Profiel. Directeur operations. 1 mei Opdrachtgever ROC Nijmegen

Transcriptie

1 Profiel Directeur operations 1 mei 2015 Opdrachtgever ROC Nijmegen Voor meer informatie over de functie Jeannette van der Vorm, adviseur Leeuwendaal Telefoon (070) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden

2 Inhoudsopgave 1 De organisatie 3 2 De functie directeur Operations Resultaatgebieden Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden 6 3 Het Profiel Kennis en vaardigheden Competenties 7 4 De arbeidsvoorwaarden 9 5 De selectieprocedure 10 Bijlage I: Organogram Dit document is bedoeld om inzicht te verschaffen in de belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en eisen, die gelden voor de functie van directeur Operations bij ROC Nijmegen. Wellicht ten overvloede vermelden we nog dat overal waar hij staat, natuurlijk ook zij gelezen kan worden. Directeur operations/profiel/22 mei van 11

3 1 De organisatie Het ROC Nijmegen is een innovatief en ambitieus regionaal opleidingen centrum dat opleidingen aanbiedt in het MBO, de volwasseneneducatie en het contractonderwijs. Bij ROC Nijmegen studeren ongeveer studenten en werken ca medewerkers. Het ROC Nijmegen heeft de opleidingen georganiseerd in onderwijsdirecties, verspreid over enkele vestigingen. Naast de onderwijsdirecties hebben de stafdirecties een specifieke beleidsmatige, adviserende en uitvoerende taak. Ze verlenen ondersteuning aan het College van Bestuur en het management ten behoeve van de gehele organisatie. Het College van Bestuur vormt samen met de Onderwijsdirecteuren en de Stafdirecteuren het Directie Overleg. Het ROC Nijmegen wil tot de top 3 behoren van middelgrote ROC s en wil kwalitatief hoogwaardig onderwijs voor alle studenten aanbieden. Er wordt gestreefd naar goed onderwijsrendement en een efficiënte bedrijfsvoering. Uitgangspunt is om via standaardisatie de uitgangspositie van de student te verbeteren en kosten te besparen. Enerzijds gaat het daarbij om het werken met vastgestelde procedures en formulieren. Anderzijds ligt de focus op afstemming en samenwerking binnen de organisatie en het organiseren van processen vanuit een ketenbenadering. De directie Operations stuurt de operationele en administratieve processen aan die het onderwijsproces ondersteunen. De directie Operations heeft de afgelopen jaren een belangrijke koerswijziging gerealiseerd naar een integrale, klantgerichte directie. Efficiency en lage kosten zijn hierbij van belang, tegelijkertijd wil Operations transparant, pro actief, slagvaardig, klantgericht en klant-nabij werken. De missie en visie van Operations zijn als volgt gedefinieerd: Missie: De directie Operations bestaat uit professionele dienstverleners die de organisatie efficiënt en zorgvuldig ondersteunen bij het bereiken van haar doelstellingen. Dat doen we door samen te werken met onze partners en door onze processen voortdurend te verbeteren en te vernieuwen. Visie: Een goede professionele ondersteuning is een belangrijke voorwaarde voor ROC Nijmegen om succesvol te kunnen zijn. De basis van het werk van Operations is gelegen in het efficiënt en zorgvuldig uitvoeren van gemaakte afspraken met onze partners waarbij we aanspreekbaar zijn op het resultaat. Medewerkers van Operations zijn resultaatgericht en geven leiding aan de inrichting en verbetering van organisatie brede ondersteunende processen. We ontwikkelen daartoe meerjarenplannen binnen de vakgebieden van Operations. Hierdoor dragen we bij aan een financieel gezonde organisatie en het verhogen van de onderwijskwaliteit van ROC Nijmegen. De directie Operations omvat naast de twee multidisciplinaire eenheden Campusbaan en Technovium de aandachtsgebieden Bedrijfsbureau, Inkoop, Informatisering & Automatisering, Administraties en Examenbureau. In totaal betreft het 180 medewerkers (145 fte). Zie de bijlage voor het organogram. Bedrijfsbureau Het bedrijfsbureau heeft kerntaken op het gebied van Plannen & roosteren, veiligheid, Arbo & milieu, het klanten contact centrum (KCC) en huisvesting. Werkt bij huisvesting samen met (externe) projectleiders. Directeur operations/profiel/22 mei van 11

