EEN ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER (M/V)

Transcriptie

1 Het Bloso werft aan in statutair dienstverband: EEN ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein Niveau: Graad: Standplaats: Bloso-centra Cultuur, Jeugd, Sport en Media C Medewerker Bloso-centrum Woumen zuidbroekstraat Woumen De vacature staat open vanaf 01/05/ ALGEMENE FUNCTIECONTEXT Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Bloso Bloso voert als agentschap van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media het sportbeleid van de Vlaamse Regering uit en is dus één van de diensten van de Vlaamse overheid. De hoofdzetel is gevestigd in Brussel, maar Bloso beschikt eveneens over dertien Bloso-centra in Vlaanderen en vijf provinciale Bloso-promotiediensten. Het Bloso is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid. Aan het hoofd van het Bloso staat een administrateur generaal bijgestaan door een algemeen directeur. Het agentschap bestaat uit drie generieke en zes functionele afdelingen. De missie van Bloso bestaat erin het Vlaams sportbeleid uit te voeren conform de decretaal bepaalde opdrachten met als doel de sportparticipatie en de kwaliteit van het sportaanbod te verhogen. De decretaal vastgelegde kernopdrachten van het Bloso omvatten onder meer het promoten van Sport voor Allen, het aanbieden en erkennen van sportkaderopleidingen, het beheer en de exploitatie van de dertien Bloso-centra, de uitvoering van het Vlaams topsportbeleid en de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties en van gemeenten en provincies (lokaal Sportbeleid). 2 SPECIFIEKE FUNCTIECONTEXT Situering van de afdeling Bloso-centra: In de Bloso-centra worden de Bloso-sportkampen georganiseerd tijdens de vakantieperiodes. Maar zowat iedereen kan er terecht: scholen voor hun sportklassen en schoolsportdagen, sportclubs en sportfederaties voor trainingen en stages, bedrijven voor hun bedrijfssportdagen, en ook de individuele sporter. 1

2 Het Bloso-centrum De Rhille ligt midden in het landelijke gebied van de West-Vlaamse polders, dichtbij Diksmuide, op een kleine verhoging in het landschap, een rhille in het plaatselijk dialect. Naast het ruitersportaanbod is er een gevarieerd pakket van outdoor- en omnisportactiviteiten. 3 INHOUD VAN DE FUNCTIE Als adminstratief ondersteuner sta je in voor het beheer en de administratieve afhandeling via het maatsoftwerkpakket van alle financiële transacties van het Bloso-centrum. Je werkt hiervoor nauw samen met de centrumverantwoordelijke en de aankoopverantwoordelijke. Je bent het aanspreekpunt voor het Bloso - centrum aangaande personeelszaken. Je voert alle voorziene taken uit als planner binnen het personeelsverwerkingssysteem Vlimpers. Je behandelt arbeidsongevallendossiers, ziekteaangiften, verlofregelingen enz. Je neemt diverse werkopdrachten over bij ziekte of andere afwezigheden van collega s in drukke periodes, teneinde de continuïteit in de centrumwerking te verzekeren. RESULTAATGEBIEDEN 1. Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Statistieken opmaken en verwerken Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Bijhouden van een efficiënt klassement van boekhoudkundige verantwoordingsstukken teneinde een vlotte informatieverstrekking en controle mogelijk te maken Onderhouden van contacten met het hoofdbestuur m.b.t. personeelsgebonden aangelegenheden 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Fungeren als aanspreekpunt voor de personeelsleden van het Bloso centrum bij personeelsgebonden vragen 2

3 3. Dossierbehandeling ondersteunen Conform procedures, wetgeving en regelgeving dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat, Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, Voorbereiding van boekhouding, Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen, Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten Opmaken van de maandelijkse financiële verslagen teneinde de afdeling boekhouding toe te laten alle financiële verrichtingen te controleren en te registreren 5. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, Inspringen bij afwezigheid van collega s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes, 6. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Registreren van post van de eigen entiteit Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Circulatiemappen verspreiden 7. Onthaal/telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of andere speciale evenementen) 3

