u belangstelling heeft m hierin een actieve bijdrage te leveren, kunt u dit kenbaar maken aan: Andre.Plat@VNG.NL.