4 Multidisciplinaire eenheden Campusbaan en Technovium Op de locaties Campusbaan en het Technovium zijn multidisciplinaire teams georganiseerd die worden aangestuurd door een locatiemanager. De locatiemanager is in operationele zin verantwoordelijk voor facilitaire, ICT en beveiligingsvraagstukken en kan door de multidisciplinaire opzet snel schakelen en klanten bedienen. Schoonmaakprocessen en cateringprocessen zijn uitbesteed. Inkoop Inkoop heeft een ontwikkeling doorgemaakt van ontwerpfase naar beheerfase. Er hebben diverse Europese aanbestedingen plaatsgevonden en de invulling van diverse contracten is gerealiseerd. De inkoopadministratie is ondergebracht binnen de afdeling Administraties. I&A De afdeling I&A is verantwoordelijk voor servicemanagement, uitvoeren van gepland technisch applicatiebeheer en voor infra- en netwerkbeheer. Projecten op het gebied van infrastructuur, applicaties en data, beleid en processen. Functioneel beheer en relatiemanagement. Werkt nauw samen met de Informatiemanager. Administraties Dit betreft de (financiële) concernadministratie, studentenadministratie, personeels- en salarisadministratie en het Examenbureau. Staf en secretariaat Betreft beleidsmedewerkers en secretariaat. Directeur operations/profiel/22 mei van 11

5 2 De functie directeur Operations Leeuwendaal zoekt voor het ROC Nijmegen een energieke en verbindende directeur Operations. Een people manager die communicatief sterk is en van nature soepel verbinding maakt. Een directeur die zowel binnen de Operations kolom als binnen de directie en met het CvB aansluiting vindt. Hij/zij stuurt op klantgerichtheid en processen en stimuleert het integraal denken binnen de dienst Operations. Hij zal binnen het brede werkveld van Operations de hospitality-gedachte verder vorm geven. Is een scherpe denker en stevige sparring partner en strategisch adviseur voor CvB en directie. Beschikt over een hands-on instelling en schakelt soepel tussen strategie en operatie. Vertaalt strategie naar de dagelijkse praktijk van Operations. Geeft leiding aan de directie Operations en houdt zicht op de dagelijkse processen binnen Operations. Toont hierbij initiatief en doorzettingsvermogen. Is bedrijfsmatig sterk en gericht op kosten efficiency. Een innovatief denker met visie op vernieuwing die tegelijkertijd sterk is in het bestendigen. Is service gericht en wil ten dienste staan van het primair proces. Is zich ervan bewust dat er aan de directie Operations hoge eisen worden gesteld en dat het werkveld gepaard gaat met hectiek en dynamiek. Is een duidelijk boegbeeld voor Operations binnen de organisatie. Maakt deel uit van diverse, organisatiebrede stuurgroepen. Enkele actuele thema s zijn naast het continueren van het (cultuur-) verandertraject op het gebied van klantgerichtheid onder meer; nieuwe huisvesting voor de locatie Boxmeer, inbedden van de vernieuwde ICT visie en ICT infrastructuur, verder ontwikkelen van de (samenhang in) administraties en het verder verbeteren van de klantbeleving. De directeur Operations heeft het overzicht en bewaakt de samenhang tussen de verschillende processen en afdelingen. Hij zoekt de samenwerking, deelt inzichten en resultaten en draagt pro-actief bij aan het tot stand brengen van adequate verbindingen in de organisatie als geheel. 2.1 Resultaatgebieden Samenwerking en verbindingen. draagt vanuit de optiek van het stafdomein Operations pro-actief bij aan adequate verbindingen en samenhang in de organisatie als geheel, werkt hierbij systematisch samen met betrokken partijen; zorgt voor draagvlak, medewerking en enthousiasme voor de doelen en uitgangspunten; signaleert en benut kansen om de bedrijfsvoering verder af te stemmen op de onderwijsuitvoering en betrekt de relevante functiehouders hierbij; heeft een visie op de gewenste ontwikkeling van het domein Operations in relatie tot externe ontwikkelingen en relevant beleid, deelt deze visie in de organisatie; versterkt het stafdomein en maakt de gewenste verbindingen binnen en buiten de instelling, houdt hierbij nauw contact met de leden van het College van Bestuur en de collega directeuren. Bijdragen aan strategievorming. is aantoonbaar betrokken bij het ontwikkelen en helpen vaststellen van de strategische doelen van ROC Nijmegen, neemt deel aan de centrale besluit voorbereidende organen; analyseert externe ontwikkelingen en de effecten ervan op het meerjaren beleid; heeft een visie op de gewenste ontwikkeling van de toegewezen onderdelen van bedrijfsvoering en onderwijsondersteuning; vertegenwoordigt het ROC op het stafdomein Operations en draagt visie, doelen en gedachtegoed uit in externe overlegstructuren. Directeur operations/profiel/22 mei van 11