4 Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten Verwelkomen van cursisten en docenten Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen 8. Agendabeheer Beheren van de algemene agenda van het Bloso-centrum. Planning van de taken op het secretariaat om te komen tot een goed beheer van de tijd van de medewerkers en een efficiënte organisatie van het werk. Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, JE RAPPORTEERT RECHTSTREEKS AAN DE CENTRUMVERANTWOORDELIJKE 4 JE COMPETENTIEPROFIEL 4.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent in het bezit van een diploma dat toegang verleent tot niveau C en hebt minimum 2 jaar relevante professionele ervaring in een administratieve functie. Woonachtig zijn in de regio alsook het beschikken over eigen vervoer zijn pluspunten. Het vast openbaar ambt is toegankelijk voor onderdanen van: -de 28 lidstaten van de Europese Unie (EU) (maken allen tevens deel uit van de Europese Economische Ruimte (EER)); -Noorwegen, Liechtenstein en IJsland (maken deel uit van de EER, maar zijn geen EU-lidstaten); -Zwitserland (maakt geen deel uit van de EER en is geen EU-lidstaat). De 28 EU-lidstaten zijn: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Zweden. 4.2 JE VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie Je hebt algemene kennis van het werkdomein van de dienst Je bent goed vertrouwd met bureautica Je hebt kennis van en praktische ervaring met Word, Excel, Outlook. Kennis van andere programma s (Vlimpers, Harmony, Recreatex, Orafin etc) is een troef Je beschikt over basis administratief-organisatorische vaardigheden Je kan het Bloso-centrum Woumen situeren binnen de organisatie Bloso Je bent bereid regelmatig avond- en weekendprestaties te leveren Je beheerst de Nederlandse taal zeer goed, zowel schrijven als lezen 4.3 JE GEDRAGSCOMPETENTIES 4

5 Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Coördineert het eigen werk en dat van anderen Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Verantwoordelijkheid nemen 5

6 Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk Drukt zich correct en zonder taalfouten uit Hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) Formuleert de boodschap helder en kernachtig Brengt structuur aan in zijn boodschap Heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap 5 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteren kan tot en met 12 maart Vul uiterlijk op 12 maart 2015 het standaard-cv in op Ga via de knop bekijk onze jobs naar de vacature. Klik rechts onderaan op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Bij je eerste aanmelding, dien je je eerst te registeren. Je vindt hier ook een uitgebreide functiebeschrijving. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op 6 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 1. CV-screening De eerste selectie gebeurt aan de hand van het door jou ingevulde standaard-cv en op basis van de deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De CV-screening zal plaatsvinden in de week van 16 maart Voorselectie Indien er meer dan 8 kandidaten geschikt bevonden worden kan er een voorselectie georganiseerd worden. De voorselectie kan plaatsvinden op 20 maart 2015 (onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend. De 8 best scorende kandidaten gaan over naar de volgende fase in de selectieprocedure namelijk het psychotechnisch gedeelte. 3 Psychotechnisch gedeelte Dit gedeelte heeft tot doel de basisvaardigheden voor het uitoefenen van de functie na te gaan. Hierbij worden psychotechnische oefeningen aangeboden. Deze selectiefase is eliminerend. De kandidaten worden geschikt of niet-geschikt bevonden. Kandidaten met een beoordeling geschikt gaan door naar de volgende selectieproef nl. het jurygesprek. Het psychotechnisch gedeelte kan plaatsvinden van 1 tot en met 15 april 2015 (onder voorbehoud). 6

7 4 Jurygesprek In dit gedeelte wordt gepeild naar de vaardigheden, de motivatie en de interesse, de attitude, de werkervaring en de vaktechnische kennis. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling niet voldoende of voldoende. Het jurygesprek vindt plaats op 28 april (onder voorbehoud). Rekening houdend met dit eindgesprek en de resultaten van de volledige selectieprocedure wordt beslist of je al dan niet opgenomen wordt in de wervingsreserve en in aanmerking komt voor een aanwerving. Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS. 7 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden, met een maximum tot 20 jaar. Je aanvangssalaris met 2 jaar relevante ervaring is minimaal euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2010,50 euro. Je eerste zes maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams vastbenoemd ambtenaar al in de graad van medewerker werkt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 8 INFO Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Jan Du Pan centrumverantwoordelijke Bloso-centrum Woumen jan.du_pan@bloso.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Katia Verbelen, P&O-verantwoordelijke katia.verbelen@bloso.be 7

8 Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website 9 WERVINGSRESERVE Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met rangschikking aangelegd met kandidaten die in de volledige selectieprocedure slagen. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van het resultaat. De wervingsreserve kan worden gebruikt voor statutaire of contractuele functies. Indien er een nieuwe vacature is, zal de eerstvolgende kandidaat opgeroepen worden. Kandidaten die een aangeboden vacature weigeren, blijven opgenomen in de reserve. 8