6 Leiding geven aan het stafdomein Operations. stuurt het personeel aan, hanteert diverse stijlen van leiding geven. Stimuleert, coacht en begeleidt het MT binnen Operations; stuurt de veranderingsprocessen en vernieuwingsslagen, adviseert het College van Bestuur hierover; maakt taakstellende afspraken met het management (in bijv. het managementcontract) binnen de stafdirectie en rapporteert periodiek over de voortgang; voert functionerings- en beoordelingsgesprekken; zorgt voor uitwerking van investeringsplannen en begrotingen en draagt zorg voor budgetbewaking; brengt output en resultaten helder in beeld. Samenhangend meerjarenbeleid voor het stafdomein Operations. vertaalt de missie en strategie van het ROC Nijmegen naar een adequate inrichting van het management en naar een samenhangend meerjaren beleid en doelen voor het stafdomein Operations; ontwikkelt en verdedigt het beleid voor het stafdomein en draagt het beleid uit; adviseert het College van Bestuur over de vormgeving van het management en geeft richting aan veranderingsprocessen; stuurt visievorming aan binnen het stafdomein Operations; draagt zorg voor het opstellen van (meerjaren)plannen en begrotingen en bewaakt de resultaten van de eenheid. Management van complexe projecten, programma s of onderzoek. geeft richting aan multidisciplinaire, stafdirectie overstijgende projecten of onderzoek, geeft hiervoor kaders aan, geeft richting aan programma s voor vernieuwing en verbetering. 2.2 Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden De Stafdirecteur neemt beslissingen bij het nadrukkelijk ondersteunen en helpen ontwikkelen en vaststellen van de strategische doelen van ROC Nijmegen, over het adviseren van het College van Bestuur, het leiding geven aan de eenheid Operations, het sturen van veranderingsprocessen, bij het vertalen van de missie en koers van het ROC naar een samenhangend meerjarenbeleid en doelen voor de stafdirectie en bij het richting geven aan multidisciplinaire, stafdirectie overstijgende projecten of onderzoek. In algemene termen geformuleerde strategische (beleids)uitgangspunten en de strategische beleidsvisie van de onderwijsinstelling vormen het kader. De Stafdirecteur legt verantwoording af aan het College van Bestuur over de bruikbaarheid en afstemming van de strategische bijdrage en het beleid van de ROC-organisatie, het meerjaren beleid van de eigen eenheid, het management van complexe projecten, programma s of onderzoek en het leiding geven aan de medewerkers van de eenheid. Directeur operations/profiel/22 mei van 11

7 3 Het Profiel 3.1 Kennis en vaardigheden Academisch werk- en denkniveau op het gebied van Bedrijfskunde/Bedrijfseconomie; ervaring in een soortgelijke, brede directiefunctie binnen een kennisintensieve, dynamische organisatie; vaardigheid in het optimaliseren van de facilitaire, logistieke en ICT-dienstverlening; brede theoretische en toegepaste kennis van huisvestingszaken, vastgoedbeheer, kennis van relevante wet- en regelgeving en onderwijsadministratie; kennis van en inzicht in de maatschappelijke ontwikkelingen, beleidsterreinen en werkgebieden van de onderwijsinstelling; vaardigheid in projectmanagement van complexe multidisciplinaire projecten en/of onderzoek; ervaring met het aansturen van grootschalige (ICT-)projecten; ervaring met nieuw- en verbouwprojecten; bewezen people management vaardigheden; hands on mentaliteit; vaardigheid in het tot stand brengen van samenhang en verbindingen in de organisatie; vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van beleid, meerjarenvisie en plannen. Vaardigheid in het samen met betrokkenen creëren van brede consensus; inzicht in de werking van de administratieve organisatie, bedrijfsvoeringprocessen en de begrotings- en beleidscyclus; vaardigheid in het vastleggen van meetbare indicatoren voor de aan te sturen werkprocessen; kennis van en inzicht in de bestuurlijke, functionele en organisatorische verhoudingen binnen kennisintensieve (onderwijs)instellingen; vaardigheid in het opleveren van bruikbare stuurinformatie op het hoogste niveau vaardigheid in interne afstemming met gebruikers van materiële voorzieningen en gebouwen; vaardigheid in externe afstemming met (overheids) instanties. 3.2 Competenties Beschikt over de kerncompetenties van ROC Nijmegen; Klantgerichtheid; voortdurend onderzoeken van wensen en behoeften van klanten, hierop anticiperen en hiernaar handelen. Werkwijzen durven en willen wijzigen als klanten daarom vragen. Klantgerichtheid is extern (de deelnemers aan de opleidingen, hun ouders, organisaties en bedrijven waar deelnemers stage lopen of gaan werken, de beroepsgroepen waartoe opgeleid wordt en de overheid aan wie verantwoording afgelegd wordt) en intern (collega s). Ondernemerszin; actief op zoek gaan naar kansen in de markt om de positie van ROC Nijmegen uit te bouwen en te verstevigen. Veranderingen binnen en buiten de organisatie snel signaleren om zodoende bestaande activiteiten te verbeteren of vernieuwen of totaal nieuwe activiteiten te ontwikkelen. Hierbij passen lef en de bereidheid om (verantwoorde) risico's te nemen. Samenwerken; bijdragen aan het gezamenlijk resultaat en de totstandbrenging van een effectief werk- en leerklimaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is. Elkaar versterken in het functioneren door elkaar aan te spreken als zaken niet gaan zoals verwacht of resultaten tegenvallen en dan samen naar adequate nieuwe wegen zoeken. Directeur operations/profiel/22 mei van 11

8 Zelfontwikkeling; verantwoordelijkheid nemen voor de eigen loopbaan. Initiatief nemen om te werken aan de persoonlijke ontwikkelpunten, zodat blijvend een adequate bijdrage geleverd kan worden aan de organisatiedoelen. Ook werk maken van de loopbaan op langere termijn en nadenken over functieveranderingen in lijn met persoonlijke ambities. Beschikt daarnaast over de volgende competenties: Strategische visie; afstand nemen van de dagelijkse praktijk en zich concentreren op hoofdlijnen en trends. Zicht hebben op toekomstige ontwikkelingen op het eigen werkgebied en deze op een duidelijke manier kunnen verwoorden zodat strategische beslissingen genomen kunnen worden. Overtuigingskracht; overtuigen van anderen en instemming van hen verkrijgen over een bepaalde mening, een plan, een idee. Voorwaarde is dat men zelf overtuigd is van de eigen boodschap en stevige argumenten heeft om de juistheid of belangrijkheid ervan te legitimeren. Omgevingsbewustzijn; kennis hebben van - voor de organisatie relevante - maatschappelijke, politieke en technologische ontwikkelingen en daar consequenties uit trekken voor het eigen functioneren of dat van anderen (het team, de afdeling, het management, de sector). Organisatiesensitiviteit; inzicht hebben in het reilen en zeilen binnen ROC Nijmegen. Zodoende weten wat de invloed en gevolgen van eigen beslissingen, gedrag en activiteiten zijn op andere onderdelen van de organisatie en andersom. Resultaatgerichtheid; in het werk duidelijke doelstellingen afleiden van de sector- en afdelingsdoelstellingen (in lijn met kaderbrief/koersdocument, etc.) en deze nastreven. Werken om een bepaald resultaat te behalen en achterhalen hoe het zit wanneer de inspanningen niet leiden tot het gewenste resultaat. Innovatief denken; kunnen bedenken van nieuwe werkwijzen of manieren van denken. Het los kunnen laten van de gebruikelijke manier van werken en denken en 'buiten de kaders' treden. Niet te snel rekening houden met randvoorwaarden, regels etc. (belemmeringen) maar eerst gaan kijken naar wat wenselijk, beter, origineler etc. is (mogelijkheden). Directeur operations/profiel/22 mei van 11

9 4 De arbeidsvoorwaarden Het betreft een boeiende full time functie in een kennisintensieve, dynamische en veeleisende organisatie met veel ambitie. Volop ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling. Inschaling en rechtspositie conform CAO-BVE, schaal 14. De standplaats is Nijmegen. Het betreft in eerste instantie een tijdelijke aanstelling van een jaar, na gebleken geschiktheid zal het dienstverband worden omgezet in een vast dienstverband. Directeur operations/profiel/22 mei van 11

10 5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten. Voordracht van geschikte kandidaten aan de opdrachtgever, deze beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door selectiecommissie van ROC Nijmegen De geselecteerde kandidaten voeren gesprekken met de selectiecommissie. Van de geselecteerde kandidaat worden referenties ingewonnen en er vindt een pre-employment screening plaats. Eventueel vindt een assessmentonderzoek plaats. Besluitvorming en afronding. Directeur operations/profiel/22 mei van 11

11 Bijlage I: Organogram Directeur operations/profiel/22 mei van